Collaborer avec des décideurs

Points abordés

Trouver les collaborateurs et échanger avec eux, attribuer des tâches, suivre votre progression et avancer sur vos projets

Voici ce dont vous avez besoin

10 minutes

 Compte Google Workspace — Vous n'en avez pas ? Démarrez dès aujourd'hui votre essai de 14 jours.
 

Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes

Contacter les collaborateurs Organiser une réunion avec les collaborateurs Résoudre les problèmes

1 Contacter les collaborateurs

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1.1 Rechercher des collaborateurs

Si vous devez résoudre un problème important ou travailler sur une mission urgente, et que vous avez besoin de l'aide d'autres membres de votre organisation, vous pouvez les rechercher dans Google Cloud Search.

Pour rechercher et contacter des collaborateurs, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

   Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus
2. Saisissez le nom d'une personne dans le champ de recherche.
3. Dans la fiche de résultats, cliquez sur son adresse e-mail pour lui envoyer un e-mail.
4. Pour obtenir davantage d'options de contact ou d'informations sur ses relations hiérarchiques, cliquez sur le nom de la personne concernée afin d'ouvrir la page d'informations de son profil. 
5. Sur cette page, cliquez sur le moyen de contact que vous voulez utiliser :
   • Pour envoyer un e-mail, cliquez sur E-mail  ou sur l'adresse e-mail de la personne.
   • Pour organiser une réunion, cliquez sur Planifier .
   • Pour démarrer une discussion, cliquez sur Hangout .
   • Pour démarrer un appel vidéo, cliquez sur Appel vidéo .
6. Pour ouvrir la page d'informations du profil du responsable ou des collaborateurs directs de la personne concernée et les contacter, cliquez sur leur nom.

1.2 Communiquer avec les collaborateurs

Une fois que vous savez quelles personnes contacter, envoyez-leur un e-mail ou un message.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

Envoyer un message privé à une personne :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
   • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
4. Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
5. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Pour démarrer une conversation de groupe :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message  cliquez sur Envoyer .
3. Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion   Démarrer une conversation de groupe.
4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
5. Cliquez sur OK .
6. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

2 Organiser une réunion avec les collaborateurs

2.1 Consulter les disponibilités de chacun

Coordonner les plannings de plusieurs personnes dans des fuseaux horaires différents peut être difficile. Avant de planifier une réunion, vous pouvez vérifier la disponibilité de tout le monde dans Google Agenda.

Si une personne a partagé son agenda avec vous, ou qu'elle fait partie de votre organisation, vous pouvez vérifier si elle est disponible ou occupée lorsque vous l'invitez à un événement.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts.
3. Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.
4. En haut à gauche, cliquez sur Créer .
5. Cliquez sur Horaires proposés. Si l'invité que vous avez sélectionné a partagé son agenda avec vous, vous verrez ses disponibilités.

2.2 Planifier une réunion

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

2.3 Joindre des fichiers à l'invitation à la réunion

Joignez des documents ou toute autre ressource dont vous souhaitez discuter. Les invités pourront ainsi préparer la réunion en prenant connaissance des documents.

	Sélectionnez un fuseau horaire.
	Planifiez un événement périodique.
	Recherchez un horaire : trouvez un créneau pendant lequel vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
	Ajoutez les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion et envoyez des notifications d'événement, entre autres.
	Ajoutez une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement, ou sélectionnez un module complémentaire de conférence tiers.
	Rédigez une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
	Ajoutez des pièces jointes : joignez des fichiers tels que des documents ou des présentations à vos événements.

2.4 Participer à la réunion

Dans Agenda, affichez votre réunion planifiée et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Google Meet.

1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion. 

2.5 Présenter ou partager un document lors d'une visioconférence

Les organisateurs de réunions avec Google Workspace for Education peuvent empêcher les participants de partager leur écran.

1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
   1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
   2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
   3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
   4. Cliquez sur Envoyer.
3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
   • L'intégralité de votre écran
   • Une fenêtre
   • Un onglet
5. Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.

2.6 Partager des fichiers et d'autres ressources

Partagez les fichiers ou dossiers relatifs à la mission afin de permettre à tous les collaborateurs de se préparer.

Pour partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

   Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
   • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
   • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager .

   Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager en haut de la page.

   Remarque : Vous ne pouvez partager que les fichiers dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier.

2. (Facultatif) Pour définir les actions autorisées lorsque vous partagez votre fichier, cliquez sur Modifier :
   • Pour modifier l'autorisation, cliquez sur la flèche vers le bas   à droite et sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
   • Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, à côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas Public.

     Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

3. Cliquez sur Copier le lien.
4. Cliquez sur OK.
5. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'emplacement où vous souhaitez le partager.

2.7 Attribuer des tâches

Une fois que vous avez décidé quels collaborateurs doivent accomplir la mission, vous pouvez leur attribuer des tâches.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul ou une présentation.
2. Mettez en surbrillance le texte, les images, les cellules ou les diapositives que vous souhaitez commenter.
3. Pour insérer un commentaire, cliquez sur Ajouter un commentaire  dans la barre d'outils.
4. Saisissez votre commentaire.
5. Cliquez sur Commenter.

2.8 Envoyer un e-mail de suivi

Après la réunion, envoyez un e-mail de suivi comprenant un résumé des notes de réunion et les éventuelles tâches supplémentaires.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

3 Résoudre les problèmes

3.1 Collaborer pour trouver des solutions

Créez un document vierge dans lequel vos collaborateurs noteront leurs idées et solutions. Apportez des modifications ensemble et en temps réel, discutez au sein des fichiers, et obtenez des réactions ciblées par le biais de commentaires et de suggestions.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul ou une présentation.
2. Mettez en surbrillance le texte, les images, les cellules ou les diapositives que vous souhaitez commenter.
3. Pour insérer un commentaire, cliquez sur Ajouter un commentaire  dans la barre d'outils.
4. Saisissez votre commentaire.
5. Cliquez sur Commenter.

3.2 Suivre les mises à jour et modifications

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées, par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

Pour définir des indices de progression, procédez comme suit :

1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
2. Sélectionnez Format  Mise en forme conditionnelle.
3. Définissez des règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :

	Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.
	Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.
	Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.
	Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte  ou Couleur de remplissage . Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.
	Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge à l'état Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange à l'état En cours.
	Cliquez sur OK.

3.3 Planifier une dernière réunion

Prévoyez une dernière réunion pour vérifier que tout le monde a terminé ses tâches et discuter des questions soulevées.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

3.4 Collaborer sur un planning pendant la réunion

Pendant la réunion, partagez un planning afin que tout le monde puisse visualiser l'organisation du travail.

1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
   1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
   2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
   3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
   4. Cliquez sur Envoyer.
3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
   • L'intégralité de votre écran
   • Une fenêtre
   • Un onglet
5. Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.

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