與決策者協同合作

課程內容

瞭解如何搜尋相關人員並與對方開會、指派工作、追蹤進度，以及推動專案持續進行。

事前準備

10 分鐘

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教學課程內容

與相關人員聯絡 與相關人員開會 解決問題

1  與相關人員聯絡

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1.1 搜尋相關人員

如果您在處理緊急問題或工作，且需要與貴機構其他人員聯絡，可以在 Google Cloud Search 中搜尋人員。

搜尋相關人員並與對方聯絡：

1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

   如果無法登入，即表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

2. 搜尋使用者姓名。
3. 如要傳送電子郵件，請在搜尋結果資訊卡中按一下對方的電子郵件地址。
4. 如要取得其他聯絡選項或更多回報關係資訊，請按一下使用者的姓名，開啟對方的個人資料頁面。
5. 在個人資料頁面中，按一下您想與對方聯絡的方式：
   • 如要傳送電子郵件，請按一下「電子郵件」圖示 或對方的電子郵件地址。
   • 如要安排會議，請按一下「時間表」圖示 。
   • 如要進行即時通訊，請按一下「Hangouts」圖示 。
   • 如要發起視訊通話，請按一下「視訊通話」圖示 。
6. 如要開啟對方的個人資料頁面以便與對方的主管或直屬部屬聯絡，請按一下該主管或直屬部屬的姓名。

1.2 與利害關係人溝通交流

決定您要聯絡的對象後，可以撰寫郵件或傳送郵件給相關人員。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的 [撰寫郵件]。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 如要隱藏建議的收件者，請在對方的個人資料相片上按一下滑鼠右鍵，然後點選「隱藏建議」。
   • 如要尋找已隱藏的建議收件者，請輸入對方名稱，然後按一下「顯示隱藏的建議」。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
   • 撰寫郵件內文時，也可以在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，並加上聯絡人名稱來新增收件者。
6. 按一下郵件底部的「傳送」。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

傳送即時訊息給使用者：

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示 。
3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
   • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
4. 按一下你要傳送訊息的對象。
5. 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示 。

發起群組對話：

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
5. 按一下「完成」圖示 。
6. 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示 。

2  與相關人員開會

2.1 查看其他人可參加會議的時間

要在大型群組中協調不同時區人員的開會時間十分困難。安排會議之前，您可以先在 Google 日曆中確認所有人方便的時間。

如果有人與你共用日曆，或者對方和你在同一家公司、學校或其他機構服務，只要將對方加入某場活動，你就可以查看他們是否有空。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下左側的「搜尋使用者」。
3. 開始輸入對方的名稱，然後選取你要會面的對象。
4. 按一下左上角的「建立」圖示 。
5. 按一下「安排時間」。如果邀請對象已經與你共用日曆，你就能看到他們何時可以出席。

2.2 安排會議

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選用：如果你要新增邀請對象參加活動，請按一下左側的 [搜尋使用者]，然後開始輸入邀請對象的名稱。
3. 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
4. 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
5. 按一下「儲存」。

提示：如要建立時間較長的活動，請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。

2.3 將檔案附加至會議邀請

附加文件或任何您要討論的資源。邀請對象可以在會議前查看相關檔案，讓自己有所準備。

1. 按一下「新增說明或附件」欄位。
2. 新增聯絡資訊、操作說明或活動連結等詳細資料。
3. (選用) 您可以新增粗體、斜體、底線、清單及連結，為說明設定格式。

2.4 加入會議

在 Google 日曆中查看排定的會議，並快速加入視訊會議。請參閱 Google Meet 一覽表。

1. 在 Google 日曆中按一下你要加入的活動。
2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]。
3. 在隨即開啟的視窗中，按一下 [立即加入]。

2.5 在視訊會議中分享及展示螢幕畫面

使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。

1. 在 Google 雲端硬碟中，開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報檔案。
2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報，請按照下列步驟操作：
   1. 按一下右上角的 [共用]。
   2. 新增文件標題並按一下 [儲存]。
   3. 新增會議邀請對象，然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
   4. 按一下 [傳送]。
3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面：
   • 您的整個畫面
   • 單個視窗
   • 分頁
5. 按一下 [分享]。

提示：如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知)，可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來，當您分享螢幕畫面時，系統就不會顯示通知。

2.6 共用檔案及其他資料

與其他人共用相關檔案或資料夾，為工作做好準備。

與特定使用者共用檔案或資料夾：

1. 選取要共用的檔案。
2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 。
3. 在「與使用者和群組共用」之下，輸入共用對象的電子郵件地址。

