هل تعمل مع زملائك عن بُعد وداخل المكتب؟ تعرَّف على كيفية تحقيق النجاح في بيئات العمل المختلطة.

20 نصيحة للمساعدين الإداريين في Google Workspace

هل تريد الاستفادة إلى أقصى حد من تطبيقات Google في العمل أو المؤسسة التعليمية؟  اشترِك في الإصدار التجريبي المجاني من Google Workspace

مجموعة متنوعة من معدات المكاتب

شريط رمادي

1

التعامل مع التقويم والبريد الإلكتروني وجهات اتصال المدراء" "

سواء كنت مساعدًا لشخص ما أو كنت تحل محل مديرك لمدة أسبوع، يمكنك الوصول إلى جهات الاتصال التابعة لهم وإدارتها، أو إنشاء رسائل Gmail والرد عليها، أو جدولة أحداث تقويم Google وتنسيقها نيابةً عنهم.

كيفية إجراء ذلك

شريط رمادي

2

تنظيم أحداث الفريق وخطط السفر وغيرها" "

هل تحتاج إلى تنظيم خطط لحدث أو للسفر لزملائك؟ يمكنك إنشاء استطلاع في نماذج Google وإرساله لجمع معلومات عن الرحلات الجوية والفنادق، أو تحديد موعد للحدث يناسب الجميع. بعد ذلك، يمكنك إنشاء قائمة بريدية ضمن مجموعات Google لمشاركة التحديثات المهمة مع الأشخاص الذين يسافرون إلى الحدث أو يحضرونه معًا.

كيفية إجراء ذلك

شريط رمادي

3

تنظيم البريد الوارد تلقائيًا باستخدام الفلاتر" "

يمكنك إنشاء فلاتر تعمل تلقائيًا على حذف رسائل من بريدك أو تمييز رسائل بنجمة أو إعادة توجيهها، ولتطبيق التصنيفات على الرسائل الواردة ذات الصلة. مثلاً، قد يكون صندوق البريد الوارد لمديرك ممتلئًا برسائل غير ذات صلة مثل طلبات قبول الأحداث ورفضها. يمكنك إعداد فلتر ليتمكن Gmail من وضع هذه الرسائل في الأرشيف تلقائيًا بحيث يكون لدى رئيسك صندوق بريد وارد خالٍ من الرسائل غير المرغوب فيها والتركيز على الرسائل المهمة.

كيفية إجراء ذلك

Gmail

شريط رمادي

4

يمكنك التراجع بسهولة عن الرسائل المرسَلة" "

هل ارتكبت خطأً إملائيًّا في رسالتك الإلكترونية؟ هل نسيت إضافة مستلِم؟ هل غيرت رأيك بشأن إرسال رسالة؟ يمكنك استرداد رسالة أرسلتها للتو خلال 30 ثانية بحد أقصى، وذلك من خلال تفعيل ميزة التراجع عن الإرسال من Gmail.

كيفية إجراء ذلك

Gmail

شريط رمادي

5

تتبع المناطق الزمنية المتعددة" "

في حال كنت تتعاون مع مستخدمين من جميع أنحاء العالم، عليك معرفة الأوقات التي يكونون متاحين فيها في منطقتهم الزمنية. وتحتاج أيضًا إلى التأكد من أن رؤساءك وزملاءك في العمل لا يفوتون الاجتماعات أو الأحداث المهمة بسبب اختلاف الوقت عند السفر. يمكنك الاطلاع سريعًا على الوقت في البلدان الأخرى من خلال إضافة التوقيتات العالمية إلى تقويم Google.

كيفية إجراء ذلك

تقويم Google

شريط رمادي

6

توفير الوقت باستخدام الردود المكتوبة مسبقًا" "

هل تكتب نفس الرسالة مرارًا وتكرارًا؟ هل تريد إيجاد طريقة سهلة لنسخ المعلومات المهمة، مثل الاتجاهات إلى المكتب أو كيفية إعداد اجتماع فيديو والوصول إليه والمزيد؟ استخدِم نماذج Gmail لحفظ ردّ؛ عند إرسال رسالة إلكترونية إلى عملاء جدد بالنيابة عن مديرك، يمكنك الآن استخدام النماذج حتى لا تضطر إلى كتابة المعلومات نفسها في كل مرة.

