Vuoi restare connesso e conservare la tua produttività quando lavori da remoto? Visita Come lavorare da casa con Google Workspace .

Pianificare e gestire un progetto

Per sfruttare al meglio le app Google al lavoro o a scuola,  registrati per una prova gratuita di Google Workspace

 

Espandi tutto  |  Chiudi tuttoChiudi tutto

" "1  Configurare il progetto

1.1 Creare un gruppo email
  1. Accedi a Google Gruppi.
  2. Nell'angolo in alto a sinistra, fai clic su Crea gruppo.
  3. Inserisci le informazioni e scegli le impostazioni per il gruppo. Guida di riferimento alle impostazioni.
  4. Fai clic su Crea gruppo.

Devi attendere qualche minuto perché il nuovo gruppo risulti attivo e sia possibile inviare un messaggio al gruppo stesso. In caso contrario, potresti ricevere una notifica che indica che non è stato possibile consegnare il messaggio.


Guida di riferimento alle impostazioni di Gruppi

Informazioni sul gruppo

Opzione Descrizione
Nome gruppo
Nome che identifica il gruppo in elenchi e messaggi. Segui queste linee guida:
  • I nomi possono contenere fino a 73 caratteri.
  • Assegna nomi che aiutino a comprendere le finalità del gruppo.
Email del gruppo

Indirizzo email utilizzato per il gruppo. Se sono visualizzati più domini, seleziona quello appropriato dall'elenco. Gli indirizzi email possono contenere fino a 63 caratteri. Questo limite non include la porzione del dominio dell'indirizzo, ad esempio @gmail.com.

Alcune parole sono riservate e non possono essere utilizzate come indirizzi email. Visualizza le parole riservate.

Se stai creando il tuo gruppo in un account di lavoro o della scuola, il tuo indirizzo email potrebbe includere un suffisso, ad esempio -creato-da-utenti. Ad esempio, se il nome del gruppo è formazione, l'indirizzo email effettivo potrebbe essere training-creato-da-utenti@dominio.

Descrizione del gruppo

Lo scopo del gruppo o il modo in cui viene utilizzato. Le informazioni vengono visualizzate nella pagina Informazioni del gruppo. Puoi inserire informazioni sui membri del gruppo e sui suoi contenuti, oltre a domande frequenti, link a gruppi correlati e così via.

 

Impostazioni per la privacy

Opzione  Descrizione
Chi può cercare il gruppo

Scegli un'opzione per chi può trovare il gruppo cercandolo in base al nome, all'indirizzo email o alle conversazioni:

  • Membri del gruppo: se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola, questa opzione viene visualizzata solo se l'amministratore ha impostato l'opzione che autorizza i proprietari dei gruppi a nascondere i gruppi dalla directory.
  • Membri dell'organizzazione: questa opzione viene visualizzata solo se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola.
  • Chiunque sul Web: se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola, questa opzione viene visualizzata solo se l'amministratore ha selezionato l'opzione per rendere pubblici i gruppi.

 

Chi può iscriversi al gruppo

Scegli un'opzione:

  • Solo utenti invitati: le persone devono essere invitate per entrare a far parte del gruppo; non possono aggiungersi direttamente o chiedere l'iscrizione.
  • Chiunque nell'organizzazione può chiedere: gli utenti della tua organizzazione possono chiedere di essere aggiunti al gruppo. Questa opzione è visualizzata solo se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola.
  • Chiunque nell'organizzazione può iscriversi: gli utenti della tua organizzazione possono aggiungersi al gruppo. Questa opzione viene visualizzata solo se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola.
  • Chiunque può chiedere: chiunque sul Web può chiedere di essere aggiunto al gruppo. Se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola, questa opzione viene visualizzata solo se l'amministratore ha impostato l'opzione che autorizza i proprietari del gruppo a consentire l'accesso dei membri esterni.
  • Iscrizione aperta a tutti: chiunque sul Web può aggiungersi al gruppo. Se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola, questa opzione viene visualizzata solo se l'amministratore ha impostato l'opzione che autorizza i proprietari del gruppo a consentire l'accesso dei membri esterni.
Chi può visualizzare le conversazioni Seleziona chi può vedere le conversazioni pubblicate nel gruppo.
Chi può pubblicare Seleziona gli utenti che possono inviare messaggi all'indirizzo email del gruppo.
Chi può visualizzare i membri Seleziona chi può visualizzare l'elenco dei membri del gruppo. 

