アシスタント業務における G Suite 活用法トップ 20

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さまざまなオフィス用品

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上司の連絡先、メール、カレンダーを管理する青色の線

管理職のアシスタントを務めている場合や、一時的に上司の代理を任されている場合に、その人に代わって連絡先にアクセスして管理を行ったり、Gmail でメールの作成や返信をしたり、Google カレンダーで予定の調整を行ったりすることができます。

方法

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チームのイベントや出張の予定などを取りまとめる青色の線

従業員が参加するイベントや出張の予定を取りまとめることになった場合は、Google フォームでアンケートを作成して送信すれば、飛行機やホテルの情報を集めたり、全員の都合がつく日程を把握したりすることができます。また、Google グループでメーリング リストを作成しておけば、出張やイベントに参加するメンバーと重要な最新情報を共有できます。

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フィルタを利用して受信トレイを自動的に整理する青色の線

フィルタを作成すると、特定の受信メールの削除、スター付け、転送、ラベル付けを自動化できます。たとえば、上司の受信トレイにあまり重要ではないメール(たとえば招待の承諾や拒否の通知)が大量に届いているとします。Gmail のフィルタを設定してこのようなメールを自動的にアーカイブするようにすると、受信トレイがすっきりと整理されて、最も重要なメールだけに注目できるようになります。

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Gmail

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メール送信を簡単に取り消す青色の線

入力ミスや宛先の間違いに気付いたり、送信したメールを取り消したい場合は、Gmail の「送信取り消し」機能を有効にしておくと、送信後 30 秒以内であればメールの送信を取り消すことができます。

方法

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複数のタイムゾーンの時刻を把握する青色の線

一緒に仕事をする人々が世界各地に分散している場合、現地時間の何時なら相手に連絡できるかを把握する必要があります。また、上司や同僚が出張する際、時差が理由で重要な会議やイベントに遅れるようなことがあってはなりません。他の国の時刻がすぐにわかるように、カレンダーに世界時計を追加します。

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事前作成した返信文を使用して時間を節約する青色の線

同じ内容のメールを何度も入力したことはないでしょうか。オフィスへの道順や、ビデオ会議の利用方法などの重要な情報は、簡単に複製できれば便利です。Gmail の「返信定型文」機能を利用すると、返信文を保存しておくことができます。上司の代理で新しいクライアントにメールを送信するときも、返信定型文を使えば、同じ文章を毎回入力する必要がありません。

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簡単に複数の署名を管理する青色の線

社内や社外へのメールで複数の署名を使い分ける必要がある場合は、Gmail の「返信定型文」機能を利用すると、簡単に複数の署名を作成して管理できます。次回メールを新規作成するときは、使用したい署名が含まれている返信定型文を選択します。

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 重要なタスクを ToDo リストで管理する青色の線

割り当てられた仕事を整理して優先順位を付けるには、GmailGoogle カレンダーの ToDo リストにタスクを追加します。メールからタスクへの変換は簡単で、期限を設定しておけばカレンダーに自動的に表示されます。

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Google Chat を使って連絡を取る青色の線

外出中の上司に急いで連絡を取りたいときは、Google Chat を使えば、いつでもどのデバイスからでもチャットができます。

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Google Chat

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連絡先に関する詳細な検索結果を取得する青色の線

チームメンバーの詳細な情報が必要な場合は、Cloud Search を使用すると、G Suite のすべてのサービスで、そのメンバーに関する仕事上の情報を検索できます。プロフィール カードに、メンバーの連絡先、担当業務の詳細、メールアドレス、ドライブで共有されているファイルやカレンダーの予定が表示されます。

方法

Cloud Search

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会議出席者全員のための関連資料を予定に添付する青色の線

上司やチームメンバーが会議に備えられるように事前に関連ファイルを渡しておきましょう。Google カレンダーで招待状を送信するときに、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、予定リストなどを添付しておくと、チーム全員がアイデアを持ち寄れます。予定リスト、メモ、プレゼンテーションのスライドなどを添付して、出席者に常に最新の情報を伝えておけば、全員が必要なファイルに目を通し、準備をして会議に臨むことができます。

方法

Google カレンダー

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庶務事項申請をサイトで管理する青色の線

庶務事項申請への対応を効率的に行うには、Google フォームを利用して、入力するだけで飲食物手配や補修などのサービス申請ができるしくみを用意します。このフォームを、Google サイトで作成したウェブサイトに組み込めば、このサイトが従業員からの庶務事項受付窓口となり、いつでもどのデバイスからでもアクセスできるようになります。フォームが送信されると、入力内容はスプレッドシートに記録されます。新しい申請が送信されたときにメールで通知するように設定しておくと、庶務チームはすぐに対応できるようになります。

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毎日の予定リストを上司の受信トレイに送信する青色の線

上司が日々のタスクを把握しやすいように「毎日の予定リスト」を送信し、毎朝最初に確認してもらいます。その日のスケジュールを一覧形式で見ることができるので、上司が重要なイベントや会議のことを忘れることを防ぎます。

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Google カレンダー

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いつでもどのデバイスからでもファイルにアクセスする青色の線

上司から重要なファイルの確認を頼まれたものの、外出中でメールを見ることができないときはどうすればよいでしょうか。ファイルを Google ドライブや共有ドライブに保存しておけば、いつでもどのデバイスからでもアクセスし、共有や編集を行うことができます。

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ドライブでファイルとフォルダの更新状況を把握する青色の線

ドキュメントの変更や更新内容を知りたい場合は、ファイルとフォルダを Google ドライブや共有ドライブに保存して、上司や同僚と共有します。他のユーザーがフィードバックを書き込んだり承認したりすると、どのファイルが変更されたかがドライブに表示され、全員が同じ情報を共有できます。

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Google ドライブ、共有ドライブ

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ドキュメントの共同編集を簡単に行う青色の線

重要なドキュメントに、上司やチームメンバーからフィードバックが必要な場合や、ファイルのレビュー担当者とメールではなくチャットでやり取りしたい場合は、Google ドキュメントスプレッドシートスライドフォーム図形描画を使ってドキュメントを作成して関係者全員と共有すれば、リアルタイムでコミュニケーションをとることができます。

方法

Google ドキュメント

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チーム カレンダーを使用してスケジュールと空き状況を調整する青色の線

大人数のチームでは、全員に都合のよい日程を決めるのは簡単ではありません。Google カレンダーを使用すれば、チームメンバーそれぞれのカレンダーを重ねて表示し、全員の空き時間を確認することができます。会議、トレーニング、休暇など、管理目的に合わせて複数のチーム カレンダーを作成することもできます。Google カレンダーでメンバーの空き時間を把握できれば、チーム会議やイベントの日程を決めるのも簡単です。

方法

 Google カレンダー

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キーボード ショートカットを活用する青色の線

時間を効率的に使って仕事を進めたい場合は、Gmail のキーボード ショートカットを活用すれば、少ないクリック回数で操作することができます。

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ドキュメント内の変更をすばやく見つける青色の線

1 つのドキュメントを複数のメンバーで共同編集する場合は、ある変更をいつ誰が行ったかを特定するのが難しいことがあります。Google ドキュメントの変更履歴を利用すれば、そのドキュメントに対するすべての変更を確認できます。以前の版のほうが良ければ、いつでも戻すことができます。

方法

Google ドキュメント

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