تخطيط مشروع مع عملاء خارجيين

ما الذي ستتعلمه

كيفية التواصل مع العملاء خارج مؤسستك. وكذلك أفضل الممارسات لمشاركة الملفات ومراجعتها، وإسناد المهام، وإنهاء المشروع.

المتطلبات

10 دقائق

 حساب Google Workspace—ألا تمتلك حسابًا؟ ابدأ اليوم فترة تجريبية لمدة 14 يومًا.

في هذا البرنامج التعليمي

التواصل مع العملاء فهم طلبات العملاء بدء العمل إنهاء العمل

1  التواصل مع العملاء

توسيع الكل  |  تصغير الكلتصغير الكل

1.1 جمع المعلومات من زملاء العمل

قبل البدء في العمل على مشروع مع عملاء خارجيين، يمكنك التواصل مع زملاء العمل في مؤسستك الذين يمكنهم المساعدة في تقديم معلومات عن العملاء الخارجيين وأدوارهم. يمكنك إرسال رسالة إلكترونية أو رسالة سريعة إلى مستخدم.

1. على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء .
3. في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
   • في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
   • عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
4. أضف موضوعًا.
5. اكتب رسالتك.
6. في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.

معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:. 

إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:

1. انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
2. إذا لم يكن الاسم ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة .
3. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
   • لإرسال رسالة شخصية إلى مستخدم من خارج مؤسستك، أدخِل عنوان بريده الإلكتروني.
4. اختَر المستخدم الذي تريد مراسلته.
5. أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال .

إرسال رسالة مباشرة إلى مجموعة:

1. انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
2. ضمن "محادثة"، انقر على محادثة جماعية حالية، وأدخِل رسالة وانقر على رمز الإرسال .
3. إذا لم تكن المحادثة الجماعية ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة بدء محادثة جماعية.
4. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
5. انقر على رمز الإتمام .
6. أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال .

1.2 التواصل مع العملاء الخارجيين

بعد اختيار العملاء الذين عليك التواصل معهم، يمكنك إرسال رسالة إلكترونية تقديمية.

1. على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء .
3. في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
   • في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
   • عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
4. أضف موضوعًا.
5. اكتب رسالتك.
6. في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.

معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:. 

2  فهم طلبات العملاء

2.1 تحديد موعد اجتماع

يمكنك تحديد موعد اجتماعات الفيديو والأحداث مع المستخدمين الذين ليس لديهم حسابات Google. سيتلقّى المدعوون دعوة بالبريد الإلكتروني ويمكنهم الرد عليها. باستخدام Google Meet، يمكن لأي مدعو الانضمام إلى اجتماعك من خلال النقر على الرابط الوارد في الدعوة. في حال تلقّيت طلب اجتماع غير متوفّر في "تقويم Google"، يمكنك الرد وبعد ذلك إضافة الاجتماع إلى "تقويم Google".

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. اختياري: إذا أردت إضافة مدعوّين إلى الحدث، انقر في الجزء الأيمن من الشاشة على البحث عن مستخدمين وابدأ بكتابة أسماء المدعوّين.
3. انقر على أي وقت في التقويم لا يحتوي على أي أحداث مُجدوَلة.
4. أضِف عنوانًا إلى الحدث وأي تفاصيل عنه.
5. انقر على حفظ.

معلومة: لإنشاء حدث أطول، اسحب الماوس إلى أسفل الصفحة أثناء اختيار الوقت.

2.2 الانضمام إلى الاجتماع

يمكنك الاطِّلاع على الاجتماع الذي تم تحديد موعده في "تقويم Google" والانضمام سريعًا إلى اجتماع الفيديو. استخدِم ورقة الملاحظات الموجزة هذه بشأن Google Meet.

1. في تقويم Google، انقر على الحدث الذي تريد الانضمام إليه.
2. انقر على الانضمام عبر Google Meet.
3. في النافذة التي تظهر لك، انقر على الانضمام الآن. 

للانضمام إلى اجتماع فيديو من Gmail أو من أحد الأجهزة الجوّالة، يُرجى الاطِّلاع على الانضمام إلى اجتماع فيديو.

