集思廣益的秘訣

本頁面包含以下內容：

• 使用單一地址分享團隊內容
• 在共用文件中一起集思廣益
• 集中存放集思廣益的文件
• 在會議前為團隊成員提供準備資料
• 在視訊會議中討論想法
• 票選出優秀構想
• 掌握各項構想和工作的狀態
• 建立共同討論專用的網站
• 呈現效果十足的提案訴求

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使用單一地址分享團隊內容

想要與位在世界各地的小組成員分享相同的資訊嗎？您可以為團隊成員建立 Google 網路論壇電子郵件名單，讓大家輕鬆交流想法和研發成果。隨後只要使用群組電子郵件地址，就可以一次為所有人提供狀態更新資訊以及共用資源 (例如 Google 日曆中的團隊日曆，以及 Google 雲端硬碟中的文件)。

操作說明

傳送電子郵件給群組成員

1. 在 Gmail 中，按一下左側的「撰寫」圖示 。
2. 在「收件者」旁邊直接輸入群組電子郵件地址，無需逐一輸入小組成員的電子郵件地址。

建立團隊日曆

重要事項：你只能透過瀏覽器建立新日曆。建立後，你可以在瀏覽器和 Google 日曆應用程式中找到日曆。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 在左側的「其他日曆」旁，依序按一下「新增其他日曆」圖示  [建立新日曆]。
3. 輸入日曆名稱和說明。
4. 按一下 [建立日曆]。

在雲端硬碟中共用檔案

1. 在電腦上前往 Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報。
2. 按一下要共用的檔案。
3. 按一下「共用」圖示 。

如需瞭解詳情，請前往 Google 網路論壇說明中心

 

在共用文件中一起集思廣益

如果所有成員都能透過同一平台共用資訊並即時提供意見，可以讓共同討論的過程更輕鬆。您可以使用 Google 文件建立檔案，當成空白畫布，讓團隊成員在上面自由提出建議。您也可以在文件中標明要彙整的資訊，並分享給所有成員 (例如透過網路論壇電子郵件地址分享)。大家可以即時協作編輯文件、在檔案中進行即時通訊，並可透過註解和建議功能獲得針對性的意見。此外，還可以邀請每位團隊成員標示出自己最喜歡的構想，獲得最多人票選的構想就能脫穎而出。

操作說明

建立文件

如何建立新文件：

1. 在電腦上前往 docs.google.com 開啟 Google 文件主畫面。
2. 在左上方的「開始建立新文件」底下，按一下「空白」圖示 。

你也可以前往 docs.google.com/create 建立新文件。

與群組共用內容

1. 在 Google 雲端硬碟中建立檔案，或是開啟現有文件。
2. 在檔案中按一下 [共用]。
3. 在 [邀請使用者] 欄位中輸入群組地址。
4. 選取您要授予群組的權限類別：[可以編輯]、[可以註解] 或 [可以檢視]。
5. 按一下「完成」。

 

集中存放集思廣益的文件

想透過安全的方式輕鬆儲存及共用小組討論所需的資源嗎？只要在雲端硬碟或共用雲端硬碟中，將團隊的所有檔案儲存在同一個資料夾內，即可透過團隊專用的網路論壇電子郵件地址快速與所有成員共用。有人變更檔案內容時，雲端硬碟會顯示哪個檔案出現異動。無論何時，團隊成員都可以透過任何裝置從遠端安全地存取最新檔案。

操作說明

將檔案新增至雲端硬碟

使用電腦時，你可以從 drive.google.com 或從桌面上傳檔案。檔案上傳位置可以是私人或共用資料夾。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 依序按一下左上方的 [新增] [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]。
3. 選擇您要上傳的檔案或資料夾。

在共用雲端硬碟中新增檔案：

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」，然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
3. 按一下左上角的「新增」。
4. 按一下你要建立的檔案類型或資料夾，或從你的電腦上傳。

您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有，即使您退出共用雲端硬碟，您的檔案仍會保留下來。

與團隊成員分享內容

1. 在 Google 雲端硬碟中建立檔案，或是開啟現有文件。
2. 在檔案中按一下 [共用]。
3. 在 [邀請使用者] 欄位中輸入群組地址。
4. 選取您要授予群組的權限類別：[可以編輯]、[可以註解] 或 [可以檢視]。
5. 按一下「完成」。

開始使用 Google 雲端硬碟

 

