Planificar proyectos con clientes externos

Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo comunicarse con clientes ajenos a la organización. También prácticas recomendadas para compartir y revisar archivos, asignar tareas y finalizar proyectos.

Qué se necesita

10 minutos

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En este tutorial

Ponerse en contacto con los clientes Identificar las necesidades de los clientes Empezar a trabajar Finalizar el trabajo

1. Ponerse en contacto con los clientes

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1.1. Pedir información a los compañeros de trabajo

Antes de empezar a trabajar en un proyecto con clientes externos, ponte en contacto con compañeros de tu organización para que te ayuden a recopilar información sobre los clientes externos y sus funciones. Envíales un correo electrónico o un mensaje rápido.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

Enviar mensajes directos a personas concretas

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat .
3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
   • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Enviar mensajes directos a grupos

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje  haz clic en Enviar .
3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat   Iniciar una conversación de grupo.
4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
5. Haz clic en Listo .
6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

1.2. Comunicarse con clientes externos

Una vez que hayas determinado los clientes con los que debes ponerte en contacto, envíales un correo electrónico para presentarte.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

2. Identificar las necesidades de los clientes

2.1. Programar una reunión

Puedes programar eventos y videollamadas con personas que no tengan una cuenta de Google. Cada una de ellas recibirá una invitación por correo electrónico a la que puede responder. Con Google Meet, cualquier persona puede participar en una reunión simplemente haciendo clic en el enlace incluido en su invitación. Si recibes una solicitud de una reunión que no está en Google Calendar, también puedes responder y, después, añadir esa reunión a Calendar.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Opcional: Si quieres añadir invitados al evento, a la izquierda, haz clic en Buscar a gente y empieza a escribir los nombres de los invitados.
3. Haz clic en cualquier hora libre del calendario.
4. Escribe el título del evento y añade los detalles que quieras.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Si quieres que el evento dure más, arrastra el ratón hacia abajo mientras seleccionas la hora.

2.2. Unirse a la reunión

Consulta las reuniones que tienes programadas en Calendar y únete a las videollamadas rápidamente con la ayuda de esta hoja resumen de Google Meet.

1. En Google Calendar, haz clic en el evento al que quieras unirte.
2. Haz clic en Unirse con Google Meet.
3. En la ventana que se abrirá, haz clic en Unirse ahora. 

Puedes consultar cómo unirte a una videollamada desde Gmail o desde un dispositivo móvil en el artículo Unirse a una videollamada.

2.3. Registrar los requisitos

Crea un documento donde queden registrados los requisitos de tu cliente.

1. En un ordenador, abre la pantalla de inicio de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.
2. Haz clic en Crear .

También puedes crear un documento a partir de una plantilla.

2.4. Enviar un correo electrónico de seguimiento a los clientes

Después de una reunión, envía un correo electrónico de seguimiento en el que se resuma el contenido de la reunión y se solicite la información adicional necesaria.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

3. Empezar a trabajar

3.1. Revisar la información de los clientes

Cuando recibas documentos y otros archivos de tu cliente, guarda toda la información relacionada con el proyecto en un solo lugar. Guarda los documentos, las imágenes y otros archivos de tu proyecto de forma segura en Drive. Cualquier cambio que se haga se sincroniza en la nube, por lo que todos tienen acceso al contenido actualizado.

1. Ve a Drive.
2. Haz clic en  Nuevo Subir archivo o Subir carpeta y, a continuación, elige el archivo o la carpeta que quieras subir.
3. Haz clic en Abrir.

Si utilizas la versión más reciente de Chrome o Firefox^®, solo tienes que arrastrar los archivos directamente desde tu ordenador hasta la página de Drive abierta en el navegador.

Si subes un archivo cuyo nombre coincide con otro que ya has subido, Drive lo añadirá como una versión nueva, en lugar de crear un duplicado. Para ver la versión anterior de ese archivo, puedes gestionar las versiones.

Cuando se muestre Subida completada, los archivos se habrán subido correctamente, por lo que se podrá acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo que tenga instalado Drive.

3.2. Asignar tareas a compañeros de trabajo

Una vez que hayas decidido quién debe trabajar en cada tarea, puedes asignarlas a los colaboradores.

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

3.3. Controlar las actualizaciones y los cambios

Comprueba el progreso de las tareas de un proyecto de un solo vistazo con reglas de formato condicional. Por ejemplo, añade colores para diferenciar las tareas terminadas de las que aún no se han iniciado o están en curso.

