¿Trabajas con compañeros a distancia o en la oficina? Descubre cómo crecer en entornos de trabajo híbridos.

Veinte consejos de Google Workspace para auxiliares administrativos

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Varios artículos de oficina

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1

Ocúpate de los contactos, el calendario y el correo electrónico de tu jefe" "

Ya seas el asistente de alguien o estés sustituyendo a tu jefe una semana, puedes acceder y gestionar sus contactos, redactar y responder mensajes en Gmail, u organizar y coordinar eventos de Calendar en su nombre.

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2

Organiza eventos, planes de viaje y otras actividades del equipo" "

¿Tienes que organizar planes de viaje o eventos de tus compañeros? Crea y envía una encuesta de Formularios para reunir información sobre vuelos y hoteles, o para elegir la fecha de un evento de forma que todos pueden asistir. Después, crea una lista de distribución de Grupos para compartir novedades importantes con los miembros del equipo que viajen o acudan juntos a él.

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3

Crea filtros para que la bandeja de entrada se organice automáticamente" "

Crea filtros para eliminar, destacar o reenviar de forma automática tu correo, y aplicar etiquetas a mensajes entrantes importantes. Por ejemplo, puede que la bandeja de entrada de tu jefe esté llena de mensajes irrelevantes, como correos de aceptación o rechazo de invitaciones a eventos. Configura un filtro para que Gmail los archive automáticamente para mantener despejada la bandeja de entrada de tu jefe y que pueda centrarse en los mensajes más importantes.

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Gmail

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4

Deshaz fácilmente el envío de mensajes" "

¿Has escrito mal una palabra en un correo? ¿Se te ha olvidado añadir un destinatario? ¿Al final prefieres no enviar ese mensaje? Habilita la función para deshacer envíos de Gmail y podrás recuperar un mensaje que acabas de enviar si no han pasado 30 segundos.

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Gmail

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5

Trabaja con varias zonas horarias" "

Si trabajas con personas de otras partes del mundo, debes saber cuándo están disponibles. También debes asegurarte de que tus jefes y compañeros de trabajo no se pierden reuniones ni eventos importantes por la diferencia horaria cuando viajan. Si añades husos horarios a tu calendario de Calendar, sabrás rápidamente qué hora es en otros países.

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Calendar

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6

Ahorra tiempo con respuestas escritas de antemano" "

¿Escribes con frecuencia el mismo mensaje? ¿Necesitas una manera fácil de automatizar el envío de información importante, como indicaciones para llegar a tu oficina o instrucciones para instalar y utilizar un servicio de videollamada? Puedes guardar respuestas en plantillas de Gmail. Después, cuando envíes correos a nuevos clientes en nombre de tu jefe, podrás utilizar la misma plantilla para no tener que escribir lo mismo cada vez.

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 Gmail

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7

Gestiona fácilmente varias firmas" "

¿Necesitas utilizar diferentes firmas en los correos electrónicos enviados a direcciones de la empresa o a direcciones externas a ella? Con Gmail, puedes usar plantillas para crear y gestionar fácilmente varias firmas. La próxima vez que redactes un correo electrónico, solo tendrás que elegir la plantilla de la firma que quieras utilizar.

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Gmail

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8

 Lleva un control de las tareas importantes en tu lista de tareas pendientes" "

Organízate y prioriza tus tareas en Gmail o en Calendar. Puedes convertir fácilmente los correos electrónicos en tareas y crear fechas de vencimiento que se muestren de forma automática en tu calendario.

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9

Mantén el contacto a través de Google Chat" "

¿Tu jefe no está en la oficina y tienes que hablar con él urgentemente? Con Google Chat puedes chatear al instante desde cualquier dispositivo.

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Google Chat

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10

Recibe resultados detallados al buscar contactos" "

¿Necesitas datos detallados sobre un compañero de equipo? Con Cloud Search, puedes buscar información sobre una persona concreta en todos los productos de Google Workspace. Consulta la tarjeta de perfil de esa persona y accede a sus datos profesionales y de contacto, a su dirección de correo electrónico y a cualquier archivo de Drive o evento de Calendar que comparta.

