Você interage com colegas que estão trabalhando de casa e pessoas que estão no escritório? Veja como se destacar em ambientes de trabalho híbridos.

Compartilhar a versão final de um documento

Tutorial do Google Workspace para empresas
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 ""O que você aprenderá

Saiba como compartilhar a versão final de um arquivo com colegas de trabalho. Aprenda também a definir permissões para evitar alterações em um arquivo final. 

Você precisará do seguinte

"" Cerca de 10 minutos.
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Neste tutorial

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Antes de compartilhar a versão final do arquivo Compartilhar o arquivo Depois que você compartilhar o arquivo

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1  Antes de compartilhar a versão final do arquivo


Expandir tudo  |  Recolher tudoFechar tudo
1.1 Usar o Cloud Search para encontrar colegas de trabalho

Decida com quem você quer compartilhar o arquivo e use o Cloud Search para encontrar colegas de trabalho.

  1. Faça login no Cloud Search em cloudsearch.google.com.

    Se não for possível fazer login, sua conta não tem o Cloud Search. Saiba mais

  2. Pesquise uma pessoa pelo nome.
  3. No card de resultados, para enviar um e-mail, toque no endereço de e-mail da pessoa.
  4. Para ver outras opções de contato ou mais informações sobre a cadeia hierárquica, clique no nome da pessoa. A página de informações do perfil dela se abrirá. 
  5. Na página de informações do perfil, escolha como você quer entrar em contato.
    • Para enviar um e-mail, clique em E-mail "" ou no endereço de e-mail da pessoa.
    • Para marcar uma reunião, clique em Programar "".
    • Para bater papo, clique em Hangout "".
    • Para iniciar uma videochamada, clique em Videochamada Filmadora.
  6. Para abrir a página de informações do perfil e entrar em contato com o gerente ou os subordinados diretos da pessoa, clique no nome do gerente ou do subordinado.
1.2. Decidir onde você quer compartilhar o arquivo

Para compartilhar com pessoas específicas, adicione o arquivo ao seu Drive e depois compartilhe-o.

Caso sua organização use drives compartilhados, você poderá adicionar o arquivo ao drive compartilhado e compartilhá-lo com todos que têm acesso a esse drive.

Para compartilhar com a organização inteira ou publicamente, adicione o arquivo ao Google Sites.


Adicionar o documento ao Drive:

  1. Acesse o Drive.
  2. Clique em Google+ Novo e depois Upload de arquivos ou Upload de pasta e escolha um arquivo ou uma pasta.
  3. Clique em Abrir.

Fazer o upload de arquivos para o Drive
 

Adicionar o documento a um drive compartilhado:

Requer pelo menos acesso de colaborador

Todos os arquivos que você adiciona pertencem à equipe. Se você sair do drive compartilhado, os arquivos serão mantidos.

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Arraste um arquivo pertencente a você* do computador ou do Meu Drive para um drive compartilhado. Você também pode clicar em Novo"", na parte superior do Drive, e escolher uma opção:
    • Para criar um arquivo, selecione o tipo de arquivo, como "Documentos Google".
    • Para fazer upload de um arquivo, clique em Upload de arquivo. Procure e abra o arquivo.
  3. Clique duas vezes em um arquivo para abri-lo e editá-lo.

*Os usuários que não são proprietários, mas têm o acesso Editor no Drive, poderão mover o arquivo para um drive compartilhado se o administrador tiver ativado essa opção.

Observação: para armazenar e acessar arquivos no seu computador, use o Google Drive para computador. Veja mais detalhes em O que você pode fazer com o Drive para computador.

Adicionar arquivos compartilhados
 

Adicionar o arquivo ao Sites:

  1. Acesse o Google Sites e abra o site e a página onde o arquivo será adicionado.
  2. Clique em Inserir e depois Documentos, Apresentações ou Planilhas para escolher um arquivo no seu Drive.

Incorpore qualquer arquivo do Drive ou o conteúdo de uma pasta armazenada no Drive. Se você fizer alterações nos seus arquivos no Drive, elas aparecerão automaticamente no Sites.

