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Collaborer avec des décideurs

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" "1 Contacter les collaborateurs

1.1 Rechercher des collaborateurs

Si vous devez résoudre un problème important ou travailler sur une mission urgente, et que vous avez besoin de l'aide d'autres membres de votre organisation, vous pouvez les rechercher dans Google Cloud Search.

Pour rechercher et contacter des collaborateurs, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

    Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus

  2. Saisissez le nom d'une personne dans le champ de recherche.
  3. Dans la fiche de résultats, cliquez sur son adresse e-mail pour lui envoyer un e-mail.
  4. Pour obtenir davantage d'options de contact ou d'informations sur ses relations hiérarchiques, cliquez sur le nom de la personne concernée afin d'ouvrir la page d'informations de son profil. 
  5. Sur cette page, cliquez sur le moyen de contact que vous voulez utiliser :
    • Pour envoyer un e-mail, cliquez sur E-mail "" ou sur l'adresse e-mail de la personne.
    • Pour organiser une réunion, cliquez sur Planifier "".
    • Pour démarrer une discussion, cliquez sur Hangout "".
    • Pour démarrer un appel vidéo, cliquez sur Appel vidéo Caméra.
  6. Pour ouvrir la page d'informations du profil du responsable ou des collaborateurs directs de la personne concernée et les contacter, cliquez sur leur nom.
1.2 Communiquer avec les collaborateurs

Une fois que vous savez quelles personnes contacter, envoyez-leur un e-mail ou un message.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

Pour envoyer un message privé à un utilisateur :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Si le nom ne se trouve pas déjà sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion "".
  3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
    • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
  4. Cliquez sur la personne à laquelle vous souhaitez envoyer un message.
  5. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".

Démarrer une conversation de groupe :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe existante, saisissez un message puis cliquez sur Envoyer "".
  3. Si la conversation ne se trouve pas sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion ""puis Démarrer une conversation de groupe.
  4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
  5. Cliquez sur OK "".
  6. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".

Envoyer un message à un groupe

" "2 Organiser une réunion avec les collaborateurs

2.1 Consulter les disponibilités de chacun

Coordonner les plannings de plusieurs personnes dans des fuseaux horaires différents peut être difficile. Avant de planifier une réunion, vous pouvez vérifier la disponibilité de tout le monde dans Google Agenda.

  1. Ouvrez Google Agenda, puis cliquez sur Plus Créer puis Événement.
  2. Accédez à la section Ajouter des invités, puis saisissez l'adresse e-mail des personnes souhaitées.
  3. Cliquez sur Horaires proposés et sélectionnez un horaire de réunion.
  4. Cliquez sur un créneau horaire.
  5. (Facultatif) Si vous ne parvenez pas à trouver d'horaire de réunion proposé, cliquez sur Rechercher un horaire et sélectionnez un créneau horaire.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

 

Définir un horaire de réunion

2.2 Planifier une réunion
  1. Dans Agenda, cliquez sur Créer "".
  2. Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
  3. Cliquez sur Ajouter des invités, puis ajoutez des participants.
    Remarque : Une visioconférence Google Meet est automatiquement créée dès que vous ajoutez un invité. Vous pouvez sinon cliquer sur Ajouter une visioconférence Google Meet avant d'ajouter des participants.
  4. (Facultatif) Ajoutez une description de l'événement ou des pièces jointes (un ordre du jour ou une présentation, par exemple).
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur Envoyer.
2.3 Joindre des fichiers à l'invitation à la réunion

Joignez des documents ou toute autre ressource dont vous souhaitez discuter. Les invités pourront ainsi préparer la réunion en prenant connaissance des documents.

1 Sélectionnez un fuseau horaire.
2 Planifiez un événement périodique.
3 Recherchez un horaire : trouvez un créneau pendant lequel vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
4 Ajoutez les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion et envoyez des notifications d'événement, entre autres.
5 Ajoutez une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement, ou sélectionnez un module complémentaire de conférence tiers.
6 Rédigez une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
7 Ajoutez des pièces jointes : joignez des fichiers tels que des documents ou des présentations à vos événements.

Ajouter les détails de l

2.4 Participer à la réunion

Dans Agenda, affichez votre réunion planifiée et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Google Meet.

  1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
  2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion
Rejoindre Google Meet
2.5 Présenter ou partager un document lors d'une visioconférence
Les organisateurs de réunions avec Google Workspace for Education peuvent empêcher les participants de partager leur écran.
  1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
  2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
    1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
    2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
    3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
    4. Cliquez sur Envoyer.
  3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
  4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
    • Un onglet
  5. Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.

2.6 Partager des fichiers et d'autres ressources

Partagez les fichiers ou dossiers relatifs à la mission afin de permettre à tous les collaborateurs de se préparer.

Pour partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager "".
  3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

    Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

  4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisLecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

  1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager Partager.

    Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager en haut de la page.

    Remarque : Vous ne pouvez partager que les fichiers dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier.

  2. (Facultatif) Pour définir les actions autorisées lorsque vous partagez votre fichier, cliquez sur Modifier :
    • Pour modifier l'autorisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""  à droite et sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
    • Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, à côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisPublic.

      Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

  3. Cliquez sur Copier le lien.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'emplacement où vous souhaitez le partager.
Partager des fichiers dans Drive
2.7 Attribuer des tâches

Une fois que vous avez décidé quels collaborateurs doivent accomplir la mission, vous pouvez leur attribuer des tâches.

  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire "".
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d

2.8 Envoyer un e-mail de suivi

Après la réunion, envoyez un e-mail de suivi comprenant un résumé des notes de réunion et les éventuelles tâches supplémentaires.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

" "3 Résoudre les problèmes

3.1 Collaborer pour trouver des solutions

Créez un document vierge dans lequel vos collaborateurs noteront leurs idées et solutions. Apportez des modifications ensemble et en temps réel, discutez au sein des fichiers, et obtenez des réactions ciblées par le biais de commentaires et de suggestions.

  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire "".
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d

3.2 Suivre les mises à jour et modifications

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées, par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

Pour définir des indices de progression, procédez comme suit :

  1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
  2. Sélectionnez Format puis Mise en forme conditionnelle.
  3. Définissez des règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :
A Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.
B Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.
C Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.
D Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte "" ou Couleur de remplissage "". Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.
E Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge à l'état Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange à l'état En cours.
F Cliquez sur OK.

Dans le menu, sous "Format", rechercher les règles de mise en forme conditionnelle

3.3 Planifier une dernière réunion

Prévoyez une dernière réunion pour vérifier que tout le monde a terminé ses tâches et discuter des questions soulevées.

  1. Dans Agenda, cliquez sur Créer "".
  2. Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
  3. Cliquez sur Ajouter des invités, puis ajoutez des participants.
    Remarque : Une visioconférence Google Meet est automatiquement créée dès que vous ajoutez un invité. Vous pouvez sinon cliquer sur Ajouter une visioconférence Google Meet avant d'ajouter des participants.
  4. (Facultatif) Ajoutez une description de l'événement ou des pièces jointes (un ordre du jour ou une présentation, par exemple).
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur Envoyer.
3.4 Collaborer sur un planning pendant la réunion

Pendant la réunion, partagez un planning afin que tout le monde puisse visualiser l'organisation du travail.

  1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
  2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
    1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
    2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
    3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
    4. Cliquez sur Envoyer.
  3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
  4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
    • Un onglet
  5. Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.

Cliquez sur "Partager" pour ouvrir la fenêtre d
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