2.3 تحديد المتطلبات

يمكنك إنشاء مستند لتحديد المتطلبات من العميل.

1. على الكمبيوتر، افتَح الشاشة الرئيسية في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google أو نماذج Google.
2. انقر على رمز الإنشاء .

يمكنك أيضًا إنشاء مستند من نموذج.

2.4 إرسال رسالة إلكترونية إلى العملاء للمتابعة

بعد الاجتماع، يمكنك إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة لتلخيص ملاحظات الاجتماع وأي مهام إضافية.

1. على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء .
3. في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
   • في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
   • عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
4. أضف موضوعًا.
5. اكتب رسالتك.
6. في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.

معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:. 

3  بدء العمل

3.1 مراجعة المعلومات من العملاء

عندما تستلم مستندات وملفات أخرى من العميل، يمكنك الاحتفاظ بجميع معلومات المشاريع ذات الصلة في مكان واحد. يمكنك تخزين مستندات المشروع والصور والملفات الأخرى بأمان في Drive. تتم مزامنة أي تغييرات يجريها المستخدمون مع السحابة الإلكترونية حتى يتمكن جميع المستخدمين من الاطِّلاع على أحدث محتوى.

1. انتقِل إلى Drive.
2. انقر على  جديدتحميل ملف أو تحميل مجلد، ثم اختَر الملف أو المجلد الذي تريد تحميله.
3. انقر على فتح.

في حال كنت تستخدم أحدث إصدار من Chrome أو ^®Firefox، يمكنك ببساطة سحب الملفات مباشرةً من جهاز الكمبيوتر إلى صفحة Google Drive على متصفِّحك.

في حال حمّلت ملفًا يتطابق مع اسم ملف حالي، سيضيفه تطبيق Google Drive كنسخة جديدة، بدلاً من إنشاء نسخة طبق الأصل. للاطّلاع على الإصدار السابق من هذا الملف، يمكنك إدارة الإصدارات.

عند ظهور رسالة اكتمل التحميل، يكون قد تم تحميل ملفاتك بنجاح ويمكن الوصول إليها من أي متصفِّح أو جهاز مثبَّت عليه Drive.

3.2 توزيع المهام على زملاء العمل

بعد اختيار الأفراد المطلوب منهم تنفيذ المهمة، يمكنك توزيع المهام على الجهات المعنية.

1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
2. انقر على رمز إضافة تعليق .
3. أدخِل التعليق في المربع.
4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

3.3 تتبُّع التحديثات والتغييرات

تتيح لك قواعد التنسيق الشرطي الاطلاع بسرعة على مراحل تنفيذ المهام في مشروعك. مثلاً، يمكنك إضافة ألوان لتمييز المهام المكتملة عن المهام التي لم يتم البدء فيها أو التي لا تزال قيد التقدم.

إعداد برامج تتبع التقدم:

1. افتح جداول البيانات واختَر العمود الذي تريد تطبيق قواعد التنسيق عليه.
2. اختَر تنسيقتنسيق شرطي.
3. عليك إعداد القواعد. مثلاً، يمكنك تحديد لون مختلف للمهام التي "اكتملت"، أو "لم يتم البدء"، أو "قيد التقدم":

	في علامة التبويب اللون الفردي ضمن تنسيق الخلايا في حال، اختَر احتواء النص.
	في المربع ضمن احتواء النص، اكتب كامل.
	ضمن نمط التنسيق، انقر على القائمة لاختيار ما إذا كنت تريد تلوين الخلفية أو النص.
	لتحديد نص مخصّص أو لون خلفية، انقر على "لون النص" أو "لون التعبئة" . ويمكنك تحديد لون للنص ولون للخلفية إذا لزم الأمر.
	في حال كنت تريد إضافة المزيد من القواعد، انقر على إضافة قاعدة أخرى واتّبع الخطوات نفسها. مثلاً، يمكنك تحديد خلفية ذات لون أحمر إلى المهام التي لم يتم البدء وخلفية ذات لون برتقالي إلى مهام قيد التنفيذ.
	انقر على تم.