Configurar mecanismos de registro del progreso

1. Abre Hojas de cálculo y selecciona la columna a la que quieras aplicar las reglas de formato.
2. Selecciona Formato  Formato condicional.
3. Configura las reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:

	En la pestaña Un color, en Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.
	En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.
	En Estilo de formato, haz clic en la lista para elegir si quieres aplicar color a la celda o al texto.
	Para personalizar el color del texto o del fondo, haz clic en Color del texto o Color de relleno . Si es necesario, puedes dar un color al texto y otro al fondo.
	Si quieres añadir más reglas, haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos. Por ejemplo, aplica un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas que tengan el estado En curso.
	Haz clic en Listo.

3.4. Guardar los archivos en una carpeta compartida

Almacena documentos, imágenes y otros archivos del proyecto en Drive para poder compartirlos al instante y de forma segura con tus compañeros de trabajo o clientes. Cualquier cambio que se haga en los archivos se sincroniza en la nube, por lo que todos tienen acceso al contenido actualizado.

Para almacenar y compartir archivos en una unidad compartida, consulta el artículo Empezar a utilizar unidades compartidas.

Crear una carpeta:

1. Abre Drive.
2. Haz clic en  NuevoCarpeta.

Compartir un archivo o una carpeta con personas concretas:

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir .
3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

   Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  Lector, Comentador o Editor.
5. Elige si notificar a los usuarios:
   • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
   • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Compartir enlaces a archivos o carpetas

1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir .

   En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

   Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
   • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Lector, Comentador o Editor.
   • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo Público.

     Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

3. Haz clic en Copiar enlace.
4. Haz clic en Listo.
5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

3.5. Enviar el trabajo a los clientes para que lo revisen y den su opinión

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir .
3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

   Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  Lector, Comentador o Editor.
5. Elige si notificar a los usuarios:
   • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
   • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

3.6. Mencionar a personas concretas en los comentarios y asignar tareas

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

4. Finalizar el trabajo

4.1. Programar una reunión final con los clientes

Cuando se hayan completado todas las tareas, programa una reunión final con tus clientes.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Opcional: Si quieres añadir invitados al evento, a la izquierda, haz clic en Buscar a gente y empieza a escribir los nombres de los invitados.
3. Haz clic en cualquier hora libre del calendario.
4. Escribe el título del evento y añade los detalles que quieras.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Si quieres que el evento dure más, arrastra el ratón hacia abajo mientras seleccionas la hora.

4.2. Unirse a la reunión

Consulta las reuniones que tienes programadas en Calendar y únete a las videollamadas rápidamente con la ayuda de esta hoja resumen de Google Meet.

1. En Google Calendar, haz clic en el evento al que quieras unirte.
2. Haz clic en Unirse con Google Meet.
3. En la ventana que se abrirá, haz clic en Unirse ahora. 

Puedes consultar cómo unirte a una videollamada desde Gmail o desde un dispositivo móvil en el artículo Unirse a una videollamada.

4.3. Compartir contenido y mostrar la pantalla en videollamadas

Los organizadores de reuniones que utilizan Google Workspace for Education pueden impedir que los participantes compartan su pantalla. 

En la videollamada, puedes compartir tu pantalla para mostrar presentaciones, hojas de cálculo y documentos definitivos, entre otros archivos.

1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
   1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
   2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
   3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
   4. Haz clic en Enviar.
3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
4. Haz clic en Presentar ahora y selecciona el contenido que quieres compartir:
   • Toda tu pantalla
   • Una ventana
   • Una pestaña
5. Haz clic en Compartir.

Consejo: Si no utilizas el navegador Chrome (que oculta automáticamente las notificaciones emergentes), silencia o desactiva las notificaciones para que no aparezcan mientras estás presentando.

4.4. Entregar los archivos definitivos a los clientes

Cuando estés compartiendo archivos sensibles de Drive con clientes externos, puedes impedir que los descarguen, impriman o copien. También puedes fijar una fecha de vencimiento de los archivos para que los colaboradores y las agencias externos no puedan acceder a ellos una vez finalizado un proyecto.

Para impedir que los lectores y comentadores impriman, copien o descarguen tu archivo:

1. Busca el archivo o la carpeta en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
2. Selecciona uno o más archivos cuyos permisos quieras limitar.
3. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
4. En la parte superior, haz clic en Configuración .
5. Desmarca la opción Los lectores y comentadores pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar.

4.5. Enviar un correo electrónico de seguimiento a los clientes

Después de la reunión, envía un correo electrónico de seguimiento para resumir las notas de la reunión y cualquier tarea adicional.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

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