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要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

集思广益的实用妙招

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想为您的企业带来 Google Workspace 高级功能?

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使用一个地址共享团队内容

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需要与世界各地的团队成员共享相同的信息?请使用 Google 网上论坛为您的团队创建电子邮件收件人列表,以便更轻松地沟通创意和进展。然后,您可以使用群组的电子邮件地址向所有人发送状态更新和共享资源(例如 Google 日历中的团队日历和 Google 云端硬盘中的集思广益文档),而无需逐一发送电子邮件。

使用群组邮件,如用于问答论坛
了解操作方法

向群组发送电子邮件

  1. 在 Gmail 中,点击左侧的“写邮件”图标
  2. 收件人旁边,只需输入群组的电子邮件地址,而无需输入每位团队成员的电子邮件地址。

创建团队日历

您只能通过浏览器(而非 Google 日历应用)创建新日历。创建日历后,您可以通过浏览器和应用查看。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 在左侧“其他日历”旁边,点击“添加其他日历”图标 Plus 接着点按 创建新日历
  3. 为您的日历添加名称和说明。
  4. 点击创建日历
  5. 如果您想要与他人共享您的日历,在左侧边栏中点击相应日历,然后选择与特定的人共享

共享云端硬盘中的文件

  1. 在计算机上,转到 Google 云端硬盘文档表格幻灯片
  2. 点击您想共享的文件。
  3. 点击“共享”图标 Share

请访问 Google 网上论坛帮助中心,了解详情

 

 

在共享文档中集思广益

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如果所有人都可以在一个地方共享信息并提供即时反馈,就能更轻松地展开讨论。请使用 Google 文档创建一个空白文档,供团队成员撰写自己的创意。请在文档中概述要收集的信息,然后与所有人共享(例如,通过您的群组电子邮件地址)。所有人可以共同实时编辑文件,在文件中聊天,并通过评论和建议获取有针对性的反馈。然后,邀请每位团队成员标记三个最满意的创意,得票最多的创意胜出。

点击“共享”以打开添加邀请对象窗口,然后点击“发送”。

了解操作方法

创建文档

要创建新的文档,请执行以下操作:
  1. 使用计算机访问 docs.google.com 打开 Google 文档的首页。
  2. 在左上角的“创建新文档”下方,点击“空白”图标 新建
您也可以通过网址 docs.google.com/create 创建新文档。

与群组共享内容

  1. 在 Google 云端硬盘中创建文件,或打开现有文档。
  2. 在文件中,点击共享
  3. 邀请其他人字段中输入群组的地址。
  4. 选择您要为群组提供的访问权限级别:可以编辑可以评论可以查看
  5. 点击完成

 

 

在一个地方存储集思广益文档

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想要方便且安全地存储和共享您团队的讨论资源?请将所有团队文件保存在云端硬盘或共享云端硬盘的一个文件夹中,并通过群组电子邮件地址即时共享它们。如果有人进行更改,云端硬盘会向您显示更改的文件。团队成员可以随时通过任何设备安全地远程访问最新文件。

了解操作方法

将文件添加到云端硬盘中

在计算机上,您可以通过 drive.google.com 或桌面上传文件。文件可以上传到不公开文件夹或共享文件夹。

  1. 在计算机上访问 drive.google.com
  2. 点击左上角的新建 接着点按 上传文件上传文件夹
  3. 选择您要上传的文件或文件夹。

将文件添加到共享云端硬盘

要求至少拥有贡献者权限

  1. 在计算机上访问 drive.google.com
  2. 点击左侧的共享云端硬盘,然后双击您的某个共享云端硬盘。
  3. 点击左上角的新建
  4. 点击您要创建或从计算机上传的文件或文件夹的类型。

您添加的任何文件都归团队所有。如果您退出共享云端硬盘,系统仍会保留您添加的文件。

与团队成员共享内容

  1. 在 Google 云端硬盘中创建文件,或打开现有文档。
  2. 在文件中,点击共享
  3. 邀请其他人字段中输入群组的地址。
  4. 选择您要为群组提供的访问权限级别:可以编辑可以评论可以查看
  5. 点击完成

请访问 Google 云端硬盘帮助中心,了解详情

 

 

让团队成员为会议做好准备

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让您的团队成员在会议开始前预览相关文件,为讨论做好准备。在日历中向同事发送会议邀请时,您可以附加文档、电子表格、演示文稿、日程等,以便团队中的所有人都做好准备,出谋划策。

了解操作方法

在会议邀请中附加文件

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 创建一个新活动或打开某个现有活动。
  3. 在创建新活动时,点击更多选项
  4. 点击底部说明框中的“添加附件”图标 附加
  5. 选择 Google 云端硬盘中的现有文件。要添加计算机中的文件作为附件,请点击上传
  6. 完成后,点击选择上传

请访问 Google 日历帮助中心,了解详情

 

 

在视频会议中讨论想法

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想要与远程团队成员实时展开讨论,集思广益?您可以发起 Google Meet 视频会议。共享概述了日程内容的文档,让所有人提前做好准备。在会议期间,通过共享屏幕来展示您的创意。您可以启动 Google Jamboard,然后使用虚拟白板实时写下每位视频会议参与者提出的意见。您还可以使用 Meet 的分组会议,将参与者分成多个小组。先让团队成员进行小组讨论,然后再重新加入原来的会议中。

