Benachrichtigung

Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Tipps für Verwaltungsassistenten

So steigern Sie Ihre Produktivität mit Google Workspace


               

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Vorgesetzten verwalten

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Mit Google Chat in Kontakt bleiben

Ihr Chef ist nicht im Büro und Sie müssen dringend eine wichtige Frage klären? Mit Google Chat können Sie von jedem Gerät aus chatten, egal wann und wo.

Weitere Informationen: Einstieg in Google Chat

 

 

Kontakte, Kalender und E-Mails Ihres Vorgesetzten verwalten

Ganz gleich, ob Sie als Assistent für Ihren Vorgesetzten tätig sind oder ihn kurzzeitig vertreten – Sie haben die Möglichkeit, auf seine Kontakte zuzugreifen und diese zu verwalten. Außerdem können Sie in seinem Namen E-Mails in Gmail beantworten sowie Termine in Google Kalender planen und koordinieren.

E-Mail-Zugriff an Kontakte delegieren

Weitere Informationen

Kontakte ihres Vorgesetzten verwalten

Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, seine Kontakte an Sie zu delegieren. Sie können dann auf die Kontakte Ihres Vorgesetzten zugreifen und sie verwalten. Sie können die Kontakte mit Informationen wie Namen, Telefonnummern und Adressen hinzufügen und aktualisieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Kontakte-Hilfe. 

Gmail-Posteingang verwalten

Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, den Posteingang an Sie zu delegieren:

  1. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"  und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf Konten & Import.
  3. Klicken Sie im Abschnitt "Zugriff auf mein Konto gewähren" auf Weiteres Konto hinzufügen.


    Hinweis:
    Die Option zum Delegieren von E-Mails wurde möglicherweise in Ihrer Organisation eingeschränkt. Sollte die Einstellung nicht angezeigt werden, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein und klicken Sie auf Weiter.
  5. Klicken Sie auf E-Mail senden, um Zugriff zu gewähren.

Nachdem Ihr Vorgesetzter diese Schritte abgeschlossen hat, werden Sie per E-Mail um Bestätigung gebeten. Sie können dann seine E-Mails lesen, senden und löschen. Wenn Sie eine Nachricht in seinem Namen senden, werden Ihre E-Mail-Adresse und die Ihres Vorgesetzten angezeigt.

Hinweis: Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Sie nach der Bestätigung als Bevollmächtigter verfügbar sind.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

Kalender Ihres Vorgesetzten verwalten

Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, seinen Kalender an Sie zu delegieren. Sie können dann in seinem Namen auf Einladungen antworten, Termine erstellen und bearbeiten sowie sich per E-Mail über Änderungen an seinem Kalender informieren lassen.

Weitere Informationen finden Sie in der Kalender-Hilfe.

 

 

Tägliche Terminübersicht im Posteingang des Chefs zustellen lassen

Unterstützen Sie Ihren Vorgesetzten dabei, den Überblick zu behalten, indem Sie ihm zeigen, wie er sich eine tägliche Terminübersicht zustellen lassen kann, die er dann gleich frühmorgens lesen kann. Beim Abrufen seiner morgendlichen E-Mails erhält er schnell einen Überblick über anstehende Termine und Veranstaltungen.

Weitere Informationen
Zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, wie er diese Schritte für seinen Kalender ausführt:
  1. Klicken Sie in Google Kalender auf „Einstellungen“  und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie links unter Einstellungen für meine Kalender auf Ihren Namen und öffnen Sie Andere Benachrichtigungen.
  3. Klicken Sie im Feld Tägliche Terminübersicht neben Keine auf den Abwärtspfeil  und wählen Sie E-Mail aus.

Team verwalten

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Teamveranstaltungen, Reisen und andere Termine organisieren

Sie haben die Aufgabe, Reisen oder Veranstaltungen für Ihre Kollegen zu organisieren? Erstellen und senden Sie mit Google Formulare eine Umfrage, um Informationen zu Flügen und Hotels zu erhalten oder um ein für alle passendes Datum für eine Veranstaltung zu finden. Richten Sie dann in Google Groups eine Mailingliste ein, über die Sie wichtige Neuigkeiten mit Personen teilen können, die gemeinsam an einer Veranstaltung teilnehmen oder sogar gemeinsam anreisen.

