要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

行政助理使用 Google Workspace 的二十种妙招

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各类办公用具

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1

为您的主管管理联系人、电子邮件和日历" "

无论您是某人的助理还是暂代主管处理事务,都可以代表他们访问和管理他们的联系人,撰写和回复 Gmail 邮件,或者安排和协调日历活动。

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2

组织团队活动,制定出差计划等" "

需要为您的同事制定出差计划或活动计划?请使用表单创建并发送调查问卷,收集有关航班和酒店的信息,或了解适合所有人的活动日期。然后,创建网上论坛邮寄名单,向一起出差或参加活动的人员分享重要更新。

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3

使用过滤器自动整理收件箱" "

您可以创建过滤器来删除邮件、为它们加注星标、将它们转发出去,或者为收到的有用邮件应用标签。例如,您主管的收件箱中可能包含大量无关的邮件,例如接受和拒绝活动的邮件。您可以设置一个过滤器,让 Gmail 自动归档这类邮件,从而保持收件箱整洁,让您的主管可以专注于最重要的邮件。

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Gmail

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4

轻松撤回发出的邮件" "

电子邮件中有错别字?忘了添加一位收件人?不想发送邮件了?其实您可以启用 Gmail 的撤消发送功能,这样就能撤回 30 秒以内发送的邮件。

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Gmail

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5

跟踪多个时区" "

如果您与世界各地的人们合作,则需要知道他们在自己的时区中何时有空。您还需要确保您的主管和同事不会因为出差带来的时差问题而错过重要会议或活动。您可以向日历添加世界时钟,以便快速查看其他国家/地区的时间。

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日历

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6

预先撰写一些回复并重复利用,有效节省时间" "

您是否常常重复撰写相同的邮件?想要轻松复制某些重要信息,例如到办公室的路线,如何安装和访问视频会议等等?使用 Gmail 的模板保存回复 - 现在,当您代主管向新客户发送电子邮件时,可以使用相同的模板,这样您就不用每次输入重复的信息了。

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 Gmail

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7

轻松管理多个签名" "

是否需要在公司内部或外部电子邮件中使用不同的签名?有了 Gmail,您可以使用模板创建不同的签名,并轻松管理这些签名。下次撰写电子邮件时,只需选择您想使用的签名模板即可。

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Gmail

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8

 跟踪待办事项列表上的重要任务" "

Gmail日历中可以使用 Tasks 来确保各项任务轻重有序、缓急有度。您可以轻松将电子邮件转换为任务,还可以创建会自动显示在日历中的到期日期。

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9

通过 Google Chat 保持联系" "

如果您的主管不在办公室,而您急需联系他/她,该怎么办?使用 Google Chat,您可以随时随地通过任意设备发起聊天。

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Google Chat

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10

获取与联系人相关的详细搜索结果" "

需要团队成员的详细信息?使用 Cloud Search,您可以在所有 Google Workspace 产品中搜索与特定用户相关的工作信息。您可以查看包含联系信息和工作信息的个人资料卡片、电子邮件地址,以及任何共享云端硬盘文件和日历活动。

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Cloud Search

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11

利用活动附件让所有人做好会议准备" "

让您的主管和团队成员在会议开始前预览相关文件,为会议做好准备。发送日历邀请时,您可以附加文档、电子表格、演示文稿、日程等,以便团队中的所有人都做好准备,出谋划策。您可以添加日程、记事或演示文稿幻灯片,让您的主管和团队在会议开始前掌握最新动态。现在,每个人都可以在会议开始前查看相关文件,为会议做好准备。

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日历

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13

使用协作平台跟踪设施请求" "

想要高效地协调与设施相关的各种请求?请使用表单,让团队成员填写服务请求,例如餐饮或维护服务。然后,创建协作平台网站并嵌入相应表单,以便员工可以随时随地通过任意设备在此提交设施请求。有人提交表单后,您可以使用表格收集回复。您甚至可以设置为每当收到新回复时就发送电子邮件通知,以便设施支持团队能够尽快处理相关请求。

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14

将每日日程发送到您主管的收件箱" "

向您的主管发送每日日程,让他们一到办公室就能查看当天的日程,从而有条不紊地开展工作。为您的主管提供每日安排,以便他们跟踪即将到来的重要活动和会议。

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日历

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15

随时随地通过任意设备访问您的文件" "

需要为您的主管查看一份重要的邮件,但您不在办公室,也无法查看电子邮件,该怎么办?将文件存储到云端硬盘或共享云端硬盘中,您就可以随时通过任意设备访问、共享和编辑这些文件。

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16

跟踪云端硬盘中的文件和文件夹更新" "

想查看文档的更改内容和更新情况?请将工作文件和文件夹保存在云端硬盘或共享云端硬盘中,并与您的主管和同事即时共享。有人添加反馈和批准后,云端硬盘会向您显示更改的文件,从而确保所有人保持同步。

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云端硬盘、共享云端硬盘

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17

轻松与您的同事协作处理文档" "

需要获取您的主管或团队成员对某个重要文档的反馈?想在他人查看文件时立即与其对话,而不用反复发送电子邮件?请使用文档表格幻灯片表单绘图创建并共享文档,让所有人可以实时进行交流。

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文档

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18

使用团队日历协调工作安排和空闲时间" "

对于大型团队来说,选择适合所有人的时间并不是件简单的事。借助日历,您可以叠加显示团队成员的日历,以查看他们何时有空。您甚至可以创建多个团队日历以跟踪会议、培训、假期等安排。知道所有人何时有空后,您就可以轻松安排团队会议或活动。

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 日历

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19

创建键盘快捷键" "

想要节省时间,提高工作效率?不妨了解一下 Gmail 的键盘快捷键,多加使用可减少点击操作,提高工作效率。

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Gmail

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20

更快速地查找对文档所做的修改" "

如果您与主管、同事协作处理同一份文件,则很难确定更改内容以及相应的更改人和更改时间。您可以使用文档中的版本历史记录查看文档的所有更改。如果您更喜欢早期版本,可以随时恢复到之前的版本。

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文档

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