เคล็ดลับ 10 ข้อในการใช้ Google Workspace เพื่อทำงานกับทีมที่อยู่ต่างสถานที่กัน

หากต้องการใช้แอป Google ในที่ทำงานหรือโรงเรียนให้ได้ประโยชน์ยิ่งขึ้น  ลงชื่อสมัครเพื่อทดลองใช้ Google Workspace ฟรี

1

สื่อสารได้ง่ายขึ้นโดยใช้รายชื่ออีเมลของทีม หากต้องแชร์ข้อมูลเดียวกันให้สมาชิกในทีมจากทั่วโลกได้รับทราบ เพียงสร้างอีเมลแบบกลุ่มของทีมใน Google Groups จากนั้นก็ใช้อีเมลของกลุ่มในการส่งและแชร์ข้อมูลต่างๆ (เช่น ปฏิทินของทีมและเอกสารในไดรฟ์) ให้กับทุกคนพร้อมกันแทนการส่งอีเมลเป็นรายบุคคล ดูวิธีการ Groups ไดรฟ์ที่แชร์ ปฏิทิน

2

จัดระเบียบด้วยปฏิทินของทีม หากสมาชิกในทีมกระจายอยู่ในหลายประเทศและทำงานในเขตเวลาต่างกัน การกำหนดวันที่ประชุมที่สะดวกสำหรับทุกคนจึงค่อนข้างยาก เพียงใช้ Google ปฏิทิน คุณจะเห็นกำหนดการในปฏิทินของสมาชิกในทีมทุกคนได้พร้อมกันในคราวเดียว ซึ่งจะช่วยให้ทราบได้ว่าทุกคนจะว่างตรงกันเมื่อใด และคุณยังสร้างปฏิทินของทีมได้อีกหลายอย่าง เพื่อใช้ในการติดตามการประชุม การฝึกอบรม การลางาน และอื่นๆ อีกมากมาย เมื่อทราบว่าแต่ละคนพร้อมในเวลาใด คุณก็วางกำหนดการประชุมหรือกิจกรรมของทีมได้อย่างง่ายดาย ดูวิธีการ ปฏิทิน

3

เพิ่มศักยภาพให้สมาชิกทีมด้วยห้องประชุมสำหรับโครงการหรือทีม กระตุ้นให้สมาชิกในทีมที่อยู่ต่างสถานที่กันเชื่อมต่อถึงกันได้โดยสร้างห้องแชทใน Google Chat หรือ Chat ใน Gmail ทุกคนจึงสร้างเครือข่ายร่วมกัน แชร์แนวคิดของโครงการ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และสร้างความสามัคคีระหว่างสมาชิกให้มากขึ้นได้ ดูวิธีการ Google Chat Gmail

4

เก็บ แชร์ และเข้าถึงข้อมูลของทีมได้จากทุกที่ทั่วโลก วิธีง่ายๆ ในการจัดเก็บและแชร์ทรัพยากรของทีมอย่างปลอดภัย เพียงบันทึกไฟล์ทั้งหมดของทีมไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันใน Google ไดรฟ์หรือไดรฟ์ที่แชร์ จากนั้นก็ใช้งานร่วมกันได้ทันที เมื่อมีผู้แก้ไขไฟล์ ไดรฟ์จะแสดงการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ให้เห็น สมาชิกในทีมจะเข้าถึงไฟล์ล่าสุดได้อย่างปลอดภัยทุกเมื่อ ไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด ดูวิธีการ ไดรฟ์ ไดรฟ์ที่แชร์ ดูการเปลี่ยนแปลงในไฟล์

5

ประสานงานในแผนและกำหนดการของโครงการ การติดตามโครงการและกำหนดการของทีมอาจทำได้ยาก โดยเฉพาะหากมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาหรือมีงานเพิ่มเติมในช่วงสุดท้ายก่อนปิดโครงการ เราขอแนะนำให้เตรียมความพร้อมโดยจัดระเบียบงานของทีมและติดตามการทำตามแผนงานของโครงการแบบไดนามิกใน Google ชีต สมาชิกในทีมทุกคนจะอัปเดตความคืบหน้าของตนได้แบบเรียลไทม์ โดยที่คุณไม่ต้องค้นหาข้อมูลจากอีเมลของสมาชิกแต่ละคน เมื่อทุกคนเข้าถึงและอัปเดตแผนโครงการเดียวกันได้ การกระจายงานและจัดการกำหนดการที่เปลี่ยนแปลงก็จะง่ายขึ้น นอกจากนี้คุณยังเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้แบบเรียลไทม์ด้วย ดูวิธีการ ชีต

