Wilt u geavanceerde Google Workspace-functies voor uw bedrijf?
Op deze pagina
- Uw baas beheren
- Uw team beheren
- Gmail-tips voor administratief medewerkers
- Sneltoetsen om sneller te werken
- Tips om samen te werken aan documenten
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Uw baas beheren
Contact houden via Google Chat
Is uw baas niet op kantoor en moet u dringend iets bespreken? Gebruik Google Chat om overal en op elk apparaat meteen te chatten.
Meer informatie: Aan de slag met Google Chat
De contactpersonen, e-mail en agenda van uw manager beheren
Of u nu iemands assistent bent of uw manager een week vervangt: u kunt namens iemand anders contacten bekijken en beheren, Gmail-berichten opstellen en beantwoorden, en Agenda-afspraken inplannen en coördineren.
Hun contacten beheren
Laat uw manager u machtigen voor de contacten. U kunt dan de contacten van uw manager openen en beheren. U kunt contacten toevoegen en updaten met informatie zoals namen, telefoonnummers en adressen.
U vindt meer informatie in het Helpcentrum voor Contacten.
Hun Gmail-inbox beheren
Laat uw manager deze stappen volgen om u te machtigen voor hun inbox.
- Klik rechtsboven op Instellingen
Alle instellingen bekijken.
- Click Accounts and Import.
- In the Grant access to your account section, click Add another account.
Note: Your organization may restrict email delegation. If you don’t see this setting, contact your administrator. - Enter the email address of the person you want to add and click Next Step.
- Click Send email to grant access.
Nadat uw manager deze stappen heeft uitgevoerd, krijgt u een e-mail waarin u om bevestiging wordt gevraagd. U kunt dan de e-mailberichten lezen, sturen en verwijderen. Als u namens uw manager een bericht stuurt, wordt uw e-mailadres en dat van uw manager weergegeven.
Opmerking: Na het bevestigen kan het 24 uur duren voordat u bent gemachtigd.
Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail
Hun Agenda beheren
Laat uw manager u machtigen voor hun Agenda. U kunt dan namens uw manager reageren op uitnodigingen, afspraken maken en bewerken en e-mails krijgen over wijzigingen in de agenda.
Een dagelijkse agenda sturen naar de inbox van uw manager
Help uw baas overzicht te houden door te laten zien hoe hij 's ochtends een dagelijkse agenda kan krijgen. Terwijl uw manager zijn ochtendmails bekijkt, kan hij eenvoudig aankomende vergaderingen en afspraken bijhouden.
- Ga in Agenda naar Instellingen
- Klik links, onder Instellingen voor mijn agenda's, op uw naam en ga naar Overige meldingen.
- Klik in het veld Dagelijkse agenda op de pijl-omlaag
naast Geen en selecteer E-mail.
Uw team beheren
Teamevenementen, reisplanningen en meer organiseren
Moet u reizen of evenementen plannen voor uw collega's? Maak en stuur een enquête via Formulieren om informatie over vluchten en hotels te verzamelen of om een datum voor een evenement te prikken waarop iedereen kan. Maak vervolgens een mailinglijst in Groepen om belangrijke updates te delen met mensen die samen op zakenreis gaan of aan een evenement deelnemen.
1. Een formulier maken
- Ga naar forms.google.com.
- Klik op Leeg
.
- Er wordt een nieuw formulier geopend.
.Meer informatie: Aan de slag met Google Formulieren
2. Een e-mailadres voor een groep maken
- Log in bij Google Groepen.
- Klik bovenaan op Groep maken.
- Geef informatie over en instellingen voor de groep op. Hier volgen enkele handige instellingen:
- Wie kan gesprekken bekijken: alleen leden van het team (als u projectcommunicatie privé wilt houden).
- Groepsleden: het e-mailadres van elke persoon in het projectteam
- Groepsbeheerders: het e-mailadres van elk teamlid dat later mogelijk anderen aan het team moet toevoegen.
- Leden rechtstreeks toevoegen: zet deze optie aan, zodat u kunt bepalen wie lid kan worden van de groep.
- Klik op Groep maken.
