¿Trabajas con compañeros a distancia o en la oficina? Descubre cómo crecer en entornos de trabajo híbridos.

Colaborar con los responsables de la toma de decisiones

Tutorial de Google Workspace para empresas
¿Quieres sacar más partido de las aplicaciones de Google en tu trabajo o en tu centro educativo?  Regístrate para probar Google Workspace gratis

""Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo encontrar y reunirse con colaboradores, asignar tareas, hacer un seguimiento del progreso y mantener en marcha los proyectos.

Qué se necesita

"" Aproximadamente 10 minutos.
Cuenta Cuenta Cuenta de Google Workspace - ¿No tienes una? Empieza tu prueba gratuita de 14 días hoy mismo.

" "

En este tutorial

""
Ponerse en contacto con colaboradores Reunirse con colaboradores Resolver problemas

" "

1. Ponerse en contacto con colaboradores


Mostrar todo  |  Ocultar todoCerrar todo
1.1. Buscar colaboradores

Si estás trabajando en un problema o una tarea urgente y necesitas que otras personas de tu organización colaboren contigo, puedes buscarlas en Google Cloud Search.

Buscar colaboradores y ponerse en contacto con ellos

  1. Inicia sesión en Cloud Search accediendo a cloudsearch.google.com.

    Si no puedes iniciar sesión, tu cuenta no tiene instalado Cloud Search. Más información

  2. Busca a una persona por su nombre.
  3. Para enviar un correo electrónico, haz clic en la dirección de correo electrónico de esa persona en la tarjeta de resultados.
  4. Si quieres ver otras opciones de contacto o consultar más información sobre los informes, haz clic en el nombre de la persona para abrir la página de información de su perfil. 
  5. En la página de información del perfil, elige cómo quieres ponerte en contacto con la persona:
    • Para enviarle un correo electrónico, haz clic en Correo electrónico "" o en su dirección de correo electrónico.
    • Para organizar una reunión, haz clic en Programar "".
    • Para chatear, haz clic en Hangouts "".
    • Para iniciar una videollamada, haz clic en Videollamada Videocámara.
  6. Para abrir la página de información del perfil y ponerte en contacto con el supervisor o los subordinados de la persona, haz clic en el nombre del supervisor o del subordinado.
1.2. Comunicarse con los colaboradores

Una vez que hayas determinado con quiénes debes ponerte en contacto, envíales un correo electrónico o un mensaje.

1 Abre Gmail.
2 A la izquierda, haz clic en Redactar
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Pantalla completa "" o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de las áreas de la bandeja de entrada y el correo donde hay que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 que se indican arriba

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat "".
  3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
    • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
  4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
  5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".

Iniciar conversaciones de grupo

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje y luego haz clic en Enviar "".
  3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat "" y luego Iniciar una conversación de grupo.
  4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
  5. Haz clic en Listo "".
  6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".

Enviar mensajes a grupos

Volver al principio

" "

2. Reunirse con colaboradores


 
2.1. Consultar la disponibilidad de los usuarios

Coordinar agendas puede ser difícil cuando muchas personas de diferentes zonas horarias tienen que trabajar juntas. Antes de organizar una reunión, puedes comprobar la disponibilidad de todos los participantes en Google Calendar.

  1. Abre Calendar y haz clic en Más Crear y luego Evento.
  2. Ve a la sección Añade invitados e introduce la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres invitar.  
  3. Haz clic en Sugerencias de horas y selecciona una hora para la reunión. 
  4. Haz clic en una franja horaria.
  5. (Opcional) Si no encuentras sugerencias de horas, haz clic en Encontrar un hueco y selecciona una franja horaria. 
  6. Haz clic en Guardar.

 

Encontrar un hueco para reunirse

2.2. Programar una reunión
  1. En Calendar, haz clic en Crear "".
  2. Indica el título del evento, la fecha y la hora.
  3. Haz clic en Añade invitados y añade a los participantes que quieras.
    Nota: Al añadir un invitado, se añade automáticamente una videollamada de Google Meet, pero también puedes hacer clic en Añadir videollamada de Google Meet antes de añadir a los participantes.
  4. (Opcional) Añade una descripción del evento o archivos adjuntos, como una agenda o una presentación.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Haz clic en Enviar.
2.3. Adjuntar archivos a una invitación

Adjunta documentos o cualquier otro recurso importante que quieras utilizar para que los invitados puedan verlos antes de la reunión y prepararse.

1 Elige una zona horaria.
2 Decide si será un evento periódico.
3 Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
4 Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones del evento y mucho más.
5 Añade una videoconferencia: añade una videollamada al evento. También puedes seleccionar un complemento de videoconferencias de terceros.
6 Añade una descripción al evento: añade detalles, como información de contacto, instrucciones o enlaces a tu evento. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
7 Añade archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a tus eventos.

Añadir detalles de calendario

2.4. Unirse a la reunión

Consulta las reuniones que tienes programadas en Calendar y únete a las videollamadas rápidamente con la ayuda de esta hoja resumen de Google Meet.

