効果的な提案書作成のための Google Workspace 活用法トップ 10

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吹き出しつきのパソコン、印刷物、電卓

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テンプレートを利用する青色の線

ドキュメント内のテンプレートを使用することによって、時間を節約しミスを防ぐことができます。提案書の既存のテンプレートを使うことも、独自のテンプレートを作成することもできます。テンプレートをチームと共有すると、チームメンバーがそこに加えた変更がすべて自動的に反映されます。

方法

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提案書の作成画面から引用を追加する 青色の線

提案書のリソースを引用する必要がある場合は、提案書の作成画面から引用文と文献情報をすばやく追加できます。

方法

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ドキュメントの見た目をさらに魅力的にする青色の線

複雑な提案書を作成している場合は、画像を追加することで、内容がさらに伝わりやすくなります。他のソフトウェアを使用したりドキュメントの作業を中断したりする必要はありません。ドキュメント内で、直接画像を追加、編集できます。

方法

Google ドキュメント

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外出先で提案書を変更する青色の線

ドキュメント アプリを使用すると、スマートフォンやタブレットで提案書を編集できます。空港に向かう途中や客先など、オフィス以外の場所でも簡単に提案書を更新できるうえ、変更内容が自動的にすべてのデバイスと同期されるため、提案書は常に最新の状態です。さらに、急いでいる場合には、音声入力でドキュメントにすばやくテキストを入力することもできます。

方法

Google ドキュメント

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提案書を読みやすくする青色の線

ドキュメントが自動的にアウトラインを作成し、提案書の内容を整理します。見出しのスタイルや箇条書きなどを設定してドキュメントの体裁をさらに整えれば、読者は内容を一目で把握し、目的のセクションにすばやく移動できます。

方法

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複数の下書きをまとめて管理する青色の線

これまで、以前の内容を参照したり以前の内容に戻したりする必要に備えて、いくつもの下書きのファイルを保存していた経験はありませんか?ドライブでは、すべての下書きが 1 つのファイルに保存されるので、変更履歴を使って以前の内容を簡単に参照または復元できます。いつでも元に戻すことができるので、心おきなく内容を変更できます。

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リアルタイムで提案書を共同編集する青色の線

さまざまなチームが提案書の作成に貢献できるようにするには、ドキュメントで提案書の下書きを作成し、主な目標とプロジェクトのマイルストーンを指定したうえで、その提案書をチームで共有します。これにより、チーム全員が提案書のコンテンツを同時に作成したり、リアルタイムで編集を確認したり、フィードバックを提供したりできます。

方法

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ドキュメントの変更内容をすばやく確認する青色の線

ドキュメントを共同編集していると、前回の作業後に変更された場所を確認する必要が出てきます。ドキュメントでは、変更された箇所や誰がいつ変更したのかが、すぐにわかるようになっています。ドキュメントを以前のバージョンに戻す必要がある場合は、変更履歴を使用します。

方法

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機密の提案書に有効期限を設定する青色の線

提案書を外部のクライアントや機関に送信するとき、プロジェクト完了後の提案書へのアクセスを制限するには、ファイルの有効期限を設定します。こうすることにより、プロジェクトが終了したら、外部からその提案書を見ることはできなくなります。

方法

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チーム専用のサイトで提案書を共有する青色の線

提案書のドラフト バージョンをチームと共有するには、Google サイトで社内チームのウェブサイトを作成し、そこに提案書を追加します。いつでも、どのデバイスからでもこのサイトにアクセスできるほか、ドキュメントで行った変更はチームのサイトへ自動的に反映されます。

方法

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