Iedereen voorbereiden op meetings met afspraakbijlagen
Bereid uw baas en teamleden voor door hen de kans te geven voorafgaand aan vergaderingen relevante bestanden in te zien. Wanneer u een uitnodiging voor een Agenda-afspraak stuurt, kunt u documenten, spreadsheets, presentaties, agenda's en meer bijvoegen zodat iedereen in het team meteen ideeën kan bijdragen. Houd uw baas en team voorafgaand aan een vergadering up-to-date door een agenda, notities of presentatiedia's bij te voegen. Nu kan iedereen vóór de vergadering relevante bestanden doornemen zodat ze zich kunnen voorbereiden.
Een bestand toevoegen aan een agenda-afspraak
- Open Google Agenda op je computer.
- Maak een afspraak of open een bestaande afspraak.
- Klik op Meer opties als je een nieuwe afspraak maakt.
- Klik onderaan het beschrijvingsvak op Bijlage toevoegen
.
- Kies een bestand dat al in je Google Drive staat. Als je een bestand wilt toevoegen vanaf je computer, klik je op Uploaden.
- Klik op Selecteren of Uploaden als je klaar bent.
.
Faciliteitsverzoeken bijhouden
Zoekt u een efficiënte manier om faciliteitsverzoeken te coördineren? Gebruik Formulieren zodat teamleden verzoeken voor services kunnen doorgeven, bijvoorbeeld voor catering of onderhoud. Sluit het formulier vervolgens in een Sites-website in, zodat werknemers één locatie hebben voor faciliteitsverzoeken die ze op elke locatie of via elk apparaat kunnen bereiken. Wanneer iemand een formulier indient, legt u de reacties vast in Spreadsheets. U kunt zelfs e-mailmeldingen instellen voor nieuwe reacties zodat uw faciliteitsteam het verzoek zo snel mogelijk in behandeling kan nemen.
1. Een formulier maken
- Ga naar forms.google.com.
- Klik op Leeg
- Er wordt een nieuw formulier geopend.
U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Editors van Documenten
2. Het formulier insluiten in Sites
Een formulier insluiten op een website of blog:
- Open een formulier in Google Formulieren.
- Klik rechtsboven op Meer
.
- Selecteer HTML insluiten
.
- Klik op Kopiëren om de HTML die wordt weergegeven te kopiëren.
- Plak de html-code in je website of blog.
.3. E-mailmeldingen instellen
- Open een formulier in Google Formulieren.
- Klik bovenaan het formulier op Antwoorden.
- Klik op Meer
.
- Klik op E-mailmeldingen ontvangen voor nieuwe antwoorden.
.U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Editors van Documenten
4. Reacties bekijken in een spreadsheet
Je kunt eenvoudig alle antwoorden in een spreadsheet zoeken.
- Open een formulier in Google Formulieren.
- Klik bovenaan het formulier op Antwoorden.
- Klik rechtsboven op Bekijken in Spreadsheets
.
Schema's en beschikbaarheid coördineren met teamagenda's
In grote teams is het lastig datums te plannen waarop iedereen beschikbaar is. Met Agenda kunt u de agenda's van uw teamleden over elkaar leggen om te bekijken wanneer iedereen beschikbaar is. U kunt zelfs meerdere teamagenda's maken om vergaderingen, trainingen, vakanties en meer bij te houden. Nu u weet wanneer mensen beschikbaar zijn, kunt u gemakkelijker teamvergaderingen of evenementen plannen.
1. Een teamagenda maken
Belangrijk: Je kunt alleen nieuwe agenda's maken in een browser. Nadat je een agenda hebt gemaakt, kun je deze vinden in je browser en in de Agenda-app.
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik links naast Andere agenda's op Andere agenda's toevoegen
Nieuwe agenda maken.
- Voeg een naam en beschrijving voor je agenda toe.
- Klik op Agenda maken.
Nieuwe agenda maken.2. Delen met uw team
Uw Google-agenda afdrukken
Houd uw planning bij door uw Google-agenda af te drukken. U kunt een periode kiezen, lettertypen instellen, informatie over afspraken afdrukken en meer. U kunt zelfs in kleur afdrukken om verschillende typen afspraken bij te houden.
De agenda afdrukken
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik rechtsboven om een periode te selecteren:
- Dag
- Week
- Maand
- Schema
- 4 dagen
- Klik rechtsboven op het menu Instellingen
- Pas op de pagina Afdrukvoorbeeld de details aan, zoals lettergrootte of stand.
- Klik op Afdrukken.
Tip: Als er ruimte beschikbaar is, worden de locaties of ruimten van afspraken ook getoond.