了解操作方法

提前在日历中创建分组会议

前往 calendar.google.com,然后根据需要选择操作步骤:

对于新会议:

  1. 创建新的 Google 日历活动。
  2. 点击添加 Google Meet 视频会议
  3. 添加参与者。
  4. 点击“更改会议设置”图标
  5. 点击左侧的“分组会议”图标
  6. 选择分组会议数量,然后根据需要选择相应操作:
    • 将参与者拖动至不同的分组会议。
    • 直接在分组会议中输入参与者的姓名。
    • 点击“随机分配”图标 以将参与者分配到不同的分组会议。
  7. 点击保存

对于现有会议:

  1. 打开现有的 Google 日历活动。
  2. 点击“编辑活动”图标 编辑活动
  3. 在“活动详情”下方,点击“更改会议设置”图标
  4. 点击左侧的“分组会议”图标
  5. 选择分组会议数量,然后根据需要选择相应操作:
    • 将参与者拖动至不同的分组会议。
    • 直接在分组会议中输入参与者的姓名
    • 点击“随机分配”图标 以将参与者分配到不同的分组会议
  6. 点击保存

在视频会议期间创建分组会议

  1. 在计算机上发起会议。
  2. 点击右下方的“活动”图标  向右箭头 分组会议
  3. 在“分组会议”创建面板中,选择分组会议的数量。您在一次通话中可创建多达 100 个分组会议。
  4. 通话参与者会被分配到各个分组会议中。要手动将参与者移到不同的分组会议,您可以:
    • 直接在分组会议中输入参与者的姓名。
    • 将参与者的姓名拖放到其他分组会议中。
    • 点击“随机分配”图标 ,可将参与者随机分配到不同小组。
  5. 点击右下方的开设分组会议

请访问 Google Meet 帮助中心,了解详情

 

 

选出最佳创意

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对讨论会中胜出的创意进行初步筛选后,让您的团队在 Google 表单调查问卷中选出最终的胜者。您可以在表单或 Google 表格中查看调查问卷的回复:内置的数据摘要和图表可让您轻松分辨出最受欢迎的创意。

图表格式的回复摘要或单个回复
了解操作方法

创建表单或测验

  1. 转到 forms.google.com
  2. 点击“空白”图标 Plus
  3. 为无标题表单命名。

在工作表中查看回复

  1. Google 表单中打开相应表单。
  2. 在“回复”下方的左上角,点击摘要
  3. 点击右上角的“更多”图标 更多接着点按 选择回复的目标位置
  4. 根据需要执行相应操作: 
    • 新建电子表格:在 Google 表格中为回复信息创建电子表格
    • 选择现有电子表格:从 Google 表格的现有电子表格中选择,以存储回复
  5. 点击创建选择

 

 

跟踪创意和任务

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通过跟踪创意和分配任务,让团队中的所有人都掌握讨论会的最新进展。在项目开始后,使用表格列出所有创意,并为团队成员分配任务。这样,每个人都可以在一个地方了解最新的概念、任务和截止日期,并可以及时收到有关新创意和时间表变更的通知。

了解操作方法

创建项目计划

  1. Google 云端硬盘中,点击 新建 接着点击 Google 表格 接着点击 空白电子表格
  2. 点击无标题电子表格,然后为您的项目计划输入新标题。
  3. 添加各个列标题。例如,您可能是要跟踪某个项目的任务,这个时候就可以添加任务负责人、截止日期、状态和备注等列。
  4. 向该工作表中添加内容以跟踪项目计划。共享该工作表后,其他人也可以添加内容。

前往 Google Workspace 学习中心了解详情

 

 

构建集思广益网站

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未来想要通过更完善的方式管理基于您团队的讨论会开展的项目?借助 Google 协作平台,您可以创建专门的项目网站供团队成员随时更新动态,从而跟踪集思广益讨论内容。还可以轻松嵌入讨论文档、会议记录、项目时间表等,从而随时掌握整个项目的进展。

通过 Google 协作平台或云端硬盘创建网站。

了解操作方法

创建网站

  1. 使用电脑打开新版 Google 协作平台
  2. 在顶部的创建新网站下,选择一个模板
  3. 在左上角,输入您网站的名称,然后按 Enter 键。
  4. 向您的网站添加内容。
  5. 点击右上角的发布

请访问 Google 协作平台帮助中心,了解详情

 

 

演示精彩的简报

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想在讨论会上向团队成员演示胜出的创意?您的创意已经胜出,但需要得到外部利益相关者的认可?请使用 Google 幻灯片制作精彩的演示文稿,传递您的信息。您可以添加图形、图片、视频和链接来增强演示文稿的效果。您可以与团队分享创意,获得即时反馈。

了解操作方法

在演示文稿中添加图片

  1. 使用计算机在 Google 文档幻灯片中打开文档或演示文稿。
  2. 点击插入 接着点按 图片
  3. 选择从哪里添加图片。
    • 从计算机中上传:插入保存在设备上的图片。
    • 在网络上搜索:在网络上搜索图片。
    • GIF 和贴纸:在幻灯片中插入 GIF 图片或贴纸。
    • 云端硬盘:使用保存在 Google 云端硬盘中的图片。
    • 照片:使用您的 Google 相册媒体库中的图片。
    • 通过网址:插入图片的链接或插入 GIF (.gif) 图片。
  4. 点击插入打开

了解如何在表格中添加图片

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心


“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

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