Planejar e gerenciar um projeto

O que você aprenderá

Aprenda práticas recomendadas de comunicação e colaboração para usar ao longo do ciclo de vida de um projeto.

Você precisará do seguinte

10 minutos

Uma conta do  Google Workspace Não tem uma? Comece hoje mesmo seu teste de 14 dias.

Neste tutorial

Criar seu projeto Armazenar arquivos do projeto Criar um plano de projeto Compartilhar arquivos do projeto Gerenciar um projeto

1  Criar seu projeto

Expandir tudo  |  Recolher tudoFechar tudo

Crie um grupo de e-mails

1. Faça login no Grupos do Google.
2. Na parte de cima, clique em Criar grupo.
3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo. Estas são algumas configurações sugeridas:
   • Quem pode ver as conversas: apenas os membros da equipe, se você quiser manter a privacidade das comunicações do projeto.
   • Participantes do grupo: endereço de e-mail de cada pessoa da equipe do projeto.
   • Gerentes do grupo: endereços de e-mail de qualquer membro da equipe que precise adicionar outras pessoas mais tarde.
   • Adicionar participantes diretamente: ative essa opção para controlar quem participa do grupo.
4. Clique em Criar grupo.

Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Grupos.

Criar um espaço

Crie um espaço no Google Chat para conversas rápidas e discussões de ideias com sua equipe. Também é possível compartilhar arquivos em espaços do Chat.

Crie uma agenda de equipe ou projeto

Crie uma agenda de equipe para monitorar as reuniões e o período de férias dos membros. Crie uma agenda de projeto para acompanhar os marcos e as datas de um projeto. Você pode criar essas agendas da mesma forma.

Criar a agenda

Você só pode criar novas agendas em um navegador, e não a partir do aplicativo Google Agenda. Depois que você criar a agenda, ela será exibida no seu navegador e no aplicativo.

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. À esquerda, ao lado de "Outras agendas", clique em Adicionar outras agendas  Criar nova agenda.
3. Adicione um nome e uma descrição à agenda.
4. Clique em Criar agenda.
5. Se você quiser compartilhar a agenda, clique nela na barra à esquerda e selecione Compartilhar com pessoas específicas.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Agenda

Compartilhar a agenda com sua equipe

1. Abra o Google Agenda no computador. Não é possível compartilhar agendas pelo app Google Agenda.
2. À esquerda, localize a seção "Minhas agendas". Para expandi-la, clique na seta para baixo .
3. Passe o cursor sobre a agenda que você quer compartilhar. Clique em Mais Configurações e compartilhamento.
4. Em "Compartilhar com pessoas específicas", clique em Adicionar pessoas.
5. Adicione o endereço de e-mail de uma pessoa ou de um Grupo do Google. Use o menu suspenso para ajustar as configurações de autorização. Saiba mais sobre as autorizações de acesso.
6. Clique em Enviar.
7. O destinatário precisará clicar no link enviado por e-mail para adicionar a agenda à lista. Saiba como adicionar a agenda de outra pessoa.

Dica: para compartilhar uma agenda que não é sua, peça ao proprietário para dar a você a autorização de "Fazer alterações e gerenciar compartilhamento".

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Agenda

Criar um plano de projeto

Acompanhe, atualize e colabore em tarefas de projetos com sua equipe em uma planilha compartilhada. Para mais detalhes, consulte Criar planos de projeto com o Planilhas.

Programe reuniões de acompanhamento

Programe reuniões de equipe regularmente para você receber atualizações de status de todos e atualizar as tarefas no plano de projeto. Crie a reunião na agenda da sua equipe. Envie e-mails para todos de uma só vez usando o endereço de e-mail da equipe no Grupos do Google. Veja mais informações em Planejar e fazer uma reunião.

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. Na parte superior esquerda, clique em Criar .
3. Adicione o título do evento e outros detalhes.
4. Ao lado de "Não se repete", clique na seta para baixo .
5. Escolha a frequência com que você quer que o evento se repita e quando a repetição termina.
6. No canto superior direito, clique em Salvar.

Crie um site de equipe

Crie um site de equipe onde todos na organização possam encontrar as informações, os projetos e outros recursos da sua equipe. Veja mais informações em Primeiros passos no Sites.

