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最終版ドキュメントを共有する

企業向けの Google Workspace チュートリアル
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ドキュメントの最終版を同僚と共有する方法。最終的なドキュメントが変更されないように権限を設定する方法も学びます。

必要なもの

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このチュートリアルの内容

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最終的なドキュメントの共有準備 ドキュメントの共有 ドキュメントの共有後

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1 最終版ドキュメントの共有準備


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1.1 Cloud Search で同僚を見つける

ファイルの共有相手を決めて、Cloud Search で同僚を検索します。

  1. cloudsearch.google.com から Cloud Search にログインします。

    Cloud Search をご利用でないアカウントではログインできません。詳細

  2. ユーザーを名前で検索します。
  3. 結果カードからメールを送信するには、ユーザーのメールアドレスをクリックします。
  4. その他の連絡方法または指示系統情報を得るには、ユーザー名をクリックしてプロフィール情報ページを開きます。
  5. プロフィール情報ページで、ユーザーへの連絡方法をクリックします。
    • メールを送信するには、メールアイコン "" または相手のメールアドレスをクリックします。
    • 会議を設定するには、スケジュール アイコン "" をクリックします。
    • チャットするには、ハングアウト アイコン "" をクリックします。
    • ビデオ通話を開始するには、ビデオ通話アイコン ビデオカメラ をクリックします。
  6. プロフィール情報ページを開いて、ユーザーのマネージャーまたは直属の部下に連絡するには、マネージャーまたは部下の名前をクリックします。
1.2 共有するドキュメントをどこに置くかを決定する

数人の特定のユーザーと共有する場合は、自分のドライブにドキュメントを追加して共有します。

組織で 共有ドライブを使用している場合は、自分の共有ドライブにドキュメントを追加すれば、その共有ドライブにアクセスできるすべてのユーザーとドキュメントを共有できます。

より広く、組織全体で共有したり一般公開したりする場合は、Google サイトにドキュメントを追加します。


ドライブにドキュメントを追加するには:

  1. ドライブに移動します。
  2. [作成 新規] 次に [ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] をクリックし、アップロードするファイルまたはフォルダを選択します。
  3. [開く] をクリックします。

ドライブにファイルをアップロード
 

共有ドライブにドキュメントを追加するには:

投稿者以上のアクセス権限が必要です。

追加したファイルは、チームが所有することになります。ファイルを追加したユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなっても、そのファイルは共有ドライブに残ります。

  1. 左側で共有ドライブをクリックします。
  2. 自分のパソコンまたはマイドライブから既存のファイル(自分がオーナーのファイル*)を共有ドライブにドラッグします。または、ドライブ上部の ["" 新規] をクリックし、次のいずれかを行います。
    • ファイルを作成するには、作成するファイルの種類([Google ドキュメント] など)を選択します。
    • ファイルをアップロードするには、[ファイルのアップロード] をクリックします。目的のファイルに移動してファイルを開きます。
  3. ファイルをダブルクリックして開き、編集します。

*ファイルのオーナーではなくても、ドライブの編集者アクセス権があればファイルを共有ドライブに移動できます(管理者が許可している場合)。

注: パソコンでファイルの保存とファイルへのアクセスを行うには、パソコン版 Google ドライブを使用します。詳しくは、パソコン版ドライブでできることをご覧ください。

共有ファイルを追加
 

サイトにドキュメントを追加するには:

  1. Google サイトにアクセスして、ファイルを追加するサイトとページを開きます。
  2. [挿入] 次に [ドキュメント]、[スライド]、または [スプレッドシート] をクリックして、ドライブ内のファイルを選択します。

ドライブにあるファイル(ドライブにあるフォルダのコンテンツ)を埋め込むことができます。ドライブ内のファイルが変更されると、同じ変更がサイトのファイルにも自動的に反映されます。

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2  ドキュメントの共有

 
2.1 ドキュメントをドライブから共有する

特定のユーザーとファイルまたはフォルダを共有するには:

  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン "" をクリックします。
  3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

