Projekte planen und verwalten

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" "1. Projekt einrichten

1.1 E-Mail-Gruppe erstellen
  1. Melden Sie sich in Google Groups an.
  2. Klicken Sie links oben auf Gruppe erstellen.
  3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus. Informationen zu den Einstellungen
  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.


Informationen zu den Einstellungen für Google Groups

Gruppeninfo

Option Beschreibung
Gruppenname
Name, der die Gruppe in Listen und Nachrichten identifiziert. Beachten Sie dabei Folgendes:
  • Namen können bis zu 73 Zeichen lang sein.
  • Verwenden Sie Namen, die auf den Zweck der Gruppe hindeuten.

 

 

E-Mail-Adresse der Gruppe

​Die für die Gruppe verwendete E-Mail-Adresse. Wenn mehr als eine Domain angezeigt wird, wählen Sie die gewünschte Domain aus der Liste aus. E-Mail-Adressen können bis zu 63 Zeichen lang sein. Diese Beschränkung umfasst nicht den Domainabschnitt der Adresse, z. B. @gmail.com.

Einige Wörter sind reserviert und können nicht als E-Mail-Adresse verwendet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel Wörter, die nicht in E-Mail-Adressen verwendet werden können. Wenn Sie die Gruppe auf groups.google.com erstellen, lesen Sie den Artikel Reservierte Wörter.

Wenn Sie Ihre Gruppe mit dem Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung erstellen, enthält Ihre E-Mail-Adresse möglicherweise ein Suffix wie "-user-created". Wenn Ihr Gruppenname beispielsweise Training lautet, ist die tatsächliche Nutzeradresse deshalb möglicherweise training-user-created@your_domain.

Gruppenbeschreibung

Details zum Zweck der Gruppe oder zu ihrer Verwendung. Diese Informationen werden auf der Seite "Info" der Gruppe angezeigt. Das können Informationen zu Gruppenmitgliedern, Gruppeninhalten, häufig gestellten Fragen, Links zu ähnlichen Gruppen usw. sein.

 

Datenschutzeinstellungen

Option  Beschreibung
Wer darf die Gruppe suchen?

Wählen Sie aus, wer die Gruppe anhand ihres Namens, ihrer E-Mail-Adresse oder ihrer Unterhaltungen finden darf:

  • Gruppenmitglieder: Wenn Sie im Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung angemeldet sind, sehen Sie diese Option nur, wenn der Administrator zugelassen hat, dass Gruppeninhaber Gruppen im Verzeichnis ausblenden dürfen.
  • Organisationsmitglieder: Sie sehen diese Option nur, wenn Sie im Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung angemeldet sind.
  • Jeder im Web: Wenn Sie im Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung angemeldet sind, sehen Sie diese Option nur, wenn der Administrator zugelassen hat, dass Gruppen öffentlich sein können.

 

Wer darf der Gruppe beitreten?

Wählen Sie eine Option aus:

  • Nur eingeladene Nutzer: Personen benötigen eine Einladung, um der Gruppe beizutreten. Sie können sich nicht selbst hinzufügen oder den Beitritt beantragen.
  • Jeder in der Organisation darf eine Beitrittsanfrage stellen: Personen in Ihrer Organisation können eine Anfrage zum Gruppenbeitritt senden. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie im Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung angemeldet sind.
  • Jeder in der Organisation kann beitreten: Personen in Ihrer Organisation können sich selbst der Gruppe hinzufügen. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie im Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung angemeldet sind.
  • Jeder kann eine Beitrittsanfrage stellen: Jeder Nutzer im Web kann den Gruppenbeitritt beantragen. Wenn Sie im Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung angemeldet sind, wird diese Option nur angezeigt, wenn Ihr Administrator festgelegt hat, dass Gruppeninhaber externe Mitglieder zulassen dürfen.
  • Jeder kann beitreten: Jeder im Internet kann sich selbst der Gruppe hinzufügen. Wenn Sie im Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung angemeldet sind, wird diese Option nur angezeigt, wenn Ihr Administrator festgelegt hat, dass Gruppeninhaber externe Mitglieder zulassen dürfen.
Wer darf Unterhaltungen sehen? Wählen Sie aus, wer Konversationen in der Gruppe sehen darf.
Wer darf posten? Wählen Sie aus, wer Nachrichten an die E-Mail-Adresse der Gruppe senden darf.
Wer darf die Mitgliederliste sehen? Wählen Sie aus, wer die Mitgliederliste der Gruppe sehen darf. 