 

Aggiungere membri

Opzione Descrizione
Membri del gruppo I nomi o gli indirizzi email delle persone che vuoi aggiungere e a cui vuoi assegnare il ruolo Membro.

Per impostazione predefinita, ai membri del gruppo sono assegnate le autorizzazioni di base. A seconda delle impostazioni dell'organizzazione e del gruppo, tra queste autorizzazioni potrebbero essere incluse la visualizzazione e la pubblicazione nelle conversazioni nonché la visualizzazione dei membri. I proprietari e i gestori dei gruppi possono ampliare o limitare le autorizzazioni dei membri. Qualsiasi autorizzazione impostata per il ruolo di membro viene assegnata automaticamente ai gestori e ai proprietari.

Gestori del gruppo I nomi o gli indirizzi email delle persone che vuoi aggiungere e a cui vuoi assegnare il ruolo Gestore. 

Per impostazione predefinita, i gestori possono eseguire le stesse operazioni dei proprietari, ad eccezione di quanto segue:

  • Eliminare il gruppo
  • Impostare un altro membro come proprietario
  • Modificare il ruolo o le impostazioni di iscrizione di un proprietario

I proprietari dei gruppi possono impostare qualsiasi autorizzazione come riservata ai proprietari, limitando ulteriormente ciò che possono fare i gestori. Questi, tuttavia, possono sempre modificare le autorizzazioni in modo che includano i gestori stessi.

Un gruppo non può essere gestore di un altro gruppo.

Proprietari del gruppo I nomi o gli indirizzi email delle persone che vuoi aggiungere e a cui vuoi assegnare il ruolo Proprietario.  

Per impostazione predefinita, i membri con il ruolo di proprietario hanno tutte le autorizzazioni per un gruppo, molte delle quali possono essere assegnate anche ad altri insiemi di utenti. Vedi tutte le autorizzazioni di gestione dei membri e dei contenuti.

Solo un proprietario può:

  • Eliminare un gruppo
  • Impostare un altro membro del gruppo come proprietario
  • Modificare le impostazioni di un altro proprietario
  • Esportare i messaggi di gruppo con Google Takeout

Solo i proprietari e i gestori possono modificare le impostazioni di un gruppo.

Un amministratore può rimuovere alcune autorizzazioni dei proprietari per un dato gruppo, ma non altre:

  • Può rimuovere: autorizzazioni per pubblicare messaggi o aggiungere, invitare o approvare nuovi membri
  • Non può rimuovere: autorizzazioni per visualizzare membri o conversazioni o contattare altri proprietari

Un gruppo non può essere proprietario di un altro gruppo.

Messaggio di benvenuto Messaggio inviato via email alle persone quando vengono aggiunte al gruppo senza essere state invitate. Questa opzione è disponibile solo se l'opzione Aggiungi membri direttamente è attiva.
Messaggio di invito Messaggio inviato alle persone nell'email di invito a partecipare al gruppo. Per partecipare, gli invitati devono fare clic su un link riportato nell'invito. Questa sezione è disponibile solo se l'opzione Aggiungi membri direttamente non è attiva.
Abbonamento

Preferenze per la ricezione di email dal gruppo. Tra le opzioni disponibili sono incluse le seguenti:

  • Ogni email
  • Sintesi
  • Sommario giornaliero
  • Nessuna email

Per ricevere sintesi o riepiloghi riassuntivi dei messaggi di un gruppo, devi attivare la cronologia delle conversazioni per il gruppo.

Aggiungi membri direttamente

Scegli se aggiungere direttamente i membri al gruppo o invitarli a partecipare.

Se attivi l'opzione Aggiungi membri direttamente: gli utenti specificati vengono aggiunti al gruppo con le impostazioni di abbonamento selezionate da te. I membri possono modificare le proprie impostazioni di abbonamento in un secondo momento.

Se disattivi l'opzione Aggiungi membri direttamente: gli utenti specificati ricevono un'email con l'invito a partecipare al gruppo e vengono aggiunti solo dopo aver accettato l'invito.

1.2 Creare una stanza virtuale del team

Crea una stanza virtuale in Google Chat per gestire conversazioni rapide e raccogliere idee con il tuo team. Nelle stanze virtuali puoi anche condividere file.