2  Armazenar arquivos do projeto

Criar uma pasta para o projeto

Use o Google Drive para armazenar seu plano de projeto, as especificações e as atas das reuniões em uma pasta de projetos compartilhada em "Meu Drive" ou em um drive compartilhado.

Criar uma pasta em Meu Drive

1. Abra o Drive e clique em Meu Drive.
2. Acesse o local onde você quer criar uma pasta.
3. Clique emNovoPasta.
4. Dê um nome para a pasta e clique em Criar.

Mover um arquivo para uma pasta no Meu Drive

1. Selecione o arquivo.
2. Clique em Mais Mover para .
3. Selecione a pasta e clique em Mover ou Mover para cá.

Também é possível arrastar arquivos e pastas para uma pasta no Meu Drive à esquerda.

Drives compartilhados

Se ainda não tiver feito isso, crie um drive compartilhado e adicione membros. Dê a todos os membros acesso de Colaborador para eles colaborarem nos arquivos. Veja instruções em Práticas recomendadas para os drives compartilhados. Em seguida, crie pastas no drive compartilhado e adicione arquivos. 

Criar uma pasta em um drive compartilhado

1. Abra o Drive e clique em Drives compartilhados.
2. Acesse o local onde você quer criar uma pasta.
3. Clique emNovoPasta.
4. Dê um nome para a pasta e clique em Criar.

Observações:

• Se você quiser mover para um drive compartilhado pastas armazenadas no Meu drive ou em outro drive compartilhado, entre em contato com o administrador.
• As subpastas precisam ter a mesma permissão da pasta de nível superior.

Fazer o upload de uma pasta do seu computador para um drive compartilhado

1. À esquerda, clique em uma pasta do drive compartilhado.
2. Na área de trabalho, arraste uma pasta para um drive compartilhado. Também é possível clicar em  NovoUpload de pasta. Procure e abra a pasta.

Mover arquivos para um drive compartilhado

Se você quiser mover arquivos entre drives compartilhados ou do Meu Drive para um drive compartilhado, arraste-os para a pasta de destino. Para mover pastas, entre em contato com o administrador.

Para mover arquivos do Meu Drive para drives compartilhados, você precisa ter acesso de colaborador, administrador de conteúdo ou administrador na pasta de destino.

Você pode mover qualquer arquivo seu para um drive compartilhado: seja de outro local do Drive, do computador ou de um dispositivo móvel.

Se você não for o proprietário de um arquivo no Meu Drive, mas tiver pelo menos o acesso Editar, talvez possa mover o arquivo para um drive compartilhado se:

• Seu administrador ativou essa opção.
• O proprietário do arquivo é um participante do drive compartilhado para onde você quer mover o arquivo.
• Você é participante do drive compartilhado de destino com acesso de colaborador, administrador de conteúdo ou administrador.

Caso contrário, você vai precisar pedir ao proprietário para que ele mova o arquivo para o drive compartilhado.

Para mover os arquivos entre os drives compartilhados, você precisa ter acesso de administrador no drive compartilhado original e acesso de colaborador, pelo menos, no drive compartilhado de destino.

Se você quiser remover arquivos ou pastas de um drive compartilhado, precisará ter acesso de Administrador ao drive compartilhado. Se quiser mover arquivos ou pastas para uma pasta no Meu Drive, precisará ter acesso de Editor à pasta mãe.

Encontrar e mover arquivos de projetos

Encontre todos os arquivos de um projeto, como apresentações ou especificações, no Google Drive. Em seguida, mova os arquivos para a pasta do projeto.

Pesquisar arquivos ou pastas no Drive

1. Na caixa de pesquisa do Drive, digite uma palavra ou frase. 
   Para agilizar a pesquisa, o Drive sugere os termos conforme você digita.
2. Clique em uma sugestão para abri-la ou em Pesquisar para ver uma lista de resultados.

Use as opções de pesquisa avançada

1. À direita da caixa de pesquisa, clique na seta para baixo .
   Escolha qualquer opção ou uma combinação de opções para filtrar os resultados ainda mais.
   • Tipo: pesquise pelo tipo de arquivo.

     Observação: só aparecem rascunhos de sites (não publicados) em que você tem acesso para ver ou editar.