Het overzicht over meerdere tijdzones houden
Als u samenwerkt met mensen over de hele wereld, moet u weten wanneer ze beschikbaar zijn in hun tijdzone. U moet ook zorgen dat uw managers en collega's geen belangrijke afspraken of vergaderingen missen vanwege tijdsverschillen wanneer ze op zakenreis zijn. Bekijk snel hoe laat het in andere landen is door wereldklokken aan uw agenda toe te voegen.
Een secundaire tijdzone tonen
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik rechtsboven op Instellingen
- Klik in het gedeelte Tijdzone op Secundaire tijdzone weergeven.
- Klik op Secundaire tijdzone
Gmail-tips voor administratief medewerkers
Uw inbox automatisch indelen met filters
Maak filters om automatisch e-mails te verwijderen, met een ster te markeren of door te sturen en om labels toe te passen op relevante berichten die u ontvangt. Zo staat de inbox van uw manager misschien vol irrelevante berichten zoals geaccepteerde en geweigerde uitnodigingen voor evenementen. Stel een filter in om Gmail deze berichten automatisch te laten archiveren, zodat uw baas een opgeruimde inbox heeft en zich meteen op de belangrijkste berichten kan richten.
Een filter maken
Met filters kunt u binnenkomende e-mailberichten automatisch onder een label plaatsen, archiveren, verwijderen, doorsturen of met een ster markeren.
- Open Gmail.
- Klik in het zoekvak bovenaan op Zoekopties tonen
.
- Vul je zoekcriteria in. Als je wilt checken of je zoekopdracht goed werkt, kun je kijken welke e-mails worden gevonden door op Zoeken te klikken.
- Klik onderaan het zoekvak op Filter maken.
- Kies wat het filter moet doen.
- Klik op Filter maken.
.Opmerking: Als je een filter maakt om berichten door te sturen, heeft dit alleen invloed op nieuwe berichten. Verder geldt dat als iemand reageert op een bericht dat je hebt gefilterd, de reactie alleen wordt gefilterd als deze voldoet aan dezelfde zoekcriteria.
Tip: Probeer deze Gmail-filters voor werk of school
Verzonden berichten gemakkelijk terughalen
Heeft u een typfout in uw e-mail gemaakt? Bent u een ontvanger vergeten? Wilt u een bericht toch liever niet sturen? U kunt een net gestuurd bericht binnen 30 seconden terughalen door de functie Verzenden ongedaan maken van Gmail aan te zetten.
Een e-mail terughalen met Verzenden ongedaan maken
Meteen nadat u een bericht heeft verzonden, kunt u het intrekken:
- Linksonder zie je 'Bericht verzonden' en een optie 'Ongedaan maken' of Bericht bekijken.
- Klik op Ongedaan maken.
Een tijdsperiode kiezen waarbinnen u een bericht kunt terugroepen
- Ga op je computer naar Gmail.
- Klik rechtsboven op Instellingen
Alle instellingen bekijken.
- Selecteer naast Verzenden ongedaan maken een annuleringsperiode voor de verzending van 5, 10, 20 of 30 seconden.
- Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.
Alle instellingen bekijken.
Tijd besparen met vooraf geschreven antwoorden
Typt u regelmatig dezelfde berichten? Bent u op zoek naar een makkelijkere manier om belangrijke informatie vaker te gebruiken, zoals een routebeschrijving naar uw kantoor of de procedure om de software voor een videovergadering te installeren en te gebruiken? Gebruik de templates van Gmail om een antwoord op te slaan. Als u dan namens uw manager e-mails naar nieuwe klanten stuurt, kunt u dezelfde template gebruiken, zodat u de informatie niet steeds opnieuw hoeft te typen.
Templates aanzetten
- Open Gmail.
- Klik rechtsboven op Instellingen
- Klik bovenaan op Geavanceerd.
- Selecteer in het gedeelte Templates de optie Inschakelen.
- Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.
Een template maken of wijzigen
- Open Gmail en klik op Opstellen.
- Vul in het venster Opstellen de tekst van de template in.
- Klik op Meer
- Kies een optie:
- Als u een nieuwe template wilt maken, klikt u op Concept opslaan als template
- Als u een eerder opgeslagen template wilt wijzigen, klikt u op Concept opslaan als template. Kies een template onder Template overschrijven en klik op Opslaan om de template te overschrijven.
