Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Mit Entscheidungsträgern zusammenarbeiten

Anleitung für Google Workspace
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""Lerninhalte

Projektbeteiligte finden und Besprechungen mit ihnen abhalten, Aufgaben zuweisen, Fortschritte verfolgen und Projekte voranbringen.

Voraussetzungen

"" Ungefähr 10 Minuten.
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In dieser Anleitung

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Projektbeteiligte kontaktieren Besprechungen mit den Beteiligten abhalten Probleme beheben

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1. Projektbeteiligte kontaktieren


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1.1 Nach Projektbeteiligten suchen

Wenn Sie an einem dringenden Problem oder einer eiligen Aufgabe arbeiten und die Hilfe anderer Personen in Ihrer Organisation benötigen, können Sie in Google Cloud Search nach ihnen suchen.

So finden und kontaktieren Sie Projektbeteiligte:

  1. Melden Sie sich unter cloudsearch.google.com in Cloud Search an.

    Wenn die Anmeldung fehlschlägt, ist Cloud Search für Ihr Konto nicht verfügbar. Weitere Informationen

  2. Suchen Sie nach dem Namen einer Person.
  3. Klicken Sie in der Ergebniskarte auf ihre E-Mail-Adresse, um eine E-Mail zu senden.
  4. Wenn Sie andere Kontaktoptionen oder weitere Berichtsdetails abrufen möchten, klicken Sie auf den Namen der Person, um die Seite mit ihren Profilinformationen aufzurufen. 
  5. Klicken Sie auf der Seite "Profilinformationen" auf eine der Optionen, um auszuwählen, wie Sie die Person kontaktieren möchten:
    • Wenn Sie eine E-Mail senden möchten, klicken Sie auf "E-Mail" "" oder auf die E-Mail-Adresse der Person.
    • Wenn Sie eine Besprechung einrichten möchten, klicken Sie auf "Planen" "".
    • Wenn Sie chatten möchten, klicken Sie auf "Hangout" "".
    • Wenn Sie einen Videoanruf starten möchten, klicken Sie auf "Videoanruf" Videokamera.
  6. Um die Seite "Profilinformationen" zu öffnen und den Vorgesetzten der Person oder die ihr unterstellten Mitarbeiter zu kontaktieren, klicken Sie auf den gewünschten Namen.
1.2 Mit Projektbeteiligten kommunizieren

Nachdem Sie festgelegt haben, wen Sie kontaktieren müssen, schreiben Sie eine E-Mail oder senden Sie eine Nachricht an die Projektbeteiligten.

1 Öffnen Sie Gmail.
2 Klicken Sie links auf Schreiben
3 Optional: Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf „Maximieren“ "" oder auf „Vollbildmodus beenden“ Vollbildmodus beenden klicken.
4 Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
5 Geben Sie den Text ein. Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.
6 Optional: Fügen Sie einen Anhang hinzu, z. B. Drive-Dateien Insert file using Drive oder Fotos Insert image.
7 Klicken Sie auf Senden.

Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen

Karte, wo sich Schritte 1–7 von oben im Posteingang und in einer E-Mail befinden

So senden Sie eine Direktnachricht:

  1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
  2. Wenn der Name noch nicht unter „Chat“ angezeigt wird, klicken Sie auf „Chat starten“ "".
  3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
    • Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
  4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
  5. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ "".

So starten Sie eine Gruppenunterhaltung:

  1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
  2. Klicken Sie unter „Chat“ auf eine vorhandene Gruppenunterhaltung und geben Sie eine Nachricht ein und dann klicken Sie auf „Senden“ "".
  3. Wenn die Gruppenunterhaltung nicht unter „Chat“ aufgeführt ist, klicken Sie auf „Chat starten“ "" und dann Gruppenunterhaltung starten.
  4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
  5. Klicken Sie auf „Fertig“ "".
  6. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ "".

