本頁面提供下列問題解決方法：
管理主管相關業務
使用 Google Chat 保持聯繫
上司不在辦公室，但您急需與對方聯絡嗎？只要使用 Google Chat，就能夠隨時隨地透過任何裝置進行即時通訊。
操作說明：開始使用 Google Chat
處理您主管的聯絡人、電子郵件及日曆
無論您是專職助理或只是支援主管一週的時間，您都可以存取主管的聯絡人並代為管理、為主管撰寫及回覆 Gmail 郵件，或者替對方安排及協調 Google 日曆活動。
管理主管的聯絡人
請主管將他的聯絡人委派給您，然後您就可以存取及管理主管的聯絡人。您可以新增並更新主管的聯絡人相關資訊，例如姓名、電話號碼和地址等。
管理主管的 Gmail 收件匣
請您的主管按照以下步驟操作，將收件匣委派給您：
- 依序按一下右上角的設定圖示
[設定]。
- 按一下 [帳戶和匯入]。
- 在「將存取權授予您的帳戶」部分中，點選 [新增其他帳戶]。
注意：貴機構可能會限制電子郵件委派功能。如果您找不到這項設定，請與您的 G Suite 管理員聯絡。- 輸入您要新增對象的電子郵件地址，然後點選 [下一步]。
- 點選 [傳送電子郵件以授予存取權]。
主管完成這些步驟後，您會收到一封要求您確認的電子郵件。然後您就可以閱讀、傳送及刪除主管的電子郵件。當您代表主管傳送郵件時，您的電子郵件地址會顯示主管的電子郵件地址。
注意：確認之後，您最多可能需要等待 24 小時，委派代表的身分才會生效。
管理主管的日曆
請主管將他的日曆委派給您，然後您就可以代表主管回覆邀請、建立及編輯活動，以及接收有關主管日曆變更的通知電子郵件。
將每日待辦事項寄到主管的收件匣
請告知主管如何接收每日待辦事項，讓他掌握早上的首要事項，以便將事情妥善規劃處理。如此一來，主管就可以在查看早上的電子郵件時，輕鬆追蹤即將舉行的會議和活動。
- 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示
- 在左側「我的日曆的設定」下方，按一下您的名稱，然後前往 [其他通知]。
- 在 [每日待辦事項] 欄位中，按一下 [無] 旁邊的向下箭頭
，然後選取 [電子郵件]。
管理團隊
管理團隊活動、差旅規劃等
需要為同事管理各項差旅或活動計畫嗎？您可以使用表單製作問卷調查並傳送給大家，蒐集航班和飯店資訊或找出每個人都有空的活動日期，隨後再建立一份網路論壇郵寄清單，把重要的最新資訊提供給差旅中的同事或其他活動參與者。
1. 建立表單
- 前往 forms.google.com。
- 按一下「空白」圖示
。
- 系統隨即會開啟一份新表單。
。瞭解詳情： 開始使用 Google 表單
2. 建立群組電子郵件地址
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下頂端的「建立群組」。
- 輸入群組的相關資訊並選擇設定。以下是建議設定：
- 誰可以查看會話群組：僅限團隊成員 (如果您不想公開專案交流訊息)。
- 群組成員：專案團隊中每位成員的電子郵件地址。
- 群組管理員：某位團隊成員的電子郵件地址，該成員之後可能需要將其他使用者加進團隊。
- 直接新增成員：開啟這個選項，即可控管哪些使用者可加入群組。
- 按一下 [建立群組]。
利用活動附件讓所有人完成會議準備
您可以為上司和團隊成員提供相關檔案，讓他們能夠在會議開始前先行檢視，做好萬全準備。您在寄送日曆邀請時，可以附上文件、試算表、簡報、待辦事項等相關檔案，藉此讓每位團隊成員得以準備就緒，提出自己的想法。附上待辦事項、附註或簡報投影片，有助於您的上司和團隊成員在會議前掌握最新資訊。如此一來，每個人都能夠在會議前詳閱相關檔案，讓自己有所準備。
在日曆活動中附加檔案
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 建立新活動或開啟現有活動。
- 如果要建立新活動，請按一下 [更多選項]。
- 按一下說明方塊底部的「新增附件」圖示
。
- 選擇 Google 雲端硬碟中的現有檔案。如要附加電腦中的檔案，請按一下 [上傳]。
- 完成後，按一下 [選取] 或 [上傳]。
。
記錄設備申請狀況