 

Mitglieder hinzufügen

Option Beschreibung
Gruppenmitglieder Die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen, die Sie hinzufügen und denen Sie die Mitgliederrolle zuweisen möchten.
Jeder in einer Gruppe hat die Mitgliederrolle. Alle Berechtigungen, die für die Mitgliederrolle festgelegt wurden, werden automatisch auch Managern und Inhabern zugewiesen.
Gruppenmanager Die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen, die Sie hinzufügen und denen Sie die Managerrolle zuweisen möchten. 

Manager haben grundsätzlich dieselben Berechtigungen wie Inhaber – mit diesen Ausnahmen:

  • Gruppe löschen
  • Ein anderes Mitglied zum Inhaber machen
  • Rolle eines Inhabers zu „Manager“ oder „Mitglied“ ändern 

Gruppeninhaber können jede Berechtigung auf Inhaber begrenzen und somit die Möglichkeiten von Managern weiter einschränken. Allerdings können Manager die Gruppeneinstellungen jederzeit selbst anpassen.

Eine Gruppe kann nicht die Managerrolle für eine andere Gruppe übernehmen.

Gruppeninhaber Die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen, die Sie hinzufügen und denen Sie die Inhaberrolle zuweisen möchten.  

Mitglieder mit der Rolle „Inhaber“ haben folgende Berechtigungen:

  • Nachrichten an die Gruppe senden
  • Gruppenmitglieder, einschließlich Inhaber, hinzufügen oder entfernen
  • Rolle eines Mitglieds ändern (z. B. von Mitglied zu Inhaber)
  • Gruppeneinstellungen ändern
  • Gruppe löschen
  • Gruppenmitgliedschaften und Nachrichten exportieren

Sie können die Rolle des Inhabers jedem Gruppenmitglied zuweisen. Eine Gruppe kann jedoch nicht die Inhaberschaft für eine andere Gruppe übernehmen.

Willkommensnachricht Diese Nachricht wird als E-Mail an alle Personen gesendet, die der Gruppe ohne Einladung hinzugefügt werden. Die Option ist nur verfügbar, wenn "Mitglieder direkt hinzufügen" aktiviert ist.
Nachricht der Einladung Diese Nachricht erhalten die eingeladenen Personen zusammen mit ihrer E-Mail-Einladung zum Gruppenbeitritt. Sie enthält einen Link, über den die Personen der Gruppe beitreten können. Diese Option ist nur verfügbar, wenn "Mitglieder direkt hinzufügen" deaktiviert ist. 
Abo

Dies sind die Einstellungen für den Empfang von E-Mails der Gruppe. Es gibt u. a. folgende Optionen:

  • Jede Nachricht: Alle Nachrichten werden dann, wenn sie in der Gruppe gepostet werden, auch einzeln als E-Mails gesendet.
  • Benachrichtigung: Bis zu 25 vollständige Nachrichten werden in einer E-Mail zusammengefasst und täglich gesendet.
  • Gekürzte Zusammenfassung: Bis zu 150 gekürzte Nachrichten werden in einer E-Mail zusammengefasst und täglich gesendet.
  • Keine E-Mails: Von der Gruppe werden keine Nachrichten gesendet.

Wenn Sie gekürzte Zusammenfassungen oder Benachrichtigungen erhalten möchten, müssen Sie den Unterhaltungsverlauf für die Gruppe aktivieren.

Mitglieder direkt hinzufügen

Gibt an, ob Mitglieder eingeladen oder der Gruppe direkt hinzugefügt werden sollen.

Wenn Sie "Mitglieder direkt hinzufügen" aktivieren, werden die angegebenen Nutzer der Gruppe mit den von Ihnen ausgewählten Aboeinstellungen hinzugefügt. Mitglieder können ihre Aboeinstellungen später ändern.

Wenn Sie "Mitglieder direkt hinzufügen" deaktivieren, erhalten die angegebenen Nutzer eine E-Mail-Einladung für den Gruppenbeitritt. Sie werden der Gruppe erst hinzugefügt, wenn sie die Einladung angenommen haben.

1.2 Team- oder Projektkalender erstellen

In einem Teamkalender lassen sich Urlaubszeiten und Termine für Teambesprechungen erfassen, während Sie in einem Projektkalender Meilensteine und Aufgaben im Blick behalten können. Beide Kalender werden auf dieselbe Weise erstellt.

So erstellen Sie einen Teamkalender:

  1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie links neben Weitere Kalender auf "Weitere Kalender hinzufügen" "" und dann Neuen Kalender einrichten.
  2. Geben Sie einen Namen ein und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
  3. Klicken Sie auf Zeitzone und wählen Sie Ihre Zone aus.
  4. Klicken Sie auf Kalender erstellen. Der neue Kalender wird nun unter Meine Kalender angezeigt.
  5. Optional: Wenn Sie eine Kalendereinstellung aktualisieren möchten, bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dannEinstellungen.


