離れた場所にいるチームと連携するための活用法トップ 10

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連絡先が地球上の各地につながっているタブレット

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メーリング リストを使用してコミュニケーションをシンプルにする青色の線

同じ情報を共有するチームのメンバーが世界各地に散らばっているというとき、Google グループでチームのメーリング リストを作成すれば、コミュニケーションを容易に行うことができるようになります。進捗報告をするときや、リソース(チームのカレンダーやドライブ内のドキュメントなど)を共有するときに、個々のメールアドレスではなくグループのメールアドレス宛てに連絡すれば、関係者全員に一度に伝えられます。

方法

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チーム カレンダーで日程を調整する青色の線

チームメンバーが世界中にいて時差がある中で仕事をしている場合、全員の都合が付く日程を調整することには困難が伴います。Google カレンダーではチームの各メンバーのカレンダーを重ねて表示できるので、全員の空き時間を確認することができます。会議、トレーニング、休暇など、管理目的に合わせて複数のチーム カレンダーを作成することもできます。Google カレンダーでメンバーの空き時間を把握できれば、チーム会議やイベントの日程を決めるのも簡単です。

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プロジェクトやチームのスペースでメンバー同士の結束を高める青色の線

Google Chat または Gmail の Chat でスペースを作成すれば、さまざまな場所にいるチームメンバーともつながりを保つことができます。他のメンバーと交流を深め、プロジェクトのアイデアを共有したり、ベスト プラクティスに関する考えを述べ合ったり、連帯感を高めたりできます。

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世界中どこからでもチームのリソースを保存、共有、確認する青色の線

チームのリソースを安全かつ簡単に保存、共有するには、Google ドライブや共有ドライブで 1 つのフォルダにチームのファイルをまとめて保存すれば、すぐに全員で共有できます。誰かが変更を加えると、どのファイルが変更されたかがドライブに表示されます。チームメンバーは、いつでもどのデバイスからでも、最新のファイルに安全にアクセスできます。

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プロジェクトの計画とスケジュールを調整する青色の線

チームのプロジェクトおよびスケジュールを管理する際には、期限が変更になったり、間際で作業が増えたりして、管理が難しくなりがちです。チームの作業計画および進捗管理に動的な Google スプレッドシートを活用すれば、こうした変動にも柔軟に対応できるようになります。チームメンバーは世界中どこからでもリアルタイムで作業の進捗を直接スプレッドシートに記入でき、メンバーとのメールで進捗状況を逐一確認するという煩雑さがありません。プロジェクト計画を全員で共有して更新できるため、作業の割り当てやスケジュール変更の管理をより簡単に行えるほか、メンバーの反応をリアルタイムで確認できます。

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チームメンバーとビデオ会議や遠隔のイベントを開催する青色の線

グローバルなチームで仕事をしている場合に、Google Meet があれば、パソコンやモバイル デバイスを使っていつでもどこでもコミュニケーションを図れます。意見交換、チーム プロジェクトの作業、オンライン上でのイベントの開催など、さまざまなことに Meet または Gmail から参加するビデオ会議を活用し、実際に足を運ばなくてもお互いの顔を見ながら仕事を進めることが可能です。

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チームのドキュメントをリアルタイムで編集する青色の線

ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのファイルを離れた場所のチームメンバーと共同で編集する際、もうメールのやりとりを繰り返しながらたくさんの添付ファイルに対処する必要はありません。Google ドキュメントスプレッドシートスライドを使用すれば、リアルタイムで同時に編集したり、ファイル内でチャットしたり、コメント機能で特定箇所へのフィードバックを得たりすることができます。変更内容は自動保存されるため、チームメンバーは常に最新版にアクセスできます。また、Google Chat または Gmail の Chat を使用して、チームのスペースでドキュメントやスプレッドシートを共有し、共同編集することもできます。

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遠隔でプレゼンテーションを行う青色の線

相手と直接会えない場合でも、Google Meet でビデオ会議を開催してスライドやドキュメントなどのファイルを共有できます。ビデオ会議を録画しておいてタイムゾーンが異なる相手に見てもらう、会議に字幕を付けて音声なしで視聴してもらうといったことも可能です。

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大人数のグループやチームに最新情報を伝える青色の線

大勢の人と情報を共有するには、ウェブページを利用するのが簡単です。ウェブページなら、公開範囲や更新のタイミングを管理できるからです。一連のコンテンツを組織内または一般に公開するには、Google サイトでウェブサイトを作成し、ドライブからドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのファイルを埋め込みます。刻々と変化する情報を継続的に共有するには、Google ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションも重要なツールです。閲覧者の人数に応じて、さまざまな共有オプションを設定できます。

方法

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チームメンバーやお客様から情報を収集する青色の線

社内のチームや社外の取引先といった大規模なグループから情報を集めたい場合は、Google フォームを使って、モバイルまたはウェブブラウザからアンケートの作成と分析を行えます。顧客満足度アンケートの作成、ドキュメントに対する広範なチームからのフィードバック収集、簡単な意見調査の実施といったさまざまな使い方が可能です。回答通知が届いたら、アンケート結果を確認したり、フォームまたはスプレッドシートのグラフを使ってデータをまとめたりできます。

方法

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この他にも、さまざまな方法で離れた場所にいるチームメンバーと連携できます。Google Workspace YouTube チャンネルのリモートワークのヒントに関する再生リストをご確認ください。

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