想找出更有效率的方式來協調設備申請狀況嗎？您可以讓團隊成員利用表單填寫服務申請 (例如餐飲或維修)，接著將表單嵌入協作平台網站，這樣員工就能隨時隨地透過任何位置或裝置申請設備。當有人提交表單時，您可以在試算表中取得回覆。您甚至可以設定在收到新回應時自動收到電子郵件通知，如此一來設備團隊就能夠盡快處理要求。
1. 建立表單
- 前往 forms.google.com。
- 按一下「空白」圖示
- 系統隨即會開啟一份新表單。
2. 在 Google 協作平台中嵌入表單
- 在 Google 表單中開啟表單。
- 按一下右上角的 [傳送]。
- 按一下視窗頂端的「嵌入」圖示
。
- 如要複製顯示的 HTML，請按一下 [複製]，然後按下鍵盤上的 Ctrl + C 鍵 (Windows) 或 ⌘ + C 鍵 (Mac)。
- 將 HTML 貼到您的網站或網誌中。
3. 設定電子郵件通知
- 在 Google 表單中開啟表單。
- 按一下表單頂端的 [回覆]。
- 按一下「更多」圖示
。
- 按一下 [有新回應時透過電子郵件通知我]。
。4. 在試算表中查看回應
您可以輕鬆地在試算表中查看所有回應。
- 在 Google 表單中開啟表單。
- 按一下表單頂端的「回覆」。
- 按一下右上方的「連結至試算表」圖示
。
利用團隊日曆協調時間表和空檔
對大型團隊來說，要安排每個人都有空的時間並不容易。有了日曆，您可以比對團隊成員日曆，查看每個人共同的空檔。您甚至可以建立多個團隊日曆，用於追蹤會議、培訓課程、假期安排等等。而得知大家有空的時間後，自然就能夠輕鬆安排團隊會議或活動。
1. 建立團隊日曆
你無法使用 Google 日曆應用程式建立新的日曆，只能透過瀏覽器執行這項操作。日曆建立完成後，你就可以透過瀏覽器和應用程式查看日曆。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 在左側的「其他日曆」旁，依序按一下「新增其他日曆」圖示
[建立新日曆]。
- 輸入日曆名稱和說明。
- 按一下 [建立日曆]。
- 如果要與別人共用日曆，請在左側導覽列中點選這個日曆，然後選取 [與特定使用者共用日曆]。
[建立新日曆]。2. 與團隊成員共用
列印 Google 日曆
您可以使用傳統的方法掌握自己的行程，也就是印出 Google 日曆。您可以選擇任何日期範圍、設定字型、列印活動詳細資料等。此外，還可以使用全彩列印來掌握不同的活動類型。
列印您的日曆
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 如要選擇日期範圍，按一下右上方的：
- 天
- 週
- 月
- 年
- 時間表
- 4 天
- 按一下右上角的「設定」圖示
- 在「預覽列印」畫面中更改詳細資料，例如字型大小或顏色。
- 如要選擇大小選項，按一下 [列印]。
- 按一下 [列印]。
提示：當列印空間充足時，也會顯示活動的地點或會議室。
追蹤多個時區
如果您的工作夥伴遍佈世界各地，您就必須確實掌握對方所在時區的工作時間。您也必須確保自己的上司和同事不會因為差旅造成的時差問題而錯失重要的會議或活動。只要在日曆中加入世界時鐘，您就可以迅速得知其他國家/地區的時間。
」行政助理適用的 Gmail 秘訣
利用篩選器自動整理收件匣
您可以建立篩選器，讓系統自動為您刪除郵件、為郵件加上星號或轉寄郵件，以及針對剛收到的相關郵件套用適合的標籤。舉例來說，主管的收件匣中可能充斥著各種不相關的郵件 (例如接受/拒絕活動邀請)。設定篩選器後，Gmail 就會自動封存這些郵件，讓上司的收件匣井然有序，進而能夠將重心放在最重要的郵件上。
建立篩選器
您可以使用 Gmail 的篩選器管理收到的郵件，例如為郵件加上標籤或星號，或是封存、刪除或自動轉寄郵件。
- 開啟 Gmail。
- 在頂端的搜尋框中，按一下「顯示搜尋選項」圖示
。
- 輸入搜尋條件。如要檢查搜尋功能是否正常運作，請按一下「搜尋」，看看系統顯示哪些電子郵件。
- 在搜尋視窗底部，按一下「建立篩選器」。
- 指定要讓篩選器執行的操作。
- 按一下 [建立篩選器]。
。注意：如果你建立的是轉寄郵件篩選器，則只有新郵件會套用這項設定。此外，如果有人回覆你所篩選的郵件，該回覆必須符合相同的搜尋條件，才會顯示在篩選結果中。
