プロジェクトを計画、管理する

1. Google グループにログインします。
2. 左上の [グループを作成] をクリックします。
3. グループの情報を入力し、設定を選択します。 設定リファレンス。
4. [グループを作成] をクリックします。

新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。

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グループの設定リファレンス

グループ情報

 

プライバシー設定

 

メンバーの追加

チームの会議やメンバーの休暇予定を管理するチーム カレンダーを作成したり、プロジェクトのマイルストーンやタスクを管理するプロジェクト カレンダーを作成したりできます。どちらのカレンダーも同じ手順で作成できます。

チーム カレンダーを作成するには:

1. カレンダーを開き、左側の [他のカレンダー] の横にある「他のカレンダーを追加」アイコン [新しいカレンダーを作成] をクリックします。
2. カレンダーに名前を付け、説明を追加します。
3. [タイムゾーン] をクリックし、タイムゾーンを選択します。
4. [カレンダーを作成] をクリックします。新しいカレンダーが [マイカレンダー] に表示されます。
5. （省略可）カレンダーの設定を更新するには、そのカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン  [設定] をクリックします。

チーム カレンダーを共有するには:

1. カレンダーを開き、[マイカレンダー] の下にある共有するカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン  [設定と共有] をクリックします。

2. 次のいずれかを行います。

   • 個人と共有する - [特定のユーザーとの共有] で [ユーザーを追加] をクリックして、共有相手のユーザーの名前またはメールアドレスを追加します。[送信] をクリックします。
   • 多くのユーザーと共有する - [アクセス権限] で [一般公開して誰でも利用できるようにする] または [[組織名] で利用できるようにする] をオンにします。

定期的なチーム会議のスケジュールを設定し、メンバー全員の状況を把握してプロジェクト計画のタスクを更新できるようにします。チーム カレンダーで会議を作成し、チームの Google グループ メールアドレスを使って全員に招待状を一括送信します。詳しくは、会議を計画、開催するをご覧ください。

組織内の全員がチームの情報、プロジェクト、各種リソースを確認できるように、チーム専用のサイトを作成します。詳しくは、Google サイト スタートガイドをご覧ください。

Google ドライブを使用して、プロジェクトの計画、仕様、議事録をマイドライブ内または共有ドライブ内の共有プロジェクト フォルダに保存します。

マイドライブにフォルダを作成するには:

1. ドライブを開きます。
2. [ 新規] フォルダ] をクリックします。

マイドライブのフォルダにファイルを移動するには:

1. ファイルを選択します。
2. その他アイコン 移動アイコン をクリックします。
3. フォルダを選択し、[移動] または [ここに移動] をクリックします。

左側にある [マイドライブ] にファイルやフォルダをドラッグすることもできます。

 

共有ドライブ:

まだ作成していない場合は、共有ドライブを作成してメンバーを追加します。メンバー全員に、少なくとも投稿者のアクセス権を付与し、ファイルを共同編集できるようにします。詳しくは、共有ドライブのベスト プラクティスをご覧ください。次に、共有ドライブにフォルダを作成して、ファイルを追加します。 

新しいフォルダを作成するには:

1. 左側で、共有ドライブまたは既存のフォルダをクリックします。
2. [ 新規] [フォルダ] をクリックします。
3. フォルダ名を入力して [作成] をクリックします。

注:

• マイドライブや他の共有ドライブに保存済みのフォルダを共有ドライブに移動するには、管理者にお問い合わせください。
• サブフォルダのアクセス権は、最上位フォルダのアクセス権と同じにする必要があります。

パソコンにある既存のフォルダをアップロードするには:

1. 左側で共有ドライブをクリックします。
2. パソコンで、既存のフォルダを共有ドライブにドラッグします。または、 [新規] [フォルダのアップロード] をクリックし、目的のフォルダに移動してフォルダを開きます。

共有ドライブにファイルを追加するには:

投稿者以上のアクセス権限が必要です。

追加したファイルは、チームが所有することになります。ファイルを追加したユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなっても、そのファイルは共有ドライブに残ります。

1. 左側で共有ドライブをクリックします。
2. 自分のパソコンまたはマイドライブから既存のファイル（自分がオーナーのファイル*）を共有ドライブにドラッグします。または、ドライブ上部の [ 新規] をクリックし、次のいずれかを行います。

   • ファイルを作成するには、作成するファイルの種類（[Google ドキュメント] など）を選択します。
   • ファイルをアップロードするには、[ファイルのアップロード] をクリックします。目的のファイルに移動してファイルを開きます。