- Als u een nieuwe template wilt maken, klikt u op Concept opslaan als template
- (Optioneel) Als u een e-mail wilt sturen, stelt u een bericht op en klikt u op Verzenden.
Een template invoegen
- Open Gmail en klik op Opstellen.
- Klik op Meer
- Als u een template wilt invoegen, kiest u onder Template invoegen een opgeslagen template.
- Stel de rest van het bericht op en klik op Verzenden.
Gemakkelijk meerdere handtekeningen beheren
Wilt u verschillende handtekeningen gebruiken voor interne en externe bedrijfsmails? Met Gmail kunt u templates gebruiken om verschillende handtekeningen te maken. De volgende keer dat u een e-mail opstelt, kiest u de template met de handtekening die u wilt gebruiken.
Handtekeningen maken
- Open Gmail.
- Klik rechtsboven op Instellingen
- Scroll op het tabblad Algemeen naar Handtekening en klik op Nieuwe maken.
- Geef de handtekening een naam en klik op Maken.
Deze naam is niet je handtekening, maar de naam van de handtekeningtemplate. - Voeg in het tekstvak rechts de tekst van de handtekening toe.
- (Optioneel) Gebruik de opmaakbalk om tekstkleuren, links en afbeeldingen toe te voegen.
- Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.
Een handtekening voor een bericht kiezen
.Sneltoetsen om sneller te werken
Sneltoetsen gebruiken
Wilt u tijd besparen en sneller werken? Bekijk de sneltoetsen in Gmail, Agenda en andere Google-services. Krijg meer gedaan met minder klikken.
Meer informatie: Sneltoetsen gebruiken
Taken toevoegen vanuit uw inbox en agenda
Houd het overzicht en geef prioriteit aan uw opdrachten met taken in Gmail of Agenda. U kunt e-mails gemakkelijk omzetten in taken en deadlines instellen die automatisch in uw agenda worden weergegeven.
Een taak maken vanuit een e-mail
- Ga naar Gmail.
- Klik rechts op Tasks
.
- Zoek de e-mail die je als taak wilt opslaan.
- Sleep de e-mail naar het zijvenster en zet deze neer.
- Klik op Datum/tijd om een datum en tijd toe te voegen.
Een taak maken vanuit uw agenda
- Open Google Agenda.
- Klik aan de linkerkant onder Mijn agenda's op de optie Tasks.
- Kies een optie:
- Klik in je agenda op een leeg tijdblok.
- Klik linksboven op Maken.
- Klik op Taak.
- Vul een titel en beschrijving in.
- Als je de nieuwe taak wilt toevoegen aan een specifieke lijst, kies je een taak in het dropdownmenu.
- Klik op Save (Opslaan).
Uitgebreide zoekresultaten voor uw contacten bekijken
Heeft u gedetailleerde informatie over een persoon in uw team nodig? Met Cloud Search kunt u in al uw Google Workspace-producten zoeken naar zakelijke gegevens van een bepaalde persoon. Bekijk een profielkaart met de contact- en werkgegevens, het e-mailadres en gedeelde Drive-bestanden en Agenda-afspraken.
U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Cloud Search
Tips voor samenwerken aan documenten
Uw bestanden altijd en op elk apparaat openen
Heeft u namens uw baas toegang nodig tot een belangrijk bestand wanneer u niet op kantoor bent en geen e-mail heeft? Nadat u een bestand heeft opgeslagen in Drive of een gedeelde Drive, kunt u het altijd en op elk apparaat openen, delen en bewerken.
Meer informatie
Updates voor bestanden en mappen in Drive bijhouden
Wilt u wijzigingen en updates in uw documenten bekijken? Sla werkbestanden en -mappen op in Drive of een gedeelde Drive en deel ze onmiddellijk met uw baas en collega's. Wanneer iemand feedback en goedkeuringen toevoegt, laat Drive zien welke bestanden zijn gewijzigd, zodat iedereen op de hoogte blijft.
Bekijken wie een bestand heeft bewerkt, verplaatst of gedeeld, of erop heeft gereageerd
U kunt de activiteit in bestanden bekijken in Mijn Drive.
- Ga op je computer naar drive.google.com.
- Klik op Mijn Drive aan de linkerkant.
- Klik rechtsboven op Info
.
- Kies een optie. Zo open je het volgende:
- Recente wijzigingen: selecteer een optie.
- Klik op Activiteit.
- Scroll omlaag aan de rechterkant.