提示：嘗試使用公司或學校適用的 Gmail 篩選器。
輕鬆取消傳送郵件
電子郵件內容有錯字嗎？忘了加入收件者？或是想收回寄出的郵件？只要啟用 Gmail 的「取消傳送」功能，即可在郵件剛送出的 30 秒內及時回收。
使用「取消傳送」功能撤回電子郵件
您可以在郵件送出後立即撤回郵件，步驟如下：
- 畫面左下方會顯示「郵件已送出」訊息，以及「取消傳送」和「檢視郵件」這兩個選項。
- 按一下「取消傳送」。
選擇已傳送郵件可回收的時限
- 在電腦上前往 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
「查看所有設定」。
- 將「取消傳送」旁的「取消傳送期限」設為 5、10、20 或 30 秒。
- 按一下底部的「儲存變更」。
「查看所有設定」。
使用預先撰寫好的回覆內容省下更多時間
您總是在反覆撰寫同樣的信件內容，希望能以簡便的方式複製重要訊息嗎 (例如前往辦公室的交通路線，或者如何設定及參與視訊會議等等)？Gmail 的範本可讓您省下回覆的時間。每當您代替主管傳送電子郵件給新客戶時，都可以使用同樣的範本，這樣一來就不必反覆輸入相同的資訊。
啟用範本
- 開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
- 按一下頂端的 [進階]。
- 在「範本」部分，選取 [啟用]。
- 按一下底部的 [儲存變更]。
建立或變更範本
- 開啟 Gmail，然後按一下 [撰寫]。
- 在 [撰寫] 視窗中輸入範本文字。
- 依序按一下 [更多] 圖示
- 選擇下列任一選項：
- 如要建立新範本，請依序點選 [將草稿儲存為範本]
- 如要變更先前儲存的範本，請按一下 [將草稿儲存為範本]，然後在 [覆寫範本] 下方選擇一個範本，接著點選 [儲存] 以覆寫範本。
- 如要建立新範本，請依序點選 [將草稿儲存為範本]
- (選用) 如要傳送郵件，請撰寫郵件內容，然後按一下 [傳送]。
插入範本
- 開啟 Gmail，然後按一下 [撰寫]。
- 依序按一下 [更多] 圖示
- 如要插入範本，請在 [插入範本] 下方選擇要插入電子郵件中的預存範本。
- 撰寫郵件的其他內容，然後點選 [傳送]。
輕鬆管理多個簽名
撰寫公司內部或外部電子郵件時，需要使用不同的簽名嗎？您可以在 Gmail 中使用範本建立不同的簽名，下次撰寫電子郵件時，只要選擇含有所需簽名的範本即可。
建立每組簽名
- 開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
- 在「一般設定」分頁中，捲動至「簽名」，然後點選 [建立新標籤]。
- 為您的簽名命名，然後按一下 [建立]。
這個名稱指的是簽名範本的名稱，不是您的實際簽名。 - 在右側的文字方塊中輸入您的簽名文字。
- 您可以使用格式工具列為簽名加上文字顏色、連結和圖片。
- 按一下底部的 [儲存變更]。
為郵件選擇簽名
。提高工作效率的快速鍵
使用鍵盤快速鍵
想要工作省時有效率嗎？歡迎查看 Gmail、日曆和其他 Google 服務的鍵盤快速鍵。只要按幾下滑鼠，就能夠事半功倍。
操作說明：使用鍵盤快速鍵
在收件匣和 Google 日曆中新增工作
Gmail 或日曆可讓您井然有序地進行各項工作，並且排定其中的優先順序。您可以輕鬆將電子郵件的內容轉換為各項工作並且設定截止日，自動顯示在自己的日曆中。
查看聯絡人的搜尋結果詳情
需要團隊成員的詳細資訊嗎？Cloud Search 可協助您在所有 Google Workspace 產品中搜尋特定使用者的相關工作資訊，讓您查看內含聯絡方式及工作詳細資訊、電子郵件地址，以及其他共用雲端硬碟檔案與日曆活動的個人資料卡。
在文件中協作的訣竅
隨時透過任何裝置存取檔案
人不在辦公室也沒有電子郵件可用，但需要為上司存取重要檔案嗎？只要將檔案儲存在雲端硬碟或共用雲端硬碟中，就可以隨時透過任何裝置存取、共用及編輯檔案。
操作說明
追蹤雲端硬碟的檔案和資料夾更新情形
想要查看文件異動與更新情形嗎？只要將工作用的檔案和資料夾儲存在雲端硬碟或共用雲端硬碟中，就能立即與上司和同事共用。只要有人加入意見回饋和核准內容，雲端硬碟就會顯示哪個檔案出現異動，因此所有人都能保持同步。