   • Proprietário: pesquise pelo proprietário do arquivo.
   • Local: pesquise pelo local, inclusive os itens na Lixeira ou Com estrela. Você só pode pesquisar pastas no "Meu Drive" ou em drives compartilhados.
   • Data de modificação: veja os itens modificados recentemente por qualquer pessoa, não só por você.
   • Nome do item: pesquise um termo no nome do arquivo.
   • Com as palavras: pesquise arquivos com palavras específicas.
   • Compartilhado com: procure alguém que tem acesso ao arquivo.
   • Acompanhamento: pesquise seus arquivos com sugestões ou arquivos com ações necessárias atribuídas a você.
2. Clique em Pesquisar.

Mover um arquivo para uma pasta no Meu Drive

1. Selecione o arquivo.
2. Clique em Mais Mover para .
3. Selecione a pasta e clique em Mover ou Mover para cá.

Também é possível arrastar arquivos e pastas para uma pasta no Meu Drive à esquerda.

Criar um modelo para notas da reunião

Escolha um modelo de ata da reunião, personalize-o e salve-o na pasta compartilhada do projeto.

1. No seu computador, acesse o Documentos, o Planilhas, o Apresentações, o Formulários ou o Sites.
2. No canto superior direito, clique em Galeria de modelos.
3. Clique no modelo que você quer usar.
4. Uma cópia do modelo será aberta.

Dica: se ao lado do modelo que você escolher aparecer "Complemento", talvez seja preciso instalar um complemento para usá-lo. Saiba mais sobre os complementos.

Anexar arquivos de projetos a reuniões

Adicione arquivos ao convite da reunião, como a ata da reunião ou o plano de projeto.

1. Abra o Agenda.
2. Na grade da agenda, clique na reunião de equipe.
3. Clique em Editar .
4. Em Detalhes do evento, clique em Adicionar anexo .
5. Acesse um arquivo e clique nele.
6. Clique em Selecionar.

3  Criar um plano de projeto

Crie um plano de projeto dinâmico e adicione tarefas

Para criar um plano de projeto, adicione tarefas a uma planilha. Em seguida, adicione o plano de projeto ao seu drive compartilhado ou a uma pasta nele.

1. No Google Drive, clique em Novo Planilhas Google Planilha em branco.
2. Clique em Planilha sem nome e digite um novo título para o plano de projeto.
3. Adicione cabeçalhos de colunas. Por exemplo, você pode rastrear as tarefas de um projeto e incluir colunas como "Proprietário da tarefa", "Data de conclusão", "Status" e "Comentários".
4. Adicione conteúdo à planilha para rastrear o plano do projeto. Depois que você compartilhar a planilha, outras pessoas também poderão adicionar conteúdo.

Para saber mais, consulte Criar planos de projeto dinâmicos com o Planilhas.

Adicione descrições de tarefas

Se o cabeçalho da coluna ou a tarefa precisar de mais explicações, adicione uma nota descritiva.

1. Selecione a coluna ou as células para adicionar uma nota.
2. Selecione Inserir Nota.
3. Digite a descrição.
4. Clique em qualquer lugar fora da nota para fechá-la.

Adicione opções de listas

Permita que as pessoas escolham as opções em uma lista. Por exemplo, para monitorar o andamento de um plano de projeto, crie uma coluna "Status" com opções como "Não iniciado", "Em andamento" ou "Concluído".

	Selecione a coluna para adicionar as opções.
	Clique em DadosValidação de dados.
	Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens.
	Digite as opções válidas separadas por vírgulas.
	Clique em Salvar.
	(Opcional) Para ver as opções, clique na seta em uma célula abaixo da coluna.

Adicione medidores de progresso

Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para destacar as tarefas concluídas das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

1. Abra o Planilhas e selecione a coluna para aplicar as regras de formatação.
2. Selecione Formatar Formatação condicional.
3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente às tarefas Concluídas, Não iniciadas ou Em andamento:

	Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.
	Na caixa em O texto contém, digite Concluído.
	Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.
	Para atribuir um texto personalizado ou uma cor de plano de fundo, clique em Cor do texto ou Cor de preenchimento . Se necessário, especifique uma cor para o texto e outra para o plano de fundo.
	Se você quiser adicionar regras, clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.
	Clique em Concluído.

Receba notificações

Acompanhe as atualizações no projeto e alterações de status com notificações por e-mail. Você saberá quando alguém fez uma alteração no seu plano de projeto, quem fez a alteração, quando ela foi feita e o que foi alterado. Você também pode escolher com que frequência quer receber notificações.

