プロジェクトを計画、管理する

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青色の線1 プロジェクトを設定する

1.1 メールグループを作成する
  1. Google グループにログインします。
  2. 左上の [グループを作成] をクリックします。
  3. グループの情報を入力し、設定を選択します。 設定リファレンス
  4. [グループを作成] をクリックします。

新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。


グループの設定リファレンス

グループ情報

オプション 説明
グループ名
リストおよびメッセージでグループを識別する名前です。以下のガイドラインを参考にしてください。
  • 名前の長さは 73 文字以下にする必要があります。
  • そのグループの目的が容易にわかる名前を使用してください。

 

 

グループメール

グループで使用するメールアドレスです。複数のドメインが表示される場合は、リストから適切なドメインを選択してください。メールアドレスの長さは 63 文字以下にする必要があります。アドレスのドメイン部分(@gmail.com など)は文字数に含まれません。

一部の単語は予約されており、メールアドレスとして使用することはできません。詳しくは、メールアドレスで使用できない単語をご覧ください。また、groups.google.com でグループを作成する場合は、予約済みの単語をご覧ください。

職場または学校のアカウントでグループを作成する場合は、メールアドレスに「-user-created」などのサフィックスが追加されることがあります。たとえば、作成するグループ名が「training」の場合、実際のメールアドレスは training-user-created@[ご利用のドメイン] となります。

グループの説明

グループの目的または使用方法です。この情報はグループの概要のページに表示されます。グループ メンバー、グループのコンテンツ、よくある質問、関連グループへのリンクなどの情報を含めることができます。

 

プライバシー設定

オプション  説明
グループを検索できるユーザー

グループの名前、メールアドレス、会話でグループを検索できるユーザーのオプションを選択します。

  • グループ メンバー - 仕事用アカウントまたは学校用アカウントにログイン中は、ディレクトリでグループを非表示にすることをグループ オーナーに許可するオプションを管理者の方が有効にしている場合のみ、このオプションが表示されます。
  • 組織のメンバー - このオプションは、仕事用アカウントまたは学校用アカウントにログインしている場合のみ表示されます。
  • ウェブ上のすべてのユーザー - 仕事用アカウントまたは学校用アカウントにログイン中は、グループを一般公開するオプションを管理者の方が有効にしている場合のみ、このオプションが表示されます。

 

グループに参加できるユーザー

次のいずれかを選択します。

  • 招待されたユーザーのみ - 招待されたユーザーでなければグループに参加できません。招待を受けていないユーザーが自分自身を直接グループに追加したり、参加をリクエストしたりすることはできません。
  • 組織内の誰でも参加をリクエストできる - 組織内のユーザーはグループへの参加をリクエストできます。このオプションは、仕事用アカウントまたは学校用アカウントにログインしている場合のみ表示されます。
  • 組織内の誰でも参加できる - 組織内のユーザーは自分自身をグループに追加できます。このオプションは、仕事用アカウントまたは学校用アカウントにログインしている場合のみ表示されます。
  • 誰でもリクエスト可能 - ウェブ上の誰でもグループへの参加をリクエストできます。仕事用アカウントまたは学校用アカウントにログイン中は、外部メンバーを許可するグループ オーナー向けオプションを管理者の方が有効にしている場合のみ、このオプションが表示されます。
  • 誰でも参加可能 - ウェブ上の誰でも自分自身をグループに追加できます。仕事用アカウントまたは学校用アカウントにログイン中は、外部メンバーを許可するグループ オーナー向けオプションを管理者の方が有効にしている場合のみ、このオプションが表示されます。
会話を閲覧できるユーザー グループに投稿されたスレッドを表示できるユーザーを選択します。
投稿できるユーザー グループのメールアドレス宛にメッセージを送信できるユーザーを選択します。
メンバー一覧を表示できるユーザー グループのメンバー一覧を表示できるユーザーを選択します。

 

メンバーの追加

オプション 説明
グループ メンバー 追加してメンバーの役割を割り当てるユーザーの名前またはメールアドレス。
グループの参加者全員にメンバーの役割が割り当てられます。メンバーの役割に付与されている権限は、マネージャーとオーナーにも自動的に付与されます。
グループのマネージャー 追加してマネージャーの役割を割り当てるユーザーの名前またはメールアドレス。

