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Vous travaillez avec des collègues en télétravail ou au bureau ? Découvrez comment progresser dans les environnements de travail hybrides.

Planifier et gérer un projet

Tutoriel Google Workspace pour les entreprises

Points abordés

Bonnes pratiques pour la communication et la collaboration tout au long du cycle de vie d'un projet

Voici ce dont vous avez besoin

10 minutes

Compte Compte Google Workspace — Vous n'en avez pas ? Démarrez dès aujourd'hui votre essai de 14 jours.

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Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes

Configurer votre projet Stocker les fichiers du projet Créer un plan de projet Partager les fichiers du projet Gérer un projet

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1 Configurer votre projet


Tout développer  |  Tout réduireTout réduire
Créer un groupe de messagerie

  1. Connectez-vous à Google Groupes.
  2. En haut de la page, cliquez sur Créer un groupe.
  3. Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres. Voici quelques suggestions de paramètres :
    • Qui peut afficher les conversations : uniquement les membres de l'équipe (si vous souhaitez que les communications du projet restent privées).
    • Membres du groupe : adresse e-mail de chaque membre de l'équipe chargée du projet.
    • Gestionnaires de groupe : adresse e-mail de tous les membres de l'équipe susceptibles d'en ajouter d'autres par la suite.
    • Ajouter directement des membres : activez cette option pour contrôler qui peut rejoindre le groupe.
  4. Cliquez sur Créer un groupe.
Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.

Consultez le Centre d'aide Groupes pour en savoir plus

Créer un espace

Créez un espace dans Google Chat pour discuter et échanger des idées avec les autres membres de votre équipe. Vous pouvez également partager des fichiers dans les espaces Chat.

Créer un agenda d'équipe ou de projet

Créez un agenda d'équipe pour rassembler les informations concernant les réunions et les congés de vos collaborateurs. Créez un agenda de projet pour suivre l'évolution des dates et des étapes importantes du projet. La procédure de création est la même dans les deux cas.

Créer un agenda

Vous ne pouvez créer un agenda que depuis un navigateur. Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans l'application Google Agenda. Une fois l'agenda créé, il est visible à la fois dans un navigateur et dans l'application.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. À gauche, à côté de "Autres agendas", cliquez sur Ajouter d'autres agendas Plus puis Créer un agenda.
  3. Attribuez un nom à votre agenda et ajoutez une description.
  4. Cliquez sur Créer l'agenda.
  5. Si vous souhaitez partager votre agenda, cliquez dessus dans la barre de gauche, puis sélectionnez Partager avec des personnes en particulier.

Partager l'agenda avec votre équipe

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda. Il n'est pas possible de partager des agendas depuis l'application Google Agenda.
  2. Sur la gauche, accédez à la section "Mes agendas". Pour la développer, cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas.
  3. Passez la souris sur l'agenda que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Plus Plus puis Paramètres et partage.
  4. Dans la section "Partager avec des personnes en particulier", cliquez sur Ajouter des contacts.
  5. Ajoutez l'adresse e-mail d'une personne ou d'un groupe Google. Le menu déroulant permet de modifier les paramètres d'autorisation. En savoir plus sur les autorisations d'accès
  6. Cliquez sur Envoyer.
  7. Le destinataire doit cliquer sur le lien envoyé par e-mail pour ajouter l'agenda à sa liste. Découvrez comment ajouter l'agenda d'une autre personne.

Conseil : Pour partager un agenda qui ne vous appartient pas, vous devez demander à son propriétaire de vous accorder l'autorisation "Apporter des modifications et gérer le partage".

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

Créer un plan de projet

Faites le suivi des tâches de votre projet, mettez-les à jour et collaborez dessus avec votre équipe, dans une feuille de calcul partagée. Pour en savoir plus, consultez Créer des plans de projet avec Sheets.

Collaborer à l'aide de Google Sheets.

Planifier des réunions de suivi régulières

Planifiez des réunions d'équipe régulières afin de connaître l'avancement de chacun et de mettre à jour les tâches dans le plan de projet. Créez la réunion dans votre agenda d'équipe. Envoyez une invitation depuis l'adresse e-mail du groupe Google de votre équipe pour que tous les membres la reçoivent simultanément. Pour en savoir plus, consultez l'article Planifier et organiser une réunion.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Créer Ajouter.
  3. Ajoutez le titre de l'événement et tous les détails le concernant.
  4. À côté de "Une seule fois", cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas.
  5. Choisissez la fréquence à laquelle l'événement doit se répéter et la date à laquelle la récurrence prendra fin.
  6. En haut à droite, cliquez sur Enregistrer.
Créer un site Web d'équipe

Créez un site d'équipe sur lequel tous les membres de votre organisation peuvent accéder aux informations, projets et autres ressources de votre équipe. Pour en savoir plus, consultez Premiers pas avec Google Sites.

