通知

要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

休假后快速跟上工作节奏

Google Workspace 企业教程

学习内容

如何使用 Google Workspace 的功能在返回工作岗位后快速提高工作效率。

您需要:

10 分钟

帐号 Google Workspace 账号 - 还没有账号?立即开始为期 14 天的试用。

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本教程中的内容

重置通知和外出回复 看看您错过了什么 开始工作
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 1  重置通知和外出回复


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重新开启 Google Workspace 通知

如果您在外出期间关闭了 Google Workspace 服务的通知,请重新开启。

开启 Google 日历活动通知:

  1. 在 Google 日历中,点击“设置”图标  接着点击 设置
  2. 在左侧的基本下方,点击活动设置。
  3. 点击通知,然后选择一个选项:
    • 关闭
    • 桌面通知
    • 提醒
  4. (可选)要为收到的通知设置提示音,请勾选播放通知提示音复选框。
  5. (可选)要管理您的通知,请在左侧点击您的日历 接着点击 一般通知
  6. 点击每个选项旁边的“向下箭头”图标 ,然后选择电子邮件

管理活动通知

开启或关闭 Google Chat 通知:

对于 Chat 中的消息:

  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 点击右上方的“设置”图标 接着点按 查看所有设置
  3. 点击顶部的聊天及通过 Meet 开会标签页。
  4. 在“聊天通知设置”下,点击管理聊天设置
  5. 在“桌面通知”下,勾选“允许显示聊天通知”旁边的复选框,以开启 Google Chat 消息通知。

对于 Gmail 中的聊天消息:

  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 点击右上方的“设置”图标 接着点按 查看所有设置
  3. 点击顶部的聊天及通过 Meet 开会标签页。
  4. 在“聊天通知设置”下,点击管理聊天设置
  5. 在“桌面通知”下,勾选“允许显示聊天通知”旁边的复选框,以开启 Google Chat 消息通知。
关闭外出回复

注意:要使用外出回复,您的帐号必须至少已使用 24 小时。

  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标  接着点击 查看所有设置
  3. 向下滚动到外出回复,然后选择启用外出回复停用外出回复
  4. 如果您启用了外出回复,请输入您要离开的日期并添加邮件内容。然后,选择向谁发送回复。
  5. 点击底部的保存更改
设置外出回复

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2  看看您错过了什么

 


回复新的会议邀请

当您收到某个活动的邀请后,相应活动就会显示在您的日历上。如果您订阅了电子邮件通知,则还会收到电子邮件邀请。如果您使用的是 Gmail,则可以在电子邮件邀请中进行回复。

回复邀请:

  1. 在日历网格中,点击相应活动。
  2. 在底部的参加?旁边,点击是、否或不确定。

提示:要通过 Gmail 回复活动,请打开电子邮件,然后在参加?旁边点击参加不参加不确定

除了邀请对象人数超过 200 人的活动或全天活动,所有邀请对象都可以建议新的会议时间。

回复日历活动
创建假期后任务核对清单

通过电子邮件创建任务:

  1. 转至 Gmail
  2. 点击右侧的“Tasks”图标 Tasks
  3. 找到您要另存为任务的电子邮件。
  4. 将该电子邮件拖放到侧边栏。
  5. 如要添加日期和时间,请点击日期/时间
移动会话以创建任务。
看看有无重要的待办事项

如果 Google 云端硬盘文件或其他 Google Workspace 服务(例如日历或 Gmail 中的 Tasks)中的待办事项清单有重要变更,务必确保您没有错过。

您可以跟踪在云端硬盘中创建的或上传到云端硬盘的内容的更改。您还可以查看有关文件和文件夹的具体信息。要查看特定文件或文件夹的操作记录,请选择该文件或文件夹,然后点击“信息”图标

在“操作记录”标签页上查看云端硬盘操作记录:

您可以查看对云端硬盘中的文件所做的更改,并跟踪是谁做出的这些更改。您可能会看到其他人所做的如下更改:

  • 修改或评论文件
  • 重命名文件或文件夹
  • 移动或移除文件/文件夹
  • 将新文件上传到文件夹
  • 共享或取消共享内容

重要提示:Google 文档、表格和幻灯片的版本记录不同于云端硬盘中存储的 .pdf 文件、图片和其他文件的历史记录。了解如何查看 Google 文件的更改历史记录

