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Planifier un projet avec des clients externes

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" "1 Contacter les clients

1.1 Collecter des informations auprès de collaborateurs

Avant de commencer à travailler sur un projet avec des clients externes, contactez les membres de votre organisation susceptibles de vous renseigner sur ces clients et leurs rôles. Envoyez-leur un e-mail ou un simple message.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus


Pour envoyer un message privé à un utilisateur :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Si le nom ne se trouve pas déjà sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion "".
  3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
    • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
  4. Cliquez sur la personne à laquelle vous souhaitez envoyer un message.
  5. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".


Envoyer un message privé à un groupe :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe existante, saisissez un message puis cliquez sur Envoyer "".
  3. Si la conversation ne se trouve pas sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion ""puis Démarrer une conversation de groupe.
  4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
  5. Cliquez sur OK "".
  6. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".

Envoyer un message à un groupe

1.2 Communiquer avec les clients externes

Une fois que vous avez dressé la liste des clients à contacter, envoyez-leur un e-mail de présentation.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

" "2 Comprendre les demandes des clients

2.1 Planifier une réunion

Vous pouvez planifier des événements et des visioconférences avec des personnes qui n'ont pas de compte Google. Les contacts concernés reçoivent une invitation par e-mail et peuvent y répondre. Grâce à Google Meet, les invités peuvent rejoindre votre réunion en cliquant sur le lien fourni dans leur invitation. Vous avez également la possibilité de répondre à des invitations non issues de Google Agenda et d'ajouter la réunion correspondante à Agenda.

  1. Dans Agenda, choisissez une option :
    • Cliquez sur un créneau horaire disponible dans la grille de l'agenda.
    • Cliquez sur Plus Créer.
  2. Sélectionnez Événement.
2.2 Participer à la réunion

Dans Agenda, affichez votre réunion planifiée et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Google Meet.

  1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
  2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion

Rejoindre Google Meet

Pour participer à une visioconférence depuis Gmail ou un appareil mobile, consultez Participer à une visioconférence.
2.3 Dresser la liste des besoins

Créez un document récapitulant les besoins de votre client.

Choisissez une option :

  • Dans Docs, cliquez sur Créer "".
  • Dans Drive, cliquez sur Nouveau, puis à côté de Google Docs, pointez sur la flèche vers la droite "" et cliquez sur Document vierge ou À partir d'un modèle.
Créer des documents
2.4 Envoyer un e-mail de suivi aux clients

Après la réunion, envoyez aux clients un e-mail récapitulant les notes de réunion et demandez-leur de les compléter le cas échéant.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

" "3 Commencer le travail

3.1 Parcourir les informations fournies par les clients

Conservez toutes les informations relatives au projet telles que les documents et autres fichiers reçus de votre client, au même endroit. Stockez les documents, images et autres fichiers de votre projet en toute sécurité dans Drive. Toutes les modifications apportées sont synchronisées dans le cloud pour que chacun accède à des contenus à jour.

  1. Accédez à Drive.
  2. Cliquez sur Plus Nouveau puis Importer un fichier ou Importer un dossier, puis sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez importer.
  3. Cliquez sur Ouvrir.

Si vous utilisez la dernière version de Chrome ou de Firefox®, il vous suffit de faire glisser les fichiers directement de votre ordinateur vers la page Drive de votre navigateur.

Si vous importez un fichier portant le même nom qu'un fichier existant, Drive l'ajoute en tant que nouvelle version au lieu de créer un doublon. Pour afficher la version précédente de ce fichier, vous pouvez cliquer sur Gérer les versions.

Lorsque le message Importation terminée s'affiche, cela signifie que vos fichiers ont bien été importés. Vous pouvez alors y accéder depuis n'importe quels navigateur ou appareil sur lequel Drive est installé.

Importer des fichiers dans Drive

3.2 Attribuer des tâches aux collaborateurs

Une fois que vous avez décidé quels collaborateurs doivent accomplir la mission, vous pouvez leur attribuer des tâches.

