Consejos para Recursos Humanos

Secciones de esta página

• Consensuar las descripciones de los puestos de trabajo
• Aumentar tu presencia en las ferias de empleo
• Mejorar la colaboración entre entrevistadores
• Hacer entrevistas a distancia más valiosas
• Llevar un control de los estados y las novedades del proceso de selección de candidatos
• Aumentar las probabilidades de que se acepten tus ofertas
• Simplificar el proceso de incorporación de nuevos empleados
• Mantener tu plan de estudios actualizado y coherente
• Impartir cursos en cualquier lugar del mundo
• Recibir comentarios de compañeros rápidamente

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Consensuar las descripciones de los puestos de trabajo

Muchos procesos de selección fallan ya en la fase inicial, la de elaborar la descripción del puesto de trabajo. Cuando el responsable de contrataciones y el equipo de Recursos Humanos están de acuerdo en las aptitudes que debe tener un buen candidato, es mucho más fácil encontrar a la persona adecuada para el puesto.

Con Documentos de Google, tu equipo y tú podéis crear contenido de forma simultánea, hacer sugerencias específicas mediante comentarios en tiempo real y elaborar una descripción del puesto eficaz que recoja las perspectivas de todos.

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Compartir un documento con personas concretas

Importante: Si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, es posible que no puedas compartir archivos fuera de tu organización.

1. En un ordenador, ve a Google Drive.
2. Selecciona el archivo que quieras compartir Compartir .
3. Introduce la dirección de correo con la que quieras compartir el archivo. Si utilizas una cuenta de trabajo o de centro educativo, puedes compartirla con los destinatarios sugeridos.
   • Nota: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive . Desmarca "Mostrar destinatarios sugeridos en el cuadro de diálogo para compartir".
4. Decide cómo pueden usar tu archivo los usuarios. Selecciona una opción:
   • Lector
   • Comentador
   • Editor
5. Si usas una cuenta de trabajo o de centro educativo, haz clic en Añadir caducidad para incluir una fecha de vencimiento.
6. Cuando compartes tu archivo, cada dirección de correo recibe un mensaje.
   • Opcional: añade un mensaje al correo de notificación.
   • Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
7. Haz clic en Enviar o en Compartir.

Consulta más información en Empieza a utilizar Documentos de Google.

Aumentar tu presencia en las ferias de empleo

Representar bien a tu organización en las ferias de empleo te ayudará a atraer a los mejores candidatos, pero conseguir que las personas adecuadas dediquen tiempo o se desplacen largas distancias para asistir a ellas puede ser todo un reto. Crea un equipo virtual que utilice Google Meet y Chromebooks para ayudar a los representantes que asistan a las ferias y así aprovechar las oportunidades de contratar personal desde cualquier lugar del mundo.

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Iniciar videollamadas

1. ​En un ordenador, ve a Google Meet.
2. Haz clic en Nueva reunión .
3. Selecciona una opción:
   • Crear una reunión para más tarde:
     • Para compartir los detalles de una reunión futura:
       1. Copia el enlace de la reunión.
       2. Comparte el enlace con los participantes.
     • Para iniciar la reunión directamente con este enlace:
       1. Pega el enlace en un navegador.
          • También puedes introducir el enlace en el campo "Introduce un código o enlace".
       2. Haz clic en Unirse.
   • Iniciar una reunión ahora:
     1. Crea otra reunión.
     2. Únete a la reunión directamente.
   • Programar en Google Calendar: para programar una reunión, se te dirigirá a Google Calendar.
   • Opciones de videollamada: para añadir cifrado adicional a tu reunión, marca Añadir cifrado de google.com.

Consulta más información en el Centro de Ayuda de Google Meet o en el artículo Empieza a usar dispositivos ChromeOS.

Mejorar la colaboración entre entrevistadores

El proceso de entrevistas puede ser muy complejo por la cantidad de candidatos, los diferentes puestos que se deben cubrir y las numerosas entrevistas que se hacen a cada candidato, y todo ello en un solo día. Con tantos factores en juego resulta esencial hacer entrevistas de forma eficiente.

Guarda las notas de las entrevistas en Documentos y compártelas con los responsables de selección para que puedan verlas en tiempo real e identificar las áreas en que deben centrarse los entrevistadores. Contar con un equipo de entrevistadores más informado que pueda hacer entrevistas más productivas ayuda a simplificar un poco este proceso complejo.

