Zehn Tipps für den Aufbau eines virtuellen Teams mithilfe der G Suite

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Tablet mit angezeigten Kontakten, von denen Linien zu einem Globus führen

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Videokonferenzen und virtuelle Events mit Teilnehmern an unterschiedlichen Standorten" "

Wenn Sie in einem Team arbeiten, das auf der ganzen Welt verstreut ist, können Sie mit Google Meet von überall auf der Welt und zu jeder Zeit in Verbindung bleiben — über einen Computer oder ein Mobilgerät. Sie können Videokonferenzen vielseitig nutzen, beispielsweise um gemeinsam Ideen zu entwickeln, Teamprojekte zu bearbeiten oder virtuelle Events abzuhalten. So bleiben alle in Verbindung, ohne weit reisen oder Geld ausgeben zu müssen.

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Präsentationen per Videokonferenz übertragen" "

Ein persönliches Treffen ist nicht möglich? Dann teilen Sie einfach Präsentationen, Dokumente und andere Dateien in einer Videokonferenz in Google Meet. Sie können auch Untertitel aktivieren, um ohne Ton zu präsentieren. Außerdem lassen sich Videokonferenzen aufzeichnen, sodass Teammitglieder, die sich beispielsweise in einer anderen Zeitzone befinden, sie später ansehen können.

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Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten" "

Sie arbeiten mit Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten an Dokumenten, Tabellen, Präsentationen oder anderen Dateien? Dann wird es Sie freuen, dass Sie diese nicht mehr in Form von E-Mail-Anhängen hin- und herschicken müssen. Mit Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen können Sie und Ihr Team in Echtzeit gemeinsam Dokumente bearbeiten, in Dateien chatten und mithilfe von Kommentaren gezielt Feedback geben. Änderungen werden automatisch gespeichert. Dadurch hat jedes Teammitglied immer Zugriff auf die aktuelle Version.

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Teamressourcen speichern, freigeben und von überall her darauf zugreifen" "

Möchten Sie Ihre Teamressourcen sicher speichern und freigeben? In Google Drive können Sie alle relevanten Dateien in einem Ordner oder in einer geteilten Ablage speichern und so im Handumdrehen für alle freigeben. Wenn jemand Änderungen vornimmt, sehen Sie, welche Dateien aktualisiert wurden. Teammitglieder können außerdem mit jedem Gerät und zu jeder Zeit sicher auf die aktuellen Dateien zugreifen.

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Aktuelle Informationen für einen großen Personenkreis zugänglich machen" "

Mit Webseiten lassen sich Informationen ganz leicht für ein großes Publikum verfügbar machen. Dabei steuern Sie, wer darauf Zugriff hat und wann Aktualisierungen veröffentlicht werden. Wenn Sie Inhalte für alle in Ihrer Organisation oder öffentlich zugänglich machen möchten, erstellen Sie einfach eine Website in Google Sites. Hier lassen sich Google-Dokumente, -Tabellen, -Präsentationen und andere Dateien aus Google Drive einbetten. Mit Dokumenten, Tabellen und Präsentationen können Sie effizient dafür sorgen, dass alle im Team auf dem neuesten Stand bleiben. Das ist von großem Vorteil – gerade bei Informationen, die sich ständig ändern. Je nach Größe der Zielgruppe stehen Ihnen verschiedene Freigabeoptionen zur Verfügung. 

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Einfacher im Team kommunizieren mit einer Mailingliste" "

Sie möchten dieselben Informationen mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt teilen? Das geht ganz einfach mit einer in Google Groups erstellten E-Mail-Liste. Anstatt einzelne Personen per E-Mail zu kontaktieren, können Sie über die Gruppen-E-Mail-Adresse Statusupdates senden und Ressourcen für alle gleichzeitig freigeben, z. B. Teamkalender und Drive-Dateien.

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Projekt- und Zeitpläne koordinieren" "

Es kann schwierig sein, den Überblick über Teamprojekte und Zeitpläne zu behalten, vor allem wenn sich Deadlines ändern und in letzter Minute neue Aufgaben hinzukommen. Das gelingt besser, wenn Sie die Arbeit Ihres Teams in einem dynamischen Projektplan in Google Tabellen organisieren und so den Fortschritt im Blick behalten. Alle Teammitglieder können ihren Fortschritt dann wo immer sie sich gerade befinden und in Echtzeit aktualisieren – und niemand muss unzählige E-Mails lesen und schreiben. Ein zentraler Projektplan, den jeder aufrufen und aktualisieren kann, macht es viel einfacher, Aufgaben zu verteilen und den Überblick über sich ständig ändernde Fristen zu behalten. Sie sehen alle Änderungen und Antworten in Echtzeit.

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8

Mit Teamkalendern organisiert bleiben" "

Bei einem internationalen Team mit Mitgliedern in verschiedenen Zeitzonen ist es schwierig, Termine zu planen, die für alle geeignet sind. Mit Google Kalender können Sie die Kalender der Teammitglieder übereinanderlegen, um zu sehen, wann die einzelnen Personen verfügbar sind. Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Teamkalender zu erstellen, um etwa Videokonferenzen, Schulungen und Urlaub besser im Blick zu behalten. So erfahren Sie, wann Ihre Mitarbeiter Zeit haben und können Teambesprechungen sowie sonstige Veranstaltungen leichter planen.

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Mit projekt- oder teambezogenen Chatrooms die Kommunikation im Team fördern" "

Ein Chatroom in Google Chat ist eine gute Möglichkeit für Teammitglieder an verschiedenen Standorten, miteinander in Kontakt zu bleiben. Damit lassen sich ganz einfach Projektideen teilen und Vorschläge zu Best Practices austauschen. Außerdem fällt die Zusammenarbeit leichter und es entsteht ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl.

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10

Daten von Teammitgliedern oder Kunden erheben" "

Sie benötigen Informationen von vielen Teammitgliedern oder Kunden? Mit Google Formulare lassen sich ganz einfach Umfragen erstellen und auswerten – im mobilen Browser oder im Webbrowser. So können Sie im Handumdrehen beispielsweise eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit durchführen, von Teammitgliedern Feedback zu Dokumenten einholen oder eine kurze Meinungsumfrage starten. Sie haben die Möglichkeit, sich über eingegangene Antworten benachrichtigen zu lassen, und die Ergebnisse können mit Google Formulare oder Google Tabellen in Diagrammen und Grafiken anschaulich aufbereitet werden.

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Sie suchen nach mehr Tipps zum Arbeiten mit Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten? Dann werfen Sie doch einmal einen Blick auf diese Playlist im YouTube-Kanal der G Suite.

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