3.4 حفظ عناصر التسليم في مجلد مشترك

يمكنك تخزين مستندات المشروع والصور والملفات الأخرى في Drive، ثم مشاركتها على الفور (وبأمان) مع زملاء العمل أو العملاء. تتم مزامنة أي تغييرات تم إجراؤها على الملفات مع السحابة الإلكترونية حتى يتمكن جميع المستخدمين من الاطَّلاع على أحدث محتوى.

لتخزين الملفات ومشاركتها في مساحة Google Drive المشتركة، يُرجى الاطِّلاع على البدء في استخدام مساحة Google Drive المشتركة.

إنشاء مجلد:

1. افتَح Drive.
2. انقر على  جديدمجلد.

مشاركة ملف أو مجلد مع مستخدمين محددين:

1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
3. ضمن المشاركة مع المستخدمين والمجموعات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه.

   ملاحظة: في حال تفعيل مشاركة الزائرين لمؤسستك، يمكنك دعوة مستخدم لا يمتلك حسابًا على Google للتعاون في العمل على ملفاتك ومجلداتك على Google Drive. راجع مشاركة المستندات مع الزوّار.

4. لتغيير الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها على ملفك، على يسار الصفحة، انقر على السهم المتجه للأسفل مُشاهد أو معلِّق أو محرِّر.
5. اختَر إشعار المستخدمين:
   • إذا كنت تريد إشعار المستخدمين بمشاركتك لملف معهم ، ضَع علامة في المربّع إشعار المستخدمين. في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخله في الرسالة الإلكترونية.
   • إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، أزِل العلامة من المربّع إشعار المستخدمين.
6. انقر على مشاركة أو إرسال.

مشاركة رابط ينقل إلى ملف أو مجلد:

1. في Drive، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد الذي تريد مشاركته واختَر "مشاركة" .

   في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، انقر على مشاركة أعلى الصفحة.

   ملاحظة: لا يمكنك مشاركة سوى الملفات التي تمتلكها أو لديك الإذن بتعديل محتواها.

2. (اختياري) لتحديد ما يمكن للمستخدمين تنفيذه على ملفك عند مشاركته، ضمن اسم مؤسستك، انقر على تغيير:
   • لتغيير الإذن، انقر على السهم المتّجه للأسفل  واختَر مُشاهد أو معلِّق أو محرر.
   • للسماح بمشاركة الرابط خارج مؤسستك، بجانب اسم مؤسستك، انقر على السهم المتّجه للأسفل علني.

     ملاحظة: في حال لم يظهر لك هذا الخيار، يُرجى التواصل مع المشرف.

3. انقر على نسخ الرابط.
4. انقر على تم.
5. الصق الرابط في رسالة إلكترونية أو موقع إلكتروني أو أي مكان تريد مشاركته فيه.

3.5 إرسال الأعمال إلى العملاء لمراجعتها والتعليق عليها

1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
3. ضمن المشاركة مع المستخدمين والمجموعات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه.

   ملاحظة: في حال تفعيل مشاركة الزائرين لمؤسستك، يمكنك دعوة مستخدم لا يمتلك حسابًا على Google للتعاون في العمل على ملفاتك ومجلداتك على Google Drive. راجع مشاركة المستندات مع الزوّار.

4. لتغيير الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها على ملفك، على يسار الصفحة، انقر على السهم المتجه للأسفل مُشاهد أو معلِّق أو محرِّر.
5. اختَر إشعار المستخدمين:
   • إذا كنت تريد إشعار المستخدمين بمشاركتك لملف معهم ، ضَع علامة في المربّع إشعار المستخدمين. في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخله في الرسالة الإلكترونية.
   • إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، أزِل العلامة من المربّع إشعار المستخدمين.
6. انقر على مشاركة أو إرسال.

3.6 استهداف التعليقات وتوزيع المهام

1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
2. انقر على رمز إضافة تعليق .
3. أدخِل التعليق في المربع.
4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

4  إنهاء العمل

4-1 تحديد موعد اجتماع نهائي مع العملاء

عند اكتمال جميع المهام، يمكنك تحديد موعد اجتماع نهائي مع عملائك.