  1. Apri Chat o Gmail.
  2. Accanto a Stanze virtuali, fai clic su Crea "" e poi Crea una stanza virtuale.
  3. Inserisci un nome per la stanza virtuale.
  4. Inserisci l'indirizzo email del tuo team.
  5. (Facoltativo) Per consentire più argomenti di conversazione, seleziona Utilizza le risposte in thread.
  6. Fai clic su Crea.
1.3 Creare un calendario del team o di progetto

Puoi creare un calendario del team per monitorare le riunioni e le ferie o un calendario di progetto per monitorare le tappe principali e le attività. Entrambi i calendari si creano allo stesso modo.

Creare un calendario del team:

  1. Apri Calendar e, a sinistra accanto ad Altri calendari, fai clic su Aggiungi altri calendari "" e poi Crea nuovo calendario.
  2. Dai un nome al calendario e aggiungi una descrizione.
  3. Fai clic su Fuso orario e seleziona il tuo fuso orario.
  4. Fai clic su Crea calendario. Il nuovo calendario verrà visualizzato sotto I miei calendari.
  5. Per aggiornare le preferenze di un calendario, passaci sopra il mouse e fai clic su Altro Altro e poi Impostazioni. (facoltativo)


Condividere un calendario del team:

  1. Apri Calendar.
  2. In I miei calendari, seleziona il calendario del team e fai clic su Altro ""e poiImpostazioni e condivisione.
  3. In Condividi con persone specifiche, fai clic su Aggiungi persone e aggiungi l'indirizzo email del team.
  4. Scegli un'autorizzazione di condivisione.
  5. Fai clic su Invia.
Condividere un calendario
1.4 Configurare riunioni di aggiornamento periodiche

Pianifica riunioni periodiche del team per avere aggiornamenti sullo stato di ciascun membro e aggiornare le attività nel piano di progetto. Crea la riunione nel calendario del team. Utilizza l'indirizzo email di Google Gruppi del tuo team per inviare l'invito a tutti in una sola volta. Per maggiori dettagli, vedi Pianificare e tenere una riunione.

  1. Apri il calendario del team in Calendar.
  2. Fai clic su Crea.
  3. Aggiungi un titolo per l'evento.
  4. (Facoltativo) Per visualizzare i calendari e la disponibilità delle persone, fai clic su Trova un orario.
  5. Fai clic sulla data e sull'ora e poiNon si ripete e scegli un'opzione di ripetizione.
  6. Fai clic su Aggiungi invitati e aggiungi l'indirizzo email del tuo team.
  7. (Facoltativo) Aggiungi ulteriori dettagli, ad esempio videoconferenze di Google Meet, stanze,  allegati e notifiche.
  8. Fai clic su Salva.
 
1.5 Creare un sito web per il team
Crea un sito dedicato in cui tutti i membri della tua organizzazione possano trovare informazioni, progetti e altre risorse del tuo team. Per maggiori dettagli, vedi la Guida introduttiva all'utilizzo di Sites.

Pagina di Sites e menu visualizzati

" "Archiviare i file di progetto

2.1 Creare una cartella di progetto

Utilizza Google Drive per archiviare il piano di progetto, le specifiche e i verbali delle riunioni in una cartella di progetto condivisa su Il mio Drive o su un Drive condiviso.

Creare una cartella in Il mio Drive: 

  1. Apri Drive e fai clic su Il mio Drive.
  2. Passa alla posizione in cui vuoi creare una cartella.
  3. Fai clic su Nuovoe poiCartella.
  4. Assegna un nome alla cartella e fai clic su Crea.


Spostare un file in una cartella su Il mio Drive:

  1. Seleziona il file.
  2. Fai clic su Altro ""e poiSposta in Spostare.
  3. Seleziona la cartella e fai clic su Sposta o Sposta qui.

Puoi anche trascinare file e cartelle in una cartella di My Drive sulla sinistra.

Spostare i file nelle cartelle
 

Drive condivisi

Se non lo hai già fatto, crea un Drive condiviso e aggiungi i membri. Assegna a tutti almeno l'accesso Collaboratore, in modo che possano collaborare ai file. Per istruzioni, consulta le best practice per i Drive condivisi. Quindi, crea le cartelle sul Drive condiviso e aggiungi i file. 

Creare una cartella su un Drive condiviso:

  1. Apri Drive e fai clic su Drive condivisi.
  2. Passa alla posizione in cui vuoi creare una cartella.
  3. Fai clic su Nuovoe poiCartella.
  4. Assegna un nome alla cartella e fai clic su Crea.

