Советы для помощника руководителя

               

Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?

Попробуйте Google Workspace уже сегодня

 

 

Содержание

• Помощь руководителю
• Управление командой
• Советы по использованию Gmail для помощника руководителя
• Быстрые клавиши
• Советы по совместной работе с документами

Развернуть все  |  Свернуть все

Помощь руководителю

Будьте всегда на связи благодаря Google Chat

Если вам нужно срочно связаться с руководителем, а его нет на работе, используйте Google Chat. Вы сможете обмениваться сообщениями в чате с любого устройства везде, где есть связь.

Узнайте, как начать работу с Google Chat.

 

 

Управляйте контактами, календарем и электронной почтой руководителя

Если вы работаете ассистентом руководителя или временно замещаете вышестоящего менеджера, то можете вести переписку в Gmail, планировать и координировать мероприятия в Календаре, а также работать с контактами от его или ее имени.

Подробнее…

Как работать с контактами руководителя

Попросите своего руководителя делегировать вам свои контакты. После этого вы получите к ним доступ, а также сможете добавлять их и изменять различную информацию, например имена, номера телефонов и адреса.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Google Контактов. 

Как работать с почтовым ящиком Gmail

Попросите своего руководителя выполнить следующие действия, чтобы делегировать вам доступ к почтовому ящику:

1. В правом верхнем углу нажмите на значок выберите Настройки.
2. Выберите Аккаунты и импорт.
3. В разделе "Предоставить доступ к своему аккаунту" нажмите Добавить другой аккаунт.

   
   Примечание. Делегирование почты может быть запрещено на уровне организации. Если этот параметр не отображается, обратитесь к администратору G Suite.

4. Введите адрес электронной почты пользователя, которого нужно добавить, и нажмите Далее.
5. Нажмите Отправить сообщение, чтобы предоставить доступ.

Когда ваш руководитель выполнит указанные действия, вы получите электронное письмо с запросом на подтверждение. После этого вы сможете читать, отправлять и удалять его или ее электронные письма. В отправленных письмах будет указан и ваш адрес, и адрес руководителя.

Примечание. Вы станете представителем в течение 24 часов после подтверждения.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Как работать с календарем руководителя

Попросите своего руководителя делегировать вам доступ к календарю, чтобы вы могли отвечать на приглашения от его или ее имени, создавать и редактировать мероприятия, а также получать по электронной почте уведомления об изменениях в календаре.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Календаря.

 

 

Отправляйте своему руководителю расписание на день

Помогите начальнику следить за текущими делами, научив получать на почту каждое утро расписание на день. Эти ежедневные письма помогают своевременно посещать встречи и мероприятия.

Инструкции

Покажите своему руководителю, как выполнить следующие действия в Календаре:

1. В Календаре выберите "Настройки" Настройки.
2. Слева в разделе Настройки моих календарей нажмите на свое имя и перейдите в раздел Другие уведомления.
3. В строке Повестка дня рядом с элементом Нет нажмите на стрелку вниз и выберите Эл. почта.

Управление командой

Организовывайте командные тренинги, поездки и другие мероприятия

Если вам нужно организовать поездку или мероприятие для своих коллег, вы можете собрать информацию о предпочтительных рейсах и отелях, а также подобрать подходящую дату с помощью Форм. После этого вы можете создать список рассылки в Группах и отправлять важные оповещения всем заинтересованным пользователям.

Подробнее…

1. Создайте форму

1. Перейдите на страницу forms.google.com.
2. Выберите "Пустой файл" .
3. Откроется новая форма.

Подробную информацию вы найдете в следующей статье: Начало работы с Google Формами

2. Как создать адрес электронной почты для группы

1. Войдите в Google Группы.
2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
3. Введите необходимые данные и выберите настройки. Вот некоторые рекомендуемые настройки:
   • Кто может просматривать обсуждения – только участники команды (если вы хотите сохранить конфиденциальность переписок, связанных с проектом).
   • Участники группы – адреса электронной почты всех сотрудников в команде, работающей над проектом.
   • Менеджеры группы – адреса электронной почты участников команды, которым может понадобиться добавлять в нее участников.
   • Добавлять участников напрямую – включите этот параметр, чтобы вы могли управлять тем, кто присоединяется к группе.
4. Нажмите Создать группу.

Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

 

 

Организовывайте встречи с сопутствующей документацией

Чтобы руководитель и коллеги могли подготовиться к встрече, предоставьте им необходимые документы заранее. К приглашениям в Календаре можно прикрепить документы, таблицы, презентации, повестки дня и другие материалы. Держите в курсе дел всех участников команды и дайте им всю необходимую информацию, чтобы встреча была продуктивной.

Подробнее…

Как прикрепить файл к мероприятию в календаре

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Создайте новое мероприятие или откройте существующее.
3. Если вы создаете новое мероприятие, нажмите Другие параметры.
4. Нажмите на значок "Добавить файл" в поле с описанием в нижней части страницы.
5. Выберите нужный файл на Google Диске. Чтобы прикрепить файл с компьютера, нажмите Загрузить.
6. После этого нажмите Выбрать или Загрузить.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Календаря.

 

 

Отслеживайте запросы сотрудников

Ищете эффективный способ управления запросами сотрудников? Создайте форму, чтобы они могли с ее помощью отправлять запросы на услуги, такие как предоставление питания или техническое обслуживание. Встройте эту форму в сайт, созданный с помощью Google Сайтов, и он станет единой платформой для отправки таких запросов, доступной с любого устройства. Сведения, предоставленные при заполнении формы, можно сохранять в Google Таблицах. Вы можете даже настроить уведомления по электронной почте о получении новых запросов, чтобы реагировать на них как можно скорее.

Подробнее…

1. Создайте форму

1. Перейдите на страницу forms.google.com.
2. Выберите "Пустой файл" .
3. Откроется новая форма.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Документов.

2. Встройте форму в сайт

1. Откройте файл в Google Формах.
2. Нажмите кнопку Отправить в правом верхнем углу экрана.
3. В верхней части открывшегося окна нажмите на значок "Код для встраивания" .
4. Чтобы скопировать HTML-код, нажмите кнопку Копировать либо выделите код и нажмите Ctrl + C (Windows) или Cmd + C (Mac OS).
5. Вставьте HTML-код на сайт или в блог.

3. Настройте уведомления по электронной почте

1. Откройте файл в Google Формах.
2. Нажмите Ответы в верхней части формы.
3. Нажмите на значок .
4. Выберите Получать уведомления о новых ответах по эл. почте.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Документов.

4. Посмотрите ответы в виде таблицы

Выполните следующие действия:

1. Откройте файл в Google Формах.
2. Нажмите Ответы в верхней части формы.
3. Справа вверху выберите "Установить связь с Таблицами" .

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Документов.

 

 

Организовывайте командную работу с помощью общих календарей

Если вы работаете в большом коллективе, организовать видеовстречу в удобное для всех время не так-то просто. Следите за расписанием своих коллег в Календаре, и вы всегда будете знать, когда лучше провести общее совещание. Вы даже можете создать несколько командных календарей, чтобы организовывать совещания, семинары, отпуска и т. д. Вы будете знать, когда ваши коллеги свободны, и сможете без труда планировать встречи или другие мероприятия.

Подробнее…

1. Создайте календарь для команды

Создавать календари можно только в веб-версии сервиса; в приложении эта функция недоступна. Как только календарь будет создан, вы увидите его и в браузере, и в приложении.

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. На панели слева в разделе "Другие календари" нажмите на значок "Добавить другие календари" Создать календарь.
3. Введите название и описание календаря.
4. Нажмите кнопку Создать календарь.
5. Если вы хотите открыть доступ к календарю, нажмите на него в списке слева и выберите Доступ для отдельных пользователей.

2. Поделитесь календарем с командой

 

 

Как распечатать календарь Google

Следите за своим расписанием классическим способом, распечатав календарь Google. Выберите любой диапазон дат, настройте шрифты, печать сведений о мероприятиях и другие параметры. При использовании полноцветной печати вы сможете легко отслеживать разные типы мероприятий.