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Chatear con colaboradores en un documento

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Mostrar chat . Esta función no está disponible si eres la única persona que está viendo el archivo.
   1. Nota: Si hay muchos colaboradores en el archivo, en la parte superior derecha, a la derecha de los avatares, aparecerá un círculo azul que muestra el número de colaboradores adicionales. Haz clic en el círculo azul Unirme al chat .
3. Escribe un mensaje en el cuadro del chat.
4. Cuando termines, haz clic en Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana del chat.

Nota: En los chats de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google, se incluyen a todos los usuarios que estén viendo el archivo. Los chats no se guardan.

Hacer entrevistas a distancia más valiosas

Aunque puedes conseguir muestras del trabajo de los propios candidatos, la mejor forma de saber cuál es su capacidad para desempeñar una determinada tarea es ver cómo la hacen en tiempo real. Lo bueno es que ya no tienes que esperar hasta la fase de las entrevistas en persona para poner a prueba las habilidades de un candidato.

En las primeras fases del proceso de selección puedes compartir Documentos con los candidatos durante las entrevistas remotas con Google Meet. Como el entrevistador verá el código y otro contenido que vaya escribiendo el candidato, podrá seguir su proceso de razonamiento al resolver problemas, hacerle preguntas para aclarar conceptos y evaluar una muestra final que refleje realmente su aptitud para desempeñar el puesto de trabajo.

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Compartir, habilitar la edición y presentar un documento

1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
   1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
   2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
   3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
   4. Haz clic en Enviar.
3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
4. Haz clic en Presentar ahora y selecciona el contenido que quieres compartir:
   • Toda tu pantalla
   • Una ventana
   • Una pestaña
5. Haz clic en Compartir.

Consejo: Si no utilizas el navegador Chrome (que oculta automáticamente las notificaciones emergentes), silencia o desactiva las notificaciones para que no aparezcan mientras estás presentando.

Llevar un control de los estados y las novedades del proceso de selección de candidatos

Con Hojas de cálculo, puedes registrar, monitorizar e informar del estado del proceso de selección de candidatos. Todo el mundo tendrá acceso a la información más reciente en un único lugar y podrá preguntar dudas relacionadas con tareas concretas directamente desde la propia hoja de cálculo.

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Crear un plan de proyecto en Hojas de cálculo

1. En Google Drive, haz clic en  Nuevo  Hojas de cálculo de Google  Hoja de cálculo en blanco.
2. Haz clic en Hoja de cálculo sin título e introduce el nuevo título del plan de proyecto.
3. Añade encabezados de columna. Por ejemplo, si quieres hacer un seguimiento de las tareas de un proyecto, podrías incluir columnas para el propietario de la tarea, la fecha de entrega, el estado y los comentarios.
4. Añade contenido a la hoja para realizar un seguimiento del plan de proyecto. Cuando compartas la hoja, otras personas también podrán añadir contenido.

Consulta más información en Crear planes de proyecto con Hojas de cálculo.

Aumentar las probabilidades de que se acepten tus ofertas

Cuando decides hacer una oferta a un candidato, buscas destacar entre las demás opciones laborales que pueda estar barajando. En lugar de comunicar tu oferta por teléfono, haz que sea más atractiva y fácil de recordar con una conversación cara a cara en Google Meet. Por ejemplo, puedes reunir al responsable de contratación, a la persona que le ha recomendado, a los entrevistadores y a futuros compañeros para que presenten la oferta laboral al candidato en una videollamada y le muestren su apoyo y entusiasmo.

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Iniciar videollamadas

1. ​En un ordenador, ve a Google Meet.
2. Haz clic en Nueva reunión .
3. Selecciona una opción:
   • Crear una reunión para más tarde:
     • Para compartir los detalles de una reunión futura:
       1. Copia el enlace de la reunión.
       2. Comparte el enlace con los participantes.
     • Para iniciar la reunión directamente con este enlace:
       1. Pega el enlace en un navegador.
          • También puedes introducir el enlace en el campo "Introduce un código o enlace".
       2. Haz clic en Unirse.
   • Iniciar una reunión ahora:
     1. Crea otra reunión.
     2. Únete a la reunión directamente.
   • Programar en Google Calendar: para programar una reunión, se te dirigirá a Google Calendar.
   • Opciones de videollamada: para añadir cifrado adicional a tu reunión, marca Añadir cifrado de google.com.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Meet