デフォルトでは、マネージャーは、以下の操作以外はオーナーができる操作をすべて行えます。

  • グループを削除する。
  • 他のメンバーをオーナーにする。
  • オーナーの役割をマネージャーまたはメンバーに変更する。

グループのオーナーは、いずれの権限でもオーナー限定にして、マネージャーが行える操作を制限することができます。ただし、マネージャーがグループ設定を変更する権限を制限することはできません。

また、グループを別のグループのマネージャーにすることはできません。

グループのオーナー 追加してオーナーの役割を割り当てるユーザーの名前またはメールアドレス。  

オーナーの役割を付与されたメンバーには、次の権限があります。

  • グループにメッセージを送信する。
  • オーナーを含むグループ メンバーを追加または削除する。
  • メンバーの役割を変更する(メンバーからオーナーに変更するなど)。
  • グループの設定を変更する。
  • グループを削除する。
  • グループのメンバーシップとメッセージを書き出す。

オーナーの役割はどのグループ メンバーにも割り当てることができます。ただし、グループに別のグループのオーナーの役割を割り当てることはできません。

ウェルカム メッセージ 招待状なしでグループに追加されたユーザーに送信されるメールのメッセージ。このオプションは、[メンバーを直接追加] が [オン] の場合にのみ使用できます。
招待メッセージ ユーザーに送信されるグループへの招待メールのメッセージ。招待されたユーザーは招待状の中のリンクをクリックしてグループに参加します。このオプションは、[メンバーを直接追加] が [オフ] の場合にのみ使用できます。
登録

グループから受け取るメールの設定。指定できるオプションは次のとおりです。

  • メッセージごとにメール — グループにメッセージが投稿されるたびに、そのメッセージがメールで配信されます。
  • 要約 — 最大 150 件のメッセージの要旨が 1 通のメールにまとめられ、毎日配信されます。
  • ダイジェスト — 最大 25 件の完全なメッセージが 1 通のメールにまとめられ、毎日配信されます。
  • メールなし — グループからのメールは届きません。

グループのメッセージの要約またはダイジェストをメールで受け取るには、グループの会話の履歴をオンにする必要があります。

メンバーを直接追加

メンバーをグループに直接追加するか、メンバーをグループに招待するかを指定します。

[メンバーを直接追加] をオンにした場合: 指定したユーザーがグループに追加され、選択した登録設定が適用されます。メンバーは各自の登録設定を後で変更することができます。

[メンバーを直接追加] をオフにした場合: 指定したユーザーに、グループに参加するための招待メールが送信されます。招待を承諾したユーザーのみグループに追加されます。

1.2 チーム カレンダーやプロジェクト カレンダーを作成する

チームの会議やメンバーの休暇予定を管理するチーム カレンダーを作成したり、プロジェクトのマイルストーンやタスクを管理するプロジェクト カレンダーを作成したりできます。どちらのカレンダーも同じ手順で作成できます。

チーム カレンダーを作成するには:

  1. カレンダーを開き、左側の [他のカレンダー] の横にある「他のカレンダーを追加」アイコン "" 次に [新しいカレンダーを作成] をクリックします。
  2. カレンダーに名前を付け、説明を追加します。
  3. [タイムゾーン] をクリックし、タイムゾーンを選択します。
  4. [カレンダーを作成] をクリックします。新しいカレンダーが [マイカレンダー] に表示されます。
  5. (省略可)カレンダーの設定を更新するには、そのカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン その他 次に [設定] をクリックします。


チーム カレンダーを共有するには:

  1. カレンダーを開き、[マイカレンダー] の下にある共有するカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン その他 次に [設定と共有] をクリックします。

  2. 次のいずれかを行います。
    • 個人と共有する - [特定のユーザーとの共有] で [ユーザーを追加] をクリックして、共有相手のユーザーの名前またはメールアドレスを追加します。[送信] をクリックします。
    • 多くのユーザーと共有する - [アクセス権限] で [一般公開して誰でも利用できるようにする] または [[組織名] で利用できるようにする] をオンにします。
カレンダーを作成する
1.3 定期的な進捗会議を設定する

