التعاون مع صناع القرار

هل تريد الاستفادة إلى أقصى حد من تطبيقات Google في العمل أو المؤسسة التعليمية؟  اشترِك في الإصدار التجريبي المجاني من G Suite

عرض جميع التعليمات | إخفاء جميع التعليمات

" "1  التواصل مع الجهات المعنية

1.1 البحث عن الجهات المعنية

في حال كنت تعمل على حل مهمة أو مشكلة عاجلة وعليك مشاركة المستخدمين الآخرين في مؤسستك، يمكنك البحث عنهم في Google Cloud Search.

العثور على الجهات المعنية والتواصل معهم:

  1. افتح Cloud Search، وفي مربع البحث، أدخِل اسم المستخدم.

  2. في أعلى بطاقة الملف الشخصي للمستخدم، اختَر "بدء محادثة" Start a Hangout أو "إرسال رسالة إلكترونية" .

  3. انقر على إرسال تقارير إلى للاطِّلاع على بطاقة الملف الشخصي لمدير المستخدم.

  4. على الهاتف الجوّال، انقر على رقم الهاتف للاتصال به.

  5. (اختياري) يمكنك أيضًا إجراء بحث باستخدام الكلمات العادية، مثل رقم هاتف يوسف. ستحصل على بطاقة إجابات تحتوي على رقم هاتف زميلك الذي يُدعى يوسف. في حال كان هناك أكثر من مستخدم بهذا الاسم، ضمن هل تبحث عن مستخدم محدَّد؟، انقر على اسم مختلف.

ملاحظة: يمكنك الاطِّلاع على معلومات إضافية عن جهة الاتصال والمدير في حال إضافة المشرف لتفاصيل الملف الشخصي هذه إلى حسابات المستخدمين.

ملاحظة: يمكنك الاطِّلاع على معلومات إضافية عن جهة الاتصال والمدير في حال إضافة المشرف لتفاصيل الملف الشخصي هذه إلى حسابات المستخدمين.

البحث عن مستخدم والتواصل معه

1.2 التواصل مع الجهات المعنية

بعد تحديد المستخدمين الذين عليك التواصل معهم، يمكنك إنشاء رسالة إلكترونية أو إرسال رسالة إلى الجهات المعنية.

1 افتح Gmail.
2 في يمين الصفحة، انقر على Plus إنشاء.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على "تكبير" Expand أو "الخروج من وضع ملء الشاشة" الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

نصيحة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية في أسفل النافذة، انقر على تراجع. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7، الواردة أعلاه

إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:

  1. افتح تطبيق Chat.
  2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على البحث عن مستخدمين وغرف وبرامج تتبُّع.
  3. أدخِل اسم المستخدم أو عنوان بريده الإلكتروني، أو اختَرهما من الاقتراحات التي تظهر لك. تتضمّن الاقتراحات جميع المستخدمين في مؤسستك، حتى إذا لم يكن مُفعَّل لديهم تطبيق Google Chat. لإرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم خارج مؤسستك، أدخِل عنوان بريده الإلكتروني بالكامل. 
    لإرسال رسالة مباشرة إلى أكثر من مستخدم واحد داخل مؤسستك، انقر على رسالة جماعية.
  4. انقر على رسالة.
  5. أدخِل رسالتك واضغط على Enter. يمكن أن تتضمّن رسالتك أي نص، بما في ذلك رابط (عنوان URL).

إرسال رسالة مباشرة إلى مجموعة:

  1. على يمين الصفحة، انقر على البحث عن المستخدمين والغرف وبرامج التتبُّعثمرسالة جماعية.
  2. أدخِل أسماء أو عناوين البريد الإلكتروني أو اختَر جهات الاتصال من الاقتراحات.
  3. بعد إضافة جهات الاتصال، انقر على رسالة.
  4. أدخِل الرسالة المباشرة، وانقر على "إرسال" إرسال رسالة.
  5. (اختياري) لإخفاء رسالة مباشرة جماعية، على يمين الصفحة، أشِر إلى الرسالة المباشرة وانقر على "المزيد" ثمإخفاء المحادثة إزالة.

