提出有力提案的秘訣

本頁面提供下列資源說明：

• 使用範本或透過 Gemini 撰寫內容
• 新增引用資料
• 為提案增添視覺效果和影片
• 隨時隨地修改內容
• 新增大綱以便閱讀
• 在同一份檔案中追蹤草稿
• 即時協作提案
• 快速查看是誰變更檔案以及變更的內容
• 設定機密提案的到期日
• 在團隊網站上分享提案

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使用範本或透過 Gemini 撰寫內容

使用範本或 Gemini 做為 Google 文件的起點，幫助您節省時間。

操作說明

選擇現有範本

1. 在電腦上前往 Google 文件、試算表、簡報、表單或協作平台。
2. 按一下右上方的 [範本庫]。
3. 按一下你要使用的範本。
4. 範本副本隨即開啟。

提示：如果你選擇的範本旁顯示「外掛程式」，則必須先安裝外掛程式才能使用該範本。進一步瞭解外掛程式。

自行建立範本

貴機構必須支援這項功能，您才能使用。如需相關協助，請與管理員聯絡。 

1. 選擇下列任一做法：
   • 建立新的文件、試算表、簡報、表單或協作平台網站。
   • 開啟現有的文件、試算表、簡報、表單或協作平台網站，然後依照您的範本需求加以調整。
   注意：如果您的範本檔案位於共用雲端硬碟中，請檢查該共用雲端硬碟的共用設定，其中若設有共用限制，可能會導致使用者無法存取範本。
2. 在文件、試算表、簡報、表單或協作平台的主畫面頂端，依序點選 [範本庫] 貴機構名稱。
3. 點選 [提交範本]。
   重要事項：如果您無權修改範本的共用設定，或者範本共用設定已設為限制檢視者和加註者下載檔案，您將無法提交範本。
4. 按一下 [選取一份文件]，然後選擇您建立的範本檔案。
5. 按一下 [開啟]。
6. (選用) 如要提交副本而非原始檔案，請勾選方塊。
7. 選取您要提交的檔案類別。
8. 按一下 [提交]。

   如要找出新範本，請前往「範本庫」 選取您的範本。

顯示或隱藏範本庫

1. 開啟 Google 文件、試算表、簡報、表單或協作平台。
2. 依序按一下左上方的「選單」圖示 [設定]。
3. 開啟或關閉 [在主畫面顯示近期存取過的範本] 設定。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

Write or rewrite with Gemini

1. On your computer, open a document from Google Docs.
2. At the top right, click Ask Gemini .
3. On the side panel, select a prompt or create your own.
4. Press Enter.
5. Generate text and refine it.
   • Examples:
     • “Write an announcement email about a new feature.”
     • “Make the announcement more fun.”
6. You can also:
   • Add the text to your document: Click Insert .
   • Find a different version: Click Retry .
   • Send feedback about the suggested text: Click Good suggestion or Bad suggestion .

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新增引用資料

需要為提案加上引用資料嗎？直接在提案中快速加入引用資料和參考書目，不必離開提案編輯畫面。

詳情請參閱「新增引用資料和來源」

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為提案增添視覺效果和影片

如要製作複雜的提案，建議您加入圖片和影片，藉此清楚呈現您要說明的資訊。您不需要使用其他軟體或離開文件編輯畫面，就可以直接在文件中新增及編輯圖片。如果貴機構已啟用 Google Workspace 專用 Gemini，即可使用 Google 簡報中的 Gemini 來根據提示生成投影片或圖片。您也可以使用 Vids 製作、編輯及更新影片，甚至加入自行錄製的音檔來講解複雜內容。

操作說明

新增圖片

1. 在電腦上使用 Google 文件開啟文件，或使用 Google 簡報開啟簡報。
2. 依序按一下「插入」「圖片」。
3. 選擇圖片來源。
   • 上傳電腦中的圖片：插入裝置上儲存的圖片。
   • 圖庫和網路：插入圖庫圖片、GIF 檔案、貼圖和 Google 圖片。
   • Google 雲端硬碟和相簿：使用 Google 雲端硬碟或相片庫中的圖片。
   • 相機：使用裝置相機拍攝的圖片。
   • 使用網址上傳：插入圖片連結或 .gif 檔案。
4. 按一下「插入」或「開啟」。