Weitere Informationen

1. Formulare erstellen

  1. Gehen Sie zu forms.google.com.
  2. Klicken Sie auf "Leer" Plus .
  3. Daraufhin öffnet sich ein neues Formular.

Weitere Informationen: Einstieg in Google Formulare

2. Gruppen-E-Mail-Adresse erstellen

  1. Melden Sie sich in Google Groups an.
  2. Klicken Sie oben auf Gruppe erstellen.
  3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus. Hier einige Vorschläge für Einstellungen:
    • Wer kann sich Unterhaltungen ansehen:  Nur Mitglieder des Teams (wenn die Projektkommunikationen privat bleiben sollen)
    • Gruppenmitglieder: E-Mail-Adressen aller Personen im Projektteam
    • Gruppenmanager: E-Mail-Adressen aller Teammitglieder, die später möglicherweise weitere Teammitglieder hinzufügen müssen
    • Mitglieder direkt hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, um zu steuern, wer der Gruppe beitreten darf.
  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

 

 

Teilnehmer von Besprechungen mit Terminanhängen informieren

Bieten Sie Ihrem Chef und Teammitgliedern die Möglichkeit, sich im Vorfeld Dateien anzusehen, die für eine Besprechung relevant sind. Wenn Sie eine Einladung in Kalender senden, können Sie Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Terminübersichten und vieles mehr anhängen, sodass jeder im Team die nötigen Informationen hat, um Ideen einbringen zu können. Bringen Sie Ihren Chef und die Teammitglieder vor einer Besprechung auf den neuesten Stand. Hängen Sie dazu eine Terminübersicht, Notizen oder Folien aus einer Präsentation an. Auf diese Weise hat jeder die Möglichkeit, noch vor der Besprechung einen Blick auf die relevanten Dateien zu werfen, um sich vorzubereiten.

Weitere Informationen

Datei an einen Kalendertermin anhängen

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Termin.
  3. Wenn Sie einen Termin erstellen, klicken Sie auf Weitere Optionen.
  4. Klicken Sie unten im Beschreibungsfeld auf "Anhang hinzufügen" Anhängen.
  5. Wählen Sie eine Datei aus, die sich bereits in Ihrer Google Drive-Ablage befindet. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Computer anhängen möchten, klicken Sie auf Hochladen.
  6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf Auswählen oder Hochladen.

Weitere Informationen finden Sie in der Kalender-Hilfe.

 

 

Einrichtungsanfragen im Blick behalten

Sie möchten betriebliche Anfragen möglichst effizient koordinieren? Verwenden Sie Formulare, damit Teammitglieder Dienstleistungen wie Catering oder Wartung anfragen können. Anschließend können Sie das Formular in eine Google Sites-Website einbetten, damit alle Mitarbeiter von jedem Standort und Gerät aus darauf zugreifen können. Wenn jemand ein Formular sendet, können Sie die Antworten in Google Tabellen erfassen. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Antworten einrichten, damit sich das entsprechende Team so schnell wie möglich um die Anfrage kümmern kann.

Neue Formulare erstellen

Weitere Informationen

1. Formulare erstellen

  1. Gehen Sie zu forms.google.com.
  2. Klicken Sie auf "Leer" Plus .
  3. Daraufhin öffnet sich ein neues Formular.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Docs-Editoren.

2. Formular in Google Sites einbetten

  1. Öffnen Sie ein Formular in Google Formulare.
  2. Klicken Sie rechts oben auf Senden.
  3. Klicken Sie oben im Fenster auf "Einbetten" Einbetten.
  4. Klicken Sie zum Kopieren des angezeigten HTML-Codes auf Kopieren oder drücken Sie auf Ihrer Tastatur Strg + C (Windows) bzw. ⌘ + C (Mac).
  5. Fügen Sie den HTML-Code in Ihre Website oder Ihren Blog ein.

3. E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

  1. Öffnen Sie ein Formular in Google Formulare.
  2. Klicken Sie oben im Formular auf Antworten.
  3. Klicken Sie auf „Mehr“ Dreipunkt-Menü.
  4. Klicken Sie auf E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten erhalten.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Docs-Editoren.

4. Antworten in einer Tabelle ansehen

Sie können sich alle Antworten ganz einfach in einer Tabelle ansehen.

  1. Öffnen Sie ein Formular in Google Formulare.
  2. Klicken Sie oben im Formular auf Antworten.
  3. Klicken Sie rechts oben auf „Mit Google Tabellen verknüpfen“ Nach Google Tabellen exportieren.