Note:

  • Per spostare su un Drive condiviso cartelle già archiviate in Il mio Drive o su un altro Drive condiviso, contatta il tuo amministratore.
  • Le sottocartelle devono avere la stessa autorizzazione della cartella di livello principale.


Caricare una cartella esistente dal computer su un Drive condiviso:

  1. A sinistra, fai clic sulla cartella di un Drive condiviso.
  2. Sul desktop, trascina una cartella esistente in un Drive condiviso. In alternativa, fai clic su Più Nuovoe poiCaricamento cartella. Vai alla cartella e aprila.

Caricare file su Drive


Spostare i file su un Drive condiviso

Per spostare i file da Il mio Drive a un Drive condiviso o tra Drive condivisi, trascinali sul Drive condiviso di destinazione. Per spostare le cartelle, contatta l'amministratore.

Puoi spostare qualsiasi file di tua proprietà in un Drive condiviso, che si trovi in un altro percorso di Drive o che provenga dal tuo computer o dispositivo mobile.

Se non sei il proprietario di un file in Il mio Drive, ma hai accesso al file per la modifica, potresti essere in grado di spostarlo su un Drive condiviso se:

  • L'amministratore ha attivato questa opzione.
  • Il proprietario del file è un membro del Drive condiviso in cui vuoi spostare il file.

In caso contrario, devi chiedere al proprietario di spostare il file nel Drive condiviso.

Per spostare i file tra i Drive condivisi, devi poter accedere come responsabile al Drive condiviso originale e almeno come collaboratore al Drive condiviso di destinazione.

Spostare i file tra i Drive condivisi

Per spostare file o cartelle da un Drive condiviso, devi potervi accedere come Responsabile. Per spostare file o cartelle in una cartella di Il mio Drive, devi poter accedere come Editor alla cartella principale.

2.2 Trovare e spostare i file di progetto esistenti

Su Drive, trova tutti i file di progetto esistenti, ad esempio le specifiche o le presentazioni, quindi spostali nella cartella del progetto.

Cercare file o cartelle su Drive:

  1. Nella casella di ricerca di Drive, inserisci una parola o una frase. 
    Per velocizzare la ricerca, Drive suggerisce dei termini non appena inizi a digitare del testo.
  2. Fai clic su un suggerimento per aprirlo o su Ricerca "" per visualizzare un elenco di risultati.

Utilizzare le opzioni di ricerca avanzate:

  1. A destra della casella di ricerca, fai clic sulla Freccia giù "".
    Scegli un'opzione o una combinazione di opzioni per filtrare ulteriormente i risultati.
    • Tipo: ricerca in base al tipo di file.

      Nota: per i siti, vengono visualizzate solo le bozze dei siti (non pubblicati) per cui disponi dell'accesso in modifica o in visualizzazione.

    • Proprietario: ricerca in base al proprietario del file.
    • Posizione: ricerca in base alla posizione (compresi gli elementi nel Cestino o Speciali). Puoi cercare solo le cartelle che si trovano in Il mio Drive o nei Drive condivisi.
    • Data di modifica: vengono visualizzati gli elementi modificati di recente da chiunque (non solo da te).
    • Nome elemento: ricerca di un termine nel nome del file.
    • Contiene le parole: ricerca di file che contengono determinate parole.
    • Condiviso con: ricerca di un utente che ha accesso al file.
    • In sospeso: ricerca di file di tua proprietà contenenti suggerimenti o file con elementi di azione assegnati a te.
  2. Fai clic su Cerca.

Ricerca in Drive

Spostare un file in una cartella su Il mio Drive:

  1. Seleziona il file.
  2. Fai clic su Altro ""e poiSposta in Spostare.
  3. Seleziona la cartella e fai clic su Sposta o Sposta qui.

Puoi anche trascinare file e cartelle in una cartella di My Drive sulla sinistra.


Spostare i file nelle cartelle

2.3 Creare un modello per le note sulla riunione

Scegli un modello per le note sulla riunione, personalizzalo e salvalo nella cartella di progetto condivisa.

