與外部客戶規劃專案

課程內容

瞭解如何與機構外部的客戶溝通交流，以及有關共用及審查檔案、指派工作及完成專案的最佳做法。

事前準備

10 分鐘

 Google Workspace 帳戶：還沒有帳戶嗎？立即開始 14 天試用期。

教學課程內容

與客戶連絡 瞭解客戶需求 開始工作 完成工作

1  與客戶連絡

全部展開  |  全部收合全部收合

1.1 收集同事提供的資訊

在開始與外部客戶合作進行專案前，您可以先與貴機構中的同事聯絡，請對方協助提供外部客戶的相關資訊與角色。您可以傳送電子郵件或簡短訊息給其他人。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的 [撰寫郵件]。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 如要隱藏建議的收件者，請在對方的個人資料相片上按一下滑鼠右鍵，然後點選「隱藏建議」。
   • 如要尋找已隱藏的建議收件者，請輸入對方名稱，然後按一下「顯示隱藏的建議」。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
   • 撰寫郵件內文時，也可以在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，並加上聯絡人名稱來新增收件者。
6. 按一下郵件底部的「傳送」。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

傳送即時訊息給使用者

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示 。
3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
   • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
4. 按一下你要傳送訊息的對象。
5. 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示 。

傳送即時訊息給群組

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
5. 按一下「完成」圖示 。
6. 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示 。

1.2 與外部客戶溝通交流

傳送電子郵件或製作影片，向客戶分享貴機構或服務的相關資訊。

傳送簡介電子郵件

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的 [撰寫郵件]。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 如要隱藏建議的收件者，請在對方的個人資料相片上按一下滑鼠右鍵，然後點選「隱藏建議」。
   • 如要尋找已隱藏的建議收件者，請輸入對方名稱，然後按一下「顯示隱藏的建議」。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
   • 撰寫郵件內文時，也可以在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，並加上聯絡人名稱來新增收件者。
6. 按一下郵件底部的「傳送」。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

Create a video with Vids

1. 使用電腦開啟 Google Vids。
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

Get started with Google Vids

2  瞭解客戶需求

2.1 安排會議

您可以針對沒有 Google 帳戶的對象安排活動和視訊會議。邀請對象會收到電子郵件邀請並能進行回覆。如果使用 Google Meet，任何邀請對象都能透過點擊邀請函中的連結加入會議。即使您收到不屬於 Google 日曆的會議邀請，您還是可以回覆邀請並將會議新增到日曆中。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選用：如果你要新增邀請對象參加活動，請按一下左側的 [搜尋使用者]，然後開始輸入邀請對象的名稱。
3. 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
4. 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
5. 按一下「儲存」。

提示：如要建立時間較長的活動，請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。

2.2 加入會議

在 Google 日曆中查看排定的會議，並快速加入視訊會議。請參閱 Google Meet 一覽表。

1. 在 Google 日曆中按一下你要加入的活動。
2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]。
3. 在隨即開啟的視窗中，按一下 [立即加入]。

如要透過 Gmail 或行動裝置加入視訊會議，請參閱加入視訊會議一文中的說明。

2.3 瞭解需求

建立文件以說明客戶需求。

1. 在電腦上開啟 Google 文件、試算表、簡報、表單或 Vids 主畫面。
2. 按一下「建立」圖示 。

您也可以執行下列動作：

• 使用範本建立檔案
• 在 Google Vids 中使用範本

如果貴機構使用 Google Workspace with Gemini，Meet 可以協助您記下客戶需求。您也可以透過 Meet 錄製會議內容及製作轉錄稿。

開始使用 Google Meet

2.4 傳送後續追蹤電子郵件給客戶

在會議結束後傳送後續追蹤電子郵件，藉此彙整會議記錄與詢問其他資訊。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的 [撰寫郵件]。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 如要隱藏建議的收件者，請在對方的個人資料相片上按一下滑鼠右鍵，然後點選「隱藏建議」。
   • 如要尋找已隱藏的建議收件者，請輸入對方名稱，然後按一下「顯示隱藏的建議」。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
   • 撰寫郵件內文時，也可以在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，並加上聯絡人名稱來新增收件者。
6. 按一下郵件底部的「傳送」。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

3  開始工作

3.1 審核客戶提供的資訊

當您取得客戶提供的文件和其他檔案時，請集中保存所有相關專案資訊。將您的專案文件、圖片和其他檔案安全地保存在雲端硬碟中。系統會將任何使用者所做的變更同步到雲端，因此所有人都能看到最新版本的內容。

1. 前往雲端硬碟。
2. 依序按一下 [ 新增] [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]，然後選擇您要上傳的檔案或資料夾。
3. 按一下 [開啟]。

如果您使用最新版的 Chrome 或 Mozilla Firefox^®，就能將電腦上的檔案直接拖曳到瀏覽器中的 Google 雲端硬碟頁面。

如果您上傳的檔案與現有的檔案名稱相符，系統會將該檔案視為新版本，新增至雲端硬碟，而不會建立副本。如要查看該檔案的先前版本，請前往管理版本頁面。

當系統顯示「上傳完成」時，表示您的檔案已順利上傳，您可以透過任何瀏覽器或已安裝雲端硬碟的裝置存取這些檔案。

您也可以使用 Google 雲端硬碟中的側邊面板，讓 Gemini 為一或多個雲端硬碟檔案生成摘要。

3.2 為同事指派工作

決定要處理作業的對象後，您可以指派工作給相關人員。

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

3.3 追蹤更新及變更的內容

您可以運用條件式格式設定規則，將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說，您可以將已完成的工作上色，與尚未開始或進行中的工作清楚區分。