Adicionar notificações

1. Na planilha, selecione Ferramentas Regras de notificação.
2. Selecione como e com que frequência você quer receber notificações.
3. Clique em Salvar.
4. Clique em Concluído.

4  Compartilhar arquivos do projeto

Compartilhar a pasta do projeto

Compartilhar uma pasta ou um arquivo de um espaço do Chat de equipe

1. Abra o Chat ou o Gmail.
2. Em Espaços, clique no espaço do Chat da equipe.
3. Na parte superior do espaço, clique em Compartilhar um arquivo.
4. Acesse a pasta ou o arquivo em Meu Drive ou em um drive compartilhado.
5. Clique em Selecionar.
6. No espaço do Chat, clique em Enviar .
7. Ao lado de Compartilhar com os participantes do espaço, escolha uma permissão.
8. Clique em Enviar.

Compartilhar uma pasta no Meu Drive com sua equipe

Quando você compartilha uma pasta com um grupo, todos os participantes têm o mesmo nível de acesso. Conceda acesso de editor para que eles possam colaborar nos arquivos.

Compartilhe uma pasta em um drive compartilhado com sua equipe

Em um drive compartilhado, todos os arquivos e as pastas que você adiciona são compartilhados automaticamente com os participantes.

1. Abra o Chat ou o Gmail.
2. No Drive, clique em Meu Drive e selecione a pasta que você quer compartilhar.
3. Clique em Compartilhar .
4. Digite o endereço de e-mail da equipe.
5. À direita, defina a permissão como Editor.
6. Clique em Enviar.

Compartilhe arquivos de projetos para análise

Quando estiver tudo pronto, compartilhe o plano de projeto com sua equipe para análise. Os arquivos do projeto podem incluir planos de projetos, agendas ou apresentações. Ao compartilhar os arquivos, conceda acesso de comentarista ou editor para que as pessoas possam adicionar comentários ou atualizar o conteúdo.

Em seguida, compartilhe o plano do projeto com os integrantes da equipe ou com o grupo que você criou para ela.

Saiba como compartilhar um arquivo de um espaço do Chat em Compartilhar a pasta do projeto.

Compartilhar um arquivo que pertence a você ou que você pode editar

1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar .
3. Em Compartilhar com pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar.

   Observação: se o compartilhamento com visitantes estiver ativado na sua organização, você poderá convidar alguém que não tenha uma Conta do Google para colaborar em arquivos e pastas do Google Drive. Consulte Compartilhar documentos com visitantes.

4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no seu arquivo, à direita, clique na seta para baixo e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
5. Selecione a opção para notificar as pessoas:
   • Se você quiser informar que compartilhou um arquivo, marque a caixa Notificar pessoas. Se optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
   • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa Notificar pessoas.
6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Se você tiver optado por enviar uma notificação, todas as pessoas com quem o arquivo foi compartilhado receberão um e-mail com um link.Quando você concede acesso de editor aos integrantes da equipe, eles podem:

• adicionar ou atualizar conteúdo, como tarefas, proprietários e datas de conclusão;
• inserir comentários endereçados a pessoas específicas;
• filtrar conteúdo em planilhas;
• atualizar o status de tarefas ou notas descritivas em planilhas.

Adicionar comentários

1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
2. Clique em Adicionar comentário .
3. Digite seu comentário na caixa.
4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

5   Gerenciar um projeto

Receber atualizações do status de tarefas

Fazer atualizações de status no plano de projeto

1. No Planilhas, abra o plano de projeto.
2. Ao lado de uma tarefa sua, altere o status.

Enviar atualizações de status antes de uma reunião de equipe

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. Clique em um evento.
3. Ao lado do número de pessoas convidadas, selecione uma destas opções:
   • Iniciar chat com os convidados : um chat novo ou existente é aberto. Apenas convidados com o chat ativado na sua organização escolar ou de trabalho são incluídos.
   • Enviar e-mail para os convidados : um novo e-mail é aberto. Todas as pessoas convidadas são incluídas no e-mail.

Receber atualizações de status durante as reuniões de equipe

Apresente o plano de projeto nas reuniões de equipe. Todos podem atualizar o status em tempo real.

1. Abra o Meet e participe de uma videochamada.
2. Na parte inferior, clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
   • A tela inteira
   • Uma janela
   • Uma guia
3. Clique em Compartilhar.
4. Quando terminar a apresentação, clique em Parar apresentação.

