Suggerimenti per gli assistenti amministrativi

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In questa pagina

• Gestire il tuo superiore
• Gestire il team
• Suggerimenti Gmail per gli assistenti amministrativi
• Scorciatoie per lavorare più rapidamente
• Suggerimenti per la collaborazione sui documenti

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Gestire il tuo superiore

Rimani in contatto con Google Chat

Il tuo superiore è fuori sede e hai bisogno di contattarlo con urgenza? Utilizza Google Chat per chattare immediatamente da qualsiasi dispositivo, ovunque ti trovi.

Scopri come: iniziare a utilizzare Google Chat

 

 

Gestisci i contatti, l'email e il calendario del tuo superiore

Se lavori come assistente o sostituisci il tuo superiore per una settimana, ora puoi accedere ai suoi contatti e gestirli, scrivere e rispondere ai messaggi di Gmail, o pianificare e coordinare gli eventi di Calendar per suo conto.

Scopri come

Gestire i suoi contatti

Chiedi al tuo superiore di delegare a te i suoi contatti. Successivamente, potrai accedere e gestire i contatti del tuo superiore. Potrai aggiungere e aggiornare i suoi contatti con informazioni come nomi, numeri di telefono e indirizzi.

Scopri come al Centro assistenza Contatti 

Gestire la Posta in arrivo di Gmail

Chiedi al tuo superiore di seguire questi passaggi per delegare a te la sua posta in arrivo:

1. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Impostazioni.
2. Fai clic su Account e importazione.
3. Nella sezione Concedi l'accesso al tuo account, fai clic su Aggiungi un altro account.

   
   Nota: la tua organizzazione potrebbe limitare la delega email. Se non vedi questa impostazione, contatta il tuo amministratore di G Suite.

4. Inserisci l'indirizzo email della persona che vuoi aggiungere e fai clic su Passaggio successivo.
5. Fai clic su Invia un'email per concedere l'accesso.

Una volta completata l'operazione, riceverai un'email in cui ti verrà richiesta la conferma. Potrai quindi leggere, inviare ed eliminare i messaggi email del tuo superiore. Quando invii un messaggio per suo conto, viene visualizzato il tuo indirizzo email e quello del tuo superiore.

Nota: potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che tu sia disponibile come delegato dopo la conferma.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail

Gestire il calendario

Chiedi al tuo superiore di delegare a te il suo calendario. Potrai quindi rispondere agli inviti per suo conto, creare e modificare i suoi eventi e ricevere email relative alle modifiche apportate al suo calendario.

Scopri come al Centro assistenza Calendar

 

 

Invia il programma del giorno via email al tuo superiore

Aiuta il tuo superiore a organizzarsi mostrandogli come ricevere un'agenda giornaliera che può consultare prima di mettersi al lavoro. Mentre controlla le email mattutine, è possibile tenere facilmente traccia delle riunioni e degli eventi imminenti.

Scopri come

Mostra al tuo superiore come eseguire questi passaggi per il calendario:

1. In Calendar, vai a Impostazioni Impostazioni.
2. A sinistra, in Impostazioni per i miei calendari, fai clic sul tuo nome e vai a Altre notifiche.
3. Nel campo Agenda giornaliera, fai clic sulla Freccia giù accanto a Nessuno e seleziona Email.

Gestire il team

Organizza eventi per il team, programmi di viaggio e altro ancora

Devi organizzare programmi di viaggio o di eventi per i tuoi colleghi? Crea e invia un sondaggio di Moduli per raccogliere informazioni sui voli e gli alberghi o per trovare una data per l'evento che vada bene per tutti. Crea quindi una mailing list in Gruppi per condividere aggiornamenti importanti con le persone che viaggiano o partecipano a un evento insieme.

Scopri come

1. Crea il tuo modulo

1. Accedi a forms.google.com.
2. Fai clic su Vuoto .
3. Si aprirà un nuovo modulo.

Scopri di più: Guida introduttiva a Moduli Google

2. Crea un indirizzo email del gruppo

1. Accedi a Google Gruppi.
2. In alto, fai clic su Crea gruppo.
3. Inserisci le informazioni e scegli le impostazioni per il gruppo. Ecco alcune impostazioni suggerite:
   • Chi può visualizzare le conversazioni:  solo i membri del team (se vuoi mantenere private le comunicazioni dei progetti).
   • Membri del gruppo: l'indirizzo email di ogni persona nel team del progetto
   • Gestori del gruppo: l'indirizzo email di tutti i membri del team che in seguito potrebbero dover aggiungere altri membri.
   • Aggiungi membri direttamente: attiva questa opzione per controllare chi entra a far parte del gruppo.
4. Fai clic su Crea gruppo.