Page et menu de Sites affichés.

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2 Stocker les fichiers du projet


 
Créer un dossier pour le projet

Grâce à Google Drive, enregistrez le plan de votre projet, ses caractéristiques et les comptes rendus de réunion dans un dossier de projet partagé dans Mon Drive ou dans un Drive partagé.

Créer un dossier dans Mon Drive

  1. Ouvrez Drive et cliquez sur Mon Drive.
  2. Accédez à l'emplacement où vous souhaitez créer le dossier.
  3. Cliquez sur NouveaupuisDossier.
  4. Nommez le dossier, puis cliquez sur Créer.

Placer un fichier dans un dossier de Mon Drive

  1. Sélectionnez le fichier.
  2. Cliquez sur Plus puisDéplacer vers .
  3. Sélectionnez le dossier, puis cliquez sur Déplacer ou Déplacer ici.

Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.

Déplacer des fichiers vers des dossiers

Drive partagés

Si vous ne l'avez pas déjà fait, créez un Drive partagé et ajoutez-y des membres. Accordez-leur à tous un accès Contributeur au minimum, afin qu'ils puissent collaborer sur des fichiers. Pour obtenir des instructions, consultez les Bonnes pratiques concernant les Drive partagés. Créez ensuite des dossiers dans le Drive partagé, puis ajoutez-y des fichiers. 

Créer un dossier dans un Drive partagé

  1. Ouvrez Drive et cliquez sur Drive partagés.
  2. Accédez à l'emplacement où vous souhaitez créer le dossier.
  3. Cliquez sur NouveaupuisDossier.
  4. Nommez le dossier et cliquez sur Créer.

Remarques :

  • Pour déplacer dans un Drive partagé des dossiers stockés dans Mon Drive ou dans un autre Drive partagé, contactez votre administrateur.
  • Les sous-dossiers doivent être associés à la même autorisation que le dossier racine.


Importer un dossier existant depuis votre ordinateur dans un Drive partagé

  1. Sur la gauche, cliquez sur un dossier Drive partagé.
  2. Faites glisser un dossier de votre ordinateur vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur  NouveaupuisImporter un dossier. Accédez au dossier et ouvrez-le.

Importer des fichiers dans Drive


Pour déplacer des fichiers dans un Drive partagé

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé, ou entre des Drive partagés, faites glisser les fichiers dans le Drive partagé de destination. Pour déplacer des dossiers, contactez votre administrateur.

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers des Drive partagés, vous devez être membre du Drive partagé en tant que Contributeur, Gestionnaire de contenu ou Administrateur.

Vous pouvez déplacer dans un Drive partagé n'importe quel fichier qui vous appartient, qu'il soit stocké dans un autre dossier Drive, ou sur votre ordinateur ou appareil mobile.

Si vous n'êtes pas le propriétaire d'un fichier dans Mon Drive, mais que vous disposez au moins d'un accès Modification autorisée à ce fichier, vous pouvez le déplacer vers un Drive partagé à condition que :

  • votre administrateur ait activé cette option ;
  • le propriétaire du fichier soit un membre du Drive partagé vers lequel vous souhaitez déplacer le fichier ;
  • vous soyez membre du Drive partagé de destination avec un accès Contributeur, Gestionnaire de contenu ou Administrateur.

Sinon, vous devez demander au propriétaire de déplacer le fichier vers le Drive partagé.

Pour déplacer des fichiers entre des Drive partagés, vous devez disposer d'un accès de type Gestionnaire au Drive partagé d'origine, et au moins d'un accès de type Contributeur au Drive partagé de destination.

Déplacer des fichiers d'un Drive partagé à un autre

Pour déplacer des fichiers ou des dossiers d'un Drive partagé, vous devez disposer d'un accès Administrateur au Drive partagé. Pour déplacer des fichiers ou des dossiers vers un dossier de Mon Drive, vous devez disposer d'un accès Éditeur au dossier parent.

Rechercher et déplacer des fichiers de projet existants

Recherchez dans Drive des fichiers existants concernant le projet, tels que des spécifications ou des présentations. Placez-les ensuite dans le dossier de votre projet.

Rechercher des fichiers ou des dossiers dans Drive

  1. Dans le champ de recherche de Drive, saisissez un mot ou une expression. 
    Pour faciliter votre recherche, Drive vous présente des suggestions à mesure que vous saisissez des caractères.
  2. Cliquez sur une suggestion pour l'ouvrir, ou cliquez sur Rechercher  pour afficher la liste des résultats.