Simplificar el proceso de incorporación de nuevos empleados

A los empleados nuevos a menudo les cuesta coger el ritmo en las empresas grandes o distribuidas en varias ubicaciones, y por eso la mayor parte de los despidos o renuncias se producen a los pocos meses de comenzar en un puesto. Crea una página web de Sites con todos tus recursos de formación e incorporación para que puedan ponerse al día rápidamente y encontrar fácilmente material de referencia importante.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Sites

Mantener tu plan de estudios actualizado y coherente

Si los instructores de tu organización imparten el mismo programa formativo en todo el mundo, asegurarse de que se usan materiales actualizados puede ser complicado. A menudo, se comparten nuevas versiones del contenido adjuntándolas por correo electrónico. Sin embargo, a medida que aumentan el contenido y el número de versiones, algunos instructores podrían pasar por alto determinados cambios o actualizar las versiones equivocadas. Debido a esto, puede ocurrir que se impartan formaciones con materiales desactualizados.

Para que el contenido de los cursos esté siempre actualizado, guárdalo en alguna carpeta de Drive o en alguna unidad compartida y compártelo con todos los instructores. Si se hace algún cambio en un documento o en una presentación, otros instructores pueden ver los cambios y añadir sus comentarios en tiempo real. Las actualizaciones llegan a todo el mundo de inmediato, por lo que los programas formativos siempre están al día y son los mismos en cualquier parte del mundo.

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Crear unidades compartidas

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.
3. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo.
4. Asigna un nombre a la unidad compartida.
5. Haz clic en Crear.

Consulta más información en el artículo Empezar a utilizar unidades compartidas.

Impartir cursos en cualquier lugar del mundo

A medida que las empresas crecen, se multiplican las necesidades de formación y los costes asociados. En lugar de crear programas de formación nuevos en todas las ubicaciones, convierte los programas vigentes en clases virtuales para que los empleados en remoto puedan asistir a cursos online a través de Google Meet. También puedes grabar las sesiones de formación para que estén disponibles más adelante; así que anima a los expertos de tu organización a crear sus propias series y a compartirlas con los empleados de cualquier parte del mundo.

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Grabar videollamadas

Importante: Los anfitriones pueden grabar reuniones de forma predeterminada. Si un anfitrión activa los controles del anfitrión, los participantes no podrán cambiar el estado de la grabación o de la transcripción.

1. En un ordenador, ve a Google Meet y haz clic en Empezar o Unirme.
2. En la parte inferior derecha, haz clic en Herramientas de reunión Grabación.
   • Para grabar los subtítulos de la reunión, selecciona un idioma.
   • En algunos casos, si la grabación se reproduce en Google Drive, es posible que el archivo de la grabación esté listo unas horas antes de que los subtítulos estén disponibles.
3. Haz clic en Iniciar grabación.
4. En la pantalla emergente, haz clic en Iniciar.
5. Espera a que empiece la grabación. Los participantes reciben una notificación cuando se inicia o se detiene la grabación.
   • Las reuniones solo se pueden grabar durante un total de 8 horas. Después, la grabación se detendrá automáticamente.
6. Para detener una grabación, haz clic en Herramientas de la reunión Grabación Detener grabación.
7. En la pantalla emergente, haz clic en Detener grabación.
   • La grabación se detiene automáticamente cuando todos los usuarios salen de la reunión.

El organizador de la reunión y el usuario que la haya grabado recibirán por correo electrónico un enlace a la grabación.

La grabación se guarda en la carpeta de grabaciones de Meet en Mi unidad de Drive del organizador de la reunión.

En las reuniones creadas a través de:

• Google Calendar: el organizador es quien crea el evento de la reunión en Google Calendar.
• La página principal de Meet u otro producto, como Gmail: el organizador es quien inicia la reunión o genera el código.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Meet

Recibir comentarios de compañeros rápidamente

Cuando no se tienen las herramientas adecuadas o el tiempo necesario para hablar con todos los compañeros, puede ser difícil recibir rápidamente comentarios sobre el rendimiento de los empleados, iniciativas de proyectos y otras actividades. Formularios permite crear encuestas fácilmente y enviarlas a grupos de muchas personas al mismo tiempo. Aporta un toque directivo y algo divertido, verás cómo consigues muchas más respuestas.

Más información

Crear un formulario de Google

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

_{Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.}