Samenwerken met besluitvormers

Wat u leert

Hoe u stakeholders kunt zoeken en ermee kunt vergaderen, taken kunt toewijzen, de voortgang kunt bijhouden en kunt zorgen dat projecten soepel verlopen.

Wat u nodig heeft

10 minuten

Google Workspace-account: Heeft u geen account? Start vandaag uw proefperiode van 14 dagen.
 

In deze tutorial

Contact opnemen met stakeholders Vergaderen met stakeholders Problemen oplossen

1  Contact opnemen met stakeholders

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwenAlles samenvouwen

1.1 Zoeken naar stakeholders

Als u aan een dringend probleem of urgente opdracht werkt en daar andere mensen in uw organisatie bij wilt betrekken, kunt u deze zoeken in Google Cloud Search.

Belanghebbenden zoeken en contact met ze opnemen:

1. Log in bij Cloud Search via cloudsearch.google.com.

   Als u niet kunt inloggen, maakt uw account geen gebruik van Cloud Search. Meer informatie.
2. Zoek iemands naam.
3. Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op de resultatenkaart op het e-mailadres van de persoon.
4. Als u andere contactopties of meer rapportagegegevens wilt bekijken, klikt u op de naam van de persoon om de pagina met profielgegevens te openen. 
5. Klik op de pagina met profielgegevens op de manier waarop u contact wilt opnemen met de persoon:
   • Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op E-mail of op het e-mailadres van de persoon.
   • Als u een meeting wilt instellen, klikt u op Plannen .
   • Als u wilt chatten, klikt u op Hangouts .
   • Als u een videogesprek wilt starten, klikt u op Videogesprek .
6. Als u de pagina met profielgegevens wilt openen en contact wilt opnemen met de manager of ondergeschikten van de persoon, klikt u op de naam van de manager of ondergeschikte.

1.2 Communiceren met belanghebbenden

Nadat u heeft vastgesteld met wie u contact moet opnemen, kunt u een e-mail opstellen of een bericht sturen naar belanghebbenden.

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Klik linksboven op Opstellen .
3. Voeg ontvangers toe aan het veld Aan. Je kunt ontvangers ook toevoegen:
   • In de velden Cc en Bcc.
   • Met een plusteken (+) of @vermelding en de naam van het contact in het tekstveld als je een bericht opstelt.
4. Voeg een onderwerp toe.
5. Schrijf je bericht.
6. Klik onderaan de pagina op Verzenden.

Tip: Klik op Aan om afzonderlijke ontvangers en groepen contacten toe te voegen die je met labels hebt gemaakt. 

Een privéchat sturen naar iemand:

1. Ga naar Google Chat of je Gmail-account.
2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klik je op Een chat starten .
3. Geef een naam of e-mailadres op. Je ziet suggesties terwijl je typt.
   • Als je een 1:1-bericht naar iemand buiten je organisatie wilt sturen, geef je het e-mailadres van die persoon op.
4. Klik op de persoon naar wie je een bericht wilt sturen.
5. Typ een bericht en klik op Sturen .

Een groepsgesprek starten:

1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht klik op Sturen .
3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten  Groepsgesprek starten.
4. Geef een naam of e-mailadres op. U ziet suggesties terwijl u typt.
5. Klik op Klaar .
6. Typ een bericht en klik op Sturen .

2  Vergaderen met stakeholders

2.1 Controleren wanneer mensen elkaar kunnen ontmoeten

Het kan lastig zijn om planningen af te stemmen met grote groepen mensen in verschillende tijdzones. Voordat u een vergadering plant, kunt u de beschikbaarheid van iedereen in Google Agenda controleren.

Als iemand de eigen agenda met je heeft gedeeld of deel uitmaakt van je bedrijf, school of andere organisatie, kun je zien of de persoon vrij of bezet is wanneer je deze aan een afspraak toevoegt.

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik aan de linkerkant op Zoeken naar mensen.
3. Begin iemands naam te typen en kies degene met wie je een afspraak wilt maken.
4. Klik linksboven op Maken .
5. Klik op Aanbevolen tijden. Als de gast die je hebt uitgenodigd zijn agenda met je heeft gedeeld, kun je zien wanneer hij aanwezig kan zijn.

2.2 Een vergadering plannen

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Optioneel: Als je gasten aan je afspraak wilt toevoegen, klik je aan de linkerkant op Zoeken naar mensen en typ je de namen van je gasten.
3. Klik op een tijd in de agenda waarvoor nog geen afspraak is gepland.
4. Voeg een titel en afspraakgegevens aan de afspraak toe.
5. Klik op Opslaan.

