Zehn Tipps für den Einsatz der G Suite im Projektmanagement

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Laptop mit Software für Projektmanagement, Haftnotizen, Globus usw.

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1

Projektaufgaben verfolgen, aktualisieren und gemeinsam bearbeiten " "

In Google Tabellen können Sie dynamische Projektpläne und Gantt-Diagramme erstellen, um Projekte, Aufgaben und Fristen zu verwalten. Die Tabellen sind für alle Teammitglieder von überall aus verfügbar. So kann jeder seine Fortschritte in Echtzeit aktualisieren und alle sind immer auf dem neuesten Stand.

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Tabellen

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2

Gruppenadresse für die Kommunikation mit dem gesamten Team erstellen " "

Sie möchten Informationen an das gesamte Projektteam senden? Dann erstellen Sie ganz einfach eine E-Mail-Liste in Google Groups. Nachdem Sie alle Teammitglieder einer Gruppe hinzugefügt haben, können Sie über die E-Mail-Adresse der Gruppe im Handumdrehen Neuigkeiten und Ressourcen an alle senden.

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Google Groups

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3

Terminübersichten für Projekte und Teams " "

Mit freigegebenen Kalendern lassen sich alle Beteiligten auf dem neuesten Stand halten, z. B. mit einem Projektkalender für wichtige Ziele, Termine und Erinnerungen und einem Teamkalender für Besprechungen, Schulungen und Urlaube. Wenn Sie wissen möchten, wer Zeit hat, legen Sie einfach mehrere Kalender übereinander. So sehen Sie offene Zeitfenster auf einen Blick.

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Google Kalender

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4

Digitale Ressourcen sicher speichern und freigeben " "

Am besten speichern Sie Projektdokumente, -bilder und andere Dateien in Google Drive oder einer geteilten Ablage und geben sie nach Bedarf für Ihr Team frei. Sie können die Freigabe und den Zugriff auf die Drive-Inhalte präzise steuern. Das macht die Zusammenarbeit einfach und sicher. Alle Änderungen werden mit der Cloud synchronisiert, wo sich jeder die aktuellen Inhalte ansehen kann.

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5

Wichtige E-Mails schnell finden und organisieren " "

Sie arbeiten mit verschiedenen Teams an mehreren Projekten? Dann verwenden Sie Sterne für wichtige E-Mails oder lassen Sie Ihre Nachrichten in Gmail mithilfe des sortierten Eingangs automatisch sortieren und priorisieren. Anschließend können Sie Filter und Labels für bestimmte Projekte einrichten, um E-Mails leichter zu finden und zu beantworten.

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Gmail

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6

Wirkungsvolle Präsentationen erstellen " "

In einer Google-Präsentation können Sie mit Grafiken und Diagrammen Ziele sowie wichtige Leistungen festlegen und die Wirkung Ihres Projekts verdeutlichen. Wenn Sie mit Teammitgliedern an anderen Orten zusammenarbeiten, haben Sie außerdem die Möglichkeit, in einer Videokonferenz in Google Meet Ihren Bildschirm freizugeben und so Ihre Ideen zu präsentieren.

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7

Projektwebsite erstellen " "

Mit einem Projekt-Hub in Google Sites lassen sich Updates, Zeitpläne, Leistungen, Kalender und Dokumente zentral verwalten. Ihr Team hat damit eine zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Projektinfos, auf die alle jederzeit und über beliebige Geräte zugreifen können.

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Google Sites

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8

Dokumente erstellen und gemeinsam bearbeiten " "

In Google Docs können Sie zum Beispiel Tagesordnungen für Besprechungen, Projektvorschläge und Executive Reports erstellen. Es besteht die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Außerdem kann direkt in den Dateien gechattet werden und mithilfe von Kommentaren und Vorschlägen lässt sich Rückmeldung zu konkreten Punkten geben. Dank des Überarbeitungsverlaufs sehen Sie, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Bei Bedarf können Sie jederzeit zu einer früheren Version zurückkehren.

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Google Docs

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9

Videokonferenzen mit dem Team " "

Mit Google Meet können Sie jederzeit und von jedem Gerät aus Videokonferenzen mit Teammitgliedern an anderen Standorten führen. So profitiert das Team ganz ohne aufwendige Geschäftsreisen von allen Vorteilen eines persönlichen Gesprächs.

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Google Meet

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10

Teammitglieder auf Videokonferenzen vorbereiten " "

Sie können den Teammitgliedern wichtige Dateien im Vorfeld zukommen lassen. So hat jeder die Möglichkeit, sich frühzeitig Ideen zurechtzulegen. Senden Sie einfach über Google Kalender eine Einladung und hängen Sie Dokumente, Tabellen, Präsentationen und andere Diskussionsbeiträge an.

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Google Kalender

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