  1. En Google Calendar, haz clic en el evento al que quieras unirte.
  2. Haz clic en Unirse con Google Meet.
  3. En la ventana que se abrirá, haz clic en Unirse ahora
Unirse a Google Meet
2.5. Compartir contenido y mostrar la pantalla durante una videollamada
Los organizadores de reuniones que utilizan Google Workspace for Education pueden impedir que los participantes compartan su pantalla. 
  1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
  2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
    1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
    2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
    3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
    4. Haz clic en Enviar.
  3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
  4. Haz clic en Presentar ahora y selecciona el contenido que quieres compartir:
    • Toda tu pantalla
    • Una ventana
    • Una pestaña
  5. Haz clic en Compartir.

Consejo: Si no utilizas el navegador Chrome (que oculta automáticamente las notificaciones emergentes), silencia o desactiva las notificaciones para que no aparezcan mientras estás presentando.

2.6. Compartir archivos y otros materiales

Prepara a todos los que trabajan en la tarea compartiendo con ellos todos los archivos o carpetas importantes.

Compartir archivos o carpetas con determinados usuarios:

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir "".
  3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

    Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

  4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo ""y luego Lector, Comentador o Editor.
  5. Elige si notificar a los usuarios:
    • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
    • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
  6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Compartir enlaces a archivos o carpetas

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir Compartir.

    En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

    Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

  2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
    • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo "" y selecciona Lector, Comentador o Editor.
    • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo ""y luegoPúblico.

      Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

  3. Haz clic en Copiar enlace.
  4. Haz clic en Listo.
  5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.
Compartir archivos en Drive
2.7. Asignar tareas

Una vez que hayas decidido quién debe trabajar en las tareas, asígnaselas a los colaboradores.

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Añadir comentario "".
  3. Escribe tu comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

Abrir el cuadro Comentarios, introducir texto y asignar una tarea a otro usuario

2.8. Enviar un correo electrónico de seguimiento

Después de la reunión, envía un correo electrónico de seguimiento para resumir las notas de la reunión y cualquier tarea adicional.

1 Abre Gmail.
2 A la izquierda, haz clic en Redactar
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Pantalla completa "" o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de las áreas de la bandeja de entrada y el correo donde hay que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 que se indican arriba

Volver al principio

" "

3. Resolver problemas


 
3.1. Colaborar para encontrar posibles soluciones

Crea un documento que sirva para que todos los usuarios puedan aportar ideas y soluciones. Edita el documento en tiempo real y a la vez que otros colaboradores, chatea dentro de los propios archivos y recibe comentarios y sugerencias dirigidos a ti.

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Añadir comentario "".
  3. Escribe tu comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

Abrir el cuadro Comentarios, introducir texto y asignar una tarea a otro usuario

3.2. Controlar las actualizaciones y los cambios

Comprueba el progreso de las tareas del proyecto de un solo vistazo mediante reglas de formato condicional. Por ejemplo, añade colores para diferenciar las tareas terminadas de las que aún no se han iniciado o están en curso.

Configurar mecanismos de registro del progreso

  1. Abre Hojas de cálculo y selecciona la columna a la que quieras aplicar las reglas de formato.
  2. Selecciona Formato y luego Formato condicional.
  3. Configura las reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:
A En la pestaña Un color, en Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.
B En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.
C En Estilo de formato, haz clic en la lista para elegir si quieres aplicar color a la celda o al texto.
D Para personalizar el color del texto o del fondo, haz clic en Color del texto ""o Color de relleno "". Si es necesario, puedes dar un color al texto y otro al fondo.
E Si quieres añadir más reglas, haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos. Por ejemplo, aplica un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas que tengan el estado En curso.
F Haz clic en Listo.

Reglas de formato condicional en el menú Formato

3.3. Programar una reunión final

Programa una reunión final para comprobar que todos los miembros del equipo han completado sus tareas y comentar cualquier duda que haya.

  1. En Calendar, haz clic en Crear "".
  2. Indica el título del evento, la fecha y la hora.
  3. Haz clic en Añade invitados y añade a los participantes que quieras.
    Nota: Al añadir un invitado, se añade automáticamente una videollamada de Google Meet, pero también puedes hacer clic en Añadir videollamada de Google Meet antes de añadir a los participantes.
  4. (Opcional) Añade una descripción del evento o archivos adjuntos, como una agenda o una presentación.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Haz clic en Enviar.
3.4. Colaborar en la agenda durante la reunión

Durante la reunión, comparte la agenda para que todos los asistentes estén al tanto de los temas que se van a tratar.

  1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
  2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
    1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
    2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
    3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
    4. Haz clic en Enviar.
  3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
  4. Haz clic en Presentar ahora y selecciona el contenido que quieres compartir:
    • Toda tu pantalla
    • Una ventana
    • Una pestaña
  5. Haz clic en Compartir.

Consejo: Si no utilizas el navegador Chrome (que oculta automáticamente las notificaciones emergentes), silencia o desactiva las notificaciones para que no aparezcan mientras estás presentando.

Hacer clic en Compartir para abrir una ventana en la que añadir usuarios y luego seleccionar Enviar

Volver al principio


Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.

¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?
Búsqueda
Borrar búsqueda
Cerrar búsqueda
Aplicaciones de Google
Menú principal
Buscar en el Centro de ayuda
false