在“详细信息”标签上查看云端硬盘操作记录:

  1. 云端硬盘中,点击“操作记录”面板顶部的查看详细信息,即可查看以下信息和变化:
    • 文件类型和所有者。
    • 文件夹大小和内容数。
    • 上次修改、创建或打开相应内容的人员。
  2. 点击“编辑”图标 以添加内容说明。

查看文件的操作记录


在网络浏览器上查看 Tasks:

在某些 Google Workspace 应用中,您可以将任务添加到侧边栏中。
  1. 前往 Gmail日历Chat云端硬盘或 Google 文档表格幻灯片中的某个文件。
    • 重要提示:如果您看不到 Tasks 应用,请点击屏幕右下角的箭头图标以展开面板。
  2. 点击右侧的“Tasks”图标 Tasks


点击“铅笔”图标即可添加任务

查看文件的更改

快速浏览更改:

  1. 在计算机上访问 drive.google.com
  2. 点击左侧的我的云端硬盘
  3. 点击右上方的“查看详细信息”图标 信息
  4. 要查看近期更改,请点击操作记录
  5. 要查看特定文件或文件夹的操作记录,请点击相应文件或文件夹。
  6. 要查看最近的更改,请在右侧向下滚动。


查看或恢复到早期版本:

  1. 云端硬盘中打开您的文件。
  2. 点击文件 接着点击 版本历史记录 接着点击 查看版本历史记录
  3. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方,您会看到:
    • 编辑了文档的人的姓名。
    • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色,其所编辑的内容会以相应颜色显示。
  4. (可选)要还原为某个版本,请点击恢复此版本

注意:您需要拥有所有者可以编辑权限才能查看版本历史记录。

点击“文件”即可查看“版本历史记录”,且右上方会突出显示“查看新更改”选项。

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3 开始工作


 

及时了解重要工作和接下来的工作

要了解当前优先的工作或即将执行的计划,请向您的团队发送电子邮件,或在 Chat 中向您的同事发送消息。

  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 点击左上方的“写邮件”图标 
  3. 在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人:
    • 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
    • 撰写邮件时,在正文中输入“+”或“@”,然后在相应符号后添加联系人姓名。
  4. 添加主题。
  5. 撰写邮件。
  6. 点击页面底部的发送

提示:若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组,请点击收件人:


向他人发送私信:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方,请点击“发起聊天”图标
  3. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
    • 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息,请输入对方的电子邮件地址。
  4. 点击您要发送消息的人员。
  5. 输入消息,接着点击“发送”图标


发起群组对话:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 在“聊天”下方,点击某个现有的群组对话,输入消息 接着点按 点击“发送”图标
  3. 如果“聊天”下方没有所需的群组对话,请点击“发起聊天”图标 接着点按 发起群组对话
  4. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
  5. 点击“完成”图标
  6. 输入消息,接着点击“发送”图标

向群组发送消息

查看交接文档

如果您创建了交接文档,以方便您的同事在您外出期间接手您的工作,那么返岗后需要检查其中是否有更新或更改。

  1. 在计算机上访问 drive.google.com
  2. 点击左侧的我的云端硬盘
  3. 点击右上方的“查看详细信息”图标 信息
  4. 要查看近期更改,请点击操作记录
  5. 要查看特定文件或文件夹的操作记录,请点击相应文件或文件夹。
  6. 要查看最近的更改,请在右侧向下滚动。

点击“文件”即可查看“版本历史记录”,且右上方会突出显示“查看新更改”选项。

查看项目计划以了解最新进展

想要查看分配给您的任务或在特定日期到期的任务?请在表格中创建过滤视图。

1. 在顶部,点击数据 接着点击 过滤视图 接着点击 新建过滤视图
2. 在左上角,点击名称旁边的字段,然后输入过滤视图的名称。
3. 点击列标题中的箭头,然后选择选项对数据进行排序和过滤。
4. (可选)要通过电子邮件发送指向过滤视图的链接,请复制相应网址并将其粘贴到电子邮件中。
5. 点击右上角的“关闭”图标 以关闭过滤视图。系统会自动保存您的过滤视图。

1 至 5 序号说明示意图。

 

 

 


“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

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