20 Google Workspace-tips voor administratief medewerkers

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

Assortiment kantoorartikelen

grijze balk

1

Beheer de contacten, e-mails en agenda van uw manager" "

Of u nu iemands assistent bent of uw manager een week vervangt: u kunt namens iemand anders contacten bekijken en beheren, Gmail-berichten opstellen en beantwoorden of Agenda-afspraken inplannen en coördineren.

Meer informatie

grijze balk

2

Organiseer teamevenementen, reisplanningen en meer" "

Moet u reizen of evenementen plannen voor uw collega's? Maak en verzend een enquête via Formulieren om informatie over vluchten en hotels te verzamelen of om een datum voor een evenement te prikken waarop iedereen kan. Maak vervolgens een mailinglijst in Groepen om belangrijke updates te delen met mensen die samen op zakenreis gaan of aan een evenement deelnemen.

Meer informatie

grijze balk

3

Deel uw inbox automatisch in met filters" "

Maak filters om automatisch e-mail te verwijderen, met een ster te markeren of door te sturen en om labels toe te passen op relevante berichten die u ontvangt. Zo staat de inbox van uw manager misschien vol irrelevante berichten zoals geaccepteerde en geweigerde uitnodigingen voor evenementen. Stel een filter in om Gmail deze berichten automatisch te laten archiveren, zodat uw baas een opgeruimde inbox heeft en zich meteen op de belangrijkste berichten kan richten.

Meer informatie

Gmail

grijze balk

4

Haal verzonden berichten eenvoudig terug" "

Heeft u een typfout in uw e-mail gemaakt? Bent u een ontvanger vergeten? Wilt u een bericht toch liever niet verzenden? U kunt een zojuist verzonden bericht binnen 30 seconden terughalen door de functie 'Verzenden ongedaan maken' van Gmail in te schakelen.

Meer informatie

Gmail

grijze balk

5

Houd overzicht over meerdere tijdzones" "

Als u samenwerkt met mensen over de hele wereld, moet u weten wanneer ze beschikbaar zijn in hun tijdzone. U moet ook zorgen dat uw managers en collega's geen belangrijke afspraken of vergaderingen missen vanwege tijdsverschillen wanneer ze op zakenreis zijn. Bekijk snel hoe laat het in andere landen is door wereldklokken aan uw agenda toe te voegen.

Meer informatie

Agenda

grijze balk

6

Bespaar tijd met vooraf geschreven antwoorden" "

Typt u regelmatig dezelfde berichten? Bent u op zoek naar een makkelijkere manier om belangrijke informatie vaker te gebruiken, zoals een routebeschrijving naar uw kantoor of de procedure om de software voor een videovergadering te installeren en te gebruiken? Gebruik de templates van Gmail om een antwoord op te slaan. Als u dan namens uw manager e-mails naar nieuwe klanten stuurt, kunt u dezelfde template gebruiken, zodat u niet steeds dezelfde informatie hoeft te typen.

Meer informatie

 Gmail

grijze balk

7

Beheer gemakkelijk meerdere handtekeningen" "

Wilt u verschillende handtekeningen gebruiken voor e-mails die u intern binnen uw bedrijf of extern naar klanten verstuurt? Met Gmail kunt u templates gebruiken om makkelijk verschillende handtekeningen te maken en te beheren. De volgende keer dat u een e-mail opstelt, kiest u de template met de handtekening die u wilt gebruiken.

Meer informatie

Gmail

grijze balk

8

 Houd belangrijke taken op uw takenlijst bij" "

Houd het overzicht en geef prioriteit aan uw opdrachten met taken in Gmail of Agenda. U kunt e-mails gemakkelijk omzetten in taken en deadlines instellen die automatisch in uw agenda worden weergegeven.

Meer informatie

grijze balk

9

Houd contact via Google Chat" "

Is uw baas niet op kantoor en moet u dringend iets bespreken? Gebruik Google Chat om overal en op elk apparaat meteen te chatten.

Meer informatie

Google Chat

grijze balk

10

Bekijk uitgebreide zoekresultaten voor uw contacten" "

Heeft u gedetailleerde informatie over een persoon in uw team nodig? Met Cloud Search kunt u in al uw Google Workspace-producten zoeken naar zakelijke gegevens van een bepaalde persoon. Bekijk een profielkaart met de contact- en werkgegevens, het e-mailadres en gedeelde Drive-bestanden en Agenda-afspraken.