Voltar ao início

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2  Compartilhar o arquivo

 
2.1. Compartilhar o documento no Drive

Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou no ícone Share.
  3. Insira o grupo do Google ou o endereço de e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar.
  4. Para decidir o papel que as pessoas vão ter no seu arquivo, selecione Leitor, Comentador ou Editor.
  5. Se a sua conta estiver qualificada, você vai poder adicionar uma data de validade para o acesso compartilhado.
  6. Selecione a opção para notificar as pessoas.
    • Se você quiser notificar as pessoas sobre o compartilhamento de um item, marque a caixa ao lado de "Notificar pessoas". Dessa forma, cada endereço de e-mail adicionado vai ser incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa.
  7. Clique em Enviar ou Compartilhar.

Compartilhar arquivos no Drive

Compartilhar um link de arquivo ou pasta:

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou no ícone Share.
  3. Em "Acesso geral", clique na seta para baixo Para baixo.
  4. Escolha Qualquer pessoa com o link.
  5. Para decidir o papel que as pessoas vão ter, selecione LeitorComentador ou Editor.
  6. Clique em Copiar link.
  7. Clique em Concluído.
  8. Cole o link em um e-mail ou onde você quiser compartilhar a página.

As pessoas que não fizerem login em uma Conta do Google aparecerão como animais anônimos no seu arquivo. Saiba mais.

2.2. (Opcional) Definir limites de expiração para seu documento
  1. Abra um arquivo no app Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Clique em Compartilhar e encontre o usuário para o qual você quer dar permissões temporárias.
    • Se você ainda não tiver compartilhado o arquivo com essa pessoa, adicione o e-mail do usuário e clique em Enviar ou Compartilhar. À direita, na parte de cima do arquivo, clique em Compartilhar novamente.
  3. Ao lado do nome da pessoa, clique na seta para baixo Para baixo e Permitir acesso temporário.
  4. Ao lado de "O acesso expira em", selecione uma data de validade. Escolha uma opção no período de um ano a partir da data atual.
  5. Clique em Salvar.

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2.3. Impedir que os editores compartilhem novamente e alterem as permissões de acesso

Se você estiver compartilhando um arquivo, o proprietário e qualquer pessoa com acesso para editar poderão mudar as permissões e compartilhar o arquivo. Para impedir isso, siga as seguintes etapas:

  1. Abra um arquivo no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Clique em Compartilhar ou no ícone Share.
  3. Na parte superior, clique em Configurações Configurações.
  4. Desmarque a opção Os editores podem alterar permissões e compartilhar.

Importante: se você impedir o compartilhamento de uma pasta, essa configuração só será aplicada a ela. Para fazer o mesmo com os arquivos dentro da pasta, é preciso definir a mesma configuração para eles.Compartilhar arquivos no Drive

2.4. Impedir que comentadores e leitores façam o download, a impressão ou a cópia dos arquivos

Para impedir que leitores e comentaristas imprimam, copiem ou façam o download do seu arquivo:

  1. Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Selecione um ou mais arquivos que você quer limitar.
  3. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  4. Na parte superior, clique em Configurações Configurações.
  5. Desmarque Os leitores e comentadores podem ver a opção de fazer o download, imprimir e copiar.

Importante: você pode limitar o compartilhamento, a impressão, o download e a cópia no Google Drive, Documentos, Planilhas e Apresentações, mas não pode impedir que outras pessoas compartilhem o conteúdo do arquivo de outras maneiras.

Limitar o compartilhamento

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3  Depois que você compartilhar o arquivo


 
3.1. Marcar um arquivo como a versão final e somente visualização

Você pode renomear um arquivo para marcá-lo como a versão final e depois definir as permissões do arquivo como somente visualização. As pessoas vão poder ver o conteúdo, mas não será possível fazer alterações.

Renomear seu arquivo no Documentos, Planilhas ou Apresentações para marcá-lo como a versão final:

  1. Abra o arquivo e, na parte superior, clique no nome dele.
  2. Antes do nome do arquivo, digite [Final] ou [Arquivado].
  3. Pressione Enter.