 

 

Mit Teamkalendern Termine und Verfügbarkeit koordinieren

Bei großen Teams kann es eine echte Herausforderung sein, Termine zu finden, die allen passen. Mit Google Kalender lassen sich die einzelnen Kalender der Teammitglieder übereinanderlegen. So sehen Sie, wann alle verfügbar sind. Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Teamkalender zu erstellen, um Termine wie Besprechungen, Schulungen und Urlaub besser im Blick zu behalten. So erfahren Sie, wann Ihre Mitarbeiter Zeit haben und können Teambesprechungen sowie sonstige Veranstaltungen leichter planen.

Weitere Informationen

1. Teamkalender erstellen

Sie können neue Kalender nur über einen Browser erstellen, nicht über die Google Kalender App. Nachdem der Kalender erstellt wurde, wird er im Browser und in der App angezeigt.

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Klicken Sie links neben „Weitere Kalender“ auf „Weitere Kalender hinzufügen“ Plus und dann Neuen Kalender einrichten.
  3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Kalender ein.
  4. Klicken Sie auf Kalender einrichten.
  5. Wenn Sie Ihren Kalender freigeben möchten, klicken Sie in der linken Leiste auf den Namen des Kalenders und wählen Sie dann Für bestimmte Personen freigeben aus.

2. Für Ihr Team freigeben

 

 

Google Kalender drucken

Behalten Sie Ihre Terminübersicht auf herkömmliche Weise im Blick, indem Sie Ihren Google Kalender ausdrucken. Wählen Sie einen beliebigen Zeitraum aus, legen Sie Schriftarten fest, drucken Sie Termindetails aus und mehr. Sie können auch ganze Farben drucken, um verschiedene Ereignistypen zu verfolgen.

Weitere Informationen

Kalender drucken

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Klicken Sie rechts oben auf den Link, um einen Zeitraum auszuwählen:
    • Tag
    • Woche
    • Monat
    • Jahr
    • Terminübersicht
    • 4 Tage
  3. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Einstellungen und dann Drucken.
  4. Ändern Sie auf der Seite „Druckvorschau“ die Details, beispielsweise Schriftgröße und Farbe.
  5. Klicken Sie dann auf Drucken, um eine Option auszuwählen.
  6. Klicken Sie links oben auf Drucken.

Tipp: Wenn der Platz reicht, wird auch der Raum oder Ort des Termins angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie in der Kalender-Hilfe.

 

 

Mehrere Zeitzonen im Blick behalten

Wenn Sie mit Menschen rund um den Globus zusammenarbeiten, müssen Sie wissen, wer wann in seiner Zeitzone erreichbar ist. Sie müssen auch dafür sorgen, dass Vorgesetzte und Kollegen keine wichtigen Treffen oder Veranstaltungen wegen Zeitunterschieden bei Reisen verpassen. Fügen Sie Ihrem Kalender eine Weltuhr hinzu, damit Sie auf einen Blick sehen, wie spät es in anderen Ländern ist.

Weitere Informationen

Sekundäre Zeitzone anzeigen

  1. Öffnen Sie Google Kalender auf einem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Einstellungen und dann Einstellungen.
  3. Klicken Sie im Bereich „Zeitzone“ auf Sekundäre Zeitzone anzeigen.
  4. Klicken Sie auf „Sekundäre Zeitzone“ Abwärtspfeil und dann wählen Sie eine Zeitzone aus.

Weitere Informationen finden Sie in der Kalender-Hilfe.

Gmail-Tipps für Verwaltungsassistenten

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Mit Filtern automatisch Ordnung im Posteingang schaffen

Mithilfe von Filtern können Sie E-Mails automatisch löschen, markieren oder weiterleiten. Relevante eingehende Nachrichten lassen sich dann mit Labels sortieren. Der Posteingang Ihres Vorgesetzten ist möglicherweise voller unwichtiger Nachrichten, z. B. Teilnahme- oder Absagebenachrichtigungen für Termine. Richten Sie einen Filter ein, damit diese Nachrichten in Gmail automatisch archiviert werden. So behält Ihr Chef den Überblick und kann sich auf die wichtigsten Nachrichten konzentrieren.

Auf den Pfeil klicken, um einen Filter zu erstellen

Weitere Informationen

Filter erstellen

Mithilfe von Gmail-Filtern können Sie eingehende E-Mails mit Labels versehen, archivieren, löschen, markieren oder automatisch weiterleiten.

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie oben im Suchfeld auf „Suchoptionen anzeigen“ Fotoeinstellungen .
  3. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein. Wenn Sie Ihre Suchkriterien überprüfen möchten, können Sie sich durch Klicken auf Suchen ansehen, welche E-Mails als Suchergebnisse erscheinen.
  4. Klicken Sie unten im Suchfenster auf Filter erstellen.
  5. Legen Sie die Funktion des Filters fest.
  6. Klicken Sie auf Filter erstellen.

