最終版ドキュメントを共有する

 内容

ドキュメントの最終版を同僚と共有する方法。最終的なドキュメントが変更されないように権限を設定する方法も学びます。

必要なもの

10 分

 Google Workspace アカウント - アカウントをお持ちでない場合は、14 日間の試用版をご利用ください。

このチュートリアルの内容

最終的なドキュメントの共有準備 ドキュメントの共有 ドキュメントの共有後

1 最終版ドキュメントの共有準備

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1.1 Cloud Search で同僚を見つける

ファイルの共有相手を決めて、Cloud Search で同僚を検索します。

1. cloudsearch.google.com から Cloud Search にログインします。

   Cloud Search をご利用でないアカウントではログインできません。詳細
2. ユーザーを名前で検索します。
3. 結果カードからメールを送信するには、ユーザーのメールアドレスをクリックします。
4. その他の連絡方法または指示系統情報を得るには、ユーザー名をクリックしてプロフィール情報ページを開きます。
5. プロフィール情報ページで、ユーザーへの連絡方法をクリックします。
   • メールを送信するには、メールアイコン  または相手のメールアドレスをクリックします。
   • 会議を設定するには、スケジュール アイコン  をクリックします。
   • チャットするには、ハングアウト アイコン をクリックします。
   • ビデオ通話を開始するには、ビデオ通話アイコン をクリックします。
6. プロフィール情報ページを開いて、ユーザーのマネージャーまたは直属の部下に連絡するには、マネージャーまたは部下の名前をクリックします。

1.2 共有するドキュメントをどこに置くかを決定する

数人の特定のユーザーと共有する場合は、自分のドライブにドキュメントを追加して共有します。

組織で 共有ドライブを使用している場合は、自分の共有ドライブにドキュメントを追加すれば、その共有ドライブにアクセスできるすべてのユーザーとドキュメントを共有できます。

より広く、組織全体で共有したり一般公開したりする場合は、Google サイトにドキュメントを追加します。

ドライブにドキュメントを追加するには:

パソコンでは、drive.google.com またはデスクトップからファイルをアップロードできます。ファイルは非公開のフォルダまたは共有フォルダにアップロードできます。

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 左上の [新規]  [ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] をクリックします。
3. アップロードするファイルまたはフォルダを選択します。

 

共有ドライブにドキュメントを追加するには:

投稿者以上のアクセス権限が必要です。

追加したファイルは、チームが所有することになります。ファイルを追加したユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなっても、そのファイルは共有ドライブに残ります。

1. 左側で共有ドライブをクリックします。
2. 自分のパソコンまたはマイドライブから既存のファイル（自分がオーナーのファイル*）を共有ドライブにドラッグします。または、ドライブ上部の [ 新規] をクリックし、次のいずれかを行います。

   • ファイルを作成するには、作成するファイルの種類（[Google ドキュメント] など）を選択します。
   • ファイルをアップロードするには、[ファイルのアップロード] をクリックします。目的のファイルに移動してファイルを開きます。

3. ファイルをダブルクリックして開き、編集します。

*ファイルのオーナーではなくても、ドライブの編集者アクセス権があればファイルを共有ドライブに移動できます（管理者が許可している場合）。

注: パソコンでファイルの保存とファイルへのアクセスを行うには、パソコン版 Google ドライブを使用します。詳しくは、パソコン版ドライブでできることをご覧ください。

 

サイトにドキュメントを追加するには:

1. Google サイトにアクセスして、ファイルを追加するサイトとページを開きます。
2. [挿入] [ドキュメント]、[スライド]、または [スプレッドシート] をクリックして、ドライブ内のファイルを選択します。

ドライブにあるファイル（ドライブにあるフォルダのコンテンツ）を埋め込むことができます。ドライブ内のファイルが変更されると、同じ変更がサイトのファイルにも自動的に反映されます。

2  ドキュメントの共有

2.1 ドキュメントをドライブから共有する

特定のユーザーとファイルまたはフォルダを共有するには:

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. 共有相手のメールアドレスまたは Google グループを入力します。
4. ファイルに対する共有相手のロールを指定するには、[閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] のいずれかを選択します。
5. アカウントに利用資格がある場合は、共有アクセスの有効期限を追加できます。
6. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • アイテムを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛てに通知メールが送信されます。
   • 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
7. [送信] または [共有] をクリックします。

ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [一般的なアクセス] で下矢印アイコン をクリックします。
4. [リンクを知っている全員] を選択します。
5. 共有相手のロールを指定するには、[閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] のいずれかを選択します。
6. [リンクをコピー] をクリックします。
7. [完了] をクリックします。
8. メールなどの共有する場所にリンクを貼り付けます。

ファイル上では、Google アカウントにログインしていないユーザーは匿名の動物アイコンとして表示されます。詳しくは、匿名の動物アイコンについてご覧ください。

2.2 （省略可）ドキュメントの有効期限を設定する

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかのファイルを開きます。
2. [共有 ] をクリック 一時的な権限を付与するユーザーを見つけます。
   • そのユーザーとまだファイルを共有していない場合は、ユーザーのメールアドレスを追加して、[送信] または [共有] をクリックします。ドキュメントの右上にある [共有] をもう一度クリックします。
3. ユーザー名の横にある下矢印アイコン   [有効期限を追加] をクリックします。
4. [アクセスの有効期限] の横にある日付をクリックして有効期限を設定します。現在の日付から 1 年以内の日付を選択してください。
5. [保存] をクリックします。

2.3 「編集者」権限のユーザーがファイルの再共有およびアクセス権限の変更を行えないようにする

ファイルを共有している場合、オーナーまたは編集権限のあるユーザーであれば権限を変更してファイルを共有できます。他のユーザーがファイルを共有できないようにする方法は次のとおりです。