Devi attendere qualche minuto perché il nuovo gruppo risulti attivo e sia possibile inviare un messaggio al gruppo stesso. In caso contrario, potresti ricevere una notifica che indica che non è stato possibile consegnare il messaggio.

 

 

Prepara tutti per le riunioni con gli allegati all'evento

Prepara il tuo superiore e i membri del team. Offri loro la possibilità di visualizzare i file rilevanti prima delle riunioni. Quando invii un invito da Calendar, puoi allegare documenti, fogli di lavoro, presentazioni, agende e altro ancora, in modo che tutti i membri del team siano preparati per contribuire con le proprie idee. Tieni aggiornati il tuo superiore e il team prima di una riunione allegando l'ordine del giorno, note o diapositive di una presentazione. In questo modo tutti potranno consultare i file rilevanti prima della riunione ed essere preparati.

Scopri come

Allegare un file a un evento di Calendar

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Crea un evento o aprine uno esistente.
3. Se crei un nuovo evento, fai clic su Altre opzioni.
4. Nella parte inferiore della casella di descrizione, fai clic su Aggiungi allegato .
5. Scegli un file già presente su Google Drive. Per aggiungere un file dal tuo computer, fai clic su Carica.
6. Al termine, fai clic su Seleziona o Carica.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Calendar

 

 

Monitorare le richieste di servizi

Cerchi un modo efficiente per coordinare le richieste di servizi? Utilizza Moduli per consentire ai membri del team di compilare le richieste di servizi, come il catering o la manutenzione. Incorpora il modulo in un sito web di Sites in modo che i dipendenti abbiano un punto di riferimento per la richiesta di servizi, a cui possono accedere da qualsiasi luogo o dispositivo. Quando qualcuno invia un modulo, puoi acquisire le risposte in Fogli. Puoi anche impostare notifiche via email per le nuove risposte, in modo che il personale addetto ai servizi possa elaborare la richiesta nel modo più rapido possibile.

Scopri come

1. Crea il tuo modulo

1. Accedi a forms.google.com.
2. Fai clic su Vuoto .
3. Si aprirà un nuovo modulo.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Editor di documenti Google

2. Incorpora il modulo in Sites

Per incorporare un modulo in un sito web o in un blog:

1. Apri un modulo in Moduli Google.
2. In alto a destra, fai clic sul menu Altro .
3. Seleziona Incorpora HTML .
4. Per copiare il codice HTML visualizzato, fai clic su Copia.
5. Incolla il codice HTML sul tuo sito web o blog.

3. Configura le notifiche via email

1. Apri un modulo in Moduli Google.
2. Nella parte superiore del modulo, fai clic su Risposte.
3. Fai clic su Altro .
4. Fai clic su Ricevi notifiche email per le nuove risposte.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Editor di documenti Google

4. Visualizza le risposte in un foglio di lavoro

Trova facilmente tutte le risposte in un foglio di lavoro.

1. Apri un modulo in Moduli Google.
2. Nella parte superiore del modulo, fai clic su Risposte.
3. In alto a destra, fai clic su Visualizza in Fogli .

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Editor di documenti Google

 

 

Coordina programmi e disponibilità con i calendari dei team

Quando i team sono molto grandi, è difficile programmare date che vadano bene per tutti. Con Calendar puoi sovrapporre i calendari dei membri del team per vedere quando tutti sono disponibili. Puoi anche creare più calendari per il team per tenere traccia di riunioni, corsi di formazione, assenze e altro ancora. Se sai quando gli altri sono disponibili, è facile programmare le riunioni del team o gli eventi.

Scopri come

1. Crea un calendario del team

Puoi creare nuovi calendari solo da un browser e non dall'app Google Calendar. Una volta creato il calendario, puoi trovarlo sia nel browser sia nell'app.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. A sinistra, accanto ad "Altri calendari", fai clic su Aggiungi altri calendari Crea nuovo calendario.
3. Aggiungi un nome e una descrizione per il tuo calendario.
4. Fai clic su Crea calendario.
5. Se vuoi condividere il tuo calendario, fai clic su di esso sulla barra a sinistra, quindi seleziona Condividi con persone specifiche.

2. Condividilo con il tuo team

 

 

Stampare da Google Calendar

Monitora il tuo programma stampandolo da Google Calendar. Scegli un intervallo di date, imposta i caratteri, stampa i dettagli degli eventi e altro ancora. Puoi anche stampare a colori per monitorare diversi tipi di eventi.

