Colaborar con los responsables de la toma de decisiones

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" "1 Ponerse en contacto con colaboradores

1.1. Buscar colaboradores

Si estás trabajando en un problema o una tarea urgente y necesitas que otras personas de tu organización colaboren contigo, puedes buscarlas en Google Cloud Search.

Buscar colaboradores y ponerse en contacto con ellos

  1. Abre Cloud Search y escribe el nombre de la persona en el cuadro de búsqueda.

  2. En la parte superior de la tarjeta de perfil de la persona, selecciona Iniciar una conversación Start a Hangout o Correo .

  3. Haz clic en Superior inmediato para ver la tarjeta de perfil del supervisor de la persona.

  4. Si estás utilizando un móvil, toca el número de teléfono para llamarle.

  5. (Opcional) También puedes hacer una búsqueda utilizando palabras de uso frecuente, como número de teléfono de Ana. Verás una tarjeta de respuesta con el número de teléfono de tu compañera Ana. Si hay más de una persona con ese nombre, en ¿Buscas a alguien en concreto?, haz clic en el nombre correspondiente.

Nota: Puedes ver más información de contacto y de los superiores de una persona si tu administrador ha añadido estos detalles del perfil a las cuentas de los usuarios.

Buscar usuarios y ponerse en contacto con ellos

1.2. Comunicarse con los colaboradores

Una vez que hayas determinado con quiénes debes ponerte en contacto, envíales un correo electrónico o un mensaje.

1 Abre Gmail.
2 En la parte izquierda, haz clic en Redactar Más.
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Ventana completa Expand o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de la bandeja de entrada y una ventana de redacción de un correo con las opciones en las que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 anteriores

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Abre Chat.
  2. Arriba a la izquierda, haz clic en Buscar personas, salas y bots.
  3. Introduce el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona o selecciónala en la lista de sugerencias. En esta lista puede aparecer cualquier persona de tu organización, incluidas las que no tienen activado Google Chat. Para enviar un mensaje directo a una persona ajena a tu organización, escribe su dirección de correo electrónico completa. 
    Para enviar un mensaje directo a dos o más personas de tu organización, haz clic en Mensaje de grupo.
  4. Haz clic en Mensaje.
  5. Escribe el mensaje y pulsa Intro. El mensaje puede contener cualquier tipo de texto, incluidos enlaces (URLs).

Enviar mensajes directos grupales

  1. A la izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots y luego Mensaje de grupo.
  2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
  3. Una vez que hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
  4. Escribe un mensaje directo y haz clic en Enviar Enviar mensajes.
  5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, a la izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más "" y luego Ocultar conversación Quitar.

Enviar mensajes a grupos

" "2 Reunirse con colaboradores

2.1. Consultar la disponibilidad de los usuarios

Coordinar agendas puede ser difícil cuando muchas personas de diferentes zonas horarias tienen que trabajar juntas. Antes de organizar una reunión, puedes comprobar la disponibilidad de todos los participantes en Google Calendar.

  1. Abre Calendar y haz clic en Más Crear y luego Evento.
  2. Ve a la sección Añade invitados e introduce la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres invitar.  
  3. Haz clic en Sugerencias de horas y selecciona una hora para la reunión. 
  4. Haz clic en una franja horaria.
  5. (Opcional) Si no encuentras sugerencias de horas, haz clic en Encontrar un hueco y selecciona una franja horaria. 
  6. Haz clic en Guardar.

 

Encontrar un hueco para reunirse

2.2. Programar una reunión
  1. En Calendar, elige una opción:
    • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
    • Haz clic en MásCrear.
  2. Selecciona Evento.
2.3. Adjuntar archivos a una invitación

Adjunta documentos o cualquier otro recurso importante que quieras utilizar para que los invitados puedan verlos antes de la reunión y prepararse.

1 Elige una zona horaria.
2 Decide si será un evento periódico.
3 Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
4 Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones del evento y mucho más.
5 Añade una videoconferencia: añade una videollamada al evento. También puedes seleccionar un complemento de videoconferencias de terceros.
6 Añade una descripción al evento: añade detalles, como información de contacto, instrucciones o enlaces a tu evento. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
7 Añade archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a tus eventos.

Añadir detalles de calendario

2.4. Unirse a la reunión

Consulta las reuniones que tienes programadas en Calendar y únete a las videollamadas rápidamente con la ayuda de esta hoja resumen de Google Meet.

  1. En Google Calendar, haz clic en el evento al que quieras unirte.
  2. Haz clic en Unirse con Google Meet.
  3. En la ventana que se abrirá, haz clic en Unirse ahora
Unirse a Google Meet
2.5. Compartir contenido y mostrar la pantalla durante una videollamada
  1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
  2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
    1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
    2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
    3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
    4. Haz clic en Enviar.
  3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
  4. Haz clic en Mostrar mi pantalla y selecciona el contenido que quieres compartir:
    • Toda tu pantalla
    • Una ventana
  5. Haz clic en Compartir.
  6. (Opcional) Para dejar de compartir la pantalla en cualquier momento, haz clic en la opción Dejar de compartir, situada en la parte inferior de la pantalla.