Подробнее…

Как распечатать календарь

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Чтобы выбрать диапазон дат, в правом верхнем углу экрана нажмите на раскрывающийся список и выберите один из следующих вариантов:
   • День
   • Неделя
   • Месяц
   • Год
   • Расписание
   • 4 дня
3. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Распечатать.
4. В диалоговом окне "Предварительный просмотр" выберите нужные настройки печати, например шрифт и цвет.
5. Чтобы задать дополнительные настройки, нажмите Распечатать.
6. В левом верхнем углу нажмите Печать.

Примечание. Если на листе бумаги достаточно места, будет напечатана информация о местах проведения мероприятий или связанных с ними переговорных комнатах.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Календаря.

 

 

Работайте с несколькими часовыми поясами

Если вы работаете с людьми с разных концов света, вам нужно знать, когда с ними можно связаться. Кроме того, вы должны организовывать поездки руководителя или коллег таким образом, чтобы те не опаздывали на важные встречи из-за разницы во времени. Воспользуйтесь функцией Календаря "Мировые часы", чтобы видеть текущее время в нужных вам странах.

Подробнее…

Как настроить отображение дополнительного часового пояса

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок Настройки.
3. В разделе "Часовой пояс" нажмите Показывать дополнительный часовой пояс.
4. Выберите "Дополнительный часовой пояс" укажите нужный вариант.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Календаря.

Советы по использованию Gmail для помощника руководителя

Настройте автоматическую сортировку входящих сообщений с помощью фильтров

Создавайте фильтры, чтобы автоматически удалять, помечать и пересылать сообщения, а также присваивать им определенные ярлыки. В почтовом ящике вашего руководителя может накопиться множество устаревших и ненужных писем, например ответы на приглашения на мероприятия. Настройте автоматическое архивирование таких писем в Gmail, чтобы они не засоряли папку входящих.

Подробнее…

Как создать фильтр

Назначение ярлыков, архивирование писем, их удаление, пересылку и другие действия можно автоматизировать. Для этого в Gmail есть фильтры.

1. Откройте Gmail.
2. Вверху страницы в строке поиска нажмите на значок "Показать параметры поиска" .
3. Укажите критерии. Чтобы проверить выбранные параметры фильтрации, выполните пробный поиск, нажав Поиск.
4. Внизу окна поиска нажмите Создать фильтр.
5. Выберите действия фильтра.
6. Нажмите кнопку Создать фильтр.

Примечание. Фильтр пересылки писем начинает действовать только с момента создания. Если кто-то ответит на письмо, которое было отфильтровано, ответ будет отфильтрован только в том случае, если он соответствует критериям фильтра.

 

Совет. Попробуйте эти фильтры Gmail для работы и учебы.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Легко отменяйте отправку сообщений

Заметили опечатку в только что отправленном письме? Забыли добавить получателя? Передумали отправлять сообщение? В течение 30 секунд вы можете вернуть его с помощью функции "Отмена отправки" в Gmail.

Подробнее…

Как отменить отправку

Вы можете отозвать письмо сразу после его отправки.

1. В левом нижнем углу вы увидите надпись "Письмо отправлено" и две ссылки: "Отменить" и "Просмотреть сообщение".
2. Нажмите Отменить.

Как выбрать промежуток времени для отмены отправки

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. Рядом с параметром Отмена отправки выберите нужный период: 5, 10, 20 или 30 секунд.
4. Нажмите Сохранить изменения внизу страницы.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Экономьте время, используя готовые ответы

Если вам часто приходится набирать одно и то же сообщение (например, о том, как добраться до офиса или подключиться к видеоконференции), используйте шаблоны ответов в Gmail. Эта функция позволит избежать многократного набора одного и того же текста при общении с клиентами от имени руководителя.

Подробнее…

Как включить функцию "Шаблоны"

1. Откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. В верхней части страницы нажмите Расширенные.
4. В разделе Шаблоны выберите Включить.
5. Внизу нажмите Сохранить изменения.