定期的なチーム会議のスケジュールを設定し、メンバー全員の状況を把握してプロジェクト計画のタスクを更新できるようにします。チーム カレンダーで会議を作成し、チームの Google グループ メールアドレスを使って全員に招待状を一括送信します。詳しくは、会議を計画、開催するをご覧ください。

  1. カレンダーで次のいずれかを行います。
    • カレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックします。
    • [作成 作成] をクリックします。
  2. [予定] を選択します。
1.4 チームのウェブサイトを作成する
組織内の全員がチームの情報、プロジェクト、各種リソースを確認できるように、チーム専用のサイトを作成します。詳しくは、Google サイト スタートガイドをご覧ください。

サイトページと表示されるメニュー

青色の線プロジェクト ファイルを保存する

2.1 プロジェクト フォルダを作成する

Google ドライブを使用して、プロジェクトの計画、仕様、議事録をマイドライブ内または共有ドライブ内の共有プロジェクト フォルダに保存します。

マイドライブにフォルダを作成するには:

  1. ドライブを開きます。
  2. [作成 新規] 次にフォルダ] をクリックします。


マイドライブのフォルダにファイルを移動するには:

  1. ファイルを選択します。
  2. その他アイコン "" 次に 移動アイコン 移動 をクリックします。
  3. フォルダを選択し、[移動] または [ここに移動] をクリックします。

左側にある [マイドライブ] にファイルやフォルダをドラッグすることもできます。

ファイルをフォルダに移動
 

共有ドライブ:

まだ作成していない場合は、共有ドライブを作成してメンバーを追加します。メンバー全員に、少なくとも投稿者のアクセス権を付与し、ファイルを共同編集できるようにします。詳しくは、共有ドライブのベスト プラクティスをご覧ください。次に、共有ドライブにフォルダを作成して、ファイルを追加します。 

新しいフォルダを作成するには:

  1. 左側で、共有ドライブまたは既存のフォルダをクリックします。
  2. ["" 新規] 次に [フォルダ] をクリックします。
  3. フォルダ名を入力して [作成] をクリックします。

注:

  • マイドライブや他の共有ドライブに保存済みのフォルダを共有ドライブに移動するには、管理者にお問い合わせください。
  • サブフォルダのアクセス権は、最上位フォルダのアクセス権と同じにする必要があります。


パソコンにある既存のフォルダをアップロードするには:

  1. 左側で共有ドライブをクリックします。
  2. パソコンで、既存のフォルダを共有ドライブにドラッグします。または、作成 [新規] 次に [フォルダのアップロード] をクリックし、目的のフォルダに移動してフォルダを開きます。


共有ドライブにファイルを追加するには:

投稿者以上のアクセス権限が必要です。

追加したファイルは、チームが所有することになります。ファイルを追加したユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなっても、そのファイルは共有ドライブに残ります。

  1. 左側で共有ドライブをクリックします。
  2. 自分のパソコンまたはマイドライブから既存のファイル(自分がオーナーのファイル*)を共有ドライブにドラッグします。または、ドライブ上部の ["" 新規] をクリックし、次のいずれかを行います。
    • ファイルを作成するには、作成するファイルの種類([Google ドキュメント] など)を選択します。
    • ファイルをアップロードするには、[ファイルのアップロード] をクリックします。目的のファイルに移動してファイルを開きます。
  3. ファイルをダブルクリックして開き、編集します。

*ファイルのオーナーではなくても、ドライブの編集者アクセス権がある場合はファイルを共有ドライブに移動できます(Google Workspace 管理者が許可している場合)。

注: パソコンでファイルの保存やファイルへのアクセスを行うには、ドライブ ファイル ストリームを使用します。ドライブのスタートガイドをご覧ください。

ドライブにファイルをアップロード

2.2 既存のプロジェクト ファイルを見つけて移動する

プロジェクトの仕様書やプレゼンテーションなど、既存のプロジェクト ファイルをドライブで探し、これらのファイルをプロジェクト フォルダに移動します。

数百ものファイルから目視で 1 つのファイルを見つけるのは大変な作業です。代わりにドライブで検索してみましょう。

ドライブ内のファイルやフォルダを検索するには:

  1. ドライブの検索ボックスに単語または語句を入力します。
    すばやく検索できるよう、テキストの入力を開始すると検索キーワードの候補が表示されます。
  2. 候補をクリックして開くか、検索アイコン "" をクリックして、検索結果一覧を表示します。


詳細検索オプションを使用するには:

  1. 検索ボックスの右にある下矢印アイコン "" をクリックします。
    オプション(複数の組み合わせも可)を選択して、結果を絞り込みます。
    • 種類 - ファイルの種類で検索します。
    • オーナー - ファイルの所有者で検索します。
    • 場所 - 場所で検索します([ゴミ箱] または [スター付き] のアイテムも含まれます)。検索できるのは、[マイドライブ] または [共有ドライブ] 内のフォルダだけです。
    • 更新日 - 最近変更されたアイテムを検索します(自分以外のユーザーによる変更も含む)。
    • アイテム名 - ファイル名の中の語句を検索します。
    • 含まれている語句 - 特定の単語を含むファイルを検索します。
    • 共有対象 - ファイルにアクセスできるユーザーを検索します。
    • フォローアップ - 提案を含む自分がオーナーであるファイルや、自分にアクション アイテムが割り当てられているファイルを検索します。
  2. [検索] をクリックします。

ドライブで検索

マイドライブのフォルダにファイルを移動するには:

  1. ファイルを選択します。
  2. その他アイコン "" 次に 移動アイコン 移動 をクリックします。
  3. フォルダを選択し、[移動] または [ここに移動] をクリックします。

左側にある [マイドライブ] にファイルやフォルダをドラッグすることもできます。


ファイルをフォルダに移動

2.3 会議メモのテンプレートを作成する

会議メモのテンプレートを選択してカスタマイズし、共有プロジェクト フォルダに保存します。

次のいずれかを行います。

  • ドキュメントスプレッドシートスライドフォームの上部にあるおすすめのテンプレートからいずれか 1 つを選択します。[テンプレート ギャラリー] をクリックすると、その他のテンプレートが表示されます。
  • ドキュメント エディタですでにファイルを開いている場合は、[ファイル] 次に [新規作成] 次に [テンプレートから作成] をクリックし、目的のテンプレートを選択します。
  • ドライブで、次のいずれかを行います。
    • ドキュメント エディタの場合、作成 [新規] 次に [Google ドキュメント]、[Google スプレッドシート]、[Google スライド] 次に [テンプレートから] をクリックします。
    • フォームの場合、作成 [新規] 次に [その他] 次に [Google フォーム] 次に [テンプレートから] をクリックします。
新しいドキュメントを作成する
2.4 プロジェクト ファイルを会議に添付する

(省略可)会議の招待状に会議メモおよびプロジェクト計画などのファイルを追加します。

1 タイムゾーンを選択します。
2 定期的な予定を設定します。
3 時間を探す - 会議の開催にあたり、同僚の都合のよい日時を探せます。
4 予定の詳細の追加 - 会議場所の追加、予定の通知の送信などを行えます。
5 ビデオ会議の追加 - 予定にビデオ会議を追加するか、サードパーティ製の会議用アドオンを選択します。
6 予定の説明の追加 - 予定の連絡先情報、参加手順、リンクなどの詳細情報を追加できます。太字、斜体、下線を追加したり、リストやリンクを追加したりして説明の書式を設定できます。
7 添付ファイルの追加 - 予定にドキュメントやプレゼンテーションなどのファイルを添付できます。

予定の詳細を追加する

青色の線プロジェクト計画を作成する

3.1 プロジェクト計画を作成してタスクを追加する

スプレッドシートにタスクを追加して、全体像がわかるプロジェクト計画を作成します。作成したプロジェクト計画を、共有ドライブまたは共有ドライブ フォルダに追加します。

プロジェクト計画を作成するには:

  1. Google ドライブで、[作成 新規] 次に [Google スプレッドシート] 次に [空白のスプレッドシート] をクリックします。
  2. [無題のスプレッドシート] をクリックし、プロジェクト計画書の新しいタイトルを入力します。
  3. 列見出しを追加します。たとえばプロジェクトのタスクを追跡する場合、タスクの担当者、期限、ステータス、コメントの列を作成します。
  4. シートにコンテンツを追加してプロジェクト計画を追跡します。シートを共有すると、共有相手もコンテンツを追加できるようになります。