請參閱這篇文章，瞭解如何在 Google 試算表中新增圖片。

 

Create images based on slide content with Gemini

1. On your computer, open Google Slides.
2. At the top, click Ask Gemini .
3. In the side panel, you can:
   • Create an image based on a selected slide: For example, you can enter Create an image or Suggest images for this slide.
   • Select a suggested prompt: Gemini in Slides might suggest images based on the content of your slides.
   • Create your own prompt: For example, you can ask Create an image of a dog with glasses.
4. Press Enter.
5. Point to a specific image and click Insert .
6. (Optional) To send feedback about the image, click Good suggestion or Bad suggestion .
7. You can also:
   • Edit the prompt: Click Edit Prompt .
   • Generate more images: At the bottom, click Generate more .

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Generate a new slide with Gemini

You can use the Gemini in Slides side panel to generate a new slide.

1. On your computer, open Google Slides. New slides are generated using your current theme.
2. At the top, click Ask Gemini .
3. In the side panel, select a prompt or create your own. To create a prompt with the name of your file, insert @ before the name. For example, Create a slide about how to optimally train for a marathon or Create a slide about @Company 2023 Goals deck.
4. From the generated slide, you can:
   • Get a different version: From the menu, click Retry .
   • Add the slide to your presentation: From the menu, click Insert .
   • Refine the generated slide: From the menu, click Close . On the side panel, write a new prompt.
   • Send feedback: From the menu, click Good suggestion or Bad suggestion .

Get started with Slides

裁剪圖片

你可以裁切圖片邊緣或移除不需要的區塊。

1. 在電腦上開啟 Google 文件、簡報或影片檔。
2. 按一下你要裁剪的圖片。
3. 按一下「裁剪」圖示 。
4. 按一下框線周圍的藍色方塊並拖曳成您要的形狀。
5. 完成後，按下鍵盤上的 Enter 鍵，或按一下檔案中的其他位置。

取得圖片建議

1. 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
2. 點選右下角的「探索」圖示 。
3. 在畫面頂端搜尋特定文件、簡報、圖片、圖表或網頁。搜尋結果分為以下類別：
   • 網頁：網路上與您的文件相關的資訊。
   • 圖片：網路上與您的文件相關的圖片。
   • 雲端硬碟：儲存在您 Google 雲端硬碟中的文件。
4. 新增搜尋結果中的項目：
   • 新增圖片或圖表：按一下您要新增的項目，然後按一下頂端的 [插入]。
   • 新增註腳：將滑鼠游標移至您需要的搜尋結果，然後按一下「以註腳格式引用」圖示。
   • 新增連結：將滑鼠游標移至您需要的搜尋結果，然後按一下「插入連結」圖示 。

Create a video with Vids

1. 使用電腦開啟 Google Vids。
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

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隨時隨地修改內容

您可以使用文件應用程式在手機或平板電腦上編輯提案。無論您是在前往機場的路上或是正在拜訪客戶，即使不在辦公桌前也可以輕鬆更新提案內容。您所做的任何變更都會自動同步處理到您的所有裝置，方便您隨時存取最新內容。更棒的是，如果您無暇手動輸入，也可以使用語音快速輸入頁面內容。

瞭解如何取得行動版 Google 文件應用程式

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新增大綱以便閱讀

為協助讀者快速查看您的提案，文件可自動為您建立大綱。Google 文件會根據您用來安排文件內容的標題建立大綱。如要進一步改善文件設計，請自訂標題樣式或新增項目符號清單等。這樣一來，讀者就能輕鬆瞭解提案概要，並快速跳至想要閱讀的部分。