إرسال رسالة إلى مجموعة

" "2  الاجتماع مع الجهات المعنية

2.1 معرفة الوقت الذي يمكن للمستخدمين الاجتماع فيه

قد يكون من الصعب تنسيق الجداول الزمنية مع مجموعات كبيرة من المستخدمين في مناطق زمنية مختلفة. قبل تحديد موعد اجتماع، يمكنك التحقق من الأوقات المناسبة لجميع الأعضاء في "تقويم Google".

  1. افتح تقويم Google، ثم انقر على Plus إنشاءثمحدث.
  2. انتقِل إلى قسم إضافة مدعوين وأدخِل عنوان البريد الإلكتروني للمدعو.  
  3. انقر على الأوقات المُقترَحة واختَر وقت اجتماع مُقترحًا. 
  4. انقر على خانة زمنية.
  5. (اختياري) إذا لم تتمكن من العثور على وقت اجتماع مُقترَح، انقر على تحديد موعد واختَر خانة زمنية. 
  6. انقر على حفظ.

 

تخصيص وقت للقاء

2.2 تحديد موعد اجتماع
  1. في تقويم Google، اختَر خيارًا:
    • انقر على خانة وقت فارغة في شبكة التقويم.
    • انقر على Plusإنشاء.
  2. اختَر الحدث.
2.3 إرفاق ملفات إلى دعوة الاجتماع

يمكنك إرفاق المستندات أو أي موارد أخرى تريد مناقشتها. يمكن للمدعوين مراجعة الملفات ذات الصلة قبل الاجتماع والاستعداد لها.

1 اختَر منطقة زمنية.
2 عليك إعداد حدث متكرّر.
3 تحديد موعد - حدِّد وقتًا يكون فيه زملاء العمل متاحين لعقد اجتماع.
4 إضافة تفاصيل الحدث - أضِف الموقع الجغرافي للاجتماع وأرسِل إشعارات الحدث والمزيد.
5 إضافة مؤتمرات الفيديو - أضِف اجتماع فيديو إلى الحدث. أو اختَر إضافة مكالمة فيديو تابعة لجهة خارجية.
6 إضافة وصف للحدث - أضِف التفاصيل، مثل معلومات الاتصال أو التعليمات أو روابط للحدث. ويمكنك تنسيق الوصف من خلال إضافة الخط الغامق أو المائل أو تسطير أو إضافة قوائم وروابط.
7 إضافة مرفقات - أرفق الملفات، مثل المستندات أو العروض التقديمية بأحداثك.

إضافة تفاصيل التقويم

2.4 الانضمام إلى الاجتماع

يمكنك الاطِّلاع على الاجتماع الذي تم تحديد موعده في "تقويم Google" والانضمام سريعًا إلى اجتماع الفيديو. استخدِم ورقة الملاحظات الموجزة هذه بشأن Google Meet.

  1. في تقويم Google، انقر على الحدث الذي تريد الانضمام إليه.
  2. انقر على الانضمام عبر Google Meet.
  3. في النافذة التي تظهر لك، انقر على الانضمام الآن
الانضمام إلى Google Meet
2.5 المشاركة وتقديم العروض أثناء اجتماع فيديو
  1. في Google Drive، افتح ملف مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google الذي تريد مشاركته أو عرضه.
  2. (اختياري) لتعديل مستند أو جدول بيانات أو عرض تقديمي بشكل متزامن مع المدعوّين:
    1. في أعلى يسار الصفحة، انقر على مشاركة.
    2. أضِف عنوانًا للمستند وانقر على حفظ.
    3. أضِف المدعوين إلى الاجتماع وامنح الجميع حق وصول محرِّر.
    4. انقر على إرسال.
  3. افتح Google Meet وانضم إلى الاجتماع.
  4. انقر على مشاركة العرض الآن واختَر ما تريد مشاركته:
    • شاشتك بأكملها
    • نافذة
  5. انقر على مشاركة.
  6. (اختياري) لإيقاف مشاركة شاشتك في أي وقت، انقر على إيقاف المشاركة في أسفل الشاشة.