So geben Sie einen Teamkalender frei:

  1. Öffnen Sie Google Kalender und zeigen Sie unter Meine Kalender auf den Kalender, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Einstellungen und Freigabe.

  2. Wählen Sie eine Option aus:
    • Für Einzelpersonen freigeben: Klicken Sie unter Für bestimmte Personen freigeben auf Personen hinzufügen und geben Sie die Person oder E-Mail-Adresse der Person an, mit der Sie Inhalte teilen möchten. Klicken Sie auf Senden.
    • Für mehrere Personen freigeben: Klicken Sie unter "Zugriffsberechtigungen" auf das Kästchen Öffentlich freigeben oder Für Name der Organisation freigeben.
Kalender erstellen
1.3 Regelmäßige Statusbesprechungen einrichten

Mit solchen Teambesprechungen können Sie Statusupdates von allen Mitarbeitern einholen und Aufgaben im Projektplan aktualisieren. Dazu erstellen Sie eine Besprechung im Teamkalender. Dann senden Sie über die Google Groups-E-Mail-Adresse des Teams an alle eine Einladung. Weitere Informationen zum Planen und Abhalten einer Besprechung

  1. Wählen Sie in Google Kalender eine Option aus:
    • Klicken Sie im Kalenderraster auf einen leeren Zeitblock.
    • Klicken Sie auf PlusErstellen.
  2. Wählen Sie Termin aus.
1.4 Teamwebsite erstellen
Durch die Erstellung einer Teamwebsite ermöglichen Sie es jedem Nutzer in Ihrer Organisation, Informationen, Projekte und andere Ressourcen zu finden, die das Team betreffen. Weitere Informationen zum Einstieg in Google Sites

Sites-Seite und das dazugehörige Menü

" "2. Projektdateien speichern

2.1 Projektordner erstellen

In Google Drive können Sie Ihren Projektplan, Spezifikationen und Besprechungsprotokolle in einem freigegebenen Projektordner unter „Meine Ablage“ oder in einer geteilten Ablage speichern.

So erstellen Sie einen Ordner unter „Meine Ablage“: 

  1. Öffnen Sie Google Drive.
  2. Klicken Sie auf Plus Neu und dann Ordner.


So verschieben Sie eine Datei in einen Ordner in „Meine Ablage“:

  1. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
  2. Klicken Sie auf „Mehr“ "" und dann „Verschieben nach“ Verschieben nach.
  3. Wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Verschieben oder auf Hierhin verschieben.

Sie können Dateien und Ordner auch links in „Meine Ablage“ ziehen.

Dateien in Ordner verschieben
 

Geteilte Ablagen:

Falls Sie noch keine haben, sollten Sie eine geteilte Ablage erstellen und ihr Mitglieder hinzufügen. Weisen Sie den Mitgliedern mindestens die Rolle Beitragender zu, damit sie gemeinsam mit anderen an Dateien arbeiten können. Die entsprechende Anleitung finden Sie in den Best Practices für geteilte Ablagen. Erstellen Sie in der geteilten Ablage anschließend Ordner und fügen Sie Dateien hinzu. 

So erstellen Sie einen neuen Ordner:

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage oder einen Ordner.
  2. Klicken Sie auf "Neu" "" und dann Ordner.
  3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.

Hinweise:

  • Wenn Sie Ordner aus „Meine Ablage“ oder aus einer anderen geteilten Ablage in eine geteilte Ablage verschieben möchten, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Weitere Informationen.
  • Unterordner müssen dieselben Berechtigungen haben wie der übergeordnete Ordner.


So laden Sie einen Ordner vom Computer hoch:

  1. Klicken Sie links auf einen Ordner der geteilten Ablage.
  2. Ziehen Sie einen Ordner von Ihrem Computer in die geteilte Ablage. Oder klicken Sie auf Plus Neu und dann Ordner hochladen. Gehen Sie zum Ordner und öffnen Sie ihn.


So fügen Sie einer geteilten Ablage Dateien hinzu

Berechtigung Beitragender oder höher erforderlich

Dateien, die Sie hinzufügen, gehören dem gesamten Team. Wenn Sie die geteilte Ablage verlassen, bleiben Ihre Dateien dort gespeichert.

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Ziehen Sie eine Ihrer eigenen* Dateien vom Computer oder aus "Meine Ablage" in die geteilte Ablage. Alternativ können Sie oben in Google Drive auf "Neu" "" klicken und eine Option auswählen:
    • Wenn Sie eine Datei erstellen möchten, wählen Sie den gewünschten Dateityp aus, z. B. ein Google Docs-Dokument.
    • Möchten Sie eine Datei hochladen, klicken Sie auf Datei hochladen und gehen Sie zu der gewünschten Datei.
  3. Klicken Sie doppelt auf eine Datei, um sie zu öffnen und zu bearbeiten.