6

จัดการประชุมทางวิดีโอและกิจกรรมทางไกลร่วมกับสมาชิกในทีม หากคุณทำงานกับสมาชิกของทีมที่กระจายอยู่ในประเทศต่างๆ Google Meet จะช่วยให้คุณจัดการประชุมทางวิดีโอกับสมาชิกในทีมจากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ได้อย่างง่ายดายทุกที่ทุกเวลา เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอจาก Meet หรือ Gmail เพื่อระดมสมอง ทํางานในโครงการของทีม จัดกิจกรรมแบบเสมือน และดำเนินการอื่นๆ ทุกคนก็จะติดต่อกันได้โดยไม่ต้องเดินทางไกล และยังพูดคุยกันแบบเห็นหน้าได้ ดูวิธีการ Google Meet Gmail

7

แก้ไขเอกสารของทีมได้แบบเรียลไทม์ กำลังแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ หรือไฟล์อื่นๆ กับสมาชิกในทีมที่อยู่ต่างสถานที่กันใช่ไหม ต่อจากนี้คุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลและแนบไฟล์กลับไปกลับมาจำนวนมากอีกต่อไป เพียงใช้ Google เอกสาร ชีต และสไลด์ก็แก้ไขไฟล์พร้อมกันแบบเรียลไทม์ แชทกันภายในไฟล์ และแสดงความคิดเห็นได้ตรงจุดโดยใช้ฟีเจอร์ความคิดเห็น ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติเพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าถึงไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ ดูวิธีการ เอกสาร Google Chat

8

นำเสนอข้อมูลต่อผู้ชมซึ่งอยู่ต่างสถานที่กัน หากมีความลำบากในการเดินทางไปพบกัน เพียงแค่ใช้ Google Meet คุณก็นำเสนอสไลด์ เอกสาร และไฟล์อื่นๆ ผ่านการประชุมทางวิดีโอได้ นอกจากนี้คุณยังบันทึกการประชุมทางวิดีโอเพื่อให้สมาชิกที่อยู่ในเขตเวลาอื่นรับชมได้ในภายหลัง และยังเปิดใช้คำบรรยายวิดีโอเพื่อให้ผู้ชมดูได้โดยไม่ต้องเปิดเสียงด้วย ดูวิธีการ นำเสนอระหว่างการประชุมทางวิดีโอ บันทึกการประชุมทางวิดีโอ ใช้คำบรรยายในการประชุมทางวิดีโอ จัดกิจกรรมถาม-ตอบกับผู้ร่วมประชุม จัดการประชุมทางไกลที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก

9

ประกาศข้อมูลล่าสุดให้กับกลุ่มหรือทีมขนาดใหญ่ หน้าเว็บเป็นช่องทางง่ายๆ ในการแชร์ข้อมูลกับผู้ชมจำนวนมาก คุณสามารถเลือกกลุ่มเป้าหมายและควบคุมช่วงเวลาที่ต้องการเผยแพร่อัปเดตได้ หากต้องการเผยแพร่เนื้อหาส่วนใดส่วนหนึ่งในองค์กรหรือต้องการตั้งค่าเป็นสาธารณะ ให้สร้างเว็บไซต์ใน Google Sites แล้วจึงฝังไฟล์เอกสาร ชีต สไลด์ หรืออื่นๆ จากไดรฟ์ลงไป นอกจากนี้เอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้ทีมได้รับข้อมูลล่าสุดซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาอีกด้วย ดังนั้นเราจึงมีวิธีการแชร์ที่หลากหลายให้เลือกใช้ได้ ขึ้นอยู่กับจำนวนของผู้ใช้ที่ต้องการ  ดูวิธีการ สร้างเว็บไซต์ ฝังไฟล์ในเว็บไซต์ แชร์ไฟล์กับสาธารณะหรือกับผู้ใช้มากกว่า 100 คน

10

รวบรวมข้อมูลจากสมาชิกในทีมและลูกค้า หากต้องการรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มคนขนาดใหญ่ เช่น ทีมภายในหรือลูกค้าภายนอก เมื่อใช้ Google ฟอร์ม คุณจะสร้างและวิเคราะห์แบบสำรวจได้โดยตรงจากอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือเว็บเบราว์เซอร์ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า รวบรวมความคิดเห็นในเอกสารจากทีมต่างๆ ส่งแบบสำรวจความคิดเห็นแบบสั้นๆ หรืออื่นๆ อีกมากมาย คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีผู้ตอบ รวมทั้งจะเห็นผลลัพธ์ของแบบสำรวจและข้อมูลสรุปที่ประกอบด้วยแผนภูมิและกราฟได้ในฟอร์มหรือชีต ดูวิธีการ ฟอร์ม

หากต้องการตัวอย่างเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานร่วมกับทีมที่อยู่ต่างสถานที่กัน ให้ไปที่เพลย์ลิสต์ของช่อง YouTube Google Workspace เคล็ดลับสําหรับการทํางานจากระยะไกล