Nachricht an eine Gruppe schreiben

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2. Besprechungen mit den Projektbeteiligten abhalten


 
2.1 Verfügbarkeit der einzelnen Personen prüfen

Die Terminfindung bei großen Personengruppen in verschiedenen Zeitzonen ist häufig eine Herausforderung. In Google Kalender können Sie die Verfügbarkeit aller Beteiligten prüfen, bevor Sie eine Besprechung planen.

  1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie auf Plus Eintragen und dann Termin.
  2. Geben Sie im Abschnitt Gäste hinzufügen die E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein.  
  3. Klicken Sie auf Zeitvorschläge und wählen Sie eine Zeit aus. 
  4. Klicken Sie auf einen Zeitblock.
  5. Optional: Wenn Sie keine vorgeschlagene Besprechungszeit finden, klicken Sie auf Zeitpunkt finden und wählen Sie einen Zeitblock aus. 
  6. Klicken Sie auf Speichern.

 

Zeitpunkt für eine Besprechung finden

2.2 Besprechung planen
  1. Klicken Sie in Google Kalender auf Eintragen "".
  2. Geben Sie einen Titel sowie Datum und Uhrzeit für den Termin ein.
  3. Klicken Sie auf Gäste hinzufügen und fügen Sie Teilnehmer hinzu.
    Hinweis: Sobald Sie einen Gast hinzugefügt haben, wird auch eine Google Meet-Videokonferenz automatisch hinzugefügt. Sie können aber auch vor dem Hinzufügen von Gästen auf Google Meet-Videokonferenz hinzufügen klicken.
  4. Sie können außerdem eine Beschreibung eingeben oder Anhänge hinzufügen, z. B. eine Terminübersicht oder eine Präsentation.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Klicken Sie auf Senden.
2.3 Dateien an die Besprechungseinladung anhängen

Sie können Dokumente oder andere Ressourcen anhängen, über die Sie diskutieren möchten. Gäste können sich so relevante Dateien vor der Besprechung ansehen und sich optimal vorbereiten.

1 Zeitzone auswählen
2 Wiederkehrenden Termin einrichten
3 Zeitpunkt finden: Hier können Sie nach einem Zeitpunkt suchen, an dem alle verfügbar sind.
4 Termindetails hinzufügen: Hier können Sie u. a. einen Ort hinzufügen und Terminbenachrichtigungen einrichten.
5 Videokonferenz hinzufügen: Sie haben auch die Möglichkeit, das Add-on eines Drittanbieters auszuwählen.
6 Beschreibung hinzufügen: Hier haben Sie Platz, um Details wie Kontaktdaten, Anleitungen oder Links anzugeben. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie Listen und Links hinzufügen oder den Text fett bzw. kursiv formatieren oder unterstreichen.
7 Anhänge hinzufügen: Sie haben die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, z. B. Dokumente oder Präsentationen.

Kalenderdetails hinzufügen

2.4 An der Besprechung teilnehmen

In Google Kalender sehen Sie Ihre geplante Besprechung und können ganz einfach daran teilnehmen. Dieser Google Meet-Spickzettel wird Ihnen dabei helfen.

  1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
  2. Klicken Sie auf Mit Google Meet teilnehmen.
  3. Klicken Sie im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf Jetzt teilnehmen
An Google Meet teilnehmen
2.5 Inhalte während einer Videokonferenz freigeben und präsentieren
Organisatoren von Videokonferenzen mit Google Workspace for Education können verhindern, dass Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben. 
  1. Öffnen Sie in Google Drive die Datei aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.
  2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:
    1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
    2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
    3. Fügen Sie Gäste hinzu und gewähren Sie allen Zugriff als Bearbeiter.
    4. Klicken Sie auf Senden.
  3. Öffnen Sie Google Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.
  4. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was Sie einblenden möchten:
    • Den ganzen Bildschirm
    • Ein Fenster
    • Ein Tab
  5. Klicken Sie auf Teilen.