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Cloud Search

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11

Adjunta archivos a eventos para que todo el mundo pueda prepararse las reuniones" "

Envía archivos importantes a tu jefe y a los miembros del equipo para que puedan prepararse antes de las reuniones. Al enviar una invitación de Calendar, puedes adjuntar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, agendas y mucho más para que todos los miembros del equipo puedan aportar ideas. Adjunta una agenda, notas o diapositivas para que tu jefe y el resto del equipo se puedan poner al día antes de las reuniones. De este modo, todos los asistentes tendrán la posibilidad de consultar los archivos relevantes antes de una reunión para poder preparársela.

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Calendar

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13

Lleva un control de las solicitudes de servicios en las instalaciones con Sites" "

¿Buscas una forma eficaz de coordinar las solicitudes de servicios en las instalaciones? Usa Formularios para que los miembros del equipo puedan solicitar servicios como catering o mantenimiento. A continuación, crea un sitio web de Sites e inserta el formulario para que los empleados tengan un lugar desde el que enviar estas solicitudes y al que puedan acceder desde cualquier ubicación o dispositivo. Cuando alguien envía un formulario, puedes recoger las respuestas en Hojas de cálculo. Incluso puedes crear notificaciones por correo electrónico para que, cada vez que se registren nuevas respuestas, el equipo encargado de las instalaciones pueda ocuparse de las solicitudes cuanto antes.

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14

Envía una agenda diaria a la bandeja de entrada de tu jefe" "

Ayuda a tu jefe a mantenerse organizado enviándole una agenda diaria que pueda revisar a primera hora de la mañana. Así podrá saber cuándo tiene los próximos eventos y reuniones.

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Calendar

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15

Accede a tus archivos con cualquier dispositivo y en cualquier momento" "

¿Tienes que consultar un archivo importante en lugar de tu jefe, pero estás fuera de la oficina y no tienes acceso al correo electrónico? Si lo guardas en Drive o en una unidad compartida, puedes acceder a él, compartirlo y editarlo desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

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16

Mantente al tanto de las actualizaciones de archivos y carpetas en Drive" "

¿Quieres saber qué ha cambiado en tus documentos? Guarda las carpetas y los archivos de trabajo en Drive o en unidades compartidas y compártelos al instante con tu jefe o con tus compañeros de trabajo. Cuando alguien añada comentarios y aprobaciones, Drive mostrará qué archivos se han modificado para que todos los usuarios estén al tanto.

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Drive, unidades compartidas

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17

Colabora fácilmente en documentos con tus compañeros de trabajo" "

¿Necesitas recibir comentarios de tu jefe o equipo sobre un documento importante? ¿Quieres chatear al momento con los revisores de un archivo sin tener que intercambiar un montón de correos electrónicos? Crea y comparte archivos con todo el mundo y comunícate en tiempo real con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos.

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Documentos

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18

Coordina las agendas y la disponibilidad con calendarios de equipo" "

En los equipos con muchos miembros, no es tarea fácil programar fechas que vayan bien a todo el mundo. Con Calendar, puedes superponer los calendarios de los miembros de tu equipo para saber cuándo están todos disponibles. También puedes crear distintos calendarios de equipo para llevar un registro de las reuniones, cursos de formación, vacaciones, etc. Una vez que sepas qué disponibilidad tienen los demás, será muy fácil programar eventos o reuniones de equipo.

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 Calendar

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19

Crea combinaciones de teclas" "

¿Quieres ganar tiempo y trabajar más rápido? Consulta las combinaciones de teclas de Gmail para conseguir más resultados con menos trabajo.

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Gmail

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20

Encuentra los cambios realizados en los documentos con mayor rapidez" "

Si estás colaborando en un documento con tu jefe y compañeros, puede ser complicado saber quién hizo determinados cambios y cuándo. Con el historial de revisiones de Documentos, puedes consultar todas las actualizaciones que se hayan hecho. Si prefieres una versión previa, puedes recuperar la que quieras en cualquier momento.

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