Alterar seu documento para somente visualização:

Se você tiver compartilhado o arquivo com pessoas específicas ou um grupo, faça o seguinte:

  1. No Google Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar "".
  2. À direita da pessoa ou do grupo que você quer alterar, clique na seta para baixo ""e depoisLeitor.
  3. Clique em Salvar.

Se você tiver compartilhado o arquivo com sua organização, faça o seguinte:

  1. No Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar "".
  2. Em Gerar link, à direita, clique na seta para baixo  ""e depoisLeitor.
  3. Clique em Concluído.
Nomear uma página
3.2. Interromper o compartilhamento do documento

No Drive:

Parar de compartilhar um arquivo ou uma pasta que pertence a você:

  1. Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Abra ou selecione o arquivo ou a pasta.
  3. Clique em Compartilhar ou no ícone Share.
  4. Encontre a pessoa com quem você quer parar de compartilhar.
  5. À direita do nome dela, clique na seta para baixo Para baixo e Remover.
  6. Para salvar as alterações, clique em Salvar.


Remover um link para um arquivo ou uma pasta que pertence a você:

  1. Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Abra ou selecione o arquivo ou a pasta.
  3. Clique em Compartilhar ou no ícone Share e Gerar link.
  4. Em "Acesso geral", clique na seta para baixo Para baixo.
  5. Selecione Restrito.
  6. Clique em Concluído.

Em um drive compartilhado:

Cancelar o compartilhamento de arquivos na sua organização:

  1. Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Abra ou selecione o arquivo ou a pasta.
  3. Clique em Compartilhar ou no ícone Share e Gerar link.
  4. Em "Acesso geral", clique na seta para baixo Para baixo.
  5. Selecione Restrito.
  6. Clique em Concluído.

Cancelar o compartilhamento de arquivos com pessoas:

  1. Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Abra ou selecione o arquivo ou a pasta.
  3. Clique em Compartilhar ou no ícone Share.
  4. Encontre a pessoa com quem você quer parar de compartilhar.
  5. À direita do nome dela, clique na seta para baixo Para baixo e Remover.
  6. Para salvar as alterações, clique em Salvar.

Observação: as configurações do grupo podem modificar as individuais. Portanto, se você tentar cancelar o compartilhamento de um arquivo com uma pessoa que pertence a uma organização ou a um grupo com acesso ao arquivo, ela vai continuar com acesso ao arquivo.

3.3. Gerenciar novas solicitações de acesso

Qualquer pessoa pode pedir acesso ao documento enviando um e-mail para você ou clicando no link para o documento.

Se a pessoa não tiver acesso, ela verá a mensagem "Permissão necessária". Ela poderá clicar em Solicitar acesso. Você receberá um e-mail pedindo sua aprovação. Se você quiser compartilhar o documento com essa pessoa, siga as instruções em Compartilhar o documento.

3.4. Saber quem visualizou seu documento
  1. Abra o arquivo no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações.

    Observação: você precisará ter acesso para edição ao arquivo se quiser ver os dados do painel de atividades.

  2. Clique em Ferramentas e depois Painel de atividades.
  3. Algumas das informações disponíveis sobre a atividade no arquivo:
    • Guia Compartilhado com: mostra as pessoas com quem você compartilhou o arquivo. Também é possível enviar e-mails para os colaboradores.
    • Guia Todos os leitores (organização): mostra as pessoas da organização que visualizaram o arquivo.
    • Guia Tendência de visualização: mostra um gráfico dos leitores ao longo do tempo.
  4. (Opcional) Se você não quer que seu histórico de visualização apareça no painel de atividades, clique em Configurações de privacidade e escolha uma opção:
    • Desativar o histórico de visualização para todos os arquivos: em Configuração da conta, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização de todos os arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google.
    • Desativar o histórico de visualização para um arquivo: em Configuração do documento, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização deste documento.
  5. Clique em Salvar.

Ver a atividade de um arquivo

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