要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

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如何与同事共享文档的最终版本。此外,如何设置权限以防最终文档被更改。

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1 共享最终文档之前


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1.1 使用 Cloud Search 查找同事

决定您要与谁共享文件,并使用 Cloud Search 查找同事。

  1. 访问 cloudsearch.google.com 登录 Cloud Search。

    如果您无法登录,说明您的帐号未启用 Cloud Search。了解详情

  2. 按姓名搜索用户。
  3. 在结果卡片中,点击相应用户的电子邮件地址以发送电子邮件。
  4. 要获取其他联系方式或更多报告信息,请点击此人的姓名以打开其个人资料信息页面。
  5. 在个人资料信息页面上,点击您想使用的联系方式:
    • 要发送电子邮件,请点击“电子邮件”图标 "" 或对方的电子邮件地址。
    • 要设置会议,请点击“时间安排”图标 ""
    • 要聊天,请点击“Hangout”图标 ""
    • 要发起视频通话,请点击“视频通话”图标 摄像机
  6. 要打开个人资料信息页面并联系相应用户的经理或下属,请点击该经理或下属的姓名。
1.2 决定在哪里共享文档

如果您要与特定的人共享,可以将文档添加到自己的云端硬盘中,然后从中共享。

如果贵单位使用共享云端硬盘,您可以将其添加到您的共享云端硬盘中,与有权访问相应共享云端硬盘的所有用户共享。

如需与整个单位共享文档或公开共享文档,请将文档添加到 Google 协作平台网站。


将文档添加到云端硬盘:

  1. 转到云端硬盘
  2. 点击 + 新建 接着点击 上传文件上传文件夹,然后选择您想上传的文件或文件夹。
  3. 点击打开

将文件上传到云端硬盘
 

将文档添加到共享云端硬盘:

必须至少拥有贡献者权限

您添加的任何文件都归团队所有。如果您退出共享云端硬盘,系统仍会保留您添加的文件。

  1. 在左侧点击相应共享云端硬盘。
  2. 将现有文件(您拥有的文件*)从计算机或“我的云端硬盘”拖动到共享云端硬盘中。或者,在云端硬盘顶部,点击“新建”图标 "",然后根据需要选择操作步骤:
    • 要创建文件,请选择您要创建的文件类型,例如 Google 文档。
    • 要上传文件,请点击上传文件。导航到该文件并将其打开。
  3. 双击文件将其打开并进行编辑。

*如果您不是文件所有者,但在云端硬盘中拥有编辑者访问权限,那么只要您的管理员允许,您就可以将文件移到共享云端硬盘。

注意:如要存储和访问桌面设备上的文件,请使用桌面版 Google 云端硬盘。有关详情,请参阅您可以使用桌面版云端硬盘执行哪些操作

添加共享文件
 

将文档添加到网站:

  1. 转到 Google 协作平台,打开要添加文件的网站和页面。
  2. 点击插入 接着点击 Google 文档、幻灯片或表格以选择云端硬盘中的文件。

嵌入云端硬盘中的任何文件或存储在云端硬盘中的文件夹内容。如果您更改了云端硬盘中的文件,协作平台也会自动显示相同的更改。

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2 共享文档

 
2.1 在云端硬盘中共享文档

与特定人员共享文件或文件夹:

  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 ""
  3. 与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。

    注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档

  4. 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 ""接着点击,然后选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知用户:
    • 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
    • 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
  6. 点击共享发送

分享云端硬盘中的文件


共享指向文件或文件夹的链接:

  1. 云端硬盘中,右键点击要共享的文件或文件夹,然后选择“共享”图标 分享

    文档表格幻灯片的顶部,点击共享

    注意:您只能共享归您所有或您拥有编辑权限的文件。

  2. (可选)如要指定共享对象可对文件执行的操作,请点击您单位名称下方的更改
    • 如要更改权限,请点击右侧的向下箭头 "",然后选择查看者评论者编辑者
    • 如要允许与单位以外的人分享链接,请点击您单位名称旁边的向下箭头 "" 接着点击 公开

      注意:如果系统未显示此选项,请与您的管理员联系。

  3. 点击复制链接
  4. 点击完成
  5. 将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。
2.2(可选)为文档设置失效日期
  1. Google 云端硬盘Google 文档Google 表格Google 幻灯片中打开文件。
  2. 点击共享 接着点按 找到您要授予临时权限的用户。
    • 如果您未曾与此人共享文件,请添加对方的电子邮件地址,然后点击发送共享。再次点击文档右上角的共享
  3. 在此人的姓名旁边,点击向下箭头 向下箭头 接着点按 授予临时访问权限
  4. 在“访问权限到期日期”旁边,点击一个日期以将其设为到期日期。请选择从当天起一年内的日期。
  5. 点击保存

2.3 防止编辑者共享文件和更改访问权限

如果您与他人共享了文件,那么文件所有者或拥有编辑权限的任何用户均可更改该文件的共享设置。如果您希望只有自己可以共享该文件,请执行以下操作:

  1. 打开 Google 云端硬盘Google 文档Google 表格Google 幻灯片的首页。
  2. 点击共享或“共享”图标 Share
  3. 点击顶部的“设置”图标 设置
  4. 取消选中编辑者可以更改权限和共享内容
  5. 点击完成