Как создать новый шаблон или изменить существующий

1. Откройте Gmail и нажмите Написать.
2. В открывшемся окне введите текст шаблона.
3. Нажмите "Ещё" Шаблоны.
4. Выберите нужный вариант:
   • Чтобы создать новый шаблон, нажмите Сохранить черновик как шаблонСохранить как новый шаблон.
   • Чтобы изменить существующий шаблон, нажмите Сохранить черновик как шаблон, а затем в разделе Перезаписать шаблон выберите шаблон и нажмите Сохранить.
5. Чтобы отправить сообщение, создайте его и нажмите Отправить.

Как вставить шаблон в письмо

1. Откройте Gmail и нажмите Написать.
2. Нажмите "Ещё" Шаблоны.
3. Чтобы вставить шаблон, выберите его в разделе Вставить шаблон.
4. Закончите сообщение и нажмите Отправить.

 

 

Легко работайте с несколькими подписями

Если вам нужно использовать разные подписи для внутренней и внешней переписки, вы можете создать несколько подписей с помощью шаблонов в Gmail. При написании письма просто выберите шаблон с нужной подписью.

Инструкции

Как создать подпись

1. Откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. На вкладке Общие найдите раздел Подпись и нажмите Создать.
4. Введите название подписи и нажмите Создать.
   Указанное вами название – это не сама подпись, а название ее шаблона.
5. В поле справа добавьте текст подписи.
6. Используйте панель форматирования, чтобы изменить цвет шрифта, добавить изображение или ссылку.
7. Внизу нажмите Сохранить изменения.

Как выбрать подпись для письма

Совет. Если нужно поменять подпись в процессе создания электронного письма, нажмите на значок "Вставить подпись" в нижней части окна.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Быстрые клавиши

Быстрые клавиши

Как сэкономить время и ускорить работу? Используйте быстрые клавиши в Gmail, Календаре и других сервисах Google, чтобы не тратить лишнее время на обычные действия.

Подробнее о быстрых клавишах…

 

 

Как добавлять задачи из почты и Календаря

Gmail и Календарь помогают следить за расписанием и определять приоритет задач. Одним щелчком превращайте сообщения в задачи и указывайте сроки, которые автоматически появятся в календаре.

Подробнее…

Как создать задачу из письма

1. Откройте Gmail.
2. Справа нажмите на значок "Задачи" .
3. Найдите электронное письмо, из которого хотите создать задачу.
4. Перетащите его на боковую панель.
5. Чтобы добавить дату и время, нажмите Дата и время.

Как создать задачу в Календаре

1. Откройте Google Календарь.
2. Слева в разделе "Мои календари" выберите Задачи.
3. Затем сделайте следующее:
   • Нажмите на пустой интервал в своем календаре.
   • В левом верхнем углу нажмите Создать.
4. Нажмите Задача.
5. Введите название и описание.
6. Чтобы добавить задачу в определенный список, выберите его в раскрывающемся меню.
7. Нажмите Сохранить.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

 

 

Ищите подробные сведения о коллегах

Нужна детальная информация о ком-то из вашей команды? С помощью Cloud Search можно выполнить поиск во всех сервисах Google Workspace для сбора рабочей информации, связанной с определенным человеком. Вы увидите его карточку профиля с контактными данными и рабочей информацией, адресом электронной почты, а также списком файлов на общих дисках и мероприятий в Календаре.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Cloud Search.

Советы по совместной работе с документами

Работайте с файлами на любом устройстве и в любое время

Хотите посмотреть важный файл, но вы не в офисе и у вас нет доступа к электронной почте? Документы, сохраненные на Google Диске или общих дисках, всегда доступны для чтения, редактирования и отправки.

Инструкции

• Диск
• Общие диски

 

 

Отслеживайте изменения файлов и папок на Диске

Хотите посмотреть историю изменений в своих документах? Сохраняйте файлы и папки, над которыми вы работаете вместе с начальником и коллегами, на Диске. Все правки на Диске синхронизируются и доступны для просмотра в реальном времени.