Hinweis: Wenn Sie einen Filter zum Weiterleiten von Nachrichten erstellen, wirkt sich dieser nur auf neue Nachrichten aus. Falls Sie eine Antwort auf eine gefilterte Nachricht erhalten, wird die Antwort nur gefiltert, wenn sie dieselben Suchkriterien erfüllt. 

 

Tipp: Probieren Sie diese Gmail-Filter für Unternehmen oder Bildungseinrichtungen aus.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

 

 

E-Mails zurückrufen

Sie haben eine E-Mail mit einem Tippfehler verschickt? Einen Empfänger vergessen? Oder hätten die Nachricht lieber gar nicht abgeschickt? Sie können eine Nachricht innerhalb von 30 Sekunden nach dem Versand zurückrufen, wenn Sie in Gmail die Funktion „E-Mail zurückrufen“ aktivieren.

Weitere Informationen

E-Mails zurückrufen

Sie können Nachrichten direkt nach dem Senden zurückziehen:

  1. Sie sehen links unten den Hinweis „Ihre Nachricht wurde gesendet“ sowie die Optionen „Rückgängig“ und „Nachricht ansehen“.
  2. Klicken Sie auf Rückgängig.

Zeitraum zum Zurückrufen von E-Mails festlegen

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Einstellungen und dann Alle Einstellungen aufrufen.
  3. Wählen Sie neben E-Mail zurückrufen eine Rückruffrist aus (5, 10, 20 oder 30 Sekunden).
  4. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

 

 

Mit Antwortvorlagen Zeit sparen

Schreiben Sie häufig immer wieder dieselben Nachrichten? Sie können wichtige Informationen ganz einfach wiederverwenden, z. B. die Wegbeschreibung zum Firmensitz oder die Anleitung zur Teilnahme an einer Videokonferenz. Nutzen Sie die Vorlagen in Gmail, um eine Antwort zu speichern. Wenn Sie nun im Namen Ihres Chefs E-Mails an neue Kunden senden, können Sie dieselbe Antwortvorlage verwenden, sodass nicht jedes Mal dieselben Informationen eingegeben werden müssen.

Weitere Informationen

Vorlagen aktivieren

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"  und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Klicken Sie oben auf Erweitert.
  4. Wählen Sie im Abschnitt Vorlagen die Option Aktivieren aus.
  5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Vorlagen erstellen oder ändern

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf Schreiben.
  2. Geben Sie im Fenster Schreiben den Text für die Vorlage ein.
  3. Klicken Sie auf „Mehr“ und dannVorlagen.
  4. Wählen Sie eine Option aus:
    • Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten klicken Sie auf Als Vorlage speichernund dannAls neue Vorlage speichern.
    • Um eine zuvor gespeicherte Vorlage zu ändern, klicken Sie auf Entwurf als Vorlage speichern und wählen Sie dann unter Vorlage überschreiben eine Vorlage aus. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
  5. Optional: Um eine E-Mail zu senden, schreiben Sie die Nachricht und klicken Sie auf Senden.

Vorlagen einfügen

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf Schreiben.
  2. Klicken Sie auf „Mehr“ und dannVorlagen.
  3. Um eine Vorlage einzufügen, wählen Sie unter Vorlage einfügen eine gespeicherte Vorlage aus, die Sie in Ihre E-Mail einfügen möchten.
  4. Schreiben Sie den Rest der Nachricht und klicken Sie auf Senden.

 

 

Einfach mehrere Signaturen verwalten

Benötigen Sie verschiedene Signaturen für E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens und für externe Nachrichten? In Gmail können Sie Vorlagen verwenden, um verschiedene Signaturen zu erstellen. Bei Ihrer nächsten E-Mail wählen Sie dann einfach die entsprechende Vorlage mit der gewünschten Signatur aus.

Weitere Informationen

Einzelne Signatur erstellen

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"  und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Scrollen Sie auf dem Tab Allgemein zu Signatur und klicken Sie auf Neu erstellen.
  4. Geben Sie der Signatur einen Namen und klicken Sie auf Erstellen.
    Dieser Name ist nicht die eigentliche Signatur, sondern eine Benennung der Signaturvorlage.
  5. Fügen Sie im Textfeld rechts Ihren Signaturtext hinzu.
  6. Über die Formatierungsleiste können Sie Textfarben, Links und Bilder hinzufügen.
  7. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Eine Signatur für eine Nachricht auswählen

Tipp: Wenn Sie Ihre Signatur ändern möchten, während Sie eine E-Mail schreiben, klicken Sie unten im Fenster auf "Signatur einfügen" Stift.