اختيار الشاشة بأكملها أو نافذة

2.6 مشاركة الملفات والمواد الأخرى

يمكنك تزويد جميع المستخدمين في المهمة بما يحتاجونه من مواد من خلال مشاركة أي ملفات أو مجلدات ذات صلة.

مشاركة ملف أو مجلد مع مستخدمين محدِّدين:

  1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
  2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة Share.
  3. ضمن "المشاركة مع الأشخاص والمجموعات"، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه. 
    • ملاحظة مهمة: إذا كنت تشارك الملف مع عنوان بريد إلكتروني ليس حسابًا على Google، يمكن للمستخدم فقط عرض الملف.
  4. لتغيير ما يمكن للمستخدمين تنفيذه في المستند، انقر في يسار الصفحة على رمز السهم المتجه للأسفل للأسفل ثم مُشاهِد أو معلِّق أو محرِّر.
  5. اختَر "إشعار الأشخاص".
    • إذا كنت تريد إبلاغ المستخدمين بأنك شاركت مستندًا معهم، ضَع علامة في المربّع بجانب "إشعار الأشخاص". في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخِله في الرسالة الإلكترونية.
    • إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، عليك إزالة العلامة من المربّع.
  6. انقر على مشاركة أو إرسال.

مشاركة رابط ينقل إلى ملف أو مجلد:

  1. في Drive، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد الذي تريد مشاركته واختَر "مشاركة" مشاركة.

    في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، انقر على مشاركة أعلى الصفحة.

    ملاحظة: لا يمكنك مشاركة سوى الملفات التي تمتلكها أو لديك الإذن بتعديل محتواها.

  2. (اختياري) لتحديد ما يمكن للمستخدمين تنفيذه على ملفك عند مشاركته، ضمن اسم مؤسستك، انقر على تغيير:
    • لتغيير الإذن، انقر على السهم المتّجه للأسفل  واختَر مُشاهد أو معلِّق أو محرر.
    • للسماح بمشاركة الرابط خارج مؤسستك، بجانب اسم مؤسستك، انقر على السهم المتّجه للأسفل ثمعلني.

      ملاحظة: إذا لم يظهر لك هذا الخيار، تواصل مع مشرف G Suite.

  3. انقر على نسخ الرابط.
  4. انقر على تم.
  5. الصق الرابط في رسالة إلكترونية أو موقع إلكتروني أو أي مكان تريد مشاركته فيه.
مشاركة الملفات في Drive
2.7 التكليف بالمهام

بعد تحديد الأفراد المطلوب منهم تنفيذ المهمة، يمكنك توزيع المهام على الجهات المعنية.

  1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
  2. انقر على "إضافة تعليق" Add comment.
  3. أدخِل التعليق في المربع.
  4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
  5. (اختياري) لتحديد التعليق إلى مستخدم محدد، ضع علامة في المربع تحديد إلى.
  6. انقر على تعليق أو تحديد.

فتح مربع التعليق وإدخال نص، مع الخيار لتحديد مهمة لمستخدم

2.8 إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة

بعد الاجتماع، يمكنك إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة تتضمن ملخصًا لملاحظات الاجتماع وأي مهام إضافية.

1 افتح Gmail.
2 في يمين الصفحة، انقر على Plus إنشاء.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على "تكبير" Expand أو "الخروج من وضع ملء الشاشة" الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

نصيحة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية في أسفل النافذة، انقر على تراجع. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7، الواردة أعلاه

" "3  حل المشاكل

3.1 التعاون في البحث عن حلول محتملة

يمكنك إنشاء مستند يُعد بمثابة لوحة فارغة يضع فيها جميع الأعضاء أفكارهم وحلولهم. ويمكن للجميع التعديل معًا في الوقت الفعلي والمحادثة داخل الملفات والحصول على الملاحظات المستهدَفة باستخدام التعليقات والاقتراحات.

