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创建有效提案的提示

Google Workspace 高效办公指南

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使用模板

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文档中使用模板,从而节省时间,避免错误。您可以选择现有模板来创建提案,也可以创建自己的模板。与您的团队共享模板:用户对原始文件所做的任何更改都会自动更新。

了解操作方法

选择现有模板

  1. 使用计算机转到 Google 文档表格幻灯片表单协作平台
  2. 点击右上角的模板库
  3. 点击要使用的模板。
  4. 系统会打开该模板的副本。

提示:如果您选择的模板旁边有“插件”字样,则必须安装插件才能使用模板。详细了解插件

创建自己的模板

只有贵单位支持此功能时,您才能使用此功能。如需帮助,请与管理员联系。 
  1. 选择一个选项:
    • 创建新的文档、电子表格、演示文稿、表单或网站。
    • 打开现有文档、电子表格、演示文稿、表单或网站,然后根据需要对模板进行更改。
    注意:如果您的模板文件位于共享云端硬盘中,请检查该共享云端硬盘的共享设置。共享设置可能会禁止用户访问模板。
  2. Google 文档表格幻灯片表单协作平台的首页顶部,点击模板库 接着点击 <贵单位名称>
  3. 点击提交模板
    重要提示:如果您无权修改模板的共享设置,或模板共享设置已被设为禁止查看者和评论者下载文件,则您将无法提交模板。
  4. 点击选择文档,然后选择您创建的模板文件。
  5. 点击打开
  6. (可选)要提交文件副本而不是原始文件,请勾选相应复选框。
  7. 选择文件类别。
  8. 点击提交

    若要查找新模板,请前往模板库 接着点按 选择您的模板。

显示或隐藏模板库

  1. 打开 Google 文档表格幻灯片表单协作平台
  2. 点击左上角的“菜单”图标 菜单 接着点击 设置
  3. 开启或关闭在主屏幕上显示最近的模板

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

添加引用

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需要在您的提案中引用相关来源?无需离开提案即可快速添加引用内容和参考书目。

了解如何添加引用和来源


 

借助可视化内容提升文档

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如果您正在创建复杂的提案,请添加图片以帮助传递信息。您无需使用其他软件,也无需离开文档,而可以直接在文档中添加和编辑图片。

了解操作方法

添加图片

  1. 使用计算机在 Google 文档幻灯片中打开文档或演示文稿。
  2. 点击插入 接着点按 图片
  3. 选择从哪里添加图片。
    • 从计算机中上传:插入保存在设备上的图片。
    • 在网络上搜索:在网络上搜索图片。
    • GIF 和贴纸:在幻灯片中插入 GIF 图片或贴纸。
    • 云端硬盘:使用保存在 Google 云端硬盘中的图片。
    • 照片:使用您的 Google 相册媒体库中的图片。
    • 通过网址:插入图片的链接或插入 GIF (.gif) 图片。
  4. 点击插入打开

了解如何在表格中添加图片

剪裁图片

您可以修剪图片边缘,或者剪除不想要的部分。

  1. 在计算机上打开所需文档或演示文稿。
  2. 点击您想剪裁的图片。
  3. 点击“剪裁”图标 剪裁
  4. 点击并拖动边框周围的蓝色方框,调整到您需要的形状。
  5. 完成后,请在键盘上按下 Enter,或者点击文件的任意位置。

获取关于图片的建议

  1. 使用计算机在 Google 文档中打开所需文档。
  2. 点击右下角的“探索”图标 探索
  3. 在顶部,搜索文档、演示文稿、图片、图表或网页。搜索结果将会按以下类别显示:
    • 网页:与您的文档相关的来自网络的信息。
    • 图片:与您的文档相关的来自网络的图片。
    • 云端硬盘:您 Google 云端硬盘中保存的文档。
  4. 添加您搜索结果中的内容:
    • 添加图片或图表:点击您要添加的内容,然后点击顶部的“插入”。
    • 添加脚注:将鼠标指向您的搜索结果,点击“引作脚注”图标 引作脚注
    • 添加链接:将鼠标指向您的搜索结果,点击“插入链接”图标 Plus

 

随时随地进行更改

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您可以在手机或平板电脑上使用文档应用编辑提案。无论您是在前往机场还是在拜访客户的途中,都可以轻松更新您的提案,而不受地点限制。您所做的任何更改都会自动同步到您的所有设备上,因此您始终可以查看最新版本。此外,您甚至可以在匆忙时通过语音快速在页面上输入内容。

了解如何在移动设备上安装 Google 文档应用


 