* Wenn Sie nicht der Eigentümer sind, aber die Zugriffsberechtigung als Bearbeiter in Drive haben, können Sie die Datei in eine geteilte Ablage verschieben, sofern Ihr Administrator es zugelassen hat.

Hinweis: Verwenden Sie Google Drive für den Desktop, um Dateien auf Ihrem Computer zu speichern und aufzurufen. Weitere Informationen: Was kann ich mit Drive für den Desktop alles tun?

Dateien auf Google Drive hochladen

2.2 Projektdateien suchen und verschieben

In Drive können Sie nach Projektdateien suchen, z. B. Projektspezifikationen oder Präsentationen, und sie in den Projektordner verschieben.

Es kann schwierig sein, in einer Unmenge von Dateien eine bestimmte zu finden. Probieren Sie es doch einmal mit der Suchfunktion in Google Drive.

So suchen Sie in Google Drive nach Dateien oder Ordnern:

  1. Geben Sie im Suchfeld von Google Drive ein Wort oder eine Wortgruppe ein. 
    Während der Eingabe werden Suchbegriffe vorgeschlagen.
  2. Klicken Sie auf einen der Vorschläge, um ihn zu öffnen, oder klicken Sie auf Suchen "", um sich die Liste der Ergebnisse anzusehen.


So verwenden Sie die erweiterten Suchoptionen:

  1. Klicken Sie rechts im Suchfeld auf den Abwärtspfeil "".
    Wählen Sie eine Option oder eine Kombination von Optionen aus, um die Ergebnisse zu filtern.
    • Typ: Nach Dateityp suchen.
    • Eigentümer: Nach Dateieigentümer suchen.
    • Speicherort: Nach Speicherort suchen (wahlweise auch im Papierkorb und unter "Markiert"). Sie können nur in Ordnern suchen, die in "Meine Ablage" oder in geteilten Ablagen gespeichert sind.
    • Änderungsdatum: Nach Elementen suchen, die von Ihnen oder anderen geändert wurden.
    • Name des Elements: Nach einem Teil des Dateinamens suchen.
    • Enthält die Wörter: Nach Dateien suchen, die bestimmte Wörter enthalten.
    • Geteilt mit: Nach Personen mit Dateizugriff suchen.
    • To-do-Liste: Nach Dateien suchen, deren Eigentümer Sie sind und die Vorschläge oder Ihnen zugewiesene Aufgaben enthalten.
  2. Klicken Sie auf Suchen.

In Google Drive suchen

So verschieben Sie eine Datei in einen Ordner in „Meine Ablage“:

  1. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
  2. Klicken Sie auf „Mehr“ "" und dann „Verschieben nach“ Verschieben nach.
  3. Wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Verschieben oder auf Hierhin verschieben.

Sie können Dateien und Ordner auch links in „Meine Ablage“ ziehen.


Dateien in Ordner verschieben

2.3 Vorlage für Besprechungsnotizen erstellen

Sie können eine Vorlage für Besprechungsnotizen auswählen, anpassen und im freigegebenen Projektordner speichern.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Wenn Sie Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare geöffnet haben, wählen Sie oben eine der empfohlenen Vorlagen aus. Klicken Sie auf Vorlagengalerie, um sich weitere Vorlagen anzusehen.
  • Wenn Sie bereits eine Datei in einem der Docs-Editoren geöffnet haben, klicken Sie auf Datei und dann Neu und dann Aus Vorlage und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
  • Wenn Sie Google Drive geöffnet haben, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie für einen der Docs-Editoren auf Plus Neu und dann Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und dann Aus einer Vorlage.
    • Klicken Sie für Google Formulare auf Plus Neu und dannMehr und dannGoogle Formulare und dann Aus einer Vorlage.
Neue Dokumente erstellen
2.4 Projektdateien an Besprechungseinladungen anhängen

Sie können Ihrer Besprechungseinladung Dateien hinzufügen, z. B. Besprechungsnotizen oder den Projektplan.

1 Zeitzone auswählen
2 Wiederkehrenden Termin einrichten
3 Zeitpunkt finden: Hier können Sie nach einem Zeitpunkt suchen, an dem alle verfügbar sind.
4 Termindetails hinzufügen: Hier können Sie u. a. einen Ort hinzufügen und Terminbenachrichtigungen einrichten.
5 Videokonferenz hinzufügen: Sie haben auch die Möglichkeit, das Add-on eines Drittanbieters auszuwählen.
6 Beschreibung hinzufügen: Hier haben Sie Platz, um Details wie Kontaktdaten, Anleitungen oder Links anzugeben. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie Listen und Links hinzufügen oder den Text fett bzw. kursiv formatieren oder unterstreichen.
7 Anhänge hinzufügen: Sie haben die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, z. B. Dokumente oder Präsentationen.