3. ファイルをダブルクリックして開き、編集します。

*ファイルのオーナーではなくても、ドライブの編集者アクセス権がある場合はファイルを共有ドライブに移動できます（Google Workspace 管理者が許可している場合）。

注: パソコンでファイルの保存やファイルへのアクセスを行うには、ドライブ ファイル ストリームを使用します。ドライブのスタートガイドをご覧ください。

プロジェクトの仕様書やプレゼンテーションなど、既存のプロジェクト ファイルをドライブで探し、これらのファイルをプロジェクト フォルダに移動します。

数百ものファイルから目視で 1 つのファイルを見つけるのは大変な作業です。代わりにドライブで検索してみましょう。

ドライブ内のファイルやフォルダを検索するには:

1. ドライブの検索ボックスに単語または語句を入力します。
   すばやく検索できるよう、テキストの入力を開始すると検索キーワードの候補が表示されます。
2. 候補をクリックして開くか、検索アイコン をクリックして、検索結果一覧を表示します。

詳細検索オプションを使用するには:

1. 検索ボックスの右にある下矢印アイコン をクリックします。
   オプション（複数の組み合わせも可）を選択して、結果を絞り込みます。

   • 種類 - ファイルの種類で検索します。
   • オーナー - ファイルの所有者で検索します。
   • 場所 - 場所で検索します（[ゴミ箱] または [スター付き] のアイテムも含まれます）。検索できるのは、[マイドライブ] または [共有ドライブ] 内のフォルダだけです。
   • 更新日 - 最近変更されたアイテムを検索します（自分以外のユーザーによる変更も含む）。
   • アイテム名 - ファイル名の中の語句を検索します。
   • 含まれている語句 - 特定の単語を含むファイルを検索します。
   • 共有対象 - ファイルにアクセスできるユーザーを検索します。
   • フォローアップ - 提案を含む自分がオーナーであるファイルや、自分にアクション アイテムが割り当てられているファイルを検索します。

2. [検索] をクリックします。

マイドライブのフォルダにファイルを移動するには:

1. ファイルを選択します。
2. その他アイコン 移動アイコン をクリックします。
3. フォルダを選択し、[移動] または [ここに移動] をクリックします。

左側にある [マイドライブ] にファイルやフォルダをドラッグすることもできます。

会議メモのテンプレートを選択してカスタマイズし、共有プロジェクト フォルダに保存します。

次のいずれかを行います。

• ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームの上部にあるおすすめのテンプレートからいずれか 1 つを選択します。[テンプレート ギャラリー] をクリックすると、その他のテンプレートが表示されます。
• ドキュメント エディタですでにファイルを開いている場合は、[ファイル] [新規作成] [テンプレートから作成] をクリックし、目的のテンプレートを選択します。
• ドライブで、次のいずれかを行います。

  • ドキュメント エディタの場合、 [新規] [Google ドキュメント]、[Google スプレッドシート]、[Google スライド] [テンプレートから] をクリックします。
  • フォームの場合、 [新規] [その他] [Google フォーム] [テンプレートから] をクリックします。

（省略可）会議の招待状に会議メモおよびプロジェクト計画などのファイルを追加します。

	タイムゾーンを選択します。
	定期的な予定を設定します。
	時間を探す - 会議の開催にあたり、同僚の都合のよい日時を探せます。
	予定の詳細の追加 - 会議場所の追加、予定の通知の送信などを行えます。
	ビデオ会議の追加 - 予定にビデオ会議を追加するか、サードパーティ製の会議用アドオンを選択します。
	予定の説明の追加 - 予定の連絡先情報、参加手順、リンクなどの詳細情報を追加できます。太字、斜体、下線を追加したり、リストやリンクを追加したりして説明の書式を設定できます。
	添付ファイルの追加 - 予定にドキュメントやプレゼンテーションなどのファイルを添付できます。

スプレッドシートにタスクを追加して、全体像がわかるプロジェクト計画を作成します。作成したプロジェクト計画を、共有ドライブまたは共有ドライブ フォルダに追加します。

プロジェクト計画を作成するには:

1. Google ドライブで、[ 新規] [Google スプレッドシート] [空白のスプレッドシート] をクリックします。
2. [無題のスプレッドシート] をクリックし、プロジェクト計画書の新しいタイトルを入力します。
3. 列見出しを追加します。たとえばプロジェクトのタスクを追跡する場合、タスクの担当者、期限、ステータス、コメントの列を作成します。
4. シートにコンテンツを追加してプロジェクト計画を追跡します。シートを共有すると、共有相手もコンテンツを追加できるようになります。