詳しくは、スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成するをご覧ください。

シートに名前を付ける

3.2 タスクの説明を追加する

列見出しまたはタスクに説明が必要な場合は、説明用のメモを追加します。

  1. メモを追加する列またはセルを選択します。
  2. [挿入] 次に [メモ] を選択します。
  3. 説明を入力します。
  4. メモ以外の場所をクリックして閉じます。
メモを挿入する
3.3 リストに選択肢を追加する

リストから選択肢を選べるようにします。たとえば、プロジェクト計画を使って進捗状況を管理するには、[ステータス] 列を作成して、[未処理]、[処理中]、[完了] などの選択肢を用意します。

1 選択肢を追加する列を選択します。
2 [データ] 次に [データの入力規則] をクリックします。
3 [条件] の横で [リストを直接指定] を選択します。
4 有効な項目をカンマで区切って入力します。
5 [保存] をクリックします。
6 (省略可)選択肢を確認するには、その列の下のセルで矢印をクリックします。

手順 1〜6 を図示

3.4 進捗管理用の機能を追加する

条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

進捗状況がわかるように設定するには:

  1. Google スプレッドシートでファイルを開き、書式ルールを適用する列を選択します。
  2. [表示形式] 次に [条件付き書式] を選択します。
  3. ルールを設定します。この例では、完了、未処理、処理中のそれぞれのタスクに異なる色を割り当てます。
A [単一色] タブにある [セルの書式設定の条件] で、[次を含むテキスト] を選択します。
B [次を含むテキスト] の下のボックスに、「完了」と入力します。
C [書式設定のスタイル] で、背景やテキストに色を付けるかどうかを選択します。
D テキストや背景にカスタムの色を割り当てるには、テキストの色アイコン "" または塗りつぶしアイコン "" をクリックします。必要に応じて、テキストと背景のそれぞれの色を指定できます。
E さらにルールを追加する場合は、[条件を追加] をクリックし、同様の手順を踏みます。たとえば、未開始のタスクに赤色の背景色を割り当てたり、進行中のタスクにオレンジ色の背景色を割り当てたりします。
F [完了] をクリックします。

[表示形式] メニューに表示される条件付き書式設定ルール

3.5 通知を受け取る

メール通知を使用すると、プロジェクトの更新情報やステータスの変更を常に把握できます。自分のプロジェクト計画に変更が加えられると、いつ誰がどのような変更を行ったかを知らせる通知が届きます。通知の頻度を選択することもできます。

通知を追加するには:

  1. スプレッドシートで、[ツール] 次に [通知ルール] を選択します。
  2. 通知メールの配信のタイミングと頻度を選択します。
  3. [保存] をクリックします。
  4. [完了] をクリックします。
[ツール] をクリックして通知ルールを設定するウィンドウを開く

青色の線プロジェクト ファイルを共有する

4.1 プロジェクト フォルダを共有する

マイドライブのフォルダを共有するには

グループでフォルダを共有すると、メンバー全員に同じレベルのアクセス権が付与されます。チームメンバーに編集者のアクセス権を付与し、がファイルを共同編集できるようにします。

特定のユーザーとファイルやフォルダを共有するには:

  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン Share をクリックします。
  3. [ユーザーやグループと共有] で、共有相手のメールアドレスを入力します。
  4. 共有相手がドキュメントに対して行える操作を変更するには、右側にある下向き矢印 下 次に [閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、または [編集者] をクリックします。
  5. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • ドキュメントを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
    • 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
  6. [共有] または [送信] をクリックします。


ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

  1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン 共有 を選択します。

    ドキュメントスプレッドシート、またはスライドで、上部にある [共有] をクリックします。

    注: 自分がオーナーであるか、自分に編集権限があるファイルのみを共有できます。

  2. (省略可)共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
    • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン "" をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
    • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 "" 次に [公開] をクリックします。

      注: このオプションが表示されない場合は、管理者にお問い合わせください。

  3. [リンクをコピー] をクリックします。
  4. [完了] をクリックします。
  5. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。