Tip: Als je een langer durende afspraak wilt maken, kun je bij het selecteren van de tijd de muisaanwijzer omlaag slepen over de pagina.

2.3 Bestanden toevoegen aan de uitnodiging voor de vergadering

Voeg documenten of andere bronnen toe die u wilt bespreken. Gasten kunnen voorafgaand aan de vergadering relevante bestanden bekijken, zodat ze voorbereid zijn.

	Kies een tijdzone.
	Stel een terugkerende afspraak in.
	Zoek een tijdstip: Zoek een tijdstip waarop uw collega's kunnen deelnemen aan de meeting.
	Voeg afspraakgegevens toe: Voeg de meetinglocatie toe, verzend afspraakmeldingen en meer.
	Voeg een videoconferencecall toe: Voeg een videomeeting toe aan de afspraak. Of selecteer een add-on voor conferencecalls van derden.
	Voeg een afspraakbeschrijving toe: Voeg gegevens toe aan de afspraak, zoals contactgegevens, instructies of links. Voeg opmaak toe aan de beschrijving door tekst vet, cursief of onderstreept te maken. U kunt ook lijsten en links toevoegen.
	Voeg bijlagen toe: Voeg bestanden toe aan de afspraak, zoals documenten of presentaties.

2.4 Deelnemen aan de vergadering

Bekijk de geplande vergadering in Agenda en neem snel deel aan een videovergadering. Gebruik deze cheatsheet voor Google Meet.

1. Klik in Google Agenda op de afspraak waaraan u wilt deelnemen.
2. Klik op Deelnemen met Google Meet.
3. Klik in het venster dat wordt geopend op Nu deelnemen.

2.5 Delen en presenteren tijdens een videovergadering

Organisatoren van vergaderingen met Google Workspace for Education kunnen instellen dat deelnemers niet hun scherm kunnen delen.

1. Open in Google Drive het bestand uit Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties dat u wilt delen of presenteren.
2. (Optioneel) Ga als volgt te werk om een document, spreadsheet of presentatie samen met uw gasten te bewerken:
   1. Klik rechtsboven op Delen.
   2. Voeg een titel toe voor het document en klik op Opslaan.
   3. Voeg de gasten voor de vergadering toe en geef iedereen het toegangsniveau Bewerker.
   4. Klik op Verzenden.
3. Open Google Meet en neem deel aan de vergadering.
4. Klik op Nu presenteren en kies wat u wilt delen:
   • Uw volledige scherm
   • Een venster
   • Een tabblad
5. Klik op Delen.

Tip: Als u niet de Chrome-browser gebruikt (waarin pop-upmeldingen automatisch worden verborgen) moet u meldingen verbergen of uitzetten, zodat ze niet worden weergegeven terwijl u presenteert.

2.6 Bestanden en ander materiaal delen

Zorg dat iedereen die aan het project werkt zich kan voorbereiden door relevante bestanden of mappen te delen.

Een bestand of map delen met specifieke mensen:

1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
2. Klik op Delen of Delen .
3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

   Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag Kijker, Reageerder of Bewerker.
5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
   • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
   • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
6. Klik op Delen of Verzenden.

Een link naar een bestand of map delen:

1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand dat of de map die u wilt delen en selecteer Delen .

   Klik bovenaan in Documenten, Spreadsheets of Presentaties op Delen.

   Opmerking: U kunt alleen bestanden delen waarvan u de eigenaar bent of waarvoor u bewerkingsrechten heeft.

2. (Optioneel) Als u wilt opgeven wat mensen met een bestand kunnen doen als u het deelt, klikt u onder de naam van uw organisatie op Wijzigen:
   • Als u de rechten wilt wijzigen, klikt u rechts op de pijl-omlaag  en selecteert u Kijker, Reageerder of Bewerker.
   • Als u wilt toestaan dat de link buiten uw organisatie wordt gedeeld, klikt u naast de naam van uw organisatie op de pijl-omlaag Openbaar.

     Opmerking: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder.

3. Klik op Link kopiëren.
4. Klik op Gereed.
5. Plak de link in een e-mail, op een website of op een andere plek waar u deze wilt delen.

2.7 Taken toewijzen

Nadat u heeft vastgesteld wie aan het project moet werken, kunt u taken toewijzen aan collega's.

1. Open een document, spreadsheet, presentatie of video op je computer.
2. Markeer de tekst, afbeeldingen, cellen, dia's of scènes waaraan je een reactie wilt toevoegen.
3. Voeg een reactie toe door in de werkbalk op Reactie toevoegen te klikken.
4. Typ je reactie.
5. Klik op Invoegen.