操作說明

在 Google 文件中自動建立大綱

1. 暫時關閉文件大綱：在文件左側按一下「大綱」字樣旁邊的「關閉文件大綱」圖示 。
2. 完全隱藏文件大綱：依序按一下頂端的「查看」「顯示大綱」。

提示：如果「顯示大綱」旁邊有勾號，則文件大綱圖示 仍會顯示在文件左上方。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

在同一份檔案中追蹤草稿

過去您可能會為檔案保存多版草稿，以便在需要參閱或切換至先前的版本時使用。現在雲端硬碟會將所有草稿儲存在單一檔案中，方便您查閱或透過修訂版本記錄功能將檔案還原至先前版本。如此一來，即使大幅修改檔案也不必擔心；如果您改變心意，隨時可以切換回先前的版本！

操作說明

查看 Google 文件、試算表和簡報檔案，或將檔案還原為先前版本

注意：您必須具備擁有者或編輯者權限才能查看版本記錄。

1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
2. 依序按一下 [檔案] [版本記錄] [查看版本記錄]。
3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示：
   • 編輯文件的使用者名稱。
   • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色，系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
4. (選用) 如要還原成這個版本，請點選 [還原這個版本]。

注意：您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

將檔案的新版本上傳到雲端硬碟

1. 透過電腦前往 drive.google.com。
2. 點選要取代的檔案。
3. 依序點選畫面右上方的「更多」圖示 「管理版本」「上傳新版本」。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

即時協作提案

想在製作提案時徵詢其他團隊的意見嗎？您可以在文件中製作提案草稿，並列舉主要目標和專案里程碑，然後與團隊成員共用這份提案，讓所有成員可以同時建立提案內容、即時查看編輯狀態以及提供意見。

操作說明

在雲端硬碟中共用檔案

在雲端硬碟中：

1. 選取你要共用的檔案。
2. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
3. 輸入共用對象的電子郵件地址或 Google 網路論壇群組。
4. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色，指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
5. 如果你的帳戶符合資格，就可以新增存取權的到期日。
6. 選擇是否要通知共用對象。
   • 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目，請勾選「通知共用對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象，你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
   • 如果不想通知共用對象，請取消勾選這個方塊。
7. 按一下「傳送」或「共用」。

進一步瞭解如何在雲端硬碟中共用檔案和資料夾

 

快速查看是誰變更檔案以及變更的內容

多人協作同一份文件時，您可能會想查看自您上次編輯以後有哪些內容經過變更。文件可讓您立即查看經過變更的內容、執行變更的使用者以及變更時間。如果您需要將還原為先前的文件版本，請使用修訂版本記錄。

操作說明

查看加註、編輯、移動或共用檔案的對象

您可以查看「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的檔案。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
3. 按一下右上方的「資訊」圖示 。
4. 選擇下列任一做法：
   • 如要查看近期變更，請選擇下列任一做法：
     1. 按一下「活動」。
     2. 向下捲動右側畫面。
   • 如要查看特定檔案或資料夾的活動，請點選該檔案或資料夾。

 

設定機密提案的到期日

如要將提案寄給外部的客戶或機構，您可能需要在專案完成後限制提案的存取權。這時您可以為這些檔案設定到期日，使用者在專案結束後將無法查看這些檔案。

操作說明

1. 在 Google 雲端硬碟、Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報中開啟檔案。
2. 按一下「共用」 找出您要授予暫時權限的使用者。
   • 如果未曾與對方共用此檔案，請新增對方的電子郵件地址，然後按一下「傳送」或「共用」。再次按一下文件右上方的「共用」。
3. 在對方名稱旁邊，依序點按向下箭頭  「新增到期日」。
4. 在「存取權有效期限」旁邊，按一下你要設為到期日的日期。請選擇自當天起一年內的日期。
5. 按一下「儲存」。

 

在團隊網站上分享提案

想要與團隊成員分享提案草稿嗎？您可以在協作平台上製作內部團隊網站，然後加入您的提案。此外，您隨時都可透過任何裝置存取這個網站。您在 Google 文件中做出的變更也會自動顯示在團隊網站上。

開始使用 Google 協作平台

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_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}