Planifier un projet avec des clients externes

Points abordés

Comment communiquer avec des clients externes à votre organisation Bonnes pratiques à suivre pour partager et examiner des fichiers, attribuer des tâches et finaliser un projet

Voici ce dont vous avez besoin

10 minutes

 Compte Google Workspace — Vous n'en avez pas ? Démarrez dès aujourd'hui votre essai de 14 jours.

Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes

1 Contacter les clients 2 Comprendre les demandes des clients 3 Commencer le travail 4 Finaliser le projet

1 Contacter les clients

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1.1 Collecter des informations auprès de collaborateurs

Avant de commencer à travailler sur un projet avec des clients externes, contactez les membres de votre organisation susceptibles de vous renseigner sur ces clients et leurs rôles. Envoyez-leur un e-mail ou un simple message.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

Envoyer un message privé à une personne :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
   • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
4. Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
5. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Envoyer un message privé à un groupe :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message  cliquez sur Envoyer .
3. Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion   Démarrer une conversation de groupe.
4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
5. Cliquez sur OK .
6. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

1.2 Communiquer avec les clients externes

Une fois que vous avez dressé la liste des clients à contacter, envoyez-leur un e-mail de présentation.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

2 Comprendre les demandes des clients

2.1 Planifier une réunion

Vous pouvez planifier des événements et des visioconférences avec des personnes qui n'ont pas de compte Google. Les contacts concernés reçoivent une invitation par e-mail et peuvent y répondre. Grâce à Google Meet, les invités peuvent rejoindre votre réunion en cliquant sur le lien fourni dans leur invitation. Vous avez également la possibilité de répondre à des invitations non issues de Google Agenda et d'ajouter la réunion correspondante à Agenda.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

2.2 Participer à la réunion

Dans Agenda, affichez votre réunion planifiée et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Google Meet.

1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion. 

Pour participer à une visioconférence depuis Gmail ou un appareil mobile, consultez Participer à une visioconférence.

2.3 Dresser la liste des besoins

Créez un document récapitulant les besoins de votre client.

1. Ouvrez l'écran d'accueil de Google Docs, Sheets, Slides ou Forms sur un ordinateur.
2. Cliquez sur Créer .

Vous pouvez également créer un document à partir d'un modèle.

2.4 Envoyer un e-mail de suivi aux clients

Après la réunion, envoyez aux clients un e-mail récapitulant les notes de réunion et demandez-leur de les compléter le cas échéant.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

3 Commencer le travail

3.1 Parcourir les informations fournies par les clients

Conservez toutes les informations relatives au projet telles que les documents et autres fichiers reçus de votre client, au même endroit. Stockez les documents, images et autres fichiers de votre projet en toute sécurité dans Drive. Toutes les modifications apportées sont synchronisées dans le cloud pour que chacun accède à des contenus à jour.

1. Accédez à Drive.
2. Cliquez sur  Nouveau  Importer un fichier ou Importer un dossier, puis sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez importer.
3. Cliquez sur Ouvrir.

Si vous utilisez la dernière version de Chrome ou de Firefox^®, il vous suffit de faire glisser les fichiers directement de votre ordinateur vers la page Drive de votre navigateur.

Si vous importez un fichier portant le même nom qu'un fichier existant, Drive l'ajoute en tant que nouvelle version au lieu de créer un doublon. Pour afficher la version précédente de ce fichier, vous pouvez cliquer sur Gérer les versions.

Lorsque le message Importation terminée s'affiche, cela signifie que vos fichiers ont bien été importés. Vous pouvez alors y accéder depuis n'importe quels navigateur ou appareil sur lequel Drive est installé.

3.2 Attribuer des tâches aux collaborateurs

Une fois que vous avez décidé quels collaborateurs doivent accomplir la mission, vous pouvez leur attribuer des tâches.

1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
2. Cliquez sur Ajouter un commentaire .
3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

3.3 Suivre les mises à jour et modifications

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées, par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

Pour définir des indices de progression, procédez comme suit :

1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
2. Sélectionnez Format  Mise en forme conditionnelle.
3. Définissez des règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :

	Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.
	Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.
	Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.
	Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte  ou Couleur de remplissage . Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.
	Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge à l'état Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange à l'état En cours.
	Cliquez sur OK.

3.4 Enregistrer des livrables dans un dossier partagé

Stockez les documents, images et autres fichiers du projet dans Drive, et partagez-les instantanément avec vos collaborateurs ou vos clients en toute sécurité. Toutes les modifications apportées aux fichiers sont synchronisées dans le cloud pour que chacun accède à des contenus à jour.

Pour découvrir comment stocker et partager des fichiers dans un Drive partagé, consultez Premiers pas avec les Drive partagés.

Pour créer un dossier :

1. Ouvrez Drive.
2. Cliquez sur  Nouveau Dossier.

Pour partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

   Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
   • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
   • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager .

   Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager en haut de la page.

   Remarque : Vous ne pouvez partager que les fichiers dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier.

2. (Facultatif) Pour définir les actions autorisées lorsque vous partagez votre fichier, cliquez sur Modifier :
   • Pour modifier l'autorisation, cliquez sur la flèche vers le bas   à droite et sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
   • Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, à côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas Public.

     Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

3. Cliquez sur Copier le lien.
4. Cliquez sur OK.
5. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'emplacement où vous souhaitez le partager.

3.5 Envoyer des travaux aux clients pour examen et avis

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

   Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
   • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
   • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

3.6 Cibler des commentaires et attribuer des tâches

1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
2. Cliquez sur Ajouter un commentaire .
3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

4 Finaliser le projet

4.1 Planifier une réunion finale avec les clients

Une fois que toutes les missions ont été accomplies, planifiez une réunion finale avec vos clients.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

4.2 Participer à la réunion

Dans Agenda, affichez votre réunion planifiée et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Google Meet.

1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion. 

Pour participer à une visioconférence depuis Gmail ou un appareil mobile, consultez Participer à une visioconférence.

4.3 Présenter ou partager un document lors d'une visioconférence

Les organisateurs de réunions avec Google Workspace for Education peuvent empêcher les participants de partager leur écran.

Pendant la visioconférence, partagez votre écran pour présenter la version finale des documents, présentations, feuilles de calcul et bien d'autres éléments.

1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
   1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
   2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
   3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
   4. Cliquez sur Envoyer.
3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
   • L'intégralité de votre écran
   • Une fenêtre
   • Un onglet
5. Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.

4.4 Envoyer la version finale des livrables aux clients

Quand vous partagez des fichiers Drive sensibles avec des clients externes, vous pouvez interdire leur téléchargement, leur impression ou leur copie. Vous pouvez également définir une date d'expiration pour que les partenaires et les agences externes ne puissent plus accéder aux fichiers une fois le projet terminé.

Pour empêcher les lecteurs et les commentateurs d'imprimer, de copier ou de télécharger votre fichier :

1. Recherchez le fichier ou le dossier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
2. Sélectionnez le ou les fichiers dont vous souhaitez restreindre le partage.
3. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
4. En haut, cliquez sur "Paramètres" .
5. Décochez la case Les lecteurs et les commentateurs peuvent voir apparaître l'option permettant de télécharger, d'imprimer et de copier du contenu.

4.5 Envoyer un e-mail de suivi aux clients

Après la réunion, envoyez un e-mail de suivi comprenant un résumé des notes de réunion et les éventuelles tâches supplémentaires.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

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