Инструкции

Как узнать, кто комментировал, изменял, перемещал файл или предоставлял к нему доступ

Вы можете посмотреть действия с файлами, находящимися в разделе "Мой диск".

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. В левой части страницы выберите Мой диск.
3. В правом верхнем углу экрана нажмите на значок информации .
4. Чтобы посмотреть недавние изменения, нажмите Действия.
5. Чтобы увидеть правки, внесенные в определенный файл или папку, нажмите на нужный объект.
6. Чтобы увидеть более ранние изменения, прокрутите вниз список в правой части экрана.

Как узнать, кто просматривал файл или кому вы предоставили к нему доступ

Доступность этой возможности зависит от версии Google Workspace и разрешений, заданных администратором. Кто мой администратор?

Примечание. Эта возможность доступна только пользователям G Suite Business и G Suite Enterprise (при условии, что администратор G Suite установил соответствующие разрешения).

1. Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.

   Примечание. Чтобы просмотреть историю активности, необходимы права на редактирование документа.

2. Нажмите Инструменты История активности.
3. Откроется окно с вкладками, включая следующие:

   • История совместного доступа. Список пользователей, с которыми вы поделились файлом. Здесь также можно написать письмо соавторам.
   • Читатели. Список пользователей в организации, которые открывали файл.
   • Статистика просмотров. Диаграмма просмотров за выбранный период.

4. Если вы не хотите, чтобы ваша история просмотров показывалась в этом окне, нажмите Настройки конфиденциальности и выберите нужный вариант.

   • Чтобы отключить историю просмотра для всех файлов, в разделе Настройка аккаунта установите переключатель Показывать мою историю просмотра для всех документов, таблиц и презентаций в положение ВЫКЛ.
   • Чтобы отключить историю просмотра только для одного файла, в разделе Настройка документа установите переключатель Показывать мою историю просмотра этого документа в положение ВЫКЛ.

5. Нажмите Сохранить.

 

 

Легко работайте над документами вместе с коллегами

Хотите быстро получить мнение коллег и руководства о важном документе, но опасаетесь потерять актуальную версию в бесконечной переписке по электронной почте? Создайте файл в Документах, Таблицах, Презентациях, Формах или Рисунках, предоставьте к нему доступ и общайтесь в чате прямо на странице файла.

Инструкции

Как предоставить доступ к файлу на Диске

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок добавления пользователей .
3. Введите адрес электронной почты нужного пользователя или название группы Google.
4. Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
5. Вы можете добавить срок действия совместного доступа, если у вашего аккаунта есть разрешение на это.
6. Укажите, следует ли оповещать пользователей о том, что они получили доступ.
   • Если вы хотите сообщить пользователям о том, что им предоставлен доступ, установите флажок "Уведомить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
   • Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
7. Выберите Отправить или Открыть доступ.

Подробную информацию вы найдете в следующей статье: С чего начать

Примечание. Если вы работаете совместно с группой пользователей над большим количеством файлов, рекомендуем настроить общий диск.

 

 

Быстро находите изменения в документах

Если вы работаете над одним документом вместе с менеджером и коллегами, бывает сложно отследить, кто и когда внес те или иные изменения. В Документах вы можете просматривать историю всех изменений и в любой момент восстановить прежнюю версию файла.

Инструкции

Как просматривать файлы Документов, Таблиц и Презентаций и восстанавливать их предыдущие версии

Примечание. Для просмотра истории версий необходим уровень доступа Владелец или Редактор.

1. Откройте файл на Диске.
2. Нажмите Файл История версий Смотреть историю версий.
3. Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
   • имена пользователей, работавших над документом;
   • квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
4. Чтобы сделать активной одну из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.

Примечание. Смотреть историю изменений может только владелец документа или пользователи, у которых есть права на редактирование.

Как загрузить на Диск новую версию файла

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Нажмите на нужный файл.
3. В правом верхнем углу нажмите на значок "Другие действия" Управлять версиями Загрузить новую версию.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}