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Google Workspace 企業教學課程
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""課程內容

瞭解如何搜尋相關人員並與對方開會、指派工作、追蹤進度,以及推動專案持續進行。

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教學課程內容

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與相關人員聯絡 與相關人員開會 解決問題

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1  與相關人員聯絡


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1.1 搜尋相關人員

如果您在處理緊急問題或工作,且需要與貴機構其他人員聯絡,可以在 Google Cloud Search 中搜尋人員。

搜尋相關人員並與對方聯絡:

  1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

    如果不能登入,表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

  2. 搜尋使用者姓名。
  3. 如要傳送電子郵件,請在搜尋結果資訊卡中按一下對方的電子郵件地址。
  4. 如要取得其他聯絡選項或更多回報關係資訊,請按一下使用者的姓名,開啟對方的個人資料頁面。
  5. 在個人資料頁面中,按一下您想與對方聯絡的方式:
    • 如要傳送電子郵件,請按一下「電子郵件」圖示 "" 或對方的電子郵件地址。
    • 如要安排會議,請按一下「時間表」圖示 ""
    • 如要進行即時通訊,請按一下「Hangouts」圖示 ""
    • 如要發起視訊通話,請按一下「視訊通話」圖示 攝影機
  6. 如要開啟對方的個人資料頁面以便與對方的主管或直屬部屬聯絡,請按一下該主管或直屬部屬的姓名。
1.2 與利害關係人溝通交流

決定您要聯絡的對象後,可以撰寫郵件或傳送郵件給相關人員。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

傳送即時訊息給使用者:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 ""
  3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
    • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士,請輸入對方的電子郵件地址。
  4. 按一下你要傳送訊息的對象。
  5. 輸入要傳送的訊息,然後點選「傳送」圖示 ""

發起群組對話:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 下一步 按一下「傳送」圖示 ""
  3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 "" 下一步 [發起群組對話]
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
  5. 按一下「完成」圖示 ""
  6. 輸入要傳送的訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""

傳送訊息給群組

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2  與相關人員開會


 
2.1 查看其他人可參加會議的時間

要在大型群組中協調不同時區人員的開會時間十分困難。安排會議之前,您可以先在 Google 日曆中確認所有人方便的時間。

  1. 開啟日曆,依序按一下 [建立] Google+ 接下來 [活動]
  2. 前往「新增邀請對象」部分,輸入對方的電子郵件地址。
  3. 按一下 [建議時間],選取建議的會議時間。
  4. 按一下時段。
  5. (選用) 如果找不到建議的會議時間,請按一下 [安排時間],然後選取時段。
  6. 按一下 [儲存]

 

尋找開會時間

2.2 安排會議
  1. Google 日曆中按一下 ["" 建立]
  2. 新增活動名稱、日期和時間。
  3. 按一下 [新增邀請對象] 並新增參與者。
    注意:新增邀請對象後,系統會自動新增 Google Meet 視訊會議。或者,您也可以按一下 [新增 Google Meet 視訊會議],然後再新增參與者。
  4. (選用) 新增活動說明或附件,例如議程或簡報。
  5. 按一下 [儲存]
  6. 按一下 [傳送]
2.3 將檔案附加至會議邀請

附加文件或任何您要討論的資源。邀請對象可以在會議前查看相關檔案,讓自己有所準備。

1 選擇時區。
2 設定週期性活動。
3 尋找時間:尋找同事有空開會的時間。
4 新增活動詳細資料:新增會議地點、傳送活動通知等。
5 新增視訊會議:在您的活動中新增視訊會議,或者選取第三方會議外掛程式
6 新增活動說明:新增聯絡資訊、操作說明或您的活動連結等詳細資料。您可以透過新增粗體、斜體、底線、清單及連結,為您的說明設定格式。
7 新增附件:附加檔案,例如活動中要使用的文件或簡報。

新增日曆詳細資料

2.4 加入會議

在 Google 日曆中查看排定的會議,並快速加入視訊會議。請參閱 Google Meet 一覽表

  1. Google 日曆中按一下你要加入的活動。
  2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]
  3. 在隨即開啟的視窗中,按一下 [立即加入]
加入 Google Meet
2.5 在視訊會議中分享及展示螢幕畫面
使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。
  1. Google 雲端硬碟中,開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件Google 試算表Google 簡報檔案。
  2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報,請按照下列步驟操作:
    1. 按一下右上角的 [共用]
    2. 新增文件標題並按一下 [儲存]
    3. 新增會議邀請對象,然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
    4. 按一下 [傳送]
  3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
  4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面:
    • 您的整個畫面
    • 單個視窗
    • 分頁
  5. 按一下 [分享]