在會議前為團隊成員提供準備資料

您可以為團隊成員提供相關檔案，讓他們能夠在開始討論前先行檢視，做好萬全準備。當您使用 Google 日曆傳送邀請給同事時，可以同時附上文件、試算表、簡報、待辦事項等相關檔案，讓所有團隊成員都能事先掌握討論內容，準備好提出自己的意見。

操作說明

將檔案附加至會議邀請

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 建立新活動或開啟現有活動。
3. 如果要建立新活動，請按一下 [更多選項]。
4. 按一下說明方塊底部的「新增附件」圖示 。
5. 選擇 Google 雲端硬碟中的現有檔案。如要附加電腦中的檔案，請按一下 [上傳]。
6. 完成後，按一下 [選取] 或 [上傳]。

開始使用 Google 日曆

 

在視訊會議中討論想法

想要與遠端的團隊成員即時討論，一起集思廣益嗎？只要發起 Google Meet 視訊會議即可。您可以在文件中列出討論議題並與所有成員共用，讓大家可以預做準備。會議進行時，可以透過分享螢幕畫面展示構想。Meet 也支援分組討論室，方便您將參與者分成小組討論。團隊成員可以在小組討論結束後重新加入原本的會議。

操作說明

在 Google 日曆中預先建立分組討論室

在 calendar.google.com 中選擇下列任一做法：

針對新會議：

1. 建立新的「Google 日曆」活動。
2. 按一下 [新增 Google Meet 視訊會議]。
3. 新增參與者。
4. 按一下「變更會議設定」圖示 。
5. 按一下左側的「分組討論室」圖示 。
6. 選擇分組討論室的數量，然後選擇下列其中一個選項：
   • 將參與者拖曳至不同聊天室中。
   • 直接在分組討論室中輸入參與者的名稱。
   • 按一下「隨機分組」圖示 即可打散分組。
7. 按一下「儲存」。

針對現有會議：

1. 開啟現有的 Google 日曆活動。
2. 按一下「編輯活動」圖示 。
3. 按一下活動詳細資料下方的「變更會議設定」圖示 。
4. 按一下左側的「分組討論室」圖示
5. 選擇分組討論室的數量，然後選擇下列其中一個選項：
   • 將參與者拖曳至不同聊天室中
   • 直接在聊天室中輸入參與者的名稱
   • 按一下「隨機分組」圖示 即可打散分組
6. 按一下「儲存」。

在視訊會議期間建立分組討論室

1. 在電腦上發起會議。
2. 依序按一下右下方的「活動」圖示  「分組討論室」。
   • 提示：如果不想讓學生自行建立分組討論室，管理員應僅為教職員保留 Meet 建立權限。
3. 在 [分組討論室] 建立面板中，選擇分組討論室的數量。每場視訊通話最多可以建立 100 間分組討論室。
4. 系統會將視訊通話參與者分配到各間討論室。如要手動將使用者移至其他討論室，請採取以下做法：
   • 直接在分組討論室中輸入參與者的名稱。
   • 將參與者的名稱拖曳至其他分組討論室。
   • 按一下 [隨機分組] 圖示  即可將群組隨機分組。
5. 按一下右下方的 [開啟分組討論室]。

開始使用 Google Meet

 

票選出優秀構想

當您透過共同討論篩選出比較適合的幾個構想後，可以運用 Google 表單推動問卷調查，請團隊成員選出最好的構想。您可在 Google 表單或試算表中查看問卷回覆，還可以使用內建的資料摘要和圖表功能，輕鬆掌握哪些構想最受歡迎。

操作說明

建立表單或測驗

1. 前往 forms.google.com。
2. 按一下「空白表單」圖示 。
3. 為未命名的表單命名。

在 Google 試算表中查看回應

如果將回覆儲存於試算表，Google 試算表會自動將資料填入表格，藉此提供資料格式與結構。瞭解如何在 Google 試算表使用表格。

1. 在 Google 表單中開啟表單。
2. 依序點選畫面頂端的「回覆」「摘要」。
3. 依序按一下右上方的「更多」圖示 「選取回覆目標位置」。
4. 選取所需選項：
   • 「建立新試算表」：在 Google 試算表建立試算表。
   • 「選取現有的試算表」：選取要儲存回覆的現有試算表。
5. 點選「建立」或「選取」。

 