Signieren und speichern

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

Verknüpfungen für schnelleres Arbeiten

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Tastenkombinationen verwenden

Sie möchten Zeit sparen und produktiver arbeiten? Sehen Sie sich die Tastenkombinationen in Gmail, Google Kalender und anderen Google-Diensten an. Erledigen Sie mehr mit weniger Klicks.

Weitere Informationen: Tastenkombinationen verwenden

 

 

Aufgaben aus dem Posteingang und Kalender hinzufügen

Verwenden Sie Aufgaben in Gmail oder Google Kalender, um den Überblick über Ihre Aufträge zu behalten und sie zu priorisieren. E-Mails lassen sich ganz einfach in Aufgaben umwandeln und mit einem Fälligkeitsdatum versehen, das automatisch im Kalender angezeigt wird.

Weitere Informationen

Aufgaben aus einer E-Mail erstellen

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts auf „Tasks“ Tasks.
  3. Suchen Sie nach der E-Mail, die Sie als Aufgabe speichern möchten.
  4. Ziehen Sie die E-Mail per Drag-and-drop in die Seitenleiste.
  5. Wenn Sie ein Datum und eine Uhrzeit hinzufügen möchten, klicken Sie auf Datum/Uhrzeit.

Aufgaben aus Google Kalender erstellen

  1. Öffnen Sie Google Kalender.
  2. Wählen Sie links unter „Meine Kalender“ die Option Tasks aus.
  3. Wählen Sie eine Option aus:
    • Klicken Sie in Ihrem Kalender auf einen leeren Zeitblock.
    • Klicken Sie links oben auf Eintragen.
  4. Klicken Sie auf Aufgabe.
  5. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein.
  6. Wenn Sie die neue Aufgabe einer bestimmten Liste hinzufügen möchten, wählen Sie eine aus dem Drop-down-Menü aus.
  7. Klicken Sie auf Save (Speichern).

 

 

Detaillierte Suchergebnisse zu Ihren Kontakten

Sie benötigen ausführliche Informationen zu einer Person in Ihrem Team? Mit Cloud Search können Sie in allen Ihren Google Workspace-Produkten nach arbeitsrelevanten Informationen zu einer bestimmten Person suchen. Außerdem ist es möglich, eine Profilkarte mit Kontaktdaten und beruflichen Details, der E-Mail-Adresse sowie allen freigegebenen Drive-Dateien und Kalenderterminen anzeigen zu lassen.

Weitere Informationen finden Sie in der Cloud Search-Hilfe.

Tipps zur Zusammenarbeit an Dokumenten

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Jederzeit und auf jedem Gerät auf Dateien zugreifen

Sie möchten auf eine wichtige Datei auch dann zugreifen, wenn Sie gerade nicht im Büro sind und keinen Zugang zu Ihren E-Mails haben? Wenn Sie eine Datei in Drive oder in einer geteilten Ablage speichern, können Sie jederzeit geräteunabhängig darauf zugreifen, sie freigeben und bearbeiten.

Weitere Informationen

 

 

Änderungen an Dateien und Ordnern in Google Drive im Blick behalten

Sie möchten sehen, welche Änderungen jemand an Ihren Dokumenten vornimmt? Sie können Dateien und Ordner in Drive oder in einer geteilten Ablage speichern und im Handumdrehen für Ihren Chef und Ihr Team freigeben. Wenn jemand Feedback gibt oder Vorschläge genehmigt, wird in Google Drive angezeigt, welche Dateien geändert wurden. So sind alle auf dem gleichen Stand.

Weitere Informationen

Ansehen, wer eine Datei kommentiert, bearbeitet, verschoben oder freigegeben hat

Sie können Aktivitäten in Ihren Dateien in „Meine Ablage“ ansehen.

  1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
  2. Klicken Sie links auf Meine Ablage.
  3. Klicken Sie rechts oben auf „Info“ Info.
  4. Klicken Sie auf Aktivität, um die letzten Änderungen aufzurufen.
  5. Wenn Sie die Aktivitäten für eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner ansehen möchten, klicken Sie auf die Datei oder den Ordner.
  6. Wenn Sie sich aktuelle Änderungen ansehen möchten, scrollen Sie rechts nach unten.