Kalenderdetails hinzufügen

" "3. Projektplan erstellen

3.1 Projektplan erstellen und Aufgaben hinzufügen

Beim Ausarbeiten Ihres Projekts können Sie die anstehenden Aufgaben in eine Tabelle eintragen. Diesen Projektplan sollten Sie anschließend in Ihrer geteilten Ablage oder in einem freigegebenen Drive-Ordner ablegen.

So erstellen Sie einen Projektplan: 

  1. Klicken Sie in Google Drive auf Plus Neu und dann Google Tabellen und dann Leere Tabelle.
  2. Klicken Sie auf Unbenannte Tabelle und geben Sie einen Projektnamen ein.
  3. Fügen Sie Spaltenüberschriften hinzu. Wenn Sie z. B. Projektaufgaben verfolgen möchten, ist es hilfreich, Spalten für den Namen der zuständigen Person, für das Erledigungsdatum, für den Status und für etwaige Kommentare hinzuzufügen.
  4. Füllen Sie Ihre Tabelle zum Verfolgen des Projektplans mit Inhalten. Sobald Sie die Tabelle freigegeben haben, können auch andere Personen Inhalte einfügen.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel zum Erstellen dynamischer Projektpläne mit Google Tabellen.

Tabellenblatt benennen

3.2 Aufgabenbeschreibungen hinzufügen

Falls für Ihre Spaltenüberschrift oder die Aufgabe eine zusätzliche Erläuterung nötig ist, können Sie einfach eine Beschreibung als Notiz hinzufügen.

  1. Wählen Sie dazu die Spalte oder die Zellen aus, denen Sie eine Notiz hinzufügen möchten.
  2. Wählen Sie Einfügen und dann Notiz aus.
  3. Geben Sie die gewünschte Beschreibung ein.
  4. Klicken Sie an eine beliebige Stelle außerhalb der Notiz, um sie zu schließen.
Notizen einfügen
3.3 Listenoptionen hinzufügen

Sie können Nutzern die Möglichkeit geben, aus einer Liste von Optionen auszuwählen. Wenn Sie beispielsweise den Fortschritt in einem Projektplan verfolgen möchten, können Sie eine Spalte „Status“ mit Optionen wie „Nicht gestartet“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ erstellen.

1 Wählen Sie die Spalte aus, der Sie Auswahloptionen hinzufügen möchten.
2 Klicken Sie auf Daten und dann Datenvalidierung.
3 Wählen Sie neben Kriterien die Option Elementliste aus.
4 Geben Sie die gültigen Optionen durch Kommas getrennt ein.
5 Klicken Sie auf Speichern.
6 Optional: Klicken Sie in eine der Zellen unterhalb der Spaltenüberschrift, um sich die Auswahloptionen anzusehen.

Bild für die Anleitungsschritte 1 bis 6

3.4 Fortschritts-Tracking hinzufügen

Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie auf einen Blick sehen, wie es mit den Projektaufgaben vorangeht. Dazu lassen sich z. B. Farben für die verschiedenen Statusmeldungen hinzufügen. So heben sich abgeschlossene Aufgaben deutlicher von den noch nicht begonnenen oder gerade bearbeiteten Aufgaben ab.

So richten Sie das Fortschritts-Tracking ein:

  1. Öffnen Sie Google Tabellen und wählen Sie die Spalte aus, der Sie Formatierungsregeln zuweisen möchten.
  2. Klicken Sie auf Format und dann Bedingte Formatierung.
  3. Legen Sie die Regeln fest. In diesem Beispiel weisen Sie verschiedene Farben zu, je nachdem, ob eine Aufgabe "Abgeschlossen", "Nicht begonnen" oder "In Bearbeitung" ist:
A Wählen Sie auf dem Tab Einfarbig unter Zellen formatieren, wenn… die Option Text enthält aus.
B Geben Sie im Feld unter Text enthält den Text Abgeschlossen ein.
C Klicken Sie unter Art der Formatierung auf die Liste, um auszuwählen, ob der Hintergrund oder die Schrift farbig sein soll.
D Wenn Sie eine benutzerdefinierte Farbe für Schrift oder Hintergrund festlegen möchten, klicken Sie auf "Schriftfarbe" "" oder "Füllfarbe" "". Bei Bedarf können Sie auch beides festlegen, also sowohl eine bestimmte Schriftfarbe als auch die gewünschte Hintergrundfarbe.
E Um weitere Regeln einzurichten, klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen und gehen Sie wie oben beschrieben vor. Sie können z. B. dem Status Nicht begonnen eine rote Hintergrundfarbe zuweisen, während Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung einen orangen Hintergrund erhalten.
F Klicken Sie auf Fertig.

