効果的な提案書の作成に関するヒント

目次

• テンプレートを使用する
• 引用を追加する
• ドキュメントを視覚的に充実させる
• 外出先で変更する
• 読みやすくするために概要を追加する
• 下書きを 1 か所で確認する
• リアルタイムで提案書を共同編集する
• 変更を加えたユーザーと変更内容を確認する
• 機密の提案書に有効期限を設定する
• チーム専用のサイトで提案書を共有する

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テンプレートを使用する

ドキュメント内のテンプレートを使用することによって、時間を節約しミスを防ぐことができます。提案書の既存のテンプレートを使うことも、独自のテンプレートを作成することもできます。テンプレートをチームと共有すると、チームメンバーがそこに加えた変更がすべて自動的に反映されます。

詳細

既存のテンプレートを選択する

1. パソコンで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトのいずれかにアクセスします。
2. 右上の [テンプレート ギャラリー] をクリックします。
3. 使用するテンプレートをクリックします。
4. テンプレートのコピーが開きます。

ヒント: 横に [アドオン] と表示されたテンプレートを選択した場合は、アドオンのインストールが必要になることがあります。詳しくは、アドオンについての記事をご覧ください。

独自のテンプレートを作成する

この機能をご利用いただけるのは、所属先の組織が対応している場合に限られます。詳しくは、管理者にお問い合わせください。 

1. 次のいずれかを行います。
   • 新しいドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォーム、またはサイトを作成する。
   • 既存のドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォーム、またはサイトを開いて、テンプレートとして使用するうえで必要な変更を加える。
   注: テンプレート ファイルが共有ドライブ内にある場合は、その共有ドライブの共有設定を確認してください。共有に制限があると、ユーザーがテンプレートにアクセスできない可能性があります。
2. ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、またはサイトのホーム画面上部で、[テンプレート ギャラリー] <組織名> をクリックします。
3. [テンプレートを送信] をクリックします。
   重要: テンプレートの共有設定を変更する権限がない、あるいはテンプレートの共有設定で閲覧者と閲覧者（コメント可）がファイルのダウンロードをできないようになっている場合は、テンプレートを送信できません。
4. [ドキュメントを選択] をクリックし、作成したテンプレート ファイルを選択します。
5. [開く] をクリックします。
6. （省略可）元のファイルではなくコピーを送信するには、該当のチェックボックスをオンにします。
7. ファイルのカテゴリを選択します。
8. [送信] をクリックします。

   新しいテンプレートは [テンプレート ギャラリー] テンプレートを選択します。

テンプレート ギャラリーを表示または非表示にする

1. Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトのいずれかを開きます。
2. 左上にあるメニュー アイコン [設定] をクリックします。
3. [ホーム画面に最近使用したテンプレートを表示] をオンまたはオフにします。

Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

引用を追加する

提案書のリソースを引用する必要がある場合は、提案書の作成画面から引用文と文献情報をすばやく追加できます。

詳しくは、引用と引用元を追加するをご覧ください。

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ドキュメントを視覚的に充実させる

複雑な提案書を作成している場合は、画像を追加することで、内容がさらに伝わりやすくなります。他のソフトウェアを使用したりドキュメントの作業を中断したりする必要はありません。ドキュメント内で、直接画像を追加、編集できます。

詳細

画像を追加

1. パソコンの Google ドキュメントでドキュメントを開くか、Google スライドでプレゼンテーションを開きます。
2. [挿入] [画像] をクリックします。
3. 画像を取得する場所を選択します。
   • パソコンからアップロード: デバイスに保存した画像を挿入します。
   • ウェブを検索: ウェブで画像を検索します。
   • GIF とステッカー: GIF またはステッカーをスライドに挿入します。
   • Google ドライブ: Google ドライブに保存した画像を使用します。
   • Google フォト: Google フォト ライブラリの画像を使用します。
   • URL: 画像へのリンクを挿入するか、.gif を挿入します。
4. [挿入] または [開く] をクリックします。

スプレッドシートに画像を追加する方法については、こちらをご覧ください。

画像を切り抜く

画像のトリミングや不要な箇所の削除を行うことができます。

1. パソコンでドキュメントまたはプレゼンテーションを開きます。
2. 切り抜く画像をクリックします。
3. 切り抜きアイコン をクリックします。
4. 枠線の周囲に表示される青い正方形をクリックしてドラッグし、目的の図形に合わせます。
5. 完了したらキーボードで Enter キーを押すか、ファイル内の他の場所をクリックします。

おすすめから画像を追加する

1. パソコンの Google ドキュメントで、ドキュメントを開きます。
2. 右下のデータ探索アイコン をクリックします。
3. 上部で、ドキュメント、プレゼンテーション、画像、グラフ、ウェブページを検索します。検索結果は次のカテゴリ別に表示されます。
   • ウェブ: ドキュメントに関連するウェブ上の情報。
   • 画像: ドキュメントに関連するウェブ上の画像。
   • ドライブ: Google ドライブに保存されているドキュメント。
4. 次のように検索結果からアイテムを追加します。
   • 画像やグラフの追加: 追加するアイテムをクリックします。上部の [挿入] をクリックします。
   • 脚注の追加: 検索結果にカーソルを合わせます。脚注として引用アイコン をクリックします。
   • リンクの追加: 検索結果にカーソルを合わせます。リンクを挿入アイコン ] をクリックします。

 