كيفية إجراء ذلك

 Gmail

شريط رمادي

7

إدارة توقيعات متعددة بسهولة" "

هل تريد استخدام توقيعات مختلفة للبريد الإلكتروني داخل شركتك أو خارجها؟ باستخدام Gmail، يمكنك استخدام النماذج لإنشاء توقيعات مختلفة للتحكم في توقيعات متعددة بسهولة. وفي المرة التالية التي تنشئ فيها رسالة إلكترونية، ما عليك سوى اختيار النموذج مع التوقيع الذي تريد استخدامه.

كيفية إجراء ذلك

Gmail

شريط رمادي

8

 تتبع المهام المهمة في قائمة مهامك" "

يمكنك البقاء منظّمًا وتحديد أولويات أعمالك باستخدام المهام في Gmail أو تقويم Google. ويمكنك تحويل البريد الإلكتروني إلى مهام وإنشاء تواريخ تسليم تظهر تلقائيًا في تقويمك بسهولة.

كيفية إجراء ذلك

شريط رمادي

9

البقاء على اتصال باستخدام Google Chat" "

هل رئيسك خارج المكتب وأنت تحتاج إلى التواصل معه بشكلٍ عاجل؟ يمكنك استخدام Google Chat لبدء دردشة فورية من أي جهاز ومن أي مكان.

كيفية إجراء ذلك

Google Chat

شريط رمادي

10

الحصول على نتائج بحث تفصيلية لجهات اتصالك" "

هل تحتاج إلى معلومات تفصيلية لفرد في فريقك؟ باستخدام Cloud Search، يمكنك البحث في جميع منتجات Google Workspace للحصول على معلومات العمل المرتبطة بشخص معيّن. يمكنك الاطلاع على بطاقة الملف الشخصي التي تحتوي على تفاصيل الاتصال والعمل وعنوان البريد الإلكتروني وأي ملفات على مساحة التخزين السحابي المشتركة وأحداث "تقويم Google".

كيفية إجراء ذلك

Cloud Search

شريط رمادي

11

إعداد الجميع للاجتماعات من خلال مرفقات الأحداث" "

يمكنك إعداد رئيسك وأعضاء الفريق من خلال منحهم فرصة لمعاينة الملفات ذات الصلة قبل الاجتماعات. عند إرسال دعوة في تقويم Google، يمكنك إرفاق المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وجداول الأعمال وغيرها، بحيث يكون كل فرد في الفريق على استعداد للمساهمة بالأفكار. يمكنك اطلاع رئيسك وفريقك بآخر التحديثات قبل الاجتماع من خلال إرفاق جدول أعمال أو ملاحظات أو عروض تقديمية. يمكن للجميع الآن الحصول على فرصة للبحث في الملفات ذات الصلة قبل الاجتماع حتى يتمكنوا من الاستعداد.

كيفية إجراء ذلك

تقويم Google

شريط رمادي

13

تتبع طلبات المرافق باستخدام مواقع Google" "

هل تبحث عن طريقة فعالة لتنسيق طلبات المرافق؟ يمكنك استخدام نماذج Google حتى يتمكن أعضاء الفريق من ملء طلبات الخدمات، مثل تقديم الأطعمة أو الصيانة. بعد ذلك، يمكنك إعداد موقع إلكتروني في مواقع Google وتضمين النموذج حتى يحصل الموظفون على مكان مخصص لتقديم طلبات المرافق يمكنهم الوصول إليه من أي مكان أو جهاز. عندما يرسل مستخدم نموذجًا، يمكنك التقاط الردود في جداول بيانات Google. ويمكنك أيضًا إعداد إشعارات بالبريد الإلكتروني للردود الجديدة حتى يتمكن فريق المرافق من تنفيذ الطلب في أسرع وقت ممكن.