共有ドライブのフォルダを共有するには

共有ドライブに追加したフォルダやファイルは、自動的に共有ドライブのメンバーと共有されます。

ドライブでファイルを共有
4.2 レビューのためにプロジェクト ファイルを共有する

準備を終えたら、確認のためにプロジェクト計画をチームと共有します。プロジェクト ファイルには、プロジェクト計画、予定リスト、プレゼンテーションなどが含まれます。ファイルを共有するときは、コメントを追加したりコンテンツを更新したりできるように、閲覧者(コメント可)または編集者アクセス権限を付与します。

次に、チームメンバー(またはチーム用に作成したグループ)とプロジェクト計画書を共有します。

オーナー権限または編集権限のあるファイルを共有するには:

  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン "" をクリックします。
  3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

    : 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

  4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン "" 次に [閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、[編集者] をクリックします。
  5. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
    • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
  6. [共有] または [送信] をクリックします。

ファイルを共有した全員にファイルへのリンクを含むメールが送信されます。編集者権限を持つチームメンバーは次の操作を行えます。

  • タスク、担当者、期限などの内容を追加または更新する。
  • フィルタを使用して関心があるコンテンツを表示する。
  • 特定のユーザー宛てのコメントを挿入する。
  • タスクのステータスを更新する。
  • 説明用のメモをタスクに追加する。

[共有] をクリックしてユーザーを追加するウィンドウを開き、[送信] をクリックする


コメントを追加するには:

  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン "" をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

コメント ボックスを開いてテキストを入力する際に他のユーザーに割り当てることも可能

青色の線5 プロジェクトを管理する

5.1 タスクの最新のステータスを確認する

プロジェクト計画のステータスを更新するには:

  1. Google スプレッドシートで、プロジェクト計画書を開きます。
  2. 自分のタスクの横で、ステータスを変更します。

スプレッドシートでプロジェクト計画を作成する


チーム会議の前に最新のステータスを送信するには:

  1. カレンダーでチームのカレンダーを開きます。
  2. チームの会議をダブルクリックします。
  3. [ゲスト] 欄にあるメールアイコン "" をクリックします。
  4. 最新のステータスを入力します。
  5. [送信] をクリックします。


チーム会議中に最新のステータスを確認するには:

チーム会議でプロジェクト計画を表示すると、すべての参加者がリアルタイムで各自のステータスを更新できます。

  1. Meet を開き、ビデオ会議に参加します。
  2. [画面を共有] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
    • 自分の画面全体
    • ウィンドウ
  3. [共有] をクリックします。
  4. 画面共有を終了するには、[画面共有を停止] クリックします。
  5. (省略可)他のユーザーから画面共有を引き継ぐには、右下にある画面共有アイコン 画面を固定表示する をクリックして、共有する範囲を選択します。

自分の画面またはウィンドウを固定表示する

グループのメールを使用して最新のステータスを確認するには:

グループのメールアドレスを使用して全員にメールを一括送信し、プロジェクト計画の各自のタスクを更新するよう依頼します。

1 Gmail を開きます。
2 左側にある 作成 [作成] をクリックします。
3 (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、右上にある全画面表示アイコン "" または全画面表示を終了アイコン 全画面表示を終了 をクリックします。
4 受信者と件名を追加します。
5 メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
6 (省略可)添付ファイルを追加します。ドライブ ファイルを添付する場合は Insert file using Drive、写真を添付する場合は Insert image をクリックします。
7 [送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

上記の 1~7 の手順を行う際に受信トレイとメールの中でクリックする場所を示す図


チャットを使用して最新のステータスを確認するには:

チームメンバーにチャット メッセージを送信し、最新のステータスを確認します。

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

  1. Chat または Gmail にログインします。
  2. [チャット] で名前をクリックし、メッセージを入力して、送信アイコン "" をクリックします。
  3. [チャット] に名前が表示されない場合は、[ユーザー、チャットルーム、bot を検索] をクリックするか、チャットを開始アイコン "" をクリックします。
  4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力すると候補が表示されます。
    組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。
  5. メッセージの送信先のユーザーを選択します。
  6. メッセージを入力して、送信アイコン "" をクリックします。
    候補には、Chat を使用していないユーザーも含め、組織内の全ユーザーが含まれます。