外出先で変更する

ドキュメント アプリを使用すると、スマートフォンやタブレットで提案書を編集できます。空港に向かう途中や客先など、オフィス以外の場所でも簡単に提案書を更新できるうえ、変更内容が自動的にすべてのデバイスと同期されるため、提案書は常に最新の状態です。さらに、急いでいる場合には、音声入力でドキュメントにすばやくテキストを入力することもできます。

モバイルでドキュメント アプリを使用するをご覧ください。

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読みやすくするために概要を追加する

読者が提案を一目で把握できるよう、Google ドキュメントで概要を自動的に作成することができます。Google ドキュメントでは、ドキュメントの整理に使用する見出しに基づいて概要が作成されます。見出しのスタイルをカスタマイズしたり、箇条書きを追加したりして、ドキュメントのデザインをさらに充実させることができます。読者は内容を一目で把握し、目的のセクションに簡単にジャンプできます。

詳細

ドキュメントで自動的に概要を作成する

1. ドキュメントの概要を一時的に閉じるには、左側の [概要] の横にある、ドキュメントの概要を閉じるアイコン をクリックします。
2. ドキュメントの概要を完全に非表示にするには、上部の [表示] [概要を表示] をクリックします。

ヒント: [概要を表示] の横にチェックマークが付いている場合は、ドキュメントの左上にドキュメントの概要アイコン が引き続き表示されます。

Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

下書きを 1 か所で確認する

これまで、以前の内容を参照したり以前の内容に戻したりする必要に備えて、いくつもの下書きのファイルを保存していた経験はありませんか？ドライブでは、すべての下書きが 1 つのファイルに保存されるので、変更履歴を使って以前の内容を簡単に参照または復元できます。いつでも元に戻すことができるので、心おきなく内容を変更できます。

詳細

ドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイルの以前の版を表示する、または以前の版に戻す

注: 変更履歴を表示するには、オーナーまたは編集者の権限が必要です。

1. ドライブで、ファイルを開きます。
2. [ファイル] [変更履歴] [変更履歴を表示] をクリックします。
3. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。タイムスタンプの下には次の項目が表示されます。
   • ドキュメントを編集したユーザーの名前。
   • 色（各ユーザー名の横）。ユーザーが編集した内容がこの色で表示されます。
4. （省略可）この版に戻すには、[この版を復元] をクリックします。

ドライブに新しいバージョンのファイルをアップロードする

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 置き換え対象のファイルをクリックします。
3. 右上のその他アイコン [版を管理] [新版をアップロード] をクリックします。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

リアルタイムで提案書を共同編集する

さまざまなチームが提案書の作成に貢献できるようにするには、ドキュメントで提案書の下書きを作成し、主な目標とプロジェクトのマイルストーンを指定したうえで、その提案書をチームで共有します。これにより、チーム全員が提案書のコンテンツを同時に作成したり、リアルタイムで編集を確認したり、フィードバックを提供したりできます。

詳細

ドライブからファイルを共有する

Google ドライブの場合:

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. 共有相手のメールアドレスまたは Google グループを入力します。
4. ファイルに対する共有相手のロールを指定するには、[閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] のいずれかを選択します。
5. アカウントに利用資格がある場合は、共有アクセスの有効期限を追加できます。
6. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • アイテムを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛てに通知メールが送信されます。
   • 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
7. [送信] または [共有] をクリックします。

詳細: ドライブのファイルとフォルダを共有する

 

変更を加えたユーザーと変更内容を確認する

ドキュメントを共同編集していると、自身の前回の作業後に変更された箇所を確認する必要が出てきます。ドキュメントでは、変更された箇所や誰がいつ変更したのかが、すぐにわかるようになっています。ドキュメントを以前のバージョンに戻す必要がある場合は、変更履歴を使用します。

詳細

ファイルに対するコメント、編集、移動、共有を行ったユーザーを確認する

マイドライブまたは共有ドライブ内のファイルに対する操作を確認できます。

1. パソコンで drive.google.com にアクセスします。
2. 左側の [マイドライブ] をクリックします。
3. 右上の情報アイコン をクリックします。
4. 最近の変更内容にアクセスするには、[履歴] をクリックします。
5. 特定のファイルやフォルダの履歴にアクセスするには、目的のファイルまたはフォルダをクリックします。
6. 最近の変更内容を確認するには、右側で下にスクロールします。

 

機密の提案書に有効期限を設定する

提案書を外部のクライアントや機関に送信するとき、プロジェクト完了後の提案書へのアクセスを制限するには、ファイルの有効期限を設定します。こうすることにより、プロジェクトが終了したら、外部からその提案書を見ることはできなくなります。

詳細

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかのファイルを開きます。
2. [共有 ] をクリック 一時的な権限を付与するユーザーを見つけます。
   • そのユーザーとまだファイルを共有していない場合は、ユーザーのメールアドレスを追加して、[送信] または [共有] をクリックします。ドキュメントの右上にある [共有] をもう一度クリックします。
3. ユーザー名の横にある下矢印アイコン   [有効期限を追加] をクリックします。
4. [アクセスの有効期限] の横にある日付をクリックして有効期限を設定します。現在の日付から 1 年以内の日付を選択してください。
5. [保存] をクリックします。

 

チーム専用のサイトで提案書を共有する

提案書のドラフト バージョンをチームと共有するには、Google サイトで社内チームのウェブサイトを作成し、そこに提案書を追加します。いつでも、どのデバイスからでもこのサイトにアクセスできるほか、ドキュメントで行った変更はチームのサイトへ自動的に反映されます。

詳しくは、Google サイト スタートガイドをご覧ください。

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