提示:如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知),可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來,當您分享螢幕畫面時,系統就不會顯示通知。

2.6 共用檔案及其他資料

與其他人共用相關檔案或資料夾,為工作做好準備。

與特定使用者共用檔案或資料夾:

  1. 選取要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 ""
  3. 在「與使用者和群組共用」之下,輸入共用對象的電子郵件地址。

    注意:如果貴機構已啟用訪客共用功能,您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件

  4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限,請依序按一下右側的向下箭頭 "" 接下來 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知對方。
    • 如果想向共用對象發送通知,請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做,共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
    • 如果不想通知對方,請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]

共用檔案或資料夾的連結:

  1. 雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾,在上面按一下滑鼠右鍵,並選取「共用」圖示 共用

    使用 Google 文件試算表簡報時,請按一下頂端的 [共用]

    注意:您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

  2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作,請點選機構名稱下方的 [變更]
    • 如要變更權限,請點選右側的向下箭頭 "",然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
    • 如要允許與機構外的人士共用連結,請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭 "" 接下來 [公開]

      注意:如果找不到這個選項,請與管理員聯絡。

  3. 按一下 [複製連結]
  4. 按一下 [完成]
  5. 將連結貼到電子郵件、網站,或者您想共用檔案的任何地方。
在雲端硬碟中共用檔案
2.7 指派工作

決定要處理作業的對象後,您可以指派工作給相關人員。

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

2.8 傳送後續追蹤電子郵件

在會議結束後傳送後續追蹤電子郵件,藉此彙整會議紀錄與進行其他相關工作。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

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3  解決問題


 
3.1 協作可能的解決方法

您可以建立文件,當成空白畫布,讓成員在上面自由提出想法和解決方案。大家可以即時協作編輯文件、在檔案中進行即時通訊,並可透過註解和建議功能獲得針對性的意見。

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

3.2 追蹤更新及變更的內容

您可以運用條件式格式設定規則,將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說,您可以針對已完成的工作加上顏色,以便與尚未完成或進行中的工作清楚區分。

設定進度追蹤工具:

  1. 開啟試算表,然後選取要套用格式規則的資料欄。
  2. 依序選取 [格式] 接下來 [條件式格式設定]
  3. 設定規則。在這個範例中,您要針對狀態為「完成」、「尚未開始」或「進行中」的工作加上不同的顏色。
A 在「單色」分頁的「儲存格符合以下條件時套用指定格式] 之下,選取 [文字包含]
B 在 [文字包含] 下方的方塊中輸入「完成」
C 按一下「格式設定樣式」下方的清單,選擇為背景或文字設定顏色。
D 如要指定自訂文字或背景顏色,請點選「文字顏色」圖示 "" 或「填滿顏色」圖示 ""。您可以視需要同時指定文字顏色和背景顏色。
E 如要新增更多規則,請按一下 [新增其他規則],並依照上述步驟操作。舉例來說,您可以將狀態為「尚未開始」的工作設定為紅色背景,並將狀態為「進行中」的工作設定為橘色背景。
F 按一下 [完成]

從 [格式] 之下的選單開啟「條件式格式規則」視窗

3.3 安排結案會議

安排結案會議,確保所有人都已完成自己的工作,並討論其他任何問題。

  1. Google 日曆中按一下 ["" 建立]
  2. 新增活動名稱、日期和時間。
  3. 按一下 [新增邀請對象] 並新增參與者。
    注意:新增邀請對象後,系統會自動新增 Google Meet 視訊會議。或者,您也可以按一下 [新增 Google Meet 視訊會議],然後再新增參與者。
  4. (選用) 新增活動說明或附件,例如議程或簡報。
  5. 按一下 [儲存]
  6. 按一下 [傳送]
3.4 在會議期間協作議程

在會議期間共用議程,讓所有人都能掌握狀況。

  1. Google 雲端硬碟中,開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件Google 試算表Google 簡報檔案。
  2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報,請按照下列步驟操作:
    1. 按一下右上角的 [共用]
    2. 新增文件標題並按一下 [儲存]
    3. 新增會議邀請對象,然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
    4. 按一下 [傳送]
  3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
  4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面:
    • 您的整個畫面
    • 單個視窗
    • 分頁
  5. 按一下 [分享]

提示:如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知),可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來,當您分享螢幕畫面時,系統就不會顯示通知。

點選 [共用] 後即可在新開啟的視窗中新增使用者,然後按一下 [傳送]

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