グループにダイレクト メッセージを送信するには

  1. Chat または Gmail にログインします。
  2. [チャット] でグループ名をクリックし、メッセージを入力して、送信アイコン "" をクリックします。
  3. グループ名が [Chat] に表示されていない場合:
    • Chat で、[ユーザー、チャットルーム、bot を検索] 次に [グループの会話を開始] をクリックします。
    • Gmail で、[Chat] のチャットを開始アイコン "" 次に [グループの会話を開始] をクリックします。
  4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力すると候補が表示されます。
  5. [メッセージ] または完了アイコン "" をクリックします。
  6. メッセージを入力して、送信アイコン "" をクリックします。
    候補には、Chat を使用していないユーザーも含め、組織内の全ユーザーが含まれます。

グループにメッセージを送信する

5.2 プロジェクトのタイムラインを変更する

タイムライン、要件、リソースが変更された場合は、プロジェクトのドキュメントを更新します。その後、新しいタイムラインに合わせて会議時間を変更したり、新しいチームメンバーを会議に追加したりする必要がある場合は、チームのカレンダーを更新します。

カレンダーの予定を更新するには

詳細情報を入力したら、予定を保存して招待状を送信します。

予定を保存するには:

  1. [保存] をクリックします。
  2. 次のいずれかを選択します。
    • 送信: メールでゲストに通知します
    • 送信しない: 今はゲストに通知しません
    • キャンセル: 招待状の編集を続けます
  3. 組織外のユーザーを招待する場合は、次のいずれかをクリックします。
    • 外部のゲストを招待: ゲストに通知します。
    • 編集を続行: 後でゲストに通知します。
  4. (省略可)[編集] ページで予定を開くには、[その他のオプション] をクリックします。

既存の予定を更新するには:

追加のゲストの招待や、会議の場所の変更などができます。

  1. カレンダーのグリッドで、予定をクリック 次に 編集アイコン 編集 をクリックします。
  2. 追加のゲストを招待したり、会議の場所を変更したり、ファイルを添付したりするには、それらの変更を行ってから [保存] をクリックします。
変更した予定を保存する
5.3 変更についてチームメンバーに通知する

プロジェクトの日程やマイルストーンが変更された場合は、メールを使用してすべてのチームメンバーにすばやく通知します。

Gmail でメンバーに通知するには

各メンバーのメールアドレスを 1 件ずつメールに追加するのではなく、グループのメールアドレスを入力します。

1 Gmail を開きます。
2 左側にある 作成 [作成] をクリックします。
3 (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、右上にある全画面表示アイコン "" または全画面表示を終了アイコン 全画面表示を終了 をクリックします。
4 受信者と件名を追加します。
5 メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
6 (省略可)添付ファイルを追加します。ドライブ ファイルを添付する場合は Insert file using Drive、写真を添付する場合は Insert image をクリックします。
7 [送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

上記の 1~7 の手順を行う際に受信トレイとメールの中でクリックする場所を示す図

共有ドライブのメンバーにメールを送信するには:

  1. 左側で共有ドライブをクリックします。
  2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印 ""次に [メンバーにメールを送信] をクリックします。
  3. 件名を変更し、メッセージを入力します。
  4. (省略可)特定のアクセスレベルを持つメンバーのみにメールを送信する場合や、自分自身にメールのコピーを送信する場合は、該当するチェックボックスをオンにします。
  5. [送信] をクリックします。

共有ドライブへのリンクがメールに記載されます。

共有ドライブのメンバーにメールを送信
5.4 共有ファイルを仕上げる

プロジェクトの共同編集が完了したら、今後は他の共同編集者が最終的なファイルを編集できないように、共有設定を変更したり、ファイルをアーカイブしたりできます。

詳しくは、最終的なドキュメントを共有するをご覧ください。

アクセス権を削除
5.5 プロジェクトの完了レポートを作成する

プロジェクトが完了したら、まとめとしてプレゼンテーションを作成し、チームと共有して共同編集することができます。たとえば、プロジェクトで行ったこと、行った理由、成功したことと失敗したこと、次のステップについてレビューできます。

プレゼンテーションを作成するには、スライド スタートガイドをご覧ください。プレゼンテーションのヒントについては、効果的な提案書作成のための Google Workspace 活用法トップ 10をご覧ください。

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