Im Menü unter "Format" die Regeln für die bedingte Formatierung suchen

3.5 Benachrichtigungen einrichten

Mit E-Mail-Benachrichtigungen verpassen Sie keine Projektupdates und Statusänderungen. So erfahren Sie sofort, wenn jemand eine Änderung am Projektplan vorgenommen hat. Sie sehen auf einen Blick, wer wann etwas geändert hat und um welche Änderung es sich handelt. Wie oft Sie benachrichtigt werden möchten, legen Sie selbst fest.

So fügen Sie Benachrichtigungen hinzu:

  1. Klicken Sie in der Tabelle auf Tools und dann Benachrichtigungsregeln.
  2. Legen Sie fest, wann und wie oft Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Klicken Sie auf Fertig.
Auf "Tools" klicken, um ein Fenster zum Festlegen von Benachrichtigungsregeln zu öffnen

" "4. Projektdateien freigeben

4.1 Projektordner freigeben

So geben Sie den Ordner in „Meine Ablage“ frei:

Wenn Sie einen Ordner für eine Gruppe freigeben, erhalten alle Mitglieder dieselben Zugriffsberechtigungen. Gewähren Sie den Teammitgliedern Zugriff als Mitbearbeiter, damit sie gemeinsam an Dateien arbeiten können.

So geben Sie Dateien und Ordner für bestimmte Personen frei:

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ Share.
  3. Geben Sie unter „Für Personen und Gruppen freigeben“ die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei freigeben möchten. 
  4. Legen Sie fest, wie andere die Datei nutzen können. Klicken Sie dazu auf der rechten Seite auf den Abwärtspfeil Nach unten und dann Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter.
  5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
    • Wenn andere Personen benachrichtigt werden sollen, dass Sie ein Dokument für sie freigegeben haben, klicken Sie das Kästchen neben „Personen benachrichtigen“ an. Wenn die Option aktiviert ist, wird an jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung gesendet.
    • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen.
  6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.


So geben Sie Links zu Dateien und Ordnern frei:

  1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf "Freigeben" Freigeben.

    Klicken Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen oben auf Freigeben.

    Hinweis: Sie können Dateien nur freigeben, wenn Sie der Inhaber sind oder Bearbeitungszugriff haben.

  2. Optional: Klicken Sie unter dem Namen Ihrer Organisation auf Ändern, um festzulegen, was andere mit Ihrer Datei tun können, wenn Sie sie freigeben:
    • Um die Berechtigung zu ändern, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil "" und wählen Sie Betrachter, Verfasser eines Kommentars oder Bearbeiter aus.
    • Wenn Sie den Link außerhalb Ihrer Organisation freigeben möchten, klicken Sie neben dem Namen Ihrer Organisation auf den Abwärtspfeil "" und dann Öffentlich.

      Hinweis: Falls diese Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

  3. Klicken Sie auf Link kopieren.
  4. Klicken Sie auf Fertig.
  5. Fügen Sie den Link in eine E-Mail, auf einer Website oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.


So geben Sie den Ordner in einer geteilten Ablage frei:

Alle Ordner und Dateien, die Sie in einer geteilten Ablage speichern, werden automatisch für die Mitglieder der Ablage freigegeben.

Dateien in Google Drive freigeben
4.2 Projektdateien zur Überprüfung freigeben

Wenn Sie mit dem Projektplan fertig sind, können Sie ihn an Ihr Team weitergeben, damit es ihn überprüfen kann. Projektdateien sind z. B. Projektpläne, Tagesordnungen für Meetings und Präsentationen. Wenn Sie Dateien freigeben, gewähren Sie den Nutzern Zugriff als Kommentator oder als Mitbearbeiter, damit sie Kommentare hinzufügen oder Inhalte aktualisieren können.

Geben Sie Ihren Projektplan als Nächstes für Ihre Teammitglieder frei. Alternativ können Sie ihn auch für die Gruppe freigeben, die Sie für Ihr Team eingerichtet haben.

So geben Sie eine Datei frei, deren Eigentümer Sie sind oder die Sie bearbeiten können:

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ "".
  3. Geben Sie unter Für Personen und Gruppen freigeben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten.

    Hinweis: Wenn die Freigabe für Besucher für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Personen, die kein Google-Konto haben, zur Zusammenarbeit an Ihren Google Drive-Dateien und -Ordnern einladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.

  4. Um zu ändern, was andere Personen mit Ihrer Datei tun können, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil "" und dann Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter.
  5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
    • Wenn Sie andere benachrichtigen möchten, dass Sie eine Datei freigegeben haben, klicken Sie auf das Kästchen neben Personen benachrichtigen. Wenn Sie Personen benachrichtigen, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
    • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
  6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.