    : 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

  4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン "" 次に [閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、[編集者] をクリックします。
  5. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
    • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
  6. [共有] または [送信] をクリックします。

ドライブでファイルを共有


ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

  1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン 共有 を選択します。

    ドキュメントスプレッドシート、またはスライドで、上部にある [共有] をクリックします。

    注: 自分がオーナーであるか、自分に編集権限があるファイルのみを共有できます。

  2. (省略可)共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
    • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン "" をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
    • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 "" 次に [公開] をクリックします。

      注: このオプションが表示されない場合は、管理者にお問い合わせください。

  3. [リンクをコピー] をクリックします。
  4. [完了] をクリックします。
  5. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。
2.2 (省略可)ドキュメントの有効期限を設定する
  1. Google ドライブGoogle ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのいずれかのファイルを開きます。
  2. [共有 ] をクリック 次に 一時的な権限を付与するユーザーを見つけます。
    • そのユーザーとまだファイルを共有していない場合は、ユーザーのメールアドレスを追加して、[送信] または [共有] をクリックします。ドキュメントの右上にある [共有] をもう一度クリックします。
  3. ユーザー名の横にある下矢印アイコン 下 次に [一時的なアクセス権を付与する] をクリックします。
  4. [アクセスの有効期限] の横にある日付をクリックして有効期限を設定します。現在の日付から 1 年以内の日付を選択してください。
  5. [保存] をクリックします。

2.3 「編集者」権限のユーザーがファイルの再共有およびアクセス権限の変更を行えないようにする

ファイルを共有している場合、オーナーや編集権限のあるユーザーであればファイルの共有設定を変更できます。ファイルの共有設定を自分だけが変更できるようにする手順は次のとおりです。

  1. Google ドライブGoogle ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのいずれかのホーム画面を開きます。
  2. [共有] または共有アイコン Share をクリックします。
  3. 上部の設定アイコン 設定 をクリックします。
  4. [編集者は権限を変更して共有できます] チェックボックスをオフにします。
  5. [完了] をクリックします。

ドライブでファイルを共有

2.4 「閲覧者(コメント可)」または「閲覧者」権限のユーザーがファイルをダウンロード、コピー、印刷できないようにする

閲覧者やコメント投稿者がファイルを印刷、コピー、ダウンロードできないようにするには:

  1. Google ドライブGoogle ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのいずれかのホーム画面を開きます。
  2. 制限するファイルを 1 つ以上選択します。
  3. [共有] または共有アイコン Share をクリックします。
  4. 上部の設定アイコン 設定 をクリックします。
  5. [閲覧者と閲覧者(コメント可)に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する] チェックボックスをオフにします。
  6. [保存次に [完了] をクリックします。

共有を制限

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3 ドキュメントの共有後


 
3.1 ドキュメントを最終版として表示専用にする

ドキュメントが完成したら、名前を変更して最終版とわかるようにし、さらにアクセス権限を表示専用に変更することができます。表示専用のドキュメントは、コンテンツの閲覧は可能ですが、変更を加えることはできません。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで最終版とするファイルの名前を変更するには:

  1. ファイルを開き、上部にあるファイル名をクリックします。
  2. ファイル名の前に「[最終版]」や「[アーカイブ済み]」と入力します。
  3. Enter キーを押します。

ドキュメントを表示専用に変更するには:

特定のユーザーやグループとファイルを共有している場合:

  1. Google ドライブで、ファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン "" を選択します。
  2. 変更するユーザーまたはグループの右側にある下矢印アイコン "" 次に [閲覧者] をクリックします。
  3. [保存] をクリックします。

組織でファイルを共有している場合:

  1. ドライブで、ファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン "" を選択します。
  2. 右側の [リンクを取得] で下矢印アイコン  "" 次に [閲覧者] をクリックします。
  3. [完了] をクリックします。
シートに名前を付ける
3.2 ドキュメントの共有を停止する

ドライブの場合:

オーナー権限を持つファイルまたはフォルダの共有を停止するには:

  1. Google ドライブGoogle ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのいずれかのホーム画面を開きます。
  2. ファイルまたはフォルダを選択します。
  3. [共有] または共有アイコン Share をクリックします。
  4. 共有を停止するユーザーを見つけます。
  5. 名前の右側にある下矢印 下 次に [削除] をクリックします。
  6. 変更を保存するには、[保存] をクリックします。


自分が所有するファイルまたはフォルダへのリンクを削除するには:

  1. Google ドライブGoogle ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのいずれかのホーム画面を開きます。
  2. ファイルを開くか、選択します。
  3. [共有] または共有アイコン Share 次に [リンクを取得] をクリックします。
  4. [リンクを取得] で下矢印 下 をクリックします。
  5. [制限付き] を選択します。
  6. [完了] をクリックします。

共有ドライブの場合:

組織とのファイルの共有を停止するには:

  1. 共有ドライブで、次のオプションを選択します。
    • 共有するファイルまたはフォルダを選択します。
    • Shift キーを押しながら、複数のファイルやフォルダを選択します。
  2. 共有アイコン 共有 をクリックします。
  3. [リンクを取得] で [変更] をクリックします。
  4. 組織名の横にある下矢印 "" 次に [制限付き] をクリックします。
  5. [完了] をクリックします。

個々のユーザーとのファイル共有を停止するには:

  1. 共有ドライブで、共有を解除するファイルまたはフォルダをクリックします。
    複数のファイルまたはフォルダの共有を解除するには、キーボードの Shift キーを押しながらファイルまたはフォルダを選択します。
  2. 共有アイコン 共有 をクリックします。
  3. ユーザーの横にある下矢印アイコン "" 次に [削除] をクリックします。
  4. [完了] をクリックします。

注: グループの設定は、個々のユーザーの設定より優先されます。そのため、ファイルの共有を停止しても、所属する組織またはグループにそのファイルへのアクセス権があれば、ユーザーは引き続きファイルを利用できます。

Google サイトの場合:

サイトの共有を停止するには:

  1. サイトを開き、上部の共有アイコン "" をクリックします。
  2. [アクセスできるユーザー] の下で、削除するユーザーを見つけます。
  3. ユーザー名の横にある削除アイコン "" 次に [変更を保存] 次に [完了] をクリックします。

 

3.3 アクセス権限を求めるリクエストに対応する

ユーザーはメールを送信してアクセス権限をリクエストするか、ドキュメントへのリンクをクリックしてアクセス権限をリクエストできます。

アクセス権限のないユーザーには、[権限が必要です] というメッセージが表示されます。ユーザーが [アクセス権限をリクエスト] をクリックすると、承認を求めるメールがオーナーに届きます。オーナーがリクエストを承認してドキュメントを共有するには、ドキュメントを共有する手順をご覧ください。

3.4 ドキュメントを閲覧したユーザーを確認する
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドでファイルを開きます。

    注: アクティビティ ダッシュボードのデータを表示するには、ファイルの編集権限が必要です。

  2. [ツール] 次に [アクティビティ ダッシュボード] をクリックします。
  3. ファイルのアクティビティに関する情報を見ることができます。次に例を示します。
    • [共有者] タブ: ファイルの共有相手が表示されます。共同編集者にメールを送信することもできます。
    • [すべての閲覧者([組織名])] タブ: ファイルを閲覧したことのある組織内のユーザーが表示されます。
    • [閲覧者のトレンド] タブ: 経時的な閲覧者のグラフが表示されます。
  4. (省略可)閲覧履歴をアクティビティ ダッシュボードに表示しない場合は、[プライバシー設定] をクリックし、次のいずれかを行います。
    • すべてのファイルの閲覧履歴をオフにする: [アカウント設定] にある [ドキュメントスプレッドシートスライドのファイルに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。
    • 1 つのファイルの閲覧履歴をオフにする: [ドキュメント設定] にある [このドキュメントに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。
  5. [保存] をクリックします。

ファイルのアクティビティを表示

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