Tipp: Wenn Sie nicht den Chrome-Browser verwenden (in dem alle Pop-up-Benachrichtigungen automatisch ausgeblendet werden), schalten Sie Benachrichtigungen stumm oder deaktivieren Sie sie, damit sie nicht angezeigt werden, während Sie präsentieren.

2.6 Dateien und andere Materialien freigeben

Sie können alle Personen, die an einer Aufgabe arbeiten, darauf vorbereiten, indem Sie die relevanten Dateien und Ordner für sie freigeben.

So geben Sie Dateien und Ordner für bestimmte Personen frei:

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ "".
  3. Geben Sie unter Für Personen und Gruppen freigeben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten.

    Hinweis: Wenn die Freigabe für Besucher für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Personen, die kein Google-Konto haben, zur Zusammenarbeit an Ihren Google Drive-Dateien und -Ordnern einladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.

  4. Um zu ändern, was andere Personen mit Ihrer Datei tun können, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil "" und dann Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter.
  5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
    • Wenn Sie andere benachrichtigen möchten, dass Sie eine Datei freigegeben haben, klicken Sie auf das Kästchen neben Personen benachrichtigen. Wenn Sie Personen benachrichtigen, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
    • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
  6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.

So geben Sie Links zu Dateien und Ordnern frei:

  1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf "Freigeben" Freigeben.

    Klicken Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen oben auf Freigeben.

    Hinweis: Sie können Dateien nur freigeben, wenn Sie der Inhaber sind oder Bearbeitungszugriff haben.

  2. Optional: Klicken Sie unter dem Namen Ihrer Organisation auf Ändern, um festzulegen, was andere mit Ihrer Datei tun können, wenn Sie sie freigeben:
    • Um die Berechtigung zu ändern, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil "" und wählen Sie Betrachter, Verfasser eines Kommentars oder Bearbeiter aus.
    • Wenn Sie den Link außerhalb Ihrer Organisation freigeben möchten, klicken Sie neben dem Namen Ihrer Organisation auf den Abwärtspfeil "" und dann Öffentlich.

      Hinweis: Falls diese Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

  3. Klicken Sie auf Link kopieren.
  4. Klicken Sie auf Fertig.
  5. Fügen Sie den Link in eine E-Mail, auf einer Website oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.
Dateien in Google Drive freigeben
2.7 Aufgaben zuweisen

Nachdem Sie festgelegt haben, wer an einer Aufgabe arbeiten soll, können Sie sie zuweisen.

  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ "".
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Kommentarfeld öffnen, Text eingeben und eine Aufgabe optional einer Person zuweisen

2.8 Besprechungsnotizen per E-Mail senden

Nach der Besprechung können Sie eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Besprechungsnotizen und aller weiteren Aufgaben senden.

1 Öffnen Sie Gmail.
2 Klicken Sie links auf Schreiben
3 Optional: Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf „Maximieren“ "" oder auf „Vollbildmodus beenden“ Vollbildmodus beenden klicken.
4 Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
5 Geben Sie den Text ein. Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.
6 Optional: Fügen Sie einen Anhang hinzu, z. B. Drive-Dateien Insert file using Drive oder Fotos Insert image.
7 Klicken Sie auf Senden.

Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen

Karte, wo sich Schritte 1–7 von oben im Posteingang und in einer E-Mail befinden

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3. Probleme beheben


 
3.1 Gemeinsam mögliche Lösungen erarbeiten

Warum erstellen Sie nicht ein Dokument für alle Ideen und Lösungen? So können alle in Echtzeit gemeinsam am Problem arbeiten. Auch der Chat direkt in den Dateien ist möglich und mit Kommentaren und Vorschlägen lässt sich Feedback zu konkreten Punkten einholen.