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. اختياري: إذا أردت إضافة مدعوّين إلى الحدث، انقر في الجزء الأيمن من الشاشة على البحث عن مستخدمين وابدأ بكتابة أسماء المدعوّين.
3. انقر على أي وقت في التقويم لا يحتوي على أي أحداث مُجدوَلة.
4. أضِف عنوانًا إلى الحدث وأي تفاصيل عنه.
5. انقر على حفظ.

معلومة: لإنشاء حدث أطول، اسحب الماوس إلى أسفل الصفحة أثناء اختيار الوقت.

4.2 الانضمام إلى الاجتماع

يمكنك الاطِّلاع على الاجتماع الذي تم تحديد موعده في "تقويم Google" والانضمام سريعًا إلى اجتماع الفيديو. استخدِم ورقة الملاحظات الموجزة هذه بشأن Google Meet.

1. في تقويم Google، انقر على الحدث الذي تريد الانضمام إليه.
2. انقر على الانضمام عبر Google Meet.
3. في النافذة التي تظهر لك، انقر على الانضمام الآن. 

للانضمام إلى اجتماع فيديو من Gmail أو من أحد الأجهزة الجوّالة، يُرجى الاطِّلاع على الانضمام إلى اجتماع فيديو.

4.3 المشاركة وتقديم العروض أثناء اجتماع فيديو

قد يؤدي اجتماع المنظّمين من خلال Google Workspace for Education إلى منع المشاركين من مشاركة شاشتهم. 

في اجتماع الفيديو، يمكنك مشاركة شاشتك لعرض النسخ النهائية من المستندات والعروض التقديمية وجداول البيانات وغير ذلك.

1. في Google Drive، افتح ملف مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google الذي تريد مشاركته أو عرضه.
2. (اختياري) لتعديل مستند أو جدول بيانات أو عرض تقديمي بشكل متزامن مع المدعوّين:
   1. في أعلى يسار الصفحة، انقر على مشاركة.
   2. أضِف عنوانًا للمستند وانقر على حفظ.
   3. أضِف المدعوين إلى الاجتماع وامنح الجميع إذن وصول محرِّر.
   4. انقر على إرسال.
3. افتح Google Meet وانضم إلى الاجتماع.
4. انقر على مشاركة العرض الآن واختَر ما تريد مشاركته:
   • شاشتك بأكملها
   • نافذة
   • علامة تبويب
5. انقر على مشاركة.

ملاحظة: إذا كنت لا تستخدم متصفِّح Chrome (الذي يُخفي الإشعارات المنبثقة بشكل تلقائي)، يرجى إيقاف الإشعارات أو كتم صوتها لعدم عرضها أثناء مشاركة العرض.

4.4 إرسال عناصر التسليم النهائية للعملاء

عند مشاركة ملفات Google Drive مع عملاء خارجيين، يمكنك منع المستخدمين من تنزيلها أو طباعتها أو نسخها. يمكنك أيضًا تحديد تاريخ انتهاء الصلاحية للملفات حتى لا يتمكن الشركاء والهيئات الخارجية من الوصول إليها بعد انتهاء المشروع.

لمنع المشاهدين والمعلقين من طباعة الملف أو نسخه أو تنزيله:

1. اعثر على الملف أو المجلد في Google Drive أو مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google.
2. اختَر ملفًا واحدًا أو أكثر تريد فرض قيود عليه.
3. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
4. في أعلى الصفحة، انقر على رمز الإعدادات .
5. أزِل العلامة من المربّع تظهر للمشاهدين والمعلقين خيارات التنزيل والطباعة والنسخ.

4.5 إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة إلى العملاء

بعد الاجتماع، يمكنك إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة تتضمن ملخصًا لملاحظات الاجتماع وأي مهام إضافية.

1. على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء .
3. في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
   • في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
   • عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
4. أضف موضوعًا.
5. اكتب رسالتك.
6. في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.

معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:. 

_{Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.}