Scegli un'opzione:

  • Nella schermata Home di Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli, seleziona uno dei modelli visualizzati in alto. Fai clic su Galleria modelli per visualizzarne altri.
    Nota: se non trovi la Galleria modelli, vai a Mostra o nascondi la Galleria modelli.
  • Se hai già aperto un file in uno degli editor di documenti, fai clic su Filee poiNuovoe poiDa modello e seleziona il modello che preferisci.
  • In Drive, fai clic su Nuovo. In corrispondenza di Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google, posizione il cursore sulla Freccia destra "", quindi fai clic su Da un modello.
Creare nuovi documenti
2.4 Allegare i file di progetto alle riunioni

Aggiungi uno o più file all'invito, ad esempio le note sulla riunione o il piano di progetto.

  1. Apri Calendar.
  2. Nella griglia del calendario, fai clic sulla riunione del team.
  3. Fai clic su Modifica "".
  4. Nella sezione Dettagli evento, fai clic su Aggiungi allegato "".
  5. Trova il file e selezionalo.
  6. Fai clic su Seleziona.

" "Creare un piano di progetto

3.1 Creare un piano di progetto e aggiungere attività

Aggiungi attività a un foglio di lavoro per creare una mappa del progetto. Aggiungi quindi il piano di progetto al tuo Drive condiviso o alla cartella Drive condivisa.

Creare un piano di progetto: 

  1. In Google Drive, fai clic su Più Nuovo e poi Fogli Google e poi Foglio di lavoro vuoto.
  2. Fai clic su Foglio di lavoro senza nome e inserisci un nuovo titolo per il piano di progetto.
  3. Aggiungi le intestazioni delle colonne. Ad esempio, puoi monitorare le attività di un progetto e inserire colonne che indicano il proprietario dell'attività, la data di scadenza, lo stato e i commenti.
  4. Aggiungi contenuti al foglio per monitorare il piano di progetto. Dopo che avrai condiviso il foglio, anche altre persone potranno aggiungere contenuti.

Per ulteriori informazioni, vedi Creare piani di progetto dinamici con Fogli.

Assegnare un nome a un foglio

3.2 Aggiungere descrizioni alle attività

Se ritieni di dover includere una spiegazione per l'intestazione di colonna o per l'attività, aggiungi una nota descrittiva.

  1. Seleziona la colonna o le celle in cui vuoi aggiungere una nota.
  2. Seleziona Inserisci e poi Nota.
  3. Digita il testo della descrizione.
  4. Fai clic su un punto esterno alla nota per chiuderla.
Inserire note
3.3 Aggiungere opzioni sotto forma di elenco

Consenti agli utenti di scegliere un'opzione da un elenco. Ad esempio, per monitorare lo stato di avanzamento di un piano di progetto, crea la colonna "Stato" con opzioni come Non iniziato, In corso o Completato.

1 Seleziona la colonna in cui vuoi aggiungere le opzioni tra cui scegliere.
2 Fai clic su Datie poiConvalida dei dati.
3 In corrispondenza di Criterio, seleziona Elenco di voci.
4 Inserisci le opzioni valide separate da virgole.
5 Fai clic su Salva.
6 Per visualizzare le opzioni, fai clic sulla freccia in una delle celle della colonna. (facoltativo)

Mappa delle istruzioni dalla 1 alla 6

3.4 Aggiungere il monitoraggio dell'avanzamento

Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

Impostare strumenti di monitoraggio dello stato di avanzamento:

  1. Apri Fogli e seleziona la colonna a cui vuoi applicare le regole di formattazione.
  2. Seleziona Formato e poi Formattazione condizionale.
  3. Imposta le regole. In questo esempio, assegnerai un colore diverso alle attività con stato Completata, Non iniziata o In corso:
A Nella scheda Colore singolo, in Formatta le celle se, seleziona Il testo contiene.
B Nella casella sotto Il testo contiene, digita Completata.
C In Stile di formattazione, fai clic sull'elenco per scegliere se colorare lo sfondo o il testo.
D Per assegnare un colore personalizzato allo sfondo o al testo, fai clic su Colore testo "" o Colore riempimento "". Se necessario, puoi specificare un colore per il testo e uno per lo sfondo. (facoltativo)
E Per aggiungere altre regole, fai clic su Aggiungi un'altra regola e segui la stessa procedura. Ad esempio, puoi assegnare uno sfondo rosso alle attività con stato Non iniziata e uno sfondo arancione alle attività In corso.
V Fai clic su Fine.

Nel menu, sotto Formato, trovare le regole di formattazione condizionale

3.5 Ricevere notifiche

Tieni sotto controllo gli aggiornamenti del progetto e le variazioni dello stato con le notifiche via email. In questo modo saprai quando qualcuno apporta una modifica al piano di progetto, chi ha effettuato la modifica, quando e che cosa è stato modificato. Puoi anche scegliere con quale frequenza ricevere le notifiche.