Receber atualizações de status usando o e-mail do grupo

Envie um e-mail para todos de uma vez usando o endereço de e-mail do grupo. Peça para as pessoas atualizarem as tarefas no plano de projeto.

1. No computador, acesse o Gmail.
2. No canto superior esquerdo, clique em  Escrever.
3. No campo "Para", adicione os destinatários. Você também pode adicioná-los das seguintes formas:
   • Nos campos "Cc" e "Cco".
   • Ao escrever uma mensagem, com o sinal de "+" ou "@menção" e o nome do contato no campo de texto.
4. Adicione um assunto.
5. Escreva sua mensagem.
6. Na parte inferior da página, clique em Enviar.

Dica: para adicionar destinatários individuais e grupos de contatos criados com marcadores, clique em Para:.

Receber atualizações de status usando o Chat

Envie uma mensagem de bate-papo a um membro da equipe para receber a atualização do status dessa pessoa.

Enviar uma mensagem direta para alguém:

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Se o nome ainda não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat .
3. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
   • Para enviar uma mensagem individual para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail da pessoa.
4. Selecione o destinatário da mensagem.
5. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

Enviar uma mensagem direta para um grupo:

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Em "Chat", clique em uma conversa em grupo, digite uma mensagem clique em Enviar .
3. Se a conversa em grupo não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat Iniciar conversa em grupo.
4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
5. Clique em Concluído .
6. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

Alterar cronogramas de projetos

Se os cronogramas, os requisitos ou os recursos forem alterados, atualize a documentação do projeto. Se você precisar alterar os horários das reuniões devido a um novo cronograma ou adicionar novos participantes a uma reunião, atualize a agenda da equipe.

Atualizar um evento

1. Abra o Agenda.
2. Na grade da agenda, clique no evento.
3. Clique em Editar .
4. Clique na hora ou na data para alterá-lo.
5. Se quiser, adicione novos convidados.
6. Clique em "Salvar".
7. Se o evento for recorrente, escolha quais eventos serão atualizados e clique em OK.
8. Clique em Enviar.

 

Notificar os membros da equipe sobre alterações

Se as datas ou etapas do projeto forem alteradas, notifique rapidamente todos os membros da equipe por e-mail.

Notificar os membros no Gmail

Em vez de adicionar o endereço de e-mail de cada membro da equipe ao seu e-mail, basta digitar o endereço de e-mail do grupo.

1. No computador, acesse o Gmail.
2. No canto superior esquerdo, clique em  Escrever.
3. No campo "Para", adicione os destinatários. Você também pode adicioná-los das seguintes formas:
   • Nos campos "Cc" e "Cco".
   • Ao escrever uma mensagem, com o sinal de "+" ou "@menção" e o nome do contato no campo de texto.
4. Adicione um assunto.
5. Escreva sua mensagem.
6. Na parte inferior da página, clique em Enviar.

Dica: para adicionar destinatários individuais e grupos de contatos criados com marcadores, clique em Para:.

Enviar e-mail aos membros de um drive compartilhado

1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
2. Na parte superior, ao lado do nome do drive, clique na seta para baixo Enviar e-mail aos membros.
3. Altere o assunto e digite a mensagem.
4. (Opcional) Para enviar e-mails apenas aos membros com níveis de acesso específicos ou enviar uma cópia do e-mail para você mesmo, marque as caixas correspondentes.
5. Clique em Enviar.

O e-mail tem um link para o drive compartilhado.

Finalizar arquivos compartilhados

Ao terminar de colaborar no projeto, você pode alterar as configurações de compartilhamento ou arquivar os arquivos finalizados para que não sejam mais editados pelos colaboradores.

Para saber mais, consulte Compartilhar um documento final.

Criar um relatório de fim de projeto

Ao concluir o projeto, você pode criar uma apresentação de fim de projeto para compartilhar e colaborar com sua equipe.

Veja como criar uma apresentação em Primeiros passos no Apresentações. Para ver dicas sobre como fazer apresentações, consulte 10 dicas do Google Workspace para propostas convincentes.

_{Google, Google Workspace e marcas e logotipos relacionados são marcas registradas da Google LLC. Todos os outros nomes de empresas e produtos são marcas registradas das empresas às quais eles estão associados.}