Scopri come

Stampa il tuo calendario

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Per selezionare un intervallo di date, in alto a destra fai clic su:
   • Day
   • Settimana
   • Mese
   • Programma
   • 4 giorni
3. In alto a destra, fai clic sul menu Impostazioni Stampa.
4. Nella pagina "Anteprima di stampa", modifica i dettagli come la dimensione del carattere o l'orientamento.
5. Fai clic su Stampa.

Suggerimento: quando è disponibile spazio, vengono visualizzati anche i luoghi o le stanze di eventi.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Calendar

 

 

Tieni traccia di più fusi orari

Se collabori con utenti in diverse sedi nel mondo, devi sapere quando sono raggiungibili. Devi anche assicurarti che il tuo superiore e i collaboratori non perdano riunioni o eventi importanti a causa delle differenze di orario quando sono in trasferta. Scopri rapidamente che ore sono negli altri paesi aggiungendo gli orologi internazionali al tuo Calendar.

Scopri come

Visualizzare un fuso orario secondario

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. Nella sezione "fuso orario", fai clic su Mostra fuso orario secondario.
4. Fai clic su fuso orario secondario   e scegli il tuo fuso orario.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Calendar

Suggerimenti Gmail per gli assistenti amministrativi

Organizza automaticamente la Posta in arrivo con i filtri

Crea filtri per eseguire in automatico operazioni come l'eliminazione, la classificazione come speciale o l'inoltro della posta e per applicare etichette ai messaggi in arrivo pertinenti. Ad esempio, la Posta in arrivo del tuo superiore potrebbe essere piena di messaggi non importanti come l'accettazione o il rifiuto di partecipazione agli eventi. Configura un filtro in modo che Gmail li archivi automaticamente: la Posta in arrivo del tuo superiore sarà più libera e sarà più semplice concentrarti sui messaggi più importanti.

Scopri come

Crea un filtro

Puoi gestire la posta in arrivo utilizzando i filtri di Gmail per inviare email a un'etichetta, archiviare, eliminare, aggiungere a Speciali o inoltrare automaticamente la posta.

1. Apri Gmail.
2. Nella casella di ricerca in alto, fai clic su Mostra opzioni di ricerca  .
3. Inserisci i criteri di ricerca. Se vuoi assicurarti che la ricerca abbia funzionato correttamente, controlla quali email vengono visualizzate quando fai clic su Cerca.
4. Nella parte inferiore della finestra di ricerca, fai clic su Crea filtro.
5. Scegli le opzioni per il filtro.
6. Fai clic su Crea filtro.

Nota: quando crei un filtro per l'inoltro dei messaggi, questo funzionerà solamente per i nuovi messaggi. ​Inoltre, quando un utente risponde a un messaggio che hai filtrato, la risposta verrà filtrata solo se soddisfa gli stessi criteri di ricerca. 

 

Suggerimento: prova questi filtri di Gmail per il lavoro o per la scuola.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail

 

 

Annulla facilmente l'invio dei messaggi

Ti è sfuggito un errore nell'email? Hai dimenticato di aggiungere un destinatario? Hai cambiato idea e non vuoi più inviare il messaggio? Ritira i messaggi appena inviati entro 30 secondi attivando la funzione Annulla invio di Gmail.

Scopri come

Come richiamare un'email con Annulla invio

Puoi ritirare la richiesta di invio del messaggio subito dopo averlo inviato:

1. In basso a sinistra visualizzerai "Messaggio inviato" e l'opzione "Annulla" o "Visualizza messaggio".
2. Fai clic su Annulla.

Scegli un periodo di tempo utile per richiamare un messaggio

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Visualizza tutte le impostazioni.
3. Accanto ad "Annulla invio", seleziona un Periodo di annullamento dell'invio di 5, 10, 20 o 30 secondi.
4. In fondo, fai clic su Salva modifiche.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail

 

 

Risparmia tempo con le risposte predefinite

Ti capita di scrivere più e più volte lo stesso messaggio? Cerchi un modo semplice per ripetere informazioni importanti, come le indicazioni per raggiungere l'ufficio o le istruzioni per predisporre e accedere a una riunione video e altro ancora? Usa i modelli di Gmail per salvare una risposta: quando invii un'email ai nuovi clienti per conto del tuo superiore, puoi utilizzare sempre lo stesso modello per evitare di digitare ogni volta un testo identico.

Scopri come

Attivare i modelli

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. In alto, fai clic su Avanzate.
4. Nella sezione Modelli, seleziona Abilita.
5. In basso, fai clic su Salva modifiche.