Aggiungere notifiche:

  1. Nel foglio di lavoro, seleziona Strumenti e poi Regole di notifica.
  2. Seleziona il momento in cui vuoi ricevere le notifiche e la frequenza.
  3. Fai clic su Salva.
  4. Fai clic su Fine.
Fare clic su Strumenti per aprire una finestra in cui impostare le regole per le notifiche

" "Condividere i file di progetto

4.1 Condividere la cartella del progetto

Condividere una cartella o un file da una stanza virtuale del team:

  1. Apri Chat o Gmail.
  2. In Stanze virtuali, fai clic sulla stanza virtuale del team.
  3. Nella parte superiore della stanza, fai clic su Condividi un file.
  4. Passa alla cartella o al file in Il mio Drive o su un Drive condiviso.
  5. Fai clic su Seleziona.
  6. Nella stanza virtuale, fai clic su Invia "".
  7. Scegli un'autorizzazione accanto a Condividi con gli altri membri della stanza virtuale.
  8. Fai clic su Invia.

Condividere una cartella in Il mio Drive con il team:

Quando condividi una cartella con un gruppo, tutti i membri ottengono lo stesso livello di accesso. Concedi ai membri del team l'accesso come Editor in modo che possano collaborare ai file.

Condividere una cartella su un Drive condiviso con il team:

Tutte le cartelle e i file che aggiungi a un Drive condiviso vengono automaticamente condivisi con i membri di quel Drive.

Condividere file su Drive

 

  1. Apri Chat o Gmail.
    1. In Drive, fai clic su Il mio Drive e seleziona la cartella che vuoi condividere.
    2. Fai clic su Condividi "".
    3. Inserisci l'indirizzo email del team.
    4. A destra, imposta l'autorizzazione su Editor.
    5. Fai clic su Invia.
4.2 Condividere i file di progetto per la revisione

Quando è tutto pronto, condividi il piano di progetto con il tuo team per la revisione. I file di progetto possono includere piani di progetto, agende o presentazioni. Quando condividi un file, concedi agli utenti l'accesso come Commentatore o Editor in modo che possano commentare o aggiornare i contenuti.

A questo punto, condividi il piano di progetto con i membri del team o con il gruppo che hai creato per il team.

Per condividere un file da una stanza virtuale, vedi Condividere la cartella del progetto.

Condividere un file di tua proprietà o che puoi modificare:

  1. Seleziona il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi "".
  3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

    Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

  4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù ""e poi Visualizzatore, Commentatore o Editor.
  5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
    • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
    • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
  6. Fai clic su Condividi o Invia.

Se scegli di inviare una notifica, tutte le persone con cui hai condiviso il file ricevono un'email con un link. Se hai concesso loro l'accesso come Editor, i membri del tuo team potranno:

  • Aggiungere o aggiornare contenuti quali attività, proprietari e date di scadenza.
  • Inserire commenti indirizzati a persone specifiche.
  • Filtrare i contenuti nei fogli di lavoro.
  • Aggiornare lo stato delle attività o le note descrittive nei fogli di lavoro.

Fai clic su Condividi per aprire la finestra in cui aggiungere le persone, quindi fai clic su Invia


Aggiungere commenti: 

  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
  2. Fai clic su Aggiungi commento "".
  3. Inserisci il commento nella casella.
  4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
  5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
  6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Apri la casella Commento e inserisci il testo. Se vuoi, puoi assegnare un

" "5   Gestire un progetto

5.1 Ricevere aggiornamenti sullo stato delle attività

Aggiornare lo stato nel piano di progetto:

  1. In Fogli, apri il piano di progetto.
  2. Cambia lo stato in corrispondenza di un'attività di tua proprietà.

Piano di progetto in Fogli


Inviare gli aggiornamenti sullo stato prima di una riunione del team:

  1. In Calendar, apri il calendario del tuo team.
  2. Fai doppio clic su una riunione del team.
  3. Nella sezione Invitati, fai clic su Invia email agli invitati "".
  4. Inserisci gli aggiornamenti di stato.
  5. Fai clic su Invia.


Ricevere gli aggiornamenti sullo stato durante le riunioni del team:

Alle riunioni del team, presenta il piano di progetto. Tutti possono aggiornare il proprio stato in tempo reale.