为便于阅读而添加大纲

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为帮助读者快速浏览您的提案,Google 文档可以自动为您创建大纲。Google 文档会根据您用于整理文档的标题来构建大纲。要进一步改进文档设计,您可以自定义标题样式、添加项目符号列表等。读者可以快速浏览您的提案所涵盖的内容,并跳转到需要的部分。

了解操作方法

在 Google 文档中创建自动大纲

  1. 要暂时关闭文档大纲,请点击左侧“大纲”旁边的关闭文档大纲图标 返回
  2. 要完全隐藏文档大纲,请点击顶部的查看 然后 显示文档大纲

提示:如果“显示大纲”旁边有对勾标记,则文档左上方仍会显示文档大纲图标 Docs outline icon

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

集中跟踪草稿

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过去,您可能会保留多份文件草稿,以防日后需要参考或恢复到早期版本。云端硬盘将所有草稿保存在一个文件中。借助版本历史记录功能,您可以快速查看并恢复到早期版本。因此,您可以放心进行大幅修改。如果您之后改变主意,可以恢复到之前的版本。

了解操作方法

查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本

注意:您需要拥有所有者编辑者权限才能查看版本记录。

  1. 云端硬盘中打开您的文件。
  2. 点击文件 接着点击 版本历史记录 接着点击 查看版本历史记录
  3. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方,您会看到:
    • 编辑了文档的人的姓名。
    • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色,其所编辑的内容会以相应颜色显示。
  4. (可选)要还原为某个版本,请点击恢复此版本

注意:您需要拥有所有者可以编辑权限才能查看版本历史记录。

将文件的新版本上传到云端硬盘

  1. 在计算机上访问 drive.google.com
  2. 点击要替换的文件。
  3. 在右上角,点击“更多”图标 展开 接着点按 管理版本 接着点按 上传新版本

请访问 Google 云端硬盘帮助中心,了解详情

 

实时协作处理提案

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想在创建提案时获取不同团队的意见?您可以在文档中起草提案,添加主要目标和项目里程碑。然后,与您的团队共享提案,以便所有人可以同时创建内容,实时查看编辑的内容,并提供反馈。

分享云端硬盘中的文件

了解操作方法

共享云端硬盘中的文件

云端硬盘中:

  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 Share
  3. 输入共享对象的电子邮件地址或者您要与之共享内容的 Google 群组。
  4. 选择查看者评论者编辑者,指定共享对象对文件所具备的角色。
  5. 如果您的帐号符合条件,您可以添加访问权限的到期日期
  6. 选择是否通知共享对象。
    • 如果您想通知对方您与其共享了内容,请勾选“通知对方”旁边的复选框。如果您选择通知对方,则通知电子邮件会发送至您输入的每个电子邮件地址。
    • 如果您不想通知对方,请取消选中该复选框。
  7. 点击发送共享

 

快速查看谁更改了哪些内容

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在文档上进行协作时,您可以想查看自您上次编辑后,文档发生了什么变化。借助文档,您可以即时查看更改内容、更改者以及更改时间。如果您需要恢复到早期版本的文档,请使用版本历史记录。

了解操作方法

查看谁评论、编辑、移动或共享了文件

您可以在“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中查看文件的活动。

  1. 在计算机上访问 drive.google.com
  2. 点击左侧的我的云端硬盘
  3. 点击右上方的“查看详细信息”图标 信息
  4. 要查看近期更改,请点击操作记录
  5. 要查看特定文件或文件夹的操作记录,请点击相应文件或文件夹。
  6. 要查看最近的更改,请在右侧向下滚动。

 

为机密提案设置失效日期

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如果您将提案发送给外部客户或机构,在项目完成后,您可能希望限制他们的访问权限。请为文件设置失效日期,让他们在项目结束后无法查看文件。

了解操作方法
  1. 在 Google 云端硬盘Google 文档Google 表格Google 幻灯片中打开所需文件。
  2. 点击共享 接着点按 找到您要授予临时访问权限的用户。
    • 如果您未曾与此人共享文件,请添加对方的电子邮件地址,然后点击发送共享。再次点击文档右上角的共享
  3. 在此人的姓名旁边,点击向下箭头 向下箭头 接着点按 添加到期日期
  4. 在“访问权限到期日期:”旁边,点击一个日期以将其设为到期日期。请选择从当天起一年内的任意日期。
  5. 点击保存

 

在团队网站上共享提案

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想与您的团队共享提案草稿?您可以在协作平台创建内部团队网站,然后将您的提案添加到网站上。您随时可以通过任何设备访问该网站。您在文档中所做的更改也会自动显示在团队网站上。

如需了解操作方法,请参阅协作平台使用入门



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