Utiliser les options de recherche avancée

  1. À droite du champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas .
    Vous pouvez sélectionner une option ou en combiner plusieurs pour affiner vos résultats.
    • Type : permet de lancer une recherche par type de fichier.

      Remarque : Pour Sites, seuls les sites à l'état d'ébauche (non publiés) pour lesquels vous disposez d'un accès en lecture ou en écriture s'affichent.

    • Propriétaire : permet de lancer une recherche par propriétaire de fichier.
    • Emplacement : permet de lancer une recherche par emplacement, y compris pour les éléments placés dans la corbeille ou ajoutés aux favoris. Seuls les dossiers stockés dans Mon Drive ou dans des Drive partagés peuvent faire l'objet d'une recherche.
    • Date de modification : permet d'afficher les éléments qui ont été modifiés récemment par n'importe quel utilisateur, pas uniquement par vous.
    • Nom de l'élément : permet de rechercher un terme dans le nom du fichier.
    • Contient les mots : permet de rechercher des fichiers qui contiennent certains mots.
    • Partagé avec : permet de rechercher une personne qui a accès au fichier.
    • Suivre : permet de rechercher des fichiers qui vous appartiennent avec des suggestions, ou des fichiers contenant des tâches qui vous sont attribuées.
  2. Cliquez sur Rechercher.

Effectuer une recherche dans Drive

Placer un fichier dans un dossier de Mon Drive

  1. Sélectionnez le fichier.
  2. Cliquez sur Plus puisDéplacer vers .
  3. Sélectionnez le dossier, puis cliquez sur Déplacer ou Déplacer ici.

Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.


Déplacer des fichiers vers des dossiers

Créer un modèle pour vos notes de réunion

Choisissez un modèle de notes de réunion, personnalisez-le et enregistrez-le dans le dossier de projet partagé.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Docs, Sheets, Slides, Forms ou Sites.
  2. En haut à droite, cliquez sur Galerie de modèles.
  3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser.
  4. Une copie du modèle s'affiche.

Conseil : Si la mention "Module complémentaire" figure à côté du mode choisi, vous devrez peut-être installer un module complémentaire pour pouvoir utiliser ce modèle. En savoir plus sur les modules complémentaires

Créer des documents
Joindre des fichiers aux invitations aux réunions

Ajoutez des fichiers à l'invitation à la réunion, tels que des notes de réunion ou le plan de projet.

  1. Ouvrez Agenda.
  2. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur la réunion d'équipe.
  3. Cliquez sur Modifier .
  4. Sous Détails de l'événement, cliquez sur Ajouter une pièce jointe .
  5. Accédez au fichier de votre choix et cliquez dessus.
  6. Cliquez sur Sélectionner.

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3 Créer un plan de projet


 
Créer un plan de projet et ajouter des tâches

Planifiez votre projet en ajoutant les tâches dans une feuille de calcul. Ajoutez ensuite le plan du projet à votre Drive partagé ou au dossier de Drive partagé.

  1. Dans Google Drive, cliquez sur  Nouveau puis Google Sheets puis Feuille de calcul vierge.
  2. Cliquez sur Feuille de calcul sans titre, puis saisissez un nouveau titre pour votre plan de projet.
  3. Saisissez les en-têtes des colonnes. Par exemple, pour effectuer le suivi de chaque tâche, créez des colonnes intitulées "Propriétaire", "Date limite", "Statut" et "Commentaires".
  4. Ajoutez à la feuille de calcul tout le contenu nécessaire pour suivre la progression du projet. Une fois que vous aurez partagé la feuille, les autres utilisateurs pourront également y ajouter du contenu.

Pour en savoir plus, consultez Créer des plans de projet dynamiques avec Sheets.

Nommer une feuille.

Ajouter des descriptions aux tâches

Vous pouvez associer une remarque descriptive aux en-têtes de colonne ou aux tâches nécessitant quelques explications complémentaires.

  1. Sélectionnez la colonne ou les cellules auxquelles vous souhaitez joindre une remarque.
  2. Sélectionnez Insertion puis Remarque.
  3. Saisissez une description.
  4. Cliquez n'importe où en dehors de la remarque pour la fermer.
Insérer des notes.
Ajouter des options de liste

Proposez une liste d'options aux utilisateurs. Par exemple, pour suivre l'avancement d'un plan de projet, créez une colonne "État" avec plusieurs options, comme "Non démarré", "En cours" ou "Terminé".

1. Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez ajouter des options.
2. Cliquez sur Données puis Validation des données .
3. À côté de Critères, sélectionnez Liste d'éléments.
4. Saisissez des options valides en les séparant par une virgule.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. (Facultatif) Pour afficher les options définies, cliquez sur la flèche dans une cellule de la colonne concernée.

Carte des instructions 1 à 6.

Ajouter des indices de progression

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées, par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

  1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
  2. Sélectionnez Format puis Mise en forme conditionnelle.
  3. Définissez des règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :
1. Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.
2. Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.
3. Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.
4. Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte  ou Couleur de remplissage . Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.
5. Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge à l'état Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange à l'état En cours.
6. Cliquez sur OK.

Dans le menu, sous "Format", rechercher les règles de mise en forme conditionnelle.

Recevoir des notifications

Tenez-vous informé des mises à jour et des changements d'état de votre projet grâce aux notifications par e-mail. Toutes les modifications de votre plan de projet vous seront alors signalées et vous connaîtrez l'auteur, la date et l'heure, ainsi que la nature des changements effectués. Vous pouvez également choisir la fréquence de ces notifications.

Ajouter des notifications

  1. Dans la feuille de calcul, sélectionnez Outils puis Règles de notification.
  2. Indiquez dans quel cas et selon quelle fréquence vous souhaitez recevoir des notifications.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Cliquez sur OK.
Cliquer sur "Outils" pour ouvrir une fenêtre dans laquelle vous définissez des règles de notification.

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4  Partager les fichiers du projet


 
Partager le dossier du projet

Partager un dossier ou un fichier à partir d'un espace de discussion d'équipe

  1. Ouvrez Chat ou Gmail.
  2. Sous Espaces, cliquez sur l'espace de discussion de l'équipe.
  3. En haut du salon, cliquez sur Partager un fichier.
  4. Accédez au dossier ou au fichier dans Mon Drive ou un Drive partagé.
  5. Cliquez sur Sélectionner.
  6. Dans l'espace de discussion, cliquez sur Envoyer .
  7. À côté de Partager avec les membres de l'espace, sélectionnez une autorisation.
  8. Cliquez sur Envoyer.

Partager un dossier de Mon Drive avec votre équipe

Lorsque vous partagez un dossier avec un groupe, tous les membres reçoivent le même niveau d'accès. Accordez-leur un accès Éditeur afin qu'ils puissent collaborer sur les fichiers.

Partager un dossier d'un Drive partagé avec votre équipe

Les dossiers et fichiers que vous ajoutez à un Drive partagé sont automatiquement partagés avec tous ses membres.

Partager des fichiers dans Drive

  1. Ouvrez Chat ou Gmail.
  2. Dans Drive, cliquez sur Mon Drive et sélectionnez le dossier que vous souhaitez partager.
  3. Cliquez sur Partager .
  4. Saisissez l'adresse e-mail de l'équipe.
  5. Sur la droite, définissez l'autorisation sur Éditeur.
  6. Cliquez sur Envoyer.
Partager les fichiers du projet pour examen

Lorsque vous êtes prêt, partagez le plan de projet avec votre équipe pour examen. Les fichiers de projet peuvent inclure des plans de projet, des plannings ou des présentations. Lorsque vous partagez des fichiers, accordez aux utilisateurs un accès Commentateur ou Éditeur, afin qu'ils puissent ajouter des commentaires ou mettre le contenu à jour.

Ensuite, partagez le plan du projet avec les membres de votre équipe (ou avec le groupe que vous avez créé).

Si vous souhaitez partager un fichier à partir d'un espace de discussion, consultez la section Partager le dossier du projet.

Partager un fichier qui vous appartient ou que vous pouvez modifier

  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
  3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

    Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

  4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas puisLecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Si vous avez choisi d'envoyer une notification aux personnes concernées, toutes les personnes avec lesquelles vous partagez le fichier reçoivent un e-mail contenant le lien d'accès. Les membres de votre équipe dotés d'un accès Éditeur peuvent :

  • ajouter ou mettre à jour du contenu, tel que les tâches, les propriétaires et les échéances ;
  • insérer des commentaires destinés à des personnes spécifiques ;
  • filtrer le contenu des feuilles de calcul ;
  • modifier l'état des tâches ou les notes descriptives dans les feuilles de calcul.

Cliquez sur "Partager" pour ouvrir la fenêtre d'ajout de contacts, puis sur "Envoyer".


Ajouter des commentaires

  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire .
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d'attribuer une tâche à quelqu'un.