查看加註、編輯、移動或共用檔案的對象
您可以在「我的雲端硬碟」中查看檔案相關活動。
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
- 按一下右上方的「資訊」圖示
。
- 如要查看近期異動，請點選「活動」。
- 如要查看特定檔案或資料夾的活動，請點選該檔案或資料夾。
- 如要查看近期異動，請在畫面右側向下捲動。
。查看可檢視或共用檔案的對象
能否使用這項功能，取決於您的 Google Workspace 版本和管理員設定的權限。我的管理員是誰？
注意：這項功能僅適用於 G Suite Business 和企業版使用者 (如果 G Suite 管理員權限允許這項功能)。
- 在 Google 文件、試算表或簡報中開啟檔案。
注意：您必須擁有檔案編輯權限，才能查看「活動資訊主頁」資料。
- 依序按一下 [工具]
- 您可以查看檔案的活動資訊，內容包括：
- 共用對象分頁：顯示檔案目前的共用對象。您也可以傳送電子郵件給協作者。
- 所有檢視者 (<機構>) 分頁：顯示貴機構中檢視過檔案的使用者。
- 文件檢視趨勢分頁：顯示指定時間內的檢視者人數圖表。
- (選用) 如果您不希望自己的檢視記錄顯示在「活動資訊主頁」中，請點選 [隱私權設定]，然後選擇下列其中一種選項：
- 關閉所有檔案的檢視記錄：關閉「帳戶設定」下方的 [顯示我檢視所有文件、試算表和簡報檔案的記錄]。
- 關閉個別檔案的檢視記錄：關閉「文件設定」下方的 [顯示我檢視這份文件的記錄]。
- 按一下 [儲存]。
與同事輕鬆協作文件
需要主管或團隊成員對重要文件提供意見嗎？想要馬上與審核檔案的人進行即時通訊，而不用透過電子郵件來來回回嗎？您可以使用文件、試算表、簡報、表單和繪圖建立文件並且與所有人共用，同時進行即時通訊。
透過雲端硬碟共用檔案
- 選取你要共用的檔案。
- 按一下「共用」或「共用」圖示
。
- 輸入共用對象的電子郵件地址或 Google 網路論壇群組。
- 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色，指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
- 如果你的帳戶符合資格，就可以新增存取權的到期日。
- 選擇是否要通知共用對象。
- 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目，請勾選「通知共用對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象，你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
- 如果不想通知共用對象，請取消勾選這個方塊。
- 按一下「傳送」或「共用」。
。
迅速找出文件中的變更
與上司和同事協作文件時，可能很難弄清楚誰在什麼時間對檔案做了哪些變更。不過，只要透過文件的修訂版本記錄，您就能全面掌握文件的更新脈絡。如果您偏好先前的版本，可以隨時還原為任一舊版本。
查看 Google 文件、試算表和簡報檔案，或將檔案還原為先前版本
注意：您必須具備擁有者或編輯者權限才能查看版本記錄。
- 開啟雲端硬碟中的檔案。
- 依序按一下 [檔案]
- 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示：
- 編輯文件的使用者名稱。
- 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色，系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
- (選用) 如要還原成這個版本，請點選 [還原這個版本]。
注意：您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。
將檔案的新版本上傳到雲端硬碟
- 透過電腦前往 drive.google.com。
- 點選要取代的檔案。
- 依序點選畫面右上方的「更多」圖示
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。