分享云端硬盘中的文件

2.4 禁止评论者和查看者下载、打印或复制您的文件

要禁止查看者和评论者打印、复制或下载您的文件,请执行以下操作:

  1. 打开 Google 云端硬盘Google 文档Google 表格Google 幻灯片的首页。
  2. 选择一个或多个要限制操作的文件。
  3. 点击共享或“共享”图标 Share
  4. 点击顶部的“设置”图标 设置
  5. 取消选中查看者和评论者可以看到下载、打印和复制选项
  6. 点击保存 接着点按 完成

限制共享

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3  共享文档之后


 
3.1 将文档标记为最终文档并设为仅供查看

您可以重命名文档以将其标记为最终文档,然后将权限更改为仅供查看。用户可以查看内容,但无法进行更改。

在 Google 文档、表格或幻灯片中重命名您的文档,将其标记为最终文档:

  1. 打开文件,然后点击顶部的文件名。
  2. 在文件名前,输入 [终稿] [已归档]
  3. Enter 键。

将文档更改为仅供查看:

如果您与特定人员或群组共享了文件:

  1. Google 云端硬盘中,右键点击该文件,然后选择“共享”""
  2. 在要更改其访问权限的人员或群组右侧,点击向下箭头 "" 接着点击 查看者
  3. 点击保存

如果您与您的单位共享了该文件:

  1. 云端硬盘中,右键点击该文件,然后选择“共享”""
  2. 获取链接下方,点击右侧的向下箭头 "" 接着点击 查看者
  3. 点击完成
为工作表命名
3.2 停止共享文档

在云端硬盘中:

停止共享您拥有的文件或文件夹:

  1. 打开 Google 云端硬盘Google 文档Google 表格Google 幻灯片的首页。
  2. 选择文件或文件夹。
  3. 点击共享或“共享”图标 Share
  4. 找出您想要停止共享内容的对象。
  5. 点击其姓名右侧的向下箭头 向下箭头 接着点按 移除
  6. 要保存更改,请点击保存


移除指向您拥有的文件或文件夹的链接:

  1. 打开 Google 云端硬盘Google 文档Google 表格Google 幻灯片的首页。
  2. 打开或选择相应文件。
  3. 点击共享或“共享”图标 Share 接着点按 获取链接
  4. 点击“获取链接”下方的向下箭头 向下箭头
  5. 选择受限
  6. 点击完成

共享云端硬盘中

取消与您的单位共享文件:

  1. 在共享云端硬盘中,根据需要执行相应操作:
    • 选择您想要共享的一个文件或文件夹。
    • 按住 Shift 键,并选择要共享的多个文件或文件夹。
  2. 点击“共享”图标 分享
  3. 点击获取链接下方的更改
  4. 点击贵单位名称旁边的向下箭头 "" 接着点击 受限
  5. 点击完成

取消与个人共享文件:

  1. 在共享云端硬盘中,点击要取消共享的文件或文件夹。
    要取消共享多个文件或文件夹,请按住键盘上的 Shift 键,并选择相应文件或文件夹。
  2. 点击“共享”图标 分享
  3. 点击相应人员旁边的向下箭头 "" 接着点击 移除
  4. 点击完成

注意:群组设置可以替换个人设置。因此,如果您尝试取消与某个人共享文件,而此人属于拥有该文件访问权限的群组,则此人仍可以访问该文件。

在协作平台中:

停止共享网站:

  1. 打开网站,然后点击顶部的“共享”图标 ""
  2. 有权使用的人下方,找到要移除的人员。
  3. 点击此人姓名旁边的删除 "" 接着点击 保存更改 接着点击 完成

 

3.3 处理新的访问请求

任何人都可以向您发送电子邮件并请求访问权限,或点击指向文档的链接。

如果他们没有访问权限,就会看到“您需要权限”的消息。他们可以点击申请访问权限,然后您会收到一封电子邮件,要求您批准。如果您要与此人共享文档,请按照共享文档中的说明操作。

3.4 查看哪些人查看了您的文档

注意:此功能仅适用于 G Suite 商务版和企业版用户(条件是 G Suite 管理员权限允许)。

  1. 文档表格幻灯片中打开文件。

    注意:您必须拥有文件的编辑权限才能查看活动信息中心数据。

  2. 点击工具 接着点击 活动信息中心
  3. 您可以看到与文件活动相关的信息,例如:
    • 共享记录标签:显示文件的共享对象。您还可以向协作者发送电子邮件。
    • 所有查看者(单位)标签:显示单位中查看过该文件的人员。
    • 查看者趋势标签:显示一段时间内的查看者人数图表。
  4. (可选)如果您不希望在活动信息中心显示查看历史记录,请点击隐私设置并按以下方式之一操作:
    • 为所有文件停用查看历史记录:在帐号设置下方,关闭显示我对所有 Google 文档表格幻灯片文件的查看历史记录
    • 为某一文件停用查看历史记录:在文档设置下方,关闭显示我对此文档的查看历史记录
  5. 点击保存

查看文件的操作记录

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