  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ "".
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Kommentarfeld öffnen, Text eingeben und eine Aufgabe optional einer Person zuweisen

3.2 Aktualisierungen und Änderungen im Blick behalten

Mithilfe bedingter Formatierungen können Sie auf einen Blick sehen, wie es mit den Projektaufgaben vorangeht. Dazu können Sie zum Beispiel Farben für die verschiedenen Statusmeldungen hinzufügen. So heben sich abgeschlossene Aufgaben deutlicher von den noch nicht begonnenen oder gerade bearbeiteten Aufgaben ab.

So richten Sie das Fortschritts-Tracking ein:

  1. Öffnen Sie Google Tabellen und wählen Sie die Spalte aus, der Sie Formatierungsregeln zuweisen möchten.
  2. Klicken Sie auf Format und dann Bedingte Formatierung.
  3. Legen Sie die Regeln fest. In diesem Beispiel weisen Sie verschiedene Farben zu, je nachdem, ob eine Aufgabe "Abgeschlossen", "Nicht begonnen" oder "In Bearbeitung" ist:
A Wählen Sie auf dem Tab Einfarbig unter Zellen formatieren, wenn… die Option Text enthält aus.
B Geben Sie im Feld unter Text enthält den Text Abgeschlossen ein.
C Klicken Sie unter Art der Formatierung auf die Liste, um auszuwählen, ob der Hintergrund oder die Schrift farbig sein soll.
D Wenn Sie eine benutzerdefinierte Farbe für Schrift oder Hintergrund festlegen möchten, klicken Sie auf "Schriftfarbe" "" oder "Füllfarbe" "". Bei Bedarf können Sie auch beides festlegen, also sowohl eine bestimmte Schriftfarbe als auch die gewünschte Hintergrundfarbe.
E Um weitere Regeln einzurichten, klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen und gehen Sie wie oben beschrieben vor. Sie können z. B. dem Status Nicht begonnen eine rote Hintergrundfarbe zuweisen, während Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung einen orangen Hintergrund erhalten.
F Klicken Sie auf Fertig.

Im Menü unter "Format" die Regeln für die bedingte Formatierung suchen

3.3 Abschlussbesprechung planen

Sie können eine Abschlussbesprechung ansetzen, um zu überprüfen, ob alle Teilnehmer ihre Aufgaben erledigt haben, und um Fragen zu besprechen.

  1. Klicken Sie in Google Kalender auf Eintragen "".
  2. Geben Sie einen Titel sowie Datum und Uhrzeit für den Termin ein.
  3. Klicken Sie auf Gäste hinzufügen und fügen Sie Teilnehmer hinzu.
    Hinweis: Sobald Sie einen Gast hinzugefügt haben, wird auch eine Google Meet-Videokonferenz automatisch hinzugefügt. Sie können aber auch vor dem Hinzufügen von Gästen auf Google Meet-Videokonferenz hinzufügen klicken.
  4. Sie können außerdem eine Beschreibung eingeben oder Anhänge hinzufügen, z. B. eine Terminübersicht oder eine Präsentation.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Klicken Sie auf Senden.
3.4 Während einer Besprechung gemeinsam Tagesordnungspunkte abarbeiten

Während der Besprechung können Sie eine Terminübersicht freigeben, damit alle auf dem Laufenden bleiben.

  1. Öffnen Sie in Google Drive die Datei aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.
  2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:
    1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
    2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
    3. Fügen Sie Gäste hinzu und gewähren Sie allen Zugriff als Bearbeiter.
    4. Klicken Sie auf Senden.
  3. Öffnen Sie Google Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.
  4. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was Sie einblenden möchten:
    • Den ganzen Bildschirm
    • Ein Fenster
    • Ein Tab
  5. Klicken Sie auf Teilen.

Tipp: Wenn Sie nicht den Chrome-Browser verwenden (in dem alle Pop-up-Benachrichtigungen automatisch ausgeblendet werden), schalten Sie Benachrichtigungen stumm oder deaktivieren Sie sie, damit sie nicht angezeigt werden, während Sie präsentieren.

Fenster zum Hinzufügen von Personen mit Klick auf "Freigeben" öffnen und anschließend auf "Senden" klicken

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