2.8 Een opvolgbericht verzenden

Verzend na de vergadering een opvolgbericht met de notulen en een overzicht van eventuele aanvullende taken.

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Klik linksboven op Opstellen .
3. Voeg ontvangers toe aan het veld Aan. Je kunt ontvangers ook toevoegen:
   • In de velden Cc en Bcc.
   • Met een plusteken (+) of @vermelding en de naam van het contact in het tekstveld als je een bericht opstelt.
4. Voeg een onderwerp toe.
5. Schrijf je bericht.
6. Klik onderaan de pagina op Verzenden.

Tip: Klik op Aan om afzonderlijke ontvangers en groepen contacten toe te voegen die je met labels hebt gemaakt. 

3  Problemen oplossen

3.1 Samenwerken aan mogelijke oplossingen

Maak een document dat als leeg canvas dient en waaraan iedereen ideeën en oplossingen kan toevoegen. Bewerk documenten samen in realtime, chat in bestanden en ontvang gerichte feedback via opmerkingen en suggesties.

1. Open een document, spreadsheet, presentatie of video op je computer.
2. Markeer de tekst, afbeeldingen, cellen, dia's of scènes waaraan je een reactie wilt toevoegen.
3. Voeg een reactie toe door in de werkbalk op Reactie toevoegen te klikken.
4. Typ je reactie.
5. Klik op Invoegen.

3.2 Updates en wijzigingen bijhouden

Bekijk in één oogopslag hoe uw projecttaken ervoor staan met regels voor conditionele opmaak. U kunt bijvoorbeeld kleuren toevoegen om complexe taken te laten opvallen tussen taken die nog niet zijn gestart of die al lopen.

Voortgangstrackers instellen:

1. Open Spreadsheets en selecteer de kolom waarop u de opmaakregels wilt toepassen.
2. Selecteer Indeling Conditionele opmaak.
3. Stel de regels in. In dit voorbeeld krijgen taken die de status 'Voltooid', 'Niet gestart' of 'In behandeling' hebben elk een andere kleur:

	Ga naar het tabblad Eén kleur en selecteer onder Cellen opmaken als de optie Tekst bevat.
	Typ Voltooid in het vak onder Tekst bevat.
	Klik onder Opmaakstijl op de lijst om te kiezen of de achtergrond of de tekst gekleurd moet worden.
	Als u een aangepaste tekst- of achtergrondkleur wilt toewijzen, klikt u op Tekstkleur of Opvulkleur . U kunt eventueel één kleur opgeven voor de tekst en een andere kleur voor de achtergrond.
	Als u meer regels wilt toevoegen, klikt u op Nog een regel toevoegen en voert u dezelfde stappen uit. U kunt bijvoorbeeld een rode achtergrond toewijzen aan taken met de status Niet gestart en een oranje achtergrond aan taken met de status In behandeling.
	Klik op Gereed.

3.3 Een laatste vergadering plannen

Plan een laatste vergadering om te controleren of iedereen de taken heeft uitgevoerd en om eventuele vragen te bespreken.

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Optioneel: Als je gasten aan je afspraak wilt toevoegen, klik je aan de linkerkant op Zoeken naar mensen en typ je de namen van je gasten.
3. Klik op een tijd in de agenda waarvoor nog geen afspraak is gepland.
4. Voeg een titel en afspraakgegevens aan de afspraak toe.
5. Klik op Opslaan.

Tip: Als je een langer durende afspraak wilt maken, kun je bij het selecteren van de tijd de muisaanwijzer omlaag slepen over de pagina.

3.4 Samenwerken aan een agenda tijdens de vergadering

Deel tijdens de vergadering een agenda, zodat iedereen op de hoogte is.

1. Open in Google Drive het bestand uit Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties dat u wilt delen of presenteren.
2. (Optioneel) Ga als volgt te werk om een document, spreadsheet of presentatie samen met uw gasten te bewerken:
   1. Klik rechtsboven op Delen.
   2. Voeg een titel toe voor het document en klik op Opslaan.
   3. Voeg de gasten voor de vergadering toe en geef iedereen het toegangsniveau Bewerker.
   4. Klik op Verzenden.
3. Open Google Meet en neem deel aan de vergadering.
4. Klik op Nu presenteren en kies wat u wilt delen:
   • Uw volledige scherm
   • Een venster
   • Een tabblad
5. Klik op Delen.

Tip: Als u niet de Chrome-browser gebruikt (waarin pop-upmeldingen automatisch worden verborgen) moet u meldingen verbergen of uitzetten, zodat ze niet worden weergegeven terwijl u presenteert.

_{Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.}