  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire "".
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d

3.3 Suivre les mises à jour et modifications

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées, par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

Pour définir des indices de progression, procédez comme suit :

  1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
  2. Sélectionnez Format puis Mise en forme conditionnelle.
  3. Définissez des règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :
A Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.
B Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.
C Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.
D Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte "" ou Couleur de remplissage "". Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.
E Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge à l'état Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange à l'état En cours.
F Cliquez sur OK.

Dans le menu, sous "Format", rechercher les règles de mise en forme conditionnelle

3.4 Enregistrer des livrables dans un dossier partagé

Stockez les documents, images et autres fichiers du projet dans Drive, et partagez-les instantanément avec vos collaborateurs ou vos clients en toute sécurité. Toutes les modifications apportées aux fichiers sont synchronisées dans le cloud pour que chacun accède à des contenus à jour.

Pour découvrir comment stocker et partager des fichiers dans un Drive partagé, consultez Premiers pas avec les Drive partagés.

Pour créer un dossier :

  1. Ouvrez Drive.
  2. Cliquez sur Plus Nouveau puisDossier.


Pour partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager "".
  3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

    Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

  4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisLecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.


Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

  1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager Partager.

    Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager en haut de la page.

    Remarque : Vous ne pouvez partager que les fichiers dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier.

  2. (Facultatif) Pour définir les actions autorisées lorsque vous partagez votre fichier, cliquez sur Modifier :
    • Pour modifier l'autorisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""  à droite et sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
    • Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, à côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisPublic.

      Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

  3. Cliquez sur Copier le lien.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'emplacement où vous souhaitez le partager.

Partager des fichiers dans Drive

3.5 Envoyer des travaux aux clients pour examen et avis
  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager "".
  3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

    Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

  4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisLecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Partager des fichiers dans Drive

3.6 Cibler des commentaires et attribuer des tâches
  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire "".
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d

" "4 Finaliser le projet

4.1 Planifier une réunion finale avec les clients

Une fois que toutes les missions ont été accomplies, planifiez une réunion finale avec vos clients.

  1. Dans Agenda, choisissez une option :
    • Cliquez sur un créneau horaire disponible dans la grille de l'agenda.
    • Cliquez sur Plus Créer.
  2. Sélectionnez Événement.
4.2 Participer à la réunion

Dans Agenda, affichez votre réunion planifiée et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Google Meet.

  1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
  2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion
Rejoindre Google Meet

Pour participer à une visioconférence depuis Gmail ou un appareil mobile, consultez Participer à une visioconférence.

4.3 Présenter ou partager un document lors d'une visioconférence

Les organisateurs de réunions avec Google Workspace for Education peuvent empêcher les participants de partager leur écran.

Pendant la visioconférence, partagez votre écran pour présenter la version finale des documents, présentations, feuilles de calcul et bien d'autres éléments.

  1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
  2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
    1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
    2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
    3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
    4. Cliquez sur Envoyer.
  3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
  4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
    • Un onglet
  5. Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.

Présenter l

4.4 Envoyer la version finale des livrables aux clients

Quand vous partagez des fichiers Drive sensibles avec des clients externes, vous pouvez interdire leur téléchargement, leur impression ou leur copie. Vous pouvez également définir une date d'expiration pour que les partenaires et les agences externes ne puissent plus accéder aux fichiers une fois le projet terminé.

Pour empêcher les lecteurs et les commentateurs d'imprimer, de copier ou de télécharger votre fichier, suivez la procédure ci-dessous :

  1. Ouvrez l'écran d'accueil de Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers que vous souhaitez limiter.
  3. Cliquez sur Partager ou sur Partager Share.
  4. En haut, cliquez sur Paramètres Paramètres.
  5. Décochez la case Les lecteurs et les commentateurs peuvent voir apparaître l'option permettant de télécharger, d'imprimer et de copier du contenu.
  6. Cliquez sur Enregistrer puis OK.
Partager des fichiers dans Drive
4.5 Envoyer un e-mail de suivi aux clients

Après la réunion, envoyez un e-mail de suivi comprenant un résumé des notes de réunion et les éventuelles tâches supplémentaires.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

 

 


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