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかのファイルを開きます。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. 上部の設定アイコン  をクリックします。
4. [編集者は権限を変更して共有できます] チェックボックスをオフにします。

重要: 特定のフォルダを共有できないようにした場合、共有の制限はそのフォルダにのみ適用されます。このフォルダ内のファイルも共有できないようにするには、ファイルの設定を変更する必要があります。

2.4 「閲覧者（コメント可）」または「閲覧者」権限のユーザーがファイルをダウンロード、印刷、コピーできないようにする

閲覧者やコメント投稿者がファイルを印刷、コピー、ダウンロードできないようにするには:

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかでファイルまたはフォルダを見つけます。
2. 制限するファイルを 1 つ以上選択します。
3. [共有] または共有アイコン をクリックします。
4. 上部にある設定アイコン  をクリックします。
5. [閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する] チェックボックスをオフにします。

重要: Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド内での共有、印刷、ダウンロード、コピーは制限できますが、他のユーザーがその他の方法でファイルの内容を共有することまでは制限できません。

3 ドキュメントの共有後

3.1 ドキュメントを最終版として表示専用にする

ドキュメントが完成したら、名前を変更して最終版とわかるようにし、さらにアクセス権限を表示専用に変更することができます。表示専用のドキュメントは、コンテンツの閲覧は可能ですが、変更を加えることはできません。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで最終版とするファイルの名前を変更するには:

1. ファイルを開き、上部にあるファイル名をクリックします。
2. ファイル名の前に「[最終版]」や「[アーカイブ済み]」と入力します。
3. Enter キーを押します。

ドキュメントを表示専用に変更するには:

特定のユーザーやグループとファイルを共有している場合:

1. Google ドライブで、ファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン を選択します。
2. 変更するユーザーまたはグループの右側にある下矢印アイコン [閲覧者] をクリックします。
3. [保存] をクリックします。

組織でファイルを共有している場合:

1. ドライブで、ファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン を選択します。
2. 右側の [リンクを取得] で下矢印アイコン   [閲覧者] をクリックします。
3. [完了] をクリックします。

3.2 ドキュメントの共有を停止する

ドライブの場合:

オーナー権限を持つファイルまたはフォルダの共有を停止するには:

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかでファイルまたはフォルダを見つけます。
2. ファイルまたはフォルダを開くか、選択します。
3. [共有] または共有アイコン をクリックします。
4. 共有を停止するユーザーを見つけます。
5. 名前の右側にある下矢印 [アクセス権を削除] をクリックします。
6. [保存] をクリックします。

自分が所有するファイルまたはフォルダへのリンクを削除するには:

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかでファイルまたはフォルダを見つけます。
2. ファイルまたはフォルダを開くか、選択します。
3. [共有] をクリックするか、または [共有] [リンクをコピー] をクリックします。
4. [一般的なアクセス] で下矢印アイコン をクリックします。
5. [制限付き] を選択します。
6. [完了] をクリックします。

共有ドライブの場合:

組織とのファイルの共有を停止するには:

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかでファイルまたはフォルダを見つけます。
2. ファイルまたはフォルダを開くか、選択します。
3. [共有] をクリックするか、または [共有] [リンクをコピー] をクリックします。
4. [一般的なアクセス] で下矢印アイコン をクリックします。
5. [制限付き] を選択します。
6. [完了] をクリックします。

個々のユーザーとのファイル共有を停止するには:

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかでファイルまたはフォルダを見つけます。
2. ファイルまたはフォルダを開くか、選択します。
3. [共有] または共有アイコン をクリックします。
4. 共有を停止するユーザーを見つけます。
5. 名前の右側にある下矢印 [アクセス権を削除] をクリックします。
6. [保存] をクリックします。

注: グループの設定は、個々のユーザーの設定より優先されます。そのため、ファイルの共有を停止しても、相手が所属する組織またはグループにそのファイルへのアクセス権があれば、そのユーザーは引き続きファイルを利用できます。

3.3 アクセス権限を求めるリクエストに対応する

ドキュメントへのアクセス権がないユーザーには、「権限が必要です」というメッセージが表示されます。ユーザーが [アクセス権限をリクエスト] をクリックすると、承認を求めるメールがオーナーに届きます。オーナーがリクエストを承認してドキュメントを共有するには、ドキュメントを共有する手順をご覧ください。

Google ドライブの [履歴] でアクセス リクエストを確認、管理できます。

3.4 ドキュメントを閲覧したユーザーを確認する

1. ドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイルを開きます。

   注: アクティビティ ダッシュボードのデータを表示するには、ファイルの編集権限が必要です。

2. [ツール] [アクティビティ ダッシュボード] をクリックします。
3. ファイルのアクティビティに関する情報を見ることができます。次に例を示します。

   • [共有者] タブ: ファイルの共有相手が表示されます。共同編集者にメールを送信することもできます。
   • [すべての閲覧者（[組織名]）] タブ: ファイルを閲覧したことのある組織内のユーザーが表示されます。
   • [閲覧者のトレンド] タブ: 経時的な閲覧者のグラフが表示されます。

4. （省略可）閲覧履歴をアクティビティ ダッシュボードに表示しない場合は、[プライバシー設定] をクリックし、次のいずれかを行います。

   • すべてのファイルの閲覧履歴をオフにする: [アカウント設定] にある [ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。
   • 1 つのファイルの閲覧履歴をオフにする: [ドキュメント設定] にある [このドキュメントに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。

5. [保存] をクリックします。

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