本教程中的内容
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1 共享最终文档之前 |
全部展开 | 全部收起全部收起 |
决定您要与谁共享文件，并使用 Cloud Search 查找同事。
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访问 cloudsearch.google.com 登录 Cloud Search。
如果您无法登录，说明您的帐号未启用 Cloud Search。了解详情
- 按姓名搜索用户。
- 在结果卡片中，点击相应用户的电子邮件地址以发送电子邮件。
- 要获取其他联系方式或更多报告信息，请点击此人的姓名以打开其个人资料信息页面。
- 在个人资料信息页面上，点击您想使用的联系方式：
- 要发送电子邮件，请点击“电子邮件”图标
或对方的电子邮件地址。
- 要设置会议，请点击“时间安排”图标
。
- 要聊天，请点击“Hangout”图标
。
- 要发起视频通话，请点击“视频通话”图标
。
- 要发送电子邮件，请点击“电子邮件”图标
- 要打开个人资料信息页面并联系相应用户的经理或下属，请点击该经理或下属的姓名。
如果您要与特定的人共享，可以将文档添加到自己的云端硬盘中，然后从中共享。
如果贵组织使用共享云端硬盘，您可以将其添加到您的共享云端硬盘中，与有权访问相应共享云端硬盘的所有用户共享。
如需与整个单位共享文档或公开共享文档，请将文档添加到 Google 协作平台网站。
将文档添加到云端硬盘：
在计算机上，您可以通过 drive.google.com 或桌面上传文件。文件可以上传到不公开文件夹或共享文件夹。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左上角的新建
上传文件或上传文件夹。
- 选择您要上传的文件或文件夹。
上传文件或上传文件夹。
将文档添加到共享云端硬盘：
必须至少拥有贡献者权限
您添加的任何文件都归团队所有。如果您退出共享云端硬盘，系统仍会保留您添加的文件。
- 在左侧点击相应共享云端硬盘。
- 将现有文件（您拥有的文件*）从计算机或“我的云端硬盘”拖动到共享云端硬盘中。或者，在云端硬盘顶部，点击“新建”图标
，然后根据需要选择操作步骤：
- 要创建文件，请选择您要创建的文件类型，例如 Google 文档。
- 要上传文件，请点击上传文件。导航到该文件并将其打开。
- 双击文件将其打开并进行编辑。
*如果您不是文件所有者，但在云端硬盘中拥有编辑者访问权限，那么只要您的管理员允许，您就可以将文件移到共享云端硬盘。
注意：如要存储和访问桌面设备上的文件，请使用桌面版 Google 云端硬盘。有关详情，请参阅您可以使用桌面版云端硬盘执行哪些操作。
将文档添加到网站：
- 转到 Google 协作平台，打开要添加文件的网站和页面。
- 点击插入
Google 文档、幻灯片或表格以选择云端硬盘中的文件。
嵌入云端硬盘中的任何文件或存储在云端硬盘中的文件夹内容。如果您更改了云端硬盘中的文件，协作平台也会自动显示相同的更改。
2 共享文档 |
与特定人员共享文件或文件夹：
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 输入共享对象的电子邮件地址或者您要与之共享内容的 Google 群组。
- 选择查看者、评论者或编辑者，指定共享对象对文件所具备的角色。
- 如果您的帐号符合条件，您可以添加访问权限的到期日期。
- 选择是否通知共享对象。
- 如果您想通知对方您与其共享了内容，请勾选“通知对方”旁边的复选框。如果您选择通知对方，则通知电子邮件会发送至您输入的每个电子邮件地址。
- 如果您不想通知对方，请取消选中该复选框。
- 点击发送或共享。
。共享指向文件或文件夹的链接：
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
- 在“常规访问权限”下方，点击向下箭头
。
- 选择知道链接的任何人。
- 为了给共享对象指定角色，您可以选择查看者、评论者或编辑者。
- 点击复制链接。
- 点击完成。
- 将复制的链接粘贴到电子邮件或要共享的任何地方。
。未登录 Google 帐号的用户将在文件中显示为匿名动物。 详细了解匿名动物。
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中打开所需文件。
- 点击共享
找到您要授予临时访问权限的用户。
- 如果您未曾与此人共享文件，请添加对方的电子邮件地址，然后点击发送或共享。再次点击文档右上角的共享。
- 在此人的姓名旁边，点击向下箭头
添加到期日期。
- 在“访问权限到期日期：”旁边，点击一个日期以将其设为到期日期。请选择从当天起一年内的任意日期。