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5 Gérer un projet


 
Faire le point sur l'avancement des tâches

Modifier l'avancement d'une tâche dans le plan du projet

  1. Dans Sheets, ouvrez le plan du projet.
  2. Modifiez l'état d'une tâche dont vous êtes le propriétaire.

Plan de projet dans Sheets.

Communiquer l'avancement des tâches à l'équipe avant la réunion

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. Cliquez sur un événement.
  3. Sélectionnez l'une des options suivantes à côté du nombre d'invités :
    • Discuter avec les invités  : un chat (existant ou nouveau) s'ouvre. Seuls sont inclus dans le chat les invités de votre entreprise ou de votre établissement scolaire ayant activé Chat.
    • Envoyer un e-mail aux invités  : le nouvel e-mail qui s'ouvre inclut tous les invités.

Faire le point sur l'avancement des tâches pendant les réunions d'équipe

Présentez le plan du projet pendant la réunion d'équipe. Chaque participant peut mettre à jour son avancement en temps réel.

  1. Ouvrez Meet et rejoignez une visioconférence.
  2. En bas de la fenêtre, cliquez sur Présenter maintenant  et choisissez un mode de partage :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
    • Un onglet
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Arrêter la présentation.

Faire le point sur l'avancement des tâches en envoyant un e-mail au groupe

Envoyez un message à l'adresse e-mail du groupe afin que tous les membres le reçoivent simultanément. Demandez-leur de mettre à jour l'avancement de leurs tâches dans le plan du projet.

  1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
  2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
  3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
    • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
    • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
  4. Ajoutez un objet.
  5. Rédigez votre message.
  6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À

Faire le point sur l'avancement des tâches dans Chat

Envoyez un message de chat aux membres de l'équipe pour savoir où ils en sont.

Envoyer un message privé à une personne :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion .
  3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
    • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
  4. Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
  5. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .


Envoyer un message privé à un groupe :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message puis cliquez sur Envoyer .
  3. Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion  puis Démarrer une conversation de groupe.
  4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
  5. Cliquez sur OK .
  6. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Envoyer un message à un groupe

Modifier le calendrier du projet

Si le calendrier, les besoins ou les ressources de votre projet viennent à changer, vous pouvez mettre à jour les documents correspondants. Si vous devez modifier les horaires des réunions en fonction d'un nouveau calendrier, ou ajouter des participants à une réunion, actualisez l'événement dans l'agenda de votre équipe.

Mettre à jour un événement existant

  1. Ouvrez Agenda.
  2. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement.
  3. Cliquez sur Modifier .
  4. Cliquez sur l'heure ou la date pour le modifier.
  5. Ajoutez éventuellement de nouveaux invités.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Si l'événement est récurrent, choisissez les événements à mettre à jour et cliquez sur OK.
  8. Cliquez sur Envoyer.
 
Informer les membres de l'équipe des changements

Informez rapidement tous les membres de votre équipe par e-mail lorsque des dates ou des étapes importantes de votre projet sont modifiées.

Envoyer des notifications aux membres dans Gmail

Plutôt que d'ajouter l'adresse e-mail de chaque membre de l'équipe, saisissez l'adresse e-mail du groupe.

  1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
  2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
  3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
    • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
    • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
  4. Ajoutez un objet.
  5. Rédigez votre message.
  6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À

Envoyer un e-mail aux membres d'un Drive partagé

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. En haut de l'écran, à côté du nom du Drive partagé, cliquez sur la flèche vers le bas  puis Envoyer un e-mail aux membres.
  3. Modifiez l'objet de l'e-mail et saisissez votre message.
  4. (Facultatif) Pour envoyer un e-mail uniquement aux membres disposant de niveaux d'accès spécifiques, ou pour vous envoyer une copie de l'e-mail, cochez les cases correspondantes.
  5. Cliquez sur Envoyer.

L'e-mail inclut un lien vers le Drive partagé.

Envoyer un e-mail aux membres d'un Drive partagé
Finaliser les fichiers partagés

Lorsqu'un projet est terminé, vous pouvez modifier ses paramètres de partage ou archiver les fichiers afin que vos collaborateurs ne puissent plus les modifier.

Pour en savoir plus, consultez l'article Partager un document final.

Révoquer l'accès
Créer un rapport en fin de projet

Lorsque votre projet est terminé, vous pouvez créer une présentation de fin de projet, la partager avec votre équipe et collaborer dessus.

Pour créer une présentation, consultez Premiers pas avec Slides. Pour obtenir des conseils sur la création de présentations, consultez 10 astuces Google Workspace pour rédiger des propositions efficaces.

Graphique à secteurs affiché sur le bureau.

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