Alle Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben, erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Datei. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern Zugriff als Mitbearbeiter gewährt haben, können sie:

  • Inhalte wie Aufgaben, Eigentümer und Fälligkeitsdaten hinzufügen oder aktualisieren
  • Inhalte nach Interessenlage filtern
  • Kommentare für bestimmte Personen einfügen
  • Aufgabenstatus aktualisieren
  • Beschreibende Notizen zu Aufgaben hinzufügen

Fenster zum Hinzufügen von Personen mit Klick auf "Freigeben" öffnen und anschließend auf "Senden" klicken


So fügen Sie Kommentare hinzu: 

  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ "".
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Kommentarfeld öffnen, Text eingeben und eine Aufgabe optional einer Person zuweisen

" "5. Projekt verwalten

5.1 Statusupdates zu Aufgaben einholen

So aktualisieren Sie Status im Projektplan:

  1. Öffnen Sie den Projektplan in Google Tabellen.
  2. Ändern Sie den Status neben einer Ihrer Aufgaben.

Projektplan in Google Tabellen


So senden Sie Statusupdates vor einer Teambesprechung:

  1. Öffnen Sie den Teamkalender in Google Kalender.
  2. Klicken Sie doppelt auf eine Teambesprechung.
  3. Klicken Sie unter Gäste auf "E-Mail" "".
  4. Geben Sie die Informationen zum aktuellen Status ein.
  5. Klicken Sie auf Senden.


So erhalten Sie Statusupdates während Teambesprechungen:

Präsentieren Sie den Projektplan bei Teambesprechungen. Jeder kann seinen Status in Echtzeit aktualisieren.

  1. Öffnen Sie Meet und nehmen Sie an einer Videokonferenz teil.
  2. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was Sie einblenden möchten:
    • Den ganzen Bildschirm
    • Ein Fenster
  3. Klicken Sie auf Freigeben.
  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Präsentation beenden.
  5. Optional: Um jemand anderen beim Präsentieren abzulösen, klicken Sie unten auf „Einblenden“ Bildschirm einblenden und wählen Sie aus, was Sie zeigen möchten.

Ganzen Bildschirm oder einzelnes Fenster präsentieren

So erhalten Sie Statusupdates mithilfe der Gruppen-E-Mail-Adresse:

Mithilfe einer Gruppen-E-Mail können Sie alle Empfänger auf einmal darum bitten, den Status ihrer Aufgaben im Projektplan zu aktualisieren.

1 Öffnen Sie Gmail.
2 Klicken Sie links auf Plus Schreiben.
3 Optional: Um die Größe des Fensters zu ändern, klicken Sie rechts oben auf "Vollbild" "" oder auf "Vollbildmodus beenden" Vollbildmodus beenden.
4 Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
5 Geben Sie den Text ein. Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.
6 Optional: Fügen Sie einen Anhang hinzu, z. B. eine Drive-Datei Insert file using Drive oder ein Bild Insert image.
7 Klicken Sie auf Senden.

Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen

Schritte 1–7 von oben im Posteingang und in einer E-Mail


So erhalten Sie Statusupdates über Google Chat:

Senden Sie einfach eine Chatnachricht an ein Teammitglied, um nach einem Statusupdate zu fragen.

So senden Sie eine Direktnachricht:

  1. Melden Sie sich in Google Chat oder Gmail an.
  2. Wenn der Name unter Chat nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Personen, Chatrooms und Bots suchen oder auf „Chat starten“ "".
  3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Eingabe werden Vorschläge angezeigt.
    Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
  4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
  5. Geben Sie eine Nachricht ein und dann klicken Sie auf „Senden“ "".
    Es werden alle infrage kommenden Personen in Ihrer Organisation vorgeschlagen, selbst wenn sie Google Chat nicht aktiviert haben.


So senden Sie eine Direktnachricht an eine Gruppe:

  1. Melden Sie sich in Google Chat oder Gmail an.
  2. Klicken Sie unter „Chat“ auf einen Gruppennamen, geben Sie eine Nachricht ein und dann klicken Sie auf „Senden“ "".
  3. Wenn der Gruppenname nicht unter „Chat“ aufgeführt ist:
    • Klicken Sie in Google Chat auf Personen, Chatrooms und Bots suchen und dann Gruppenunterhaltung starten.
    • Klicken Sie in Gmail unter Chat auf „Chat starten“ "" und dann Gruppenunterhaltung starten.
  4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Eingabe werden Vorschläge angezeigt. 
  5. Klicken Sie auf Nachricht oder „Fertig“ "".
  6. Geben Sie eine Nachricht ein und dann klicken Sie auf „Senden“ "".
    Es werden alle infrage kommenden Personen in Ihrer Organisation vorgeschlagen, selbst wenn sie Google Chat nicht aktiviert haben.