  1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
  2. انقر على "إضافة تعليق" Add comment.
  3. أدخِل التعليق في المربع.
  4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
  5. (اختياري) لتحديد التعليق إلى مستخدم محدد، ضع علامة في المربع تحديد إلى.
  6. انقر على تعليق أو تحديد.

فتح مربع التعليق وإدخال نص، مع الخيار لتحديد مهمة لمستخدم

3.2 تتبُّع التعديلات والتغييرات

يمكنك معرفة كيفية تقدّم مهام المشروع في نظرة سريعة من خلال قواعد التنسيق الشرطي. مثلاً، يمكنك إضافة ألوان لإبراز المهام المكتملة من المهام التي لم يتم البدء فيها أو التي لا تزال قيد التقدم.

إعداد برامج تتبع التقدم:

  1. افتح جداول البيانات واختَر العمود الذي تريد تطبيق قواعد التنسيق عليه.
  2. اختَر تنسيقثمتنسيق شرطي.
  3. عليك إعداد القواعد. مثلاً، يمكنك تحديد لون مختلف للمهام التي "اكتملت"، أو "لم يتم البدء"، أو "قيد التقدم":
A في علامة التبويب اللون الفردي ضمن تنسيق الخلايا في حال، اختَر احتواء النص.
B في المربع ضمن احتواء النص، اكتب كامل.
C ضمن نمط التنسيق، انقر على القائمة لاختيار ما إذا كنت تريد تلوين الخلفية أو النص.
D لتحديد نص مخصّص أو لون خلفية، انقر على "لون النص" أو "لون التعبئة" . ويمكنك تحديد لون للنص ولون للخلفية إذا لزم الأمر.
E في حال كنت تريد إضافة المزيد من القواعد، انقر على إضافة قاعدة أخرى واتّبع الخطوات نفسها. مثلاً، يمكنك تحديد خلفية ذات لون أحمر إلى المهام التي لم يتم البدء وخلفية ذات لون برتقالي إلى مهام قيد التنفيذ.
F انقر على تم.

البحث عن قواعد التنسيق الشرطي في القائمة ضمن "تنسيق"

3.3 تحديد موعد اجتماع نهائي

يمكنك تحديد موعد اجتماع نهائي لضمان إكمال جميع المستخدمين لمهامهم ومناقشة أي أسئلة.

  1. في تقويم Google، اختَر خيارًا:
    • انقر على خانة وقت فارغة في شبكة التقويم.
    • انقر على Plusإنشاء.
  2. اختَر الحدث.
3.4 التعاون في تحديد جدول أعمال أثناء الاجتماع

أثناء الاجتماع، يمكنك مشاركة جدول الأعمال حتى يكون الجميع مطَّلعًا على آخر المستجدات.

  1. في Google Drive، افتح ملف مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google الذي تريد مشاركته أو عرضه.
  2. (اختياري) لتعديل مستند أو جدول بيانات أو عرض تقديمي بشكل متزامن مع المدعوّين:
    1. في أعلى يسار الصفحة، انقر على مشاركة.
    2. أضِف عنوانًا للمستند وانقر على حفظ.
    3. أضِف المدعوين إلى الاجتماع وامنح الجميع حق وصول محرِّر.
    4. انقر على إرسال.
  3. افتح Google Meet وانضم إلى الاجتماع.
  4. انقر على مشاركة العرض الآن واختَر ما تريد مشاركته:
    • شاشتك بأكملها
    • نافذة
  5. انقر على مشاركة.
  6. (اختياري) لإيقاف مشاركة شاشتك في أي وقت، انقر على إيقاف المشاركة في أسفل الشاشة.
النقر على "مشاركة" لفتح النافذة التي يمكنك من خلالها إضافة المستخدمين، ثم النقر على "إرسال"
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