Creare o modificare un modello

1. Apri Gmail e fai clic su Scrivi.
2. Nella finestra Scrivi digita il testo del modello.
3. Fai clic su Altro Modelli.
4. Scegli un'opzione:
   • Per creare un nuovo modello, fai clic su Salva bozza come modelloSalva come nuovo modello.
   • Per modificare un modello salvato in precedenza, fai clic su Salva bozza come modello, quindi scegli un modello in Sovrascrivi modello e fai clic su Salva per sovrascriverlo.
5. (Facoltativo) Per inviare un'email, scrivi il messaggio e fai clic su Invia.

Inserire un modello

1. Apri Gmail e fai clic su Scrivi.
2. Fai clic su Altro Modelli.
3. Per inserire un modello, in Inserisci modello, scegli un modello salvato da inserire nell'email.
4. Scrivi il resto del messaggio e fai clic su Invia.

 

 

Gestisci più firme in modo semplice

Hai bisogno di utilizzare firme diverse per le email interne o esterne all'azienda? Con Gmail puoi utilizzare i modelli per creare firme diverse. La prossima volta che scriverai un'email, dovrai solo scegliere il modello con la firma che vuoi utilizzare.

Scopri come

Creare ciascuna firma

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. Nella scheda Generali, scorri fino a Firma e fai clic su Crea nuova.
4. Inserisci il nome della firma e fai clic su Crea.
   Questo nome non è la tua firma, bensì il nome del modello di firma.
5. Nella casella di testo a destra, aggiungi il testo della firma.
6. (Facoltativo) Per aggiungere colori del testo, link e immagini, utilizza la barra dei formati.
7. In fondo, fai clic su Salva modifiche.

Scegliere una firma per un messaggio

Suggerimento: se vuoi modificare la firma mentre scrivi un'email, fai clic su Inserisci firma  nella parte inferiore della finestra.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail

Scorciatoie per lavorare più rapidamente

Utilizzare le scorciatoie da tastiera

Desideri risparmiare tempo e lavorare più rapidamente? Scopri le scorciatoie da tastiera in Gmail, Calendar e altri servizi Google. Fai di più con meno clic.

Scopri come: utilizzare le scorciatoie da tastiera

 

 

Aggiungere attività da Posta in arrivo e da Calendar

Mantieni tutto organizzato e assegna la priorità ai tuoi compiti con le attività in Gmail o Calendar. Puoi facilmente convertire le email in attività e creare date di scadenza che vengono inserite automaticamente nel calendario.

Scopri come

Creare un'attività da un'email

1. Vai a Gmail.
2. A destra, fai clic su Tasks .
3. Trova l'email da salvare come attività.
4. Trascina l'email nel riquadro laterale.
5. Per aggiungere una data e un'ora, fai clic su Data/ora​.

Creare un'attività da Calendar

1. Apri Google Calendar.
2. A sinistra, nella sezione "I miei calendari", seleziona Tasks.
3. Scegli un'opzione:
   • Nel tuo calendario, fai clic su uno spazio vuoto.
   • In alto a sinistra, fai clic su Crea.
4. Fai clic su Attività.
5. Inserisci un titolo e una descrizione.
6. Per aggiungere la nuova attività a un elenco specifico, scegline uno dal menu a discesa.
7. Fai clic su Salva.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Google Tasks

 

 

Trovare risultati di ricerca dettagliati per i contatti

Hai bisogno di informazioni dettagliate su un membro del tuo team? Con Cloud Search, puoi cercare in tutti i tuoi prodotti Google Workspace le informazioni di lavoro relative a una determinata persona. Visualizza una scheda del profilo con i relativi dettagli di contatto e di lavoro, l'indirizzo email, gli eventuali file di Drive condivisi e gli eventi di Calendar.

Scopri come al Centro assistenza Cloud Search

Suggerimenti per la collaborazione sui documenti

Accedi ai tuoi file su qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento

Hai l'esigenza di accedere a un file importante al posto del tuo superiore quando sei fuori ufficio e non puoi accedere all'email? Dopo aver archiviato un file su Drive o su un Drive condiviso, puoi accedervi, condividerlo e modificarlo quando vuoi, su qualsiasi dispositivo.

Come fare

• Drive
• Drive condivisi

 

 

Tieni traccia degli aggiornamenti di file e cartelle su Drive

Desideri visualizzare le modifiche e gli aggiornamenti ai tuoi documenti? Salva i file e le cartelle di lavoro su Drive o in dei Drive condivisi e condividili istantaneamente con i tuoi colleghi e con il tuo superiore. Ogni volta che un utente inserisce commenti e approva delle modifiche, Drive indica quali file sono stati modificati, così tutti i membri del team sono sempre sincronizzati.