 

Nachricht an eine Gruppe schreiben

5.2 Zeitpläne für Projekte ändern

Wenn sich die Zeitpläne, Anforderungen oder Ressourcen ändern, sollten Sie die Projektdokumentation aktualisieren. Falls Sie aus diesem Grund auch die Besprechungszeiten ändern oder einer Besprechung neue Teammitglieder hinzufügen müssen, aktualisieren Sie am besten auch gleich den Teamkalender.

So aktualisieren Sie Termine in Google Kalender:

Wenn Sie alle Informationen angegeben haben, speichern Sie den Termin und senden Sie die Einladungen.

So speichern Sie Termine:

  1. Klicken Sie auf Speichern.
  2. Entscheiden Sie sich für eine der folgenden Optionen:
    • Senden, um Gäste per E-Mail zu benachrichtigen
    • Nicht senden, wenn Sie derzeit niemanden benachrichtigen möchten
    • Schließen, um mit dem Bearbeiten der Einladung fortzufahren
  3. Wenn Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen möchten, klicken Sie auf eine dieser Optionen:
    • Externe Gäste einladen, wenn Sie gleich eine Benachrichtigung senden möchten
    • Weiter bearbeiten, wenn Sie die Gäste erst später einladen möchten
  4. Optional: Wenn Sie auf der Seite "Termin bearbeiten" Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf Weitere Optionen.

So aktualisieren Sie einen Termin:

Sie können z. B. weitere Gäste einladen und den Ort für die Videokonferenz ändern.

  1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin und dann "Bearbeiten" Bearbeiten.
  2. Wenn Sie weitere Gäste einladen möchten, ändern Sie den Ort der Besprechung oder fügen Sie Anhänge hinzu. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
Terminaktualisierungen speichern
5.3 Teammitglieder über Änderungen informieren

Wenn sich bei einem Projekt Fristen oder Meilensteine ändern, sollten Sie alle Teammitglieder umgehend per E-Mail benachrichtigen.

So benachrichtigen Sie Mitglieder in Gmail:

Anstatt die E-Mail-Adressen aller Teammitglieder einzeln als Empfänger hinzuzufügen, können Sie einfach die Gruppen-E-Mail-Adresse verwenden.

1 Öffnen Sie Gmail.
2 Klicken Sie links auf Plus Schreiben.
3 Optional: Um die Größe des Fensters zu ändern, klicken Sie rechts oben auf "Vollbild" "" oder auf "Vollbildmodus beenden" Vollbildmodus beenden.
4 Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
5 Geben Sie den Text ein. Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.
6 Optional: Fügen Sie einen Anhang hinzu, z. B. eine Drive-Datei Insert file using Drive oder ein Bild Insert image.
7 Klicken Sie auf Senden.

Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen

Schritte 1–7 von oben im Posteingang und in einer E-Mail

So senden Sie den Mitgliedern einer geteilten Ablage eine E-Mail:

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der Ablage auf den Abwärtspfeil "" und dann E-Mail an Mitglieder senden.
  3. Geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein.
  4. Optional: Klicken Sie das entsprechende Kästchen an, um die E-Mail nur an Mitglieder mit bestimmten Zugriffsebenen zu senden oder um sich selbst eine Kopie zu senden.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Die E-Mail enthält einen Link zur geteilten Ablage.

Mitgliedern einer geteilten Ablage eine E-Mail senden
5.4 Freigegebene Dokumente fertigstellen

Wenn die Zusammenarbeit an einem Projekt beendet ist, können Sie die Freigabeeinstellungen ändern oder Ihre Dateien archivieren, damit Mitbearbeiter keinen Zugriff mehr auf die endgültigen Versionen haben.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Fertige Dokumente freigeben.

Zugriff entfernen
5.5 Abschlussbericht erstellen

Wenn Ihr Projekt abgeschlossen ist, bietet es sich an, gemeinsam mit dem Team eine Abschlusspräsentation zu erstellen. Diese können Sie für Ihr Team freigeben und gemeinsam mit Ihrem Team bearbeiten. Darin kann beispielsweise beschrieben sein, was gemacht wurde und warum, was gut und was weniger gut gelaufen ist und wie die nächsten Schritte aussehen.

Weitere Informationen darüber, wie Sie eine Präsentation erstellen, finden Sie im Hilfeartikel zum Einstieg in Google Präsentationen. Tipps für Präsentationen finden Sie in den Zehn Google Workspace-Tipps für überzeugende Angebote.

Kreisdiagramm auf einem Computer

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