掌握各項構想和工作的狀態

讓所有團隊成員都能瞭解各項構想及指派工作項目，輕鬆掌握共同討論的內容。您可以透過試算表列出構想，並在專案開始時將工作項目分派給團隊成員。這樣一來，所有人都可以透過同一個平台瞭解專案的最新概念、工作項目和截止日，並且隨時都能掌握最新構想和時間表的異動情形。

操作說明

建立專案計畫

1. 在 Google 雲端硬碟中，依序點選 [ 新增] [Google 試算表] [空白試算表]。
2. 按一下 [無標題的試算表]，然後為專案計畫輸入新標題。
3. 新增欄標題。舉例來說，如果您要追蹤專案的各項工作，可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
4. 在工作表中新增內容，用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後，其他使用者也可以在其中新增內容。

開始使用 Google 試算表

 

建立共同討論專用的網站

您希望日後能用更完善的方式管理從小組討論過程中產生的專案嗎？有了 Google 協作平台，您就可以建立專屬的專案網站，讓團隊成員自由更新，持續追蹤集思廣益的討論內容。協作平台可讓您透過簡單的方式嵌入共同討論所需的文件、會議紀錄、專案時間表等內容，協助您隨時整握專案的整體進度。

操作說明

建立協作平台

1. 在電腦上開啟新版 Google 協作平台。
2. 在頂端的「開始建立新網站」底下選取您要的範本。
3. 在左上方輸入網站名稱，然後按下 Enter 鍵。
4. 在網站中新增內容。
5. 按一下右上方的 [發布]。

開始使用 Google 協作平台

 

呈現效果十足的提案訴求

想在討論過程中向團隊成員呈現令人驚豔的構想嗎？覺得某個想法大有可為，但還需要取得外部利害關係人的許可嗎？您可以使用 Google 簡報製作簡潔清楚的簡報，呈現想要說明的資訊。此外，您也可以在其中加入圖表、圖片、影片和連結，強化簡報的說服力，還能快速與團隊成員分享想法並取得具體意見。 如果貴機構擁有 Google Workspace 專用 Gemini，您可以在 Google 簡報中使用 Gemini 生成簡報和圖片。或者，您也可以使用 Google Vids 建立、編輯、更新及協作提案影片。

操作說明

在簡報中加入圖片

1. 在電腦上使用 Google 文件開啟文件，或使用 Google 簡報開啟簡報。
2. 依序按一下「插入」「圖片」。
3. 選擇圖片來源。
   • 上傳電腦中的圖片：插入裝置上儲存的圖片。
   • 圖庫和網路：插入圖庫圖片、GIF 檔案、貼圖和 Google 圖片。
   • Google 雲端硬碟和相簿：使用 Google 雲端硬碟或相片庫中的圖片。
   • 相機：使用裝置相機拍攝的圖片。
   • 使用網址上傳：插入圖片連結或 .gif 檔案。
4. 按一下「插入」或「開啟」。

請參閱這篇文章，瞭解如何在 Google 試算表中新增圖片。

Create images based on slide content with Gemini

1. On your computer, open Google Slides.
2. At the top, click Ask Gemini .
3. In the side panel, you can:
   • Create an image based on a selected slide: For example, you can enter Create an image or Suggest images for this slide.
   • Select a suggested prompt: Gemini in Slides might suggest images based on the content of your slides.
   • Create your own prompt: For example, you can ask Create an image of a dog with glasses.
4. Press Enter.
5. Point to a specific image and click Insert .
6. (Optional) To send feedback about the image, click Good suggestion or Bad suggestion .
7. You can also:
   • Edit the prompt: Click Edit Prompt .
   • Generate more images: At the bottom, click Generate more .

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Generate a new slide with Gemini

You can use the Gemini in Slides side panel to generate a new slide.

1. On your computer, open Google Slides. New slides are generated using your current theme.
2. At the top, click Ask Gemini .
3. In the side panel, select a prompt or create your own. To create a prompt with the name of your file, insert @ before the name. For example, Create a slide about how to optimally train for a marathon or Create a slide about @Company 2023 Goals deck.
4. From the generated slide, you can:
   • Get a different version: From the menu, click Retry .
   • Add the slide to your presentation: From the menu, click Insert .
   • Refine the generated slide: From the menu, click Close . On the side panel, write a new prompt.
   • Send feedback: From the menu, click Good suggestion or Bad suggestion .

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Create a video with Vids

1. 使用電腦開啟 Google Vids。
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

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