  1. Apri Meet e partecipa a una riunione video.
  2. In basso, fai clic su Presenta ora "" e scegli cosa condividere:
    • Il tuo schermo intero
    • Una finestra
    • Una scheda
  3. Fai clic su Condividi.
  4. Alla fine della presentazione, fai clic su Termina presentazione.

Ricevere gli aggiornamenti sullo stato mediante l'indirizzo email del gruppo:

Invia un'email all'indirizzo del gruppo per raggiungere tutti i membri contemporaneamente. Chiedi alle persone di aggiornare le proprie attività nel piano di progetto.

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai clic su Scrivi "". L'icona visualizzata per l'opzione Scrivi potrebbe anche essere questa: "".
3 (Facoltativo) Per modificare le dimensioni della finestra, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero nell'angolo in alto.
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere, ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 (Facoltativo) Aggiungi gli eventuali allegati, ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image.
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio di un messaggio.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati


Ricevere gli aggiornamenti sullo stato utilizzando Chat:

Puoi inviare un messaggio di chat a un membro del team per ricevere il suo aggiornamento sullo stato.

Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. Se il nome non è ancora visualizzato in "Chat", fai clic su Avvia una chat "".
  3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
    • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
  4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
  5. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".


Inviare un messaggio diretto a un gruppo:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, digita un messaggio e poi fai clic su Invia "".
  3. Se la conversazione di gruppo non è presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat ""e poi Avvia conversazione di gruppo.
  4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
  5. Fai clic su Fine "".
  6. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".

Inviare un messaggio a un gruppo

5.2 Modificare le scadenze del progetto

Se le scadenze, i requisiti o le risorse cambiano, aggiorna la documentazione del progetto. Se successivamente devi modificare gli orari delle riunioni a causa di una nuova scadenza o aggiungere un nuovo membro del team a una riunione, aggiorna l'evento nel calendario del team.

Aggiornare un evento esistente:

  1. Apri Calendar.
  2. Nella griglia del calendario, fai clic sull'evento.
  3. Fai clic su Modifica "".
  4. Fai clic sull'ora o sulla data per modificarla.
  5. Fai clic su Salva.
  6. Se l'evento è ricorrente, scegli gli eventi da aggiornare e fai clic su OK.
  7. Fai clic su Invia.
 
5.3 Inviare una notifica ai membri del team per informarli dei cambiamenti

Se le date o gli obiettivi del progetto cambiano, invia rapidamente una notifica a tutti i membri del team via email.

Inviare una notifica ai membri in Gmail:

Anziché aggiungere all'email l'indirizzo di ogni membro del team, inserisci solo l'indirizzo email del gruppo.

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai clic su Scrivi "". L'icona visualizzata per l'opzione Scrivi potrebbe anche essere questa: "".
3 (Facoltativo) Per modificare le dimensioni della finestra, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero nell'angolo in alto.
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere, ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 (Facoltativo) Aggiungi gli eventuali allegati, ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image.
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio di un messaggio.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati

Inviare email ai membri di un Drive condiviso:

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù "" e poi Invia email ai membri.
  3. Modifica l'oggetto e inserisci il messaggio.
  4. Per inviare email solo agli utenti con livelli di accesso specifici o per inviarti una copia dell'email, seleziona le caselle. (facoltativo)
  5. Fai clic su Invia.

Nell'email è incluso un link al Drive condiviso.

Inviare email ai membri di un Drive condiviso
5.4 Finalizzare i file condivisi

Quando la fase collaborativa del progetto è terminata, puoi modificare le impostazioni di condivisione o archiviare i file in modo da impedire ai collaboratori di continuare a modificare i file finalizzati.

Per maggiori dettagli, vedi Condividere un documento finale.

Rimuovere l
5.5 Creare un rapporto di fine progetto

Una volta completato il progetto, puoi creare una presentazione di fine progetto da condividere e modificare con il tuo team.

Per creare una presentazione, consulta la Guida introduttiva all'utilizzo di Presentazioni. Per suggerimenti su come esporre le presentazioni, vedi 10 suggerimenti di Google Workspace per creare proposte efficaci.

Grafico a torta visualizzato sul desktop

È stato utile?
Come possiamo migliorare l'articolo?
Ricerca
Cancella ricerca
Chiudi ricerca
App Google
Menu principale
Cerca nel Centro assistenza
false