التعرُّف على كيفية إجراء ذلك 

شريط رمادي

14

إرسال أجندة يومية إلى صندوق البريد التابع لمديرك" "

يمكنك مساعدة رئيسك في العمل على البقاء منظمًا من خلال إرسال أجندة يومية حتى يتمكن من مراجعة أول مهمة في الصباح. يمكنك تزويد مديرك بجدول زمني يومي ليتمكن من متابعة الأحداث والاجتماعات المهمة القادمة.

كيفية إجراء ذلك

تقويم Google

شريط رمادي

15

الوصول إلى ملفاتك على أي جهاز وفي أي وقت" "

هل تحتاج إلى الوصول إلى ملف مهم لرئيسك في العمل عندما تكون بعيدًا عن مكتبك وغير متاح لديك استخدام بريد إلكتروني؟ بعد تخزين ملف في Drive أو مساحة Drive مشتركة، يمكنك الوصول إليه ومشاركته وتعديله على أي جهاز وفي أي وقت.

كيفية إجراء ذلك

شريط رمادي

16

تتبع تحديثات الملفات والمجلدات في Google Drive" "

هل تريد عرض التغييرات والتحديثات التي تم إدخالها على المستندات؟ يمكنك حفظ ملفات ومجلدات العمل في Drive أو مساحة Drive مشتركة، ثم مشاركتها مع رئيسك وزملائك في العمل على الفور. عند تضمين التعليقات والموافقات من قِبل عميل، يعرض لك Drive ما تم تغييره من ملفات، حتى تتم مزامنة الجميع باستمرار.

كيفية إجراء ذلك

Google Drive ومساحات Drive المشتركة

شريط رمادي

17

التعاون في العمل على المستندات مع زملائك بسهولة" "

هل تحتاج إلى تعليقات من مديرك أو فريقك بشأن مستند مهم؟ هل تريد إجراء محادثة فورية مع الأشخاص الذين يراجعون ملفًا بدلاً من إرساله عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا؟ يمكنك إنشاء مستند ومشاركته مع الجميع والتواصل في الوقت الفعلي باستخدام المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والنماذج والرسومات من Google.

كيفية إجراء ذلك

مستندات Google

شريط رمادي

18

تنسيق الجداول الزمنية ومدى توفّرها باستخدام تقاويم الفريق" "

يكون من الصعب تحديد مواعيد تناسب الجميع مع الفرق الكبيرة. باستخدام تقويم Google، يمكنك استخدام تقاويم لأعضاء فريقك لمعرفة الوقت الذي يناسب الجميع. يمكنك أيضًا إنشاء تقاويم متعددة للفريق لتتبع الاجتماعات والتدريبات والعطلات وغيرها. الآن وبعد أن عرفت الوقت الذي يناسب جميع الأعضاء، يسهُل جدولة اجتماعات الفريق أو أحداثه.

كيفية إجراء ذلك

 تقويم Google

شريط رمادي

19

إنشاء اختصارات لوحة المفاتيح" "

هل تريد توفير الوقت والعمل بشكل أسرع؟ يمكنك الاطلاع على اختصارات لوحة المفاتيح في Gmail وتنفيذ المزيد من المهام بأقل عدد من النقرات.

كيفية إجراء ذلك

Gmail

شريط رمادي

20

العثور على التغييرات في المستندات بشكلٍ أسرع" "

في حال كنت تتعاون مع رئيسك وزملائك في العمل في ملف واحد، قد يكون من الصعب تحديد المستخدمين الذين أجروا تغييرات معيّنة ووقت إجراء ذلك. يمكنك استخدام سجل النُسخ السابقة في مستندات Google لمراجعة جميع التحديثات على المستند. إذا كنت تفضل استخدام نسخة أقدم، يمكنك العودة إلى أي النُسخ السابقة في أي وقت.

كيفية إجراء ذلك

مستندات Google

شريط رمادي

 
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟
بحث
محو البحث
إغلاق البحث
تطبيقات Google
القائمة الرئيسية
مركز مساعدة البحث
false