Mostrar toda la pantalla o una ventana

2.6. Compartir archivos y otros materiales

Prepara a todos los que trabajan en la tarea compartiendo con ellos todos los archivos o carpetas importantes.

Compartir archivos o carpetas con determinados usuarios

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share.
  3. En "Compartir con personas y grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo. 
    • Importante: Si compartes el archivo con una dirección de correo que no pertenezca a una cuenta de Google, estos usuarios solo podrán verlo.
  4. Para cambiar qué pueden hacer los usuarios con tu documento, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Lector, Comentador o Editor.
  5. Elige que quieres notificar a las personas.
    • Si quieres notificar a las personas con las que has compartido un documento, marca la casilla junto a Notificar a las personas. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
    • Si no quieres notificar a las personas, desmarca la casilla.
  6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Compartir enlaces a archivos o carpetas

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir Compartir.

    En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

    Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

  2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
    • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo "" y selecciona Lector, Comentador o Editor.
    • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo ""y luegoPúblico.

      Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  3. Haz clic en Copiar enlace.
  4. Haz clic en Listo.
  5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.
Compartir archivos en Drive
2.7. Asignar tareas

Una vez que hayas decidido quién debe trabajar en las tareas, asígnaselas a los colaboradores.

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Comentar  y luego Añadir comentario Añadir comentario.
  3. Escribe un comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir la tarea o el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantas personas como quieras. Todas recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Abrir el cuadro Comentarios, introducir texto y asignar una tarea a otro usuario

2.8. Enviar un correo electrónico de seguimiento

Después de la reunión, envía un correo electrónico de seguimiento para resumir las notas de la reunión y cualquier tarea adicional.

1 Abre Gmail.
2 En la parte izquierda, haz clic en Redactar Más.
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Ventana completa Expand o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de la bandeja de entrada y una ventana de redacción de un correo con las opciones en las que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 anteriores

" "3 Resolver problemas

3.1. Colaborar para encontrar posibles soluciones

Crea un documento que sirva para que todos los usuarios puedan aportar ideas y soluciones. Edita el documento en tiempo real y a la vez que otros colaboradores, chatea dentro de los propios archivos y recibe comentarios y sugerencias dirigidos a ti.

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Comentar  y luego Añadir comentario Añadir comentario.
  3. Escribe un comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir la tarea o el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantas personas como quieras. Todas recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Abrir el cuadro Comentarios, introducir texto y asignar una tarea a otro usuario

3.2. Controlar las actualizaciones y los cambios

Comprueba el progreso de las tareas del proyecto de un solo vistazo mediante reglas de formato condicional. Por ejemplo, añade colores para diferenciar las tareas terminadas de las que aún no se han iniciado o están en curso.

Configurar mecanismos de registro del progreso

  1. Abre Hojas de cálculo y selecciona la columna a la que quieras aplicar las reglas de formato.
  2. Selecciona Formato y luego Formato condicional.
  3. Configura las reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:
A En la pestaña Un color, en Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.
B En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.
C En Estilo de formato, haz clic en la lista para elegir si quieres aplicar color a la celda o al texto.
D Para personalizar el color del texto o del fondo, haz clic en Color del texto o Color de relleno . Si es necesario, puedes dar un color al texto y otro al fondo.
E Si quieres añadir más reglas, haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos. Por ejemplo, aplica un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas que tengan el estado En curso.
F Haz clic en Listo.

Reglas de formato condicional en el menú Formato

3.3. Programar una reunión final

Programa una reunión final para comprobar que todos los miembros del equipo han completado sus tareas y comentar cualquier duda que haya.

  1. En Calendar, elige una opción:
    • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
    • Haz clic en MásCrear.
  2. Selecciona Evento.
3.4. Colaborar en la agenda durante la reunión

Durante la reunión, comparte la agenda para que todos los asistentes estén al tanto de los temas que se van a tratar.

  1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
  2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
    1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
    2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
    3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
    4. Haz clic en Enviar.
  3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
  4. Haz clic en Mostrar mi pantalla y selecciona el contenido que quieres compartir:
    • Toda tu pantalla
    • Una ventana
  5. Haz clic en Compartir.
  6. (Opcional) Para dejar de compartir la pantalla en cualquier momento, haz clic en la opción Dejar de compartir, situada en la parte inferior de la pantalla.
Hacer clic en Compartir para abrir una ventana en la que añadir usuarios y luego seleccionar Enviar
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