   注意：如果貴機構已啟用訪客共用功能，您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件。

4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限，請依序按一下右側的向下箭頭 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
5. 選擇是否要通知對方。
   • 如果想向共用對象發送通知，請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做，共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
   • 如果不想通知對方，請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
6. 按一下 [共用] 或 [傳送]。

共用檔案或資料夾的連結：

1. 在雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾，在上面按一下滑鼠右鍵，並選取「共用」圖示 。

   使用 Google 文件、試算表或簡報時，請按一下頂端的 [共用]。

   注意：您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作，請點選機構名稱下方的 [變更]：
   • 如要變更權限，請點選右側的向下箭頭 ，然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
   • 如要允許與機構外的人士共用連結，請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭  [公開]。

     注意：如果找不到這個選項，請與管理員聯絡。

3. 按一下 [複製連結]。
4. 按一下 [完成]。
5. 將連結貼到電子郵件、網站，或者您想共用檔案的任何地方。

2.7 指派工作

決定要處理作業的對象後，您可以指派工作給相關人員。

1. 在電腦上開啟 Google 文件、試算表、簡報或影片。
2. 反白選取要加註的文字、圖片、儲存格、投影片或場景。
3. 按一下工具列中的「新增註解」圖示 ，即可新增註解。
4. 輸入註解內容。
5. 按一下 [註解]。

2.8 傳送後續追蹤電子郵件

在會議結束後傳送後續追蹤電子郵件，藉此彙整會議紀錄與進行其他相關工作。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的 [撰寫郵件]。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 如要隱藏建議的收件者，請在對方的個人資料相片上按一下滑鼠右鍵，然後點選「隱藏建議」。
   • 如要尋找已隱藏的建議收件者，請輸入對方名稱，然後按一下「顯示隱藏的建議」。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
   • 撰寫郵件內文時，也可以在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，並加上聯絡人名稱來新增收件者。
6. 按一下郵件底部的「傳送」。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

3  解決問題

3.1 協作可能的解決方法

您可以建立文件，當成空白畫布，讓成員在上面自由提出想法和解決方案。大家可以即時協作編輯文件、在檔案中進行即時通訊，並可透過註解和建議功能獲得針對性的意見。

1. 在電腦上開啟 Google 文件、試算表、簡報或影片。
2. 反白選取要加註的文字、圖片、儲存格、投影片或場景。
3. 按一下工具列中的「新增註解」圖示 ，即可新增註解。
4. 輸入註解內容。
5. 按一下 [註解]。

3.2 追蹤更新及變更的內容

您可以運用條件式格式設定規則，將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說，您可以針對已完成的工作加上顏色，以便與尚未完成或進行中的工作清楚區分。

設定進度追蹤工具：

1. 開啟試算表，然後選取要套用格式規則的資料欄。
2. 依序選取 [格式] [條件式格式設定]。
3. 設定規則。在這個範例中，您要針對狀態為「完成」、「尚未開始」或「進行中」的工作加上不同的顏色。

	在「單色」分頁的「儲存格符合以下條件時套用指定格式] 之下，選取 [文字包含]。
	在 [文字包含] 下方的方塊中輸入「完成」。
	按一下「格式設定樣式」下方的清單，選擇為背景或文字設定顏色。
	如要指定自訂文字或背景顏色，請點選「文字顏色」圖示 或「填滿顏色」圖示 。您可以視需要同時指定文字顏色和背景顏色。
	如要新增更多規則，請按一下 [新增其他規則]，並依照上述步驟操作。舉例來說，您可以將狀態為「尚未開始」的工作設定為紅色背景，並將狀態為「進行中」的工作設定為橘色背景。
	按一下 [完成]。

3.3 安排結案會議

安排結案會議，確保所有人都已完成自己的工作，並討論其他任何問題。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選用：如果你要新增邀請對象參加活動，請按一下左側的 [搜尋使用者]，然後開始輸入邀請對象的名稱。
3. 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
4. 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
5. 按一下「儲存」。

提示：如要建立時間較長的活動，請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。

3.4 在會議期間協作議程

在會議期間共用議程，讓所有人都能掌握狀況。

1. 在 Google 雲端硬碟中，開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報檔案。
2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報，請按照下列步驟操作：
   1. 按一下右上角的 [共用]。
   2. 新增文件標題並按一下 [儲存]。
   3. 新增會議邀請對象，然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
   4. 按一下 [傳送]。
3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面：
   • 您的整個畫面
   • 單個視窗
   • 分頁
5. 按一下 [分享]。

提示：如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知)，可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來，當您分享螢幕畫面時，系統就不會顯示通知。

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