Ansehen, wer Ihre Datei aufgerufen hat oder für wen Sie sie freigegeben haben

Die Verfügbarkeit dieser Funktion hängt von Ihrer Google Workspace-Version und den vom Administrator eingerichteten Berechtigungen ab.Wer ist mein Administrator?

  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.

    Hinweis: Damit Sie die Daten im Aktivitätsdashboard sehen können, benötigen Sie Bearbeitungszugriff für die Datei.

  2. Klicken Sie auf Tools und dann Aktivitätsdashboard.
  3. Sie sehen unter anderem folgende Informationen zu der Datei:
    • Tab Freigabeverlauf: zeigt die Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben. Sie können auch eine E-Mail an Mitbearbeiter senden.
    • Tab Betrachter: zeigt die Personen in Ihrer Organisation, die die Datei aufgerufen haben.
    • Tab Trend – Betrachter: zeigt ein Diagramm der Betrachter im Zeitverlauf.
  4. Optional: Wenn Sie nicht möchten, dass der Aufrufverlauf im Aktivitätsdashboard angezeigt wird, klicken Sie auf Datenschutzeinstellungen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Aufrufverlauf für alle Dateien deaktivieren: Stellen Sie unter Kontoeinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für alle Google Docs-, Google Tabellen- und Google Präsentationen-Dateien anzeigen auf "Aus".
    • Aufrufverlauf für eine Datei deaktivieren: Stellen Sie unter Dokumenteinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für dieses Dokument anzeigen auf "Aus".
  5. Klicken Sie auf Speichern.

 

 

Ganz einfach zusammen mit Kollegen an Dokumenten arbeiten

Sie möchten Feedback zu einem wichtigen Dokument von Ihrem Chef oder Ihrem Team erhalten oder eine Datei direkt per Chat mit anderen besprechen und nicht mühsam per E-Mail hin- und herschicken und kommentieren? Dann erstellen Sie einfach ein Dokument in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare oder Google Zeichnungen, geben Sie es für alle Nutzer frei und besprechen Sie es in Echtzeit.

Dateien in Google Drive freigeben

Weitere Informationen

Dateien in Google Drive freigeben

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf das Symbol „Freigeben“ Share.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder Google-Gruppe ein, für die Sie die Datei freigeben möchten.
  4. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
  5. Wenn Ihr Konto die Voraussetzungen erfüllt, können Sie ein Ablaufdatum für den Zugriff hinzufügen.
  6. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
    • Wenn andere Personen benachrichtigt werden sollen, dass Sie ein Element für sie freigegeben haben, setzen Sie das Häkchen für „Personen benachrichtigen“. Wenn die Option aktiviert ist, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
    • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen.
  7. Klicken Sie auf Senden oder Freigeben.
Weitere Informationen: Einstieg in Google Drive
Tipp: Wenn Sie mit mehreren Personen an vielen Dateien zusammenarbeiten, können Sie stattdessen eine geteilte Ablage einrichten.

 

 

Änderungen in Dokumenten schneller finden

Wenn Sie zusammen mit Ihrem Chef und mit Kollegen an einem Dokument arbeiten, ist es manchmal schwierig, nachzuvollziehen, wer wann bestimmte Änderungen vorgenommen hat. In einem solchen Fall hilft der Versionsverlauf von Google Docs, mit dem Sie einen Überblick über alle Änderungen am Dokument erhalten. Nach Wunsch können Sie auch jederzeit frühere Versionen des Dokuments wiederherstellen.

Weitere Informationen

So rufen Sie ältere Versionen einer Google Docs-, Google Tabellen- oder Google Präsentationen-Datei auf oder stellen sie wieder her:

Hinweis: Sie benötigen Zugriff als Inhaber oder Bearbeiter, um den Versionsverlauf anzusehen.

  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
  2. Klicken Sie auf Datei und dann Versionsverlauf und dannVersionsverlauf ansehen.
  3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
    • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
    • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die einzelnen Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
  4. Optional: Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um das aktuelle Dokument auf den angezeigten Stand zurückzusetzen.

Neue Version einer Datei in Google Drive hochladen

  1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
  2. Klicken Sie auf die Datei, die Sie ersetzen möchten.
  3. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü Dreipunkt-Menü und dannVersionen verwaltenund dann Neue Version hochladen.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.


Google, Google Workspace sowie zugehörige Marken und Logos sind Marken von Google LLC. Alle anderen Unternehmens- und Produktnamen sind Marken der Unternehmen, mit denen sie verbunden sind.

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