- 点击保存。
如果您与他人共享了文件，那么文件所有者和拥有编辑者访问权限的任何人都可以更改权限并共享文件。要防止他人共享您的文件，请执行以下操作：
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中打开所需文件。
- 点击共享或“共享”图标
- 点击顶部的“设置”图标
。
- 取消选中编辑者可以更改权限和共享内容。
。重要提示：如果您限制了某个文件夹的共享，此限制设置仅会应用于该文件夹。要限制文件夹内文件的共享，您必须更改这些文件的设置。
要禁止查看者和评论者打印、复制或下载您的文件，请执行以下操作：
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
- 选择一个或多个要限制操作的文件。
- 点击共享或“共享”图标
- 点击顶部的“设置”图标
- 取消选中查看者和评论者可以看到下载、打印和复制选项。
重要提示：您可以限制用户在 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片中共享、打印、下载和复制内容的方式，但无法禁止他人以其他方式共享文件内容。
3 共享文档之后 |
您可以重命名文档以将其标记为最终文档，然后将权限更改为仅供查看。用户可以查看内容，但无法进行更改。
在 Google 文档、表格或幻灯片中重命名您的文档，将其标记为最终文档：
- 打开文件，然后点击顶部的文件名。
- 在文件名前，输入 [终稿] 或 [已归档]。
- 按 Enter 键。
将文档更改为仅供查看：
如果您与特定人员或群组共享了文件：
- 在 Google 云端硬盘中，右键点击该文件，然后选择“共享”
。
- 在要更改其访问权限的人员或群组右侧，点击向下箭头
- 点击保存。
如果您与您的单位共享了该文件：
- 在云端硬盘中，右键点击该文件，然后选择“共享”
- 在获取链接下方，点击右侧的向下箭头
- 点击完成。
在云端硬盘中：
停止共享您拥有的文件或文件夹：
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
- 打开或选择所需文件或文件夹。
- 点击共享或“共享”图标
- 找出您想要停止共享内容的对象。
- 点击其姓名右侧的向下箭头
- 点击保存。
移除指向您拥有的文件或文件夹的链接：
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
- 打开或选择所需文件或文件夹。
- 点击
复制链接。
- 在“常规访问权限”下，点击向下箭头
- 选择受限。
- 点击完成。
在共享云端硬盘中：
取消与您的单位共享文件：
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
- 打开或选择所需文件或文件夹。
- 点击
- 在“常规访问权限”下，点击向下箭头
- 选择受限。
- 点击完成。
取消与个人共享文件：
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
- 打开或选择所需文件或文件夹。
- 点击共享或“共享”图标
- 找出您想要停止共享内容的对象。
- 点击其姓名右侧的向下箭头
- 点击保存。
注意：群组设置可以覆盖个人设置。因此，如果您尝试取消与某个人共享文件，而此人属于拥有该文件访问权限的群组，则此人仍可以访问该文件。
如果用户没有权限访问您的文档，则会看到“您需要权限”消息。他们可以点击申请访问权限，然后您会收到一封电子邮件，要求您批准。如果您要与此人共享文档，请按照共享文档中的说明操作。
在 Google 云端硬盘中，您可以在活动中查看和管理访问请求。
注意：此功能仅适用于 G Suite 商务版和企业版用户（条件是 G Suite 管理员权限允许）。
- 在文档、表格或幻灯片中打开文件。
注意：您必须拥有文件的编辑权限才能查看活动信息中心数据。
- 点击工具
- 您可以看到与文件活动相关的信息，例如：
- 共享记录标签：显示文件的共享对象。您还可以向协作者发送电子邮件。
- 所有查看者（单位）标签：显示单位中查看过该文件的人员。
- 查看者趋势标签：显示一段时间内的查看者人数图表。
- （可选）如果您不希望在活动信息中心显示查看历史记录，请点击隐私设置并按以下方式之一操作：
- 为所有文件停用查看历史记录：在帐号设置下方，关闭显示我对所有 Google 文档、表格和幻灯片文件的查看历史记录。
- 为某一文件停用查看历史记录：在文档设置下方，关闭显示我对此文档的查看历史记录。
- 点击保存。
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