Scopri come

Guarda chi ha commentato, modificato, spostato o condiviso un file

Puoi visualizzare le attività relative ai file in Il mio Drive.

1. Apri drive.google.com sul computer.
2. Fai clic su Il mio Drive a sinistra.
3. In alto a destra, fai clic su Informazioni .
4. Seleziona un'opzione. Per accedere:
   • Modifiche recenti, seleziona un'opzione:
     1. Fai clic su Attività.
     2. Scorri verso il basso sul lato destro.
   • Per visualizzare le attività relative a un file o a una cartella specifica, fai clic sul file o sulla cartella.

Guarda chi ha visualizzato il tuo file o con chi lo hai condiviso

La disponibilità di questa funzionalità dipende dalla versione di Google Workspace e dalle autorizzazioni configurate dall'amministratore. Chi è il mio amministratore?

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, apri il file.

   Nota: per visualizzare i dati nella Dashboard attività è necessario avere accesso in modifica al file.

2. Fai clic su Strumenti Dashboard attività.
3. Puoi visualizzare informazioni relative all'attività sul tuo file, tra cui:

   • Scheda Condiviso con: mostra le persone con cui hai condiviso il file. Puoi anche inviare un'email ai collaboratori.
   • Scheda Tutti i visualizzatori (organizzazione): mostra le persone della tua organizzazione che hanno visualizzato il file.
   • Scheda Tendenza di visualizzazione: mostra un grafico con i visualizzatori nel tempo.

4. Se non vuoi che la cronologia delle visualizzazioni sia visibile nella Dashboard attività, fai clic su Impostazioni privacy e scegli un'opzione: (facoltativo)

   • Disattiva la cronologia delle visualizzazioni per tutti i file: in Impostazione account, disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per tutti i file di Documenti, Fogli e Presentazioni.
   • Disattiva la cronologia delle visualizzazioni per un solo file: in Impostazione documento, disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per questo documento.

5. Fai clic su Salva.

 

 

Collabora facilmente sui documenti con i tuoi colleghi di lavoro

Ti serve un feedback del tuo superiore o del team su un documento importante? Desideri chattare immediatamente con le persone mentre esamini un file invece di scambiarvi email? Crea e condividi un documento con tutti e comunica in tempo reale tramite Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli e Disegni.

Scopri come

Condividere un file da Drive

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o Condividi .
3. Digita l'indirizzo email o il gruppo Google con cui vuoi condividere l'elemento.
4. Per decidere quale ruolo avranno le persone rispetto al file, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Se il tuo account è idoneo, puoi aggiungere una data di scadenza per l'accesso.
6. Scegli se inviare notifiche ai destinatari della condivisione.
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un elemento con loro, seleziona la casella accanto a Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi inseriti riceveranno l'email.
   • Se non vuoi inviare una notifica agli utenti, deseleziona la casella.
7. Fai clic su Invia o Condividi.

Scopri di più: Iniziare a utilizzare Google Drive

Suggerimento: se collabori con un gruppo di persone su molti file, potresti voler configurare un Drive condiviso.

 

 

Trova più rapidamente le modifiche nei documenti

Se collabori su un documento insieme al tuo superiore e ai tuoi colleghi, può essere difficile individuare l'autore e la data delle modifiche apportate. Utilizza la cronologia delle revisioni in Documenti per esaminare tutti gli aggiornamenti al documento. Se preferisci una qualsiasi delle versioni precedenti, puoi ripristinarla in qualunque momento.

Scopri come

Visualizzare o ripristinare versioni precedenti di un file di Documenti, Fogli e Presentazioni

Nota: per poter visualizzare la cronologia delle versioni è necessario disporre dell'accesso come Proprietario o Editor.

1. Apri il file su Drive.
2. Fai clic su File Cronologia versioni Vedi la cronologia delle versioni.
3. Fai clic su un timestamp per visualizzare una versione precedente del file. Sotto il timestamp, vedrai:
   • Nomi di persone che hanno modificato il documento.
   • Un colore accanto al nome di ogni persona, che contrassegna le modifiche apportate da ciascuno.
4. Per tornare alla versione selezionata, fai clic su Ripristina questa versione. (facoltativo)

Caricare una nuova versione di un file su Drive

1. Apri drive.google.com sul computer.
2. Fai clic sul file che vuoi sostituire.
3. In alto a destra, fai clic su Altro   Gestisci versioni  Carica nuova versione.

Scopri di più nel Centro assistenza Google Drive

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