詳しくは、スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成するをご覧ください。

列見出しまたはタスクに説明が必要な場合は、説明用のメモを追加します。

1. メモを追加する列またはセルを選択します。
2. [挿入] [メモ] を選択します。
3. 説明を入力します。
4. メモ以外の場所をクリックして閉じます。

リストから選択肢を選べるようにします。たとえば、プロジェクト計画を使って進捗状況を管理するには、[ステータス] 列を作成して、[未処理]、[処理中]、[完了] などの選択肢を用意します。

	選択肢を追加する列を選択します。
	[データ] [データの入力規則] をクリックします。
	[条件] の横で [リストを直接指定] を選択します。
	有効な項目をカンマで区切って入力します。
	[保存] をクリックします。
	（省略可）選択肢を確認するには、その列の下のセルで矢印をクリックします。

条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

進捗状況がわかるように設定するには:

1. Google スプレッドシートでファイルを開き、書式ルールを適用する列を選択します。
2. [表示形式] [条件付き書式] を選択します。
3. ルールを設定します。この例では、完了、未処理、処理中のそれぞれのタスクに異なる色を割り当てます。

	[単一色] タブにある [セルの書式設定の条件] で、[次を含むテキスト] を選択します。
	[次を含むテキスト] の下のボックスに、「完了」と入力します。
	[書式設定のスタイル] で、背景やテキストに色を付けるかどうかを選択します。
	テキストや背景にカスタムの色を割り当てるには、テキストの色アイコン または塗りつぶしアイコン をクリックします。必要に応じて、テキストと背景のそれぞれの色を指定できます。
	さらにルールを追加する場合は、[条件を追加] をクリックし、同様の手順を踏みます。たとえば、未開始のタスクに赤色の背景色を割り当てたり、進行中のタスクにオレンジ色の背景色を割り当てたりします。
	[完了] をクリックします。

3.5 通知を受け取る

マイドライブのフォルダを共有するには

グループでフォルダを共有すると、メンバー全員に同じレベルのアクセス権が付与されます。チームメンバーに編集者のアクセス権を付与し、がファイルを共同編集できるようにします。

特定のユーザーとファイルやフォルダを共有するには:

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [ユーザーやグループと共有] で、共有相手のメールアドレスを入力します。
4. 共有相手がドキュメントに対して行える操作を変更するには、右側にある下向き矢印   [閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、または [編集者] をクリックします。
5. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • ドキュメントを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
   • 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
6. [共有] または [送信] をクリックします。

ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン  を選択します。

   ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドで、上部にある [共有] をクリックします。

   注: 自分がオーナーであるか、自分に編集権限があるファイルのみを共有できます。

2. （省略可）共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
   • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン  をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
   • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 [公開] をクリックします。

     注: このオプションが表示されない場合は、管理者にお問い合わせください。

3. [リンクをコピー] をクリックします。
4. [完了] をクリックします。
5. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。

共有ドライブのフォルダを共有するには

共有ドライブに追加したフォルダやファイルは、自動的に共有ドライブのメンバーと共有されます。

準備を終えたら、確認のためにプロジェクト計画をチームと共有します。プロジェクト ファイルには、プロジェクト計画、予定リスト、プレゼンテーションなどが含まれます。ファイルを共有するときは、コメントを追加したりコンテンツを更新したりできるように、閲覧者（コメント可）または編集者アクセス権限を付与します。

次に、チームメンバー（またはチーム用に作成したグループ）とプロジェクト計画書を共有します。

オーナー権限または編集権限のあるファイルを共有するには:

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

   注: 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン [閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] をクリックします。
5. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
   • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
6. [共有] または [送信] をクリックします。

ファイルを共有した全員にファイルへのリンクを含むメールが送信されます。編集者権限を持つチームメンバーは次の操作を行えます。

• タスク、担当者、期限などの内容を追加または更新する。
• フィルタを使用して関心があるコンテンツを表示する。
• 特定のユーザー宛てのコメントを挿入する。
• タスクのステータスを更新する。
• 説明用のメモをタスクに追加する。

コメントを追加するには:

プロジェクト計画のステータスを更新するには:

1. Google スプレッドシートで、プロジェクト計画書を開きます。
2. 自分のタスクの横で、ステータスを変更します。

チーム会議の前に最新のステータスを送信するには:

1. カレンダーでチームのカレンダーを開きます。
2. チームの会議をダブルクリックします。
3. [ゲスト] 欄にあるメールアイコン をクリックします。
4. 最新のステータスを入力します。
5. [送信] をクリックします。

チーム会議中に最新のステータスを確認するには:

チーム会議でプロジェクト計画を表示すると、すべての参加者がリアルタイムで各自のステータスを更新できます。

1. Meet を開き、ビデオ会議に参加します。
2. [画面を共有] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
   • 自分の画面全体
   • ウィンドウ
3. [共有] をクリックします。
4. 画面共有を終了するには、[画面共有を停止] クリックします。
5. （省略可）他のユーザーから画面共有を引き継ぐには、右下にある画面共有アイコン をクリックして、共有する範囲を選択します。

グループのメールを使用して最新のステータスを確認するには:

グループのメールアドレスを使用して全員にメールを一括送信し、プロジェクト計画の各自のタスクを更新するよう依頼します。

	Gmail を開きます。
	左側にある [作成] をクリックします。
	（省略可）ウィンドウ サイズを変更するには、右上にある全画面表示アイコン  または全画面表示を終了アイコン  をクリックします。
	受信者と件名を追加します。
	メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
	（省略可）添付ファイルを追加します。ドライブ ファイルを添付する場合は 、写真を添付する場合は  をクリックします。
	[送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

チャットを使用して最新のステータスを確認するには:

チームメンバーにチャット メッセージを送信し、最新のステータスを確認します。

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

1. Chat または Gmail にログインします。
2. [チャット] で名前をクリックし、メッセージを入力して、送信アイコン をクリックします。
3. [チャット] に名前が表示されない場合は、[ユーザー、チャットルーム、bot を検索] をクリックするか、チャットを開始アイコン をクリックします。
4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力すると候補が表示されます。
   組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。
5. メッセージの送信先のユーザーを選択します。
6. メッセージを入力して、送信アイコン  をクリックします。
   候補には、Chat を使用していないユーザーも含め、組織内の全ユーザーが含まれます。

グループにダイレクト メッセージを送信するには

タイムライン、要件、リソースが変更された場合は、プロジェクトのドキュメントを更新します。その後、新しいタイムラインに合わせて会議時間を変更したり、新しいチームメンバーを会議に追加したりする必要がある場合は、チームのカレンダーを更新します。

カレンダーの予定を更新するには

詳細情報を入力したら、予定を保存して招待状を送信します。

予定を保存するには:

既存の予定を更新するには:

追加のゲストの招待や、会議の場所の変更などができます。

プロジェクトの日程やマイルストーンが変更された場合は、メールを使用してすべてのチームメンバーにすばやく通知します。

Gmail でメンバーに通知するには

各メンバーのメールアドレスを 1 件ずつメールに追加するのではなく、グループのメールアドレスを入力します。

	Gmail を開きます。
	左側にある [作成] をクリックします。
	（省略可）ウィンドウ サイズを変更するには、右上にある全画面表示アイコン  または全画面表示を終了アイコン  をクリックします。
	受信者と件名を追加します。
	メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
	（省略可）添付ファイルを追加します。ドライブ ファイルを添付する場合は 、写真を添付する場合は  をクリックします。
	[送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

共有ドライブのメンバーにメールを送信するには:

1. 左側で共有ドライブをクリックします。
2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印 [メンバーにメールを送信] をクリックします。
3. 件名を変更し、メッセージを入力します。
4. （省略可）特定のアクセスレベルを持つメンバーのみにメールを送信する場合や、自分自身にメールのコピーを送信する場合は、該当するチェックボックスをオンにします。
5. [送信] をクリックします。

共有ドライブへのリンクがメールに記載されます。

プロジェクトの共同編集が完了したら、今後は他の共同編集者が最終的なファイルを編集できないように、共有設定を変更したり、ファイルをアーカイブしたりできます。

詳しくは、最終的なドキュメントを共有するをご覧ください。

プロジェクトが完了したら、まとめとしてプレゼンテーションを作成し、チームと共有して共同編集することができます。たとえば、プロジェクトで行ったこと、行った理由、成功したことと失敗したこと、次のステップについてレビューできます。

プレゼンテーションを作成するには、スライド スタートガイドをご覧ください。プレゼンテーションのヒントについては、効果的な提案書作成のための Google Workspace 活用法トップ 10をご覧ください。