- De activiteit van een specifiek bestand of specifieke map: klik op het bestand of de map.
- Recente wijzigingen: selecteer een optie.
.Zien wie een bestand heeft bekeken of met wie het is gedeeld
Of deze functies beschikbaar is, hangt af van welke versie van Google Workspace u gebruikt en welke rechten uw beheerder heeft ingesteld. Wie is mijn beheerder?
Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar voor G Suite Business- en Enterprise-gebruikers (en alleen wanneer dit is toegestaan volgens de G Suite-beheerdersrechten).
- Open het bestand in Documenten, Spreadsheets of Presentaties.
Opmerking: U moet bewerkingsrechten voor het bestand hebben om de gegevens op het activiteitendashboard te kunnen bekijken.
- Klik op Extra
- U kunt informatie over de activiteit in het bestand bekijken, zoals:
- Tabblad Gedeeld met: Hier staan de mensen met wie u het bestand heeft gedeeld. U kunt ook een e-mail sturen naar bijdragers.
- Tabblad Alle kijkers (organisatie): Hier staan de mensen in uw organisatie die het bestand hebben bekeken.
- Tabblad Kijkerstrend: Hier staat een diagram met het aantal kijkers in de loop van de tijd.
- (Optioneel) Als u niet wilt dat uw weergavegeschiedenis wordt weergegeven op het activiteitendashboard, klikt u op Privacyinstellingen en kiest u een optie:
- De weergavegeschiedenis uitschakelen voor alle bestanden: Schakel onder Accountinstellingen de optie Mijn weergavegeschiedenis van alle Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden weergeven uit.
- De weergavegeschiedenis van één bestand uitschakelen: Schakel onder Documentinstellingen de optie Mijn weergavegeschiedenis van dit document weergeven uit.
- Klik op Opslaan.
Gemakkelijk samenwerken aan documenten met uw collega's
Heeft u feedback van uw manager of team nodig over een belangrijk document? Wilt u rechtstreeks chatten met de mensen die uw bestand controleren in plaats van steeds heen en weer te mailen? Maak een document, deel het met iedereen en communiceer in realtime via Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Tekeningen.
Een bestand delen vanuit Drive
- Selecteer het bestand dat je wilt delen.
- Klik op Delen of Delen
.
- Typ het e-mailadres of de Google-groep waarmee je het bestand wilt delen.
- Bepaal welke rol mensen hebben voor het bestand door Kijker, Reageerder of Bewerker te kiezen.
- Als je account in aanmerking komt, kun je een vervaldatum voor toegang toevoegen.
- Kies of je mensen op de hoogte wilt brengen.
- Als je mensen wilt laten weten dat je een item met ze hebt gedeeld, vink je het vakje aan naast Mensen op de hoogte brengen. Als je ervoor kiest mensen op de hoogte te brengen, wordt de e-mail gestuurd naar elk e-mailadres dat je invoert.
- Als je mensen niet op de hoogte wilt brengen, vink je het vakje uit.
- Klik op Sturen of Delen.
.
Sneller wijzigingen in documenten terugvinden
Als u met uw baas en collega's samenwerkt aan een document, kan het lastig zijn te bepalen wie wanneer welke wijzigingen heeft doorgevoerd. Gebruik de revisiegeschiedenis in Documenten om alle updates in uw document te bekijken. Als u de voorkeur geeft aan een eerdere versie, kunt u op elk gewenst moment eerdere versies terugzetten.
Eerdere versies van Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden bekijken of terugzetten
Opmerking: U moet de toegangsrechten Eigenaar of Bewerker hebben om de versiegeschiedenis te kunnen bekijken.
- Open het bestand in Drive.
- Klik op Bestand
- Klik op een tijdstempel om een eerdere versie van het bestand weer te geven. Onder het tijdstempel ziet u het volgende:
- De namen van mensen die het document hebben bewerkt.
- Een kleur naast de naam van elke persoon. De bewerkingen die elke persoon heeft aangebracht, worden in die kleur weergegeven.
- (Optioneel) Als u deze versie wilt terugzetten, klikt u op Deze versie herstellen.
Opmerking: U moet eigenaar zijn of het recht Mag bewerken hebben om de versiegeschiedenis te kunnen bekijken.
Een nieuwe versie van een bestand uploaden naar Drive
- Ga op je computer naar drive.google.com.
- Klik op het bestand dat je wilt vervangen.
- Klik rechtsboven op Meer
Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.