建立進度追蹤工具

1. 開啟試算表，然後選取要套用格式規則的資料欄。
2. 依序選取 [格式] [條件式格式設定]。
3. 設定規則。在這個範例中，您要針對狀態為「完成」、「尚未開始」或「進行中」的工作加上不同的顏色。

	在「單色」分頁的「儲存格符合以下條件時套用指定格式] 之下，選取 [文字包含]。
	在 [文字包含] 下方的方塊中輸入「完成」。
	按一下「格式設定樣式」下方的清單，選擇為背景或文字設定顏色。
	如要指定自訂文字或背景顏色，請點選「文字顏色」圖示 或「填滿顏色」圖示 。您可以視需要同時指定文字顏色和背景顏色。
	如要新增更多規則，請按一下 [新增其他規則]，並依照上述步驟操作。舉例來說，您可以將狀態為「尚未開始」的工作設定為紅色背景，並將狀態為「進行中」的工作設定為橘色背景。
	按一下 [完成]。

3.4 將交付項目儲存在共用雲端資料夾中

將專案文件、圖片和其他檔案即時且安全地保存在 Google 雲端硬碟，並與同事或客戶共用。系統會將任何使用者所做的變更同步到雲端，因此所有人都能看到最新版本的內容。

如要在共用雲端硬碟中儲存及共用檔案，請參閱開始使用共用雲端硬碟。

建立資料夾

1. 開啟雲端硬碟。
2. 依序按一下 [ 新增] [資料夾]。

與特定使用者共用檔案或資料夾

1. 選取要共用的檔案。
2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 。
3. 在「與使用者和群組共用」之下，輸入共用對象的電子郵件地址。

   注意：如果貴機構已啟用訪客共用功能，您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件。

4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限，請依序按一下右側的向下箭頭 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
5. 選擇是否要通知對方。
   • 如果想向共用對象發送通知，請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做，共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
   • 如果不想通知對方，請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
6. 按一下 [共用] 或 [傳送]。

共用檔案或資料夾連結

1. 在雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾，在上面按一下滑鼠右鍵，並選取「共用」圖示 。

   使用 Google 文件、試算表或簡報時，請按一下頂端的 [共用]。

   注意：您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作，請點選機構名稱下方的 [變更]：
   • 如要變更權限，請點選右側的向下箭頭 ，然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
   • 如要允許與機構外的人士共用連結，請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭  [公開]。

     注意：如果找不到這個選項，請與管理員聯絡。

3. 按一下 [複製連結]。
4. 按一下 [完成]。
5. 將連結貼到電子郵件、網站，或者您想共用檔案的任何地方。

3.5 傳送工作給客戶以供審核及取得意見回饋

1. 選取要共用的檔案。
2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 。
3. 在「與使用者和群組共用」之下，輸入共用對象的電子郵件地址。

   注意：如果貴機構已啟用訪客共用功能，您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件。

4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限，請依序按一下右側的向下箭頭 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
5. 選擇是否要通知對方。
   • 如果想向共用對象發送通知，請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做，共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
   • 如果不想通知對方，請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
6. 按一下 [共用] 或 [傳送]。

3.6 指定目標註解及指派工作

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

4  完成工作

4.1 與客戶安排結案會議

當所有工作都完成後，可以與客戶安排結案會議。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選用：如果你要新增邀請對象參加活動，請按一下左側的 [搜尋使用者]，然後開始輸入邀請對象的名稱。
3. 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
4. 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
5. 按一下「儲存」。

提示：如要建立時間較長的活動，請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。

4.2 加入會議

在 Google 日曆中查看排定的會議，並快速加入視訊會議。請參閱 Google Meet 一覽表。

1. 在 Google 日曆中按一下你要加入的活動。
2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]。
3. 在隨即開啟的視窗中，按一下 [立即加入]。

如要透過 Gmail 或行動裝置加入視訊會議，請參閱加入視訊會議一文中的說明。

4.3 在視訊會議中分享及展示螢幕畫面

使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。

在視訊會議中分享您的螢幕畫面，藉此展示最終版文件、簡報、試算表等內容。

1. 在 Google 雲端硬碟中，開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報檔案。
2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報，請按照下列步驟操作：
   1. 按一下右上角的 [共用]。
   2. 新增文件標題並按一下 [儲存]。
   3. 新增會議邀請對象，然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
   4. 按一下 [傳送]。
3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面：
   • 您的整個畫面
   • 單個視窗
   • 分頁
5. 按一下 [分享]。

提示：如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知)，可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來，當您分享螢幕畫面時，系統就不會顯示通知。

4.4 傳送最終版交付項目給客戶

與外部客戶共用含敏感內容的雲端硬碟檔案時，可以禁止對方下載、列印或複製檔案。您也可為檔案設定到期日，如此一來，外部合作夥伴及代理商就無法在專案結束後存取這些檔案。

如要防止檢視者和加註者列印、複製或下載您的檔案，請依照下列步驟操作：

1. 在 Google 雲端硬碟、Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
2. 選取一或多個你要設定限制的檔案。
3. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
4. 按一下頂端的「設定」圖示 。
5. 取消勾選「檢視者和加註者可以下載、列印或複製這個檔案」。

4.5 傳送後續追蹤電子郵件給客戶

在會議結束後傳送後續追蹤電子郵件，藉此彙整會議記錄與進行其他相關工作。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的 [撰寫郵件]。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 如要隱藏建議的收件者，請在對方的個人資料相片上按一下滑鼠右鍵，然後點選「隱藏建議」。
   • 如要尋找已隱藏的建議收件者，請輸入對方名稱，然後按一下「顯示隱藏的建議」。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
   • 撰寫郵件內文時，也可以在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，並加上聯絡人名稱來新增收件者。
6. 按一下郵件底部的「傳送」。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}