Meer informatie

Cloud Search

grijze balk

11

Bereid iedereen voor op vergaderingen met afspraakbijlagen" "

Bereid uw baas en teamleden voor door hen de kans te geven voorafgaand aan vergaderingen relevante bestanden in te zien. Wanneer u een uitnodiging voor een Agenda-afspraak stuurt, kunt u documenten, spreadsheets, presentaties, agenda's en meer bijvoegen zodat iedereen in het team meteen ideeën kan bijdragen. Houd uw baas en team voorafgaand aan een vergadering up-to-date door een agenda, notities of presentatiedia's bij te voegen. Nu kan iedereen vóór de vergadering relevante bestanden doornemen zodat ze zich kunnen voorbereiden.

Meer informatie

Agenda

grijze balk

13

Houd faciliteitsverzoeken bij met Sites" "

Zoekt u een efficiënte manier om faciliteitsverzoeken te coördineren? Gebruik Formulieren zodat teamleden verzoeken voor services kunnen doorgeven, bijvoorbeeld voor catering of onderhoud. Zet vervolgens een website op in Sites en sluit het formulier in zodat medewerkers hun faciliteitsverzoeken kunnen indienen op een vaste plaats waartoe ze overal en op elk apparaat toegang hebben. Als iemand een formulier verzendt, kunt u de reacties vastleggen in Spreadsheets. U kunt zelfs e-mailmeldingen instellen voor nieuwe reacties zodat uw faciliteitsteam het verzoek zo snel mogelijk in behandeling kan nemen.

Meer informatie 

grijze balk

14

Stuur een dagelijkse agenda naar de inbox van uw manager" "

Stuur uw baas een dagelijkse agenda met een duidelijk overzicht om de dag efficiënt te kunnen beginnen. Bied uw manager een dagplanning om belangrijke geplande afspraken en vergaderingen bij te houden.

Meer informatie

Agenda

grijze balk

15

Open uw bestanden altijd en op elk apparaat" "

Heeft u namens uw baas toegang nodig tot een belangrijk bestand wanneer u niet op kantoor bent en geen e-mail heeft? Nadat u een bestand heeft opgeslagen in Drive of een gedeelde Drive, kunt u het altijd en op elk apparaat openen, delen en bewerken.

Meer informatie

grijze balk

16

Houd updates aan bestanden en mappen in Drive bij" "

Wilt u wijzigingen en updates in uw documenten bekijken? Sla werkbestanden en -mappen op in Drive of een gedeelde Drive en deel ze onmiddellijk met uw baas en collega's. Wanneer iemand feedback en goedkeuringen toevoegt, laat Drive zien welke bestanden zijn gewijzigd, zodat iedereen op de hoogte blijft.

Meer informatie

Drive, gedeelde Drives

grijze balk

17

Werk gemakkelijk samen aan documenten met uw collega's" "

Heeft u feedback van uw manager of team nodig over een belangrijk document? Wilt u rechtstreeks met de mensen chatten die uw bestand controleren in plaats van steeds heen en weer te mailen? Maak een document, deel het met iedereen en communiceer in realtime via Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Tekeningen.

Meer informatie

Documenten

grijze balk

18

Coördineer roosters en beschikbaarheid met teamagenda's" "

In grote teams is het lastig datums te plannen waarop iedereen beschikbaar is. Met Agenda kunt u de agenda's van uw teamleden over elkaar leggen om te bekijken wanneer iedereen beschikbaar is. U kunt zelfs meerdere teamagenda's maken om vergaderingen, trainingen, vakanties en meer bij te houden. Nu u weet wanneer mensen beschikbaar zijn, kunt u gemakkelijker teamvergaderingen of evenementen plannen.

Meer informatie

 Agenda

grijze balk

19

Maak sneltoetsen" "

Wilt u tijd besparen en sneller werken? Bekijk de sneltoetsen van Gmail en krijg meer gedaan met minder klikken.

Meer informatie

Gmail

grijze balk

20

Vind sneller wijzigingen in documenten terug" "

Als u met uw baas en collega's samenwerkt aan een document, kan het lastig zijn te bepalen wie wanneer welke wijzigingen heeft doorgevoerd. Gebruik de revisiegeschiedenis in Documenten om alle updates in uw document te bekijken. Als u de voorkeur geeft aan een eerdere versie, kunt u op elk gewenst moment eerdere versies terugzetten.

Meer informatie

Documenten

grijze balk

 
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?