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In questo tutorial

Reimpostare le notifiche e il risponditore automatico Scoprire cosa è successo in tua assenza Avviare il lavoro

1  Reimpostare le notifiche e il risponditore automatico

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1.1 Riattivare le notifiche di Google Workspace

Se hai disattivato le notifiche per i tuoi servizi Google Workspace quando eri fuori sede, riattivale.

Attivare le notifiche per gli eventi di Google Calendar:

1. In Calendar, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
2. A sinistra, sotto Impostazioni generali, fai clic su Impostazioni evento.
3. Fai clic su Notifiche e seleziona un'opzione:

   • Disattivate
   • Notifiche desktop
   • Avvisi

4. Per impostare un suono per le notifiche in arrivo, seleziona la casella Riproduci suoni di notifica. (facoltativo)
5. Per gestire le notifiche, sulla sinistra, fai clic sul tuo calendarioNotifiche generali. (facoltativo)
6. Accanto a ciascuna opzione, fai clic sulla freccia Giù e seleziona Nessuna o Email.

Attivare o disattivare le notifiche di Google Chat:

Per i messaggi di Chat:

1. Apri Gmail.
2. In alto, fai clic sul tuo statoImpostazioni notifica chat.
3. In Desktop, fai clic sulla Freccia giù e scegli un'opzione:
   • Tutti i messaggi: ricevi una notifica per tutti i messaggi diretti e per tutti i messaggi scambiati negli spazi.
   • Nuovi thread, thread che seguo e messaggi diretti: ricevi una notifica per tutti i messaggi diretti, per il primo messaggio di ogni nuovo thread e per tutti i thread che segui.
   • Thread che seguo e messaggi diretti: ricevi una notifica per tutti i messaggi diretti e i thread che segui.
   • Solo per @menzioni e messaggi diretti: ricevi una notifica per i messaggi e le @menzioni negli spazi.
   • Off: disattiva tutte le notifiche.
4. (Facoltativo) Per riprodurre un suono per le notifiche chat in arrivo, seleziona la casella Riproduci suoni delle notifiche.
5. (Facoltativo) Per ricevere i messaggi in arrivo come finestre popup in Gmail, seleziona la casella Apri popup della chat per i nuovi messaggi.
6. (Facoltativo) Per attivare o disattivare le notifiche via email dei messaggi da leggere, in Email, seleziona Solo per @menzioni e messaggi diretti oppure Off.

   I promemoria via email si applicano ai messaggi che non hai letto dopo 12 ore. Non vengono inviati per le @menzioni.

Per i messaggi di chat in Gmail:

1. Apri Gmail.
2. In alto, fai clic sul tuo statoImpostazioni notifica chat.
3. In Desktop, fai clic sulla Freccia giù e scegli un'opzione:
   • Tutti i messaggi: ricevi una notifica per tutti i messaggi diretti e per tutti i messaggi scambiati negli spazi.
   • Nuovi thread, thread che seguo e messaggi diretti: ricevi una notifica per tutti i messaggi diretti, per il primo messaggio di ogni nuovo thread e per tutti i thread che segui.
   • Thread che seguo e messaggi diretti: ricevi una notifica per tutti i messaggi diretti e i thread che segui.
   • Solo per @menzioni e messaggi diretti: ricevi una notifica per i messaggi e le @menzioni negli spazi.
   • Off: disattiva tutte le notifiche.
4. (Facoltativo) Per riprodurre un suono per le notifiche chat in arrivo, seleziona la casella Riproduci suoni delle notifiche.
5. (Facoltativo) Per ricevere i messaggi in arrivo come finestre popup in Gmail, seleziona la casella Apri popup della chat per i nuovi messaggi.
6. (Facoltativo) Per attivare o disattivare le notifiche via email dei messaggi da leggere, in Email, seleziona Solo per @menzioni e messaggi diretti oppure Off.

   I promemoria via email si applicano ai messaggi che non hai letto dopo 12 ore. Non vengono inviati per le @menzioni.

1.2 Disattivare il risponditore automatico

Nota: per utilizzare il risponditore automatico, il tuo account deve essere attivo da almeno 24 ore.

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. Scorri verso il basso fino a Risponditore automatico e seleziona Attiva risponditore automatico o Disattiva risponditore automatico.
4. Se hai attivato il risponditore automatico, inserisci le date in cui sarai assente e aggiungi un messaggio. Quindi, seleziona le persone che devono ricevere la risposta.
5. In fondo alla pagina, fai clic su Salva modifiche.

2  Scoprire cosa è successo in tua assenza

2.1 Controllare l'email per vedere se sono arrivati messaggi importanti

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni .
3. In Stile di casella di posta, fai clic su Predefinito e scegli un'opzione:
   • Prima email importanti
   • Prima email da leggere
   • Prima email speciali
     
     Nota: nella parte superiore della Posta in arrivo vengono visualizzate le sezioni Importanti, Da leggere e Speciali. Le restanti email si trovano nella sezione Tutto il resto.
4. (Facoltativo) Per nascondere le email di una sezione, fai clic sulla Freccia su  accanto alla sua intestazione.
5. Per mostrare di nuovo le email, fai clic sulla Freccia giù .

2.2 Rispondere ai nuovi inviti alle riunioni

Quando ricevi un invito per un evento, l'invito viene visualizzato nel calendario. Riceverai gli inviti anche via email se ti iscrivi alle notifiche email. Se utilizzi Gmail, puoi rispondere all'invito nell'email di invito.

Rispondere a un invito:

1. Nella griglia del calendario, fai clic sull'evento.
2. In basso, accanto a Parteciperai?, fai clic su Sì, No o Forse.

Suggerimento: per rispondere all'evento da Gmail, apri l'email e, in corrispondenza di Parteciperai?, fai clic su Sì, No o Forse. 

Tutti gli invitati possono proporre un orario alternativo, tranne che per gli eventi con più di 200 invitati o che durano tutto il giorno.

2.3 Creare un elenco di controllo delle attività post vacanze

Creare un'attività da un'email:

1. Vai a Gmail.
2. A destra, fai clic su Tasks .
3. Trova l'email da salvare come attività.
4. Trascina l'email nel riquadro laterale.
5. Per aggiungere una data e un'ora, fai clic su Data/ora​.

2.4 Controllare se ci sono elementi importanti nei promemoria

Accertati di non aver perso alcuna modifica importante ai file di Google Drive o elementi di promemoria in altri servizi Google Workspace, come Tasks di Calendar o Gmail.

Puoi tenere traccia delle modifiche apportate agli elementi creati o caricati su Drive. Puoi anche visualizzare informazioni specifiche su file e cartelle. Per visualizzare l'attività per un file o una cartella specifici, seleziona il file o la cartella e fai clic su Informazioni .

Visualizzare l'attività di Drive nella scheda Attività:

Accedi alle modifiche ai tuoi file in Drive e tieni traccia di chi le ha apportate. Potresti notare dei cambiamenti quando qualcuno:

• Modifica o aggiunge commenti in Documenti Google
• Rinomina un file o una cartella
• Sposta o rimuove un file o una cartella
• Carica un nuovo file in una cartella
• Condivide o annulla la condivisione di un elemento

Importante: la cronologia delle versioni di Documenti, Fogli e Presentazioni Google è diversa da quella per i file .pdf, le immagini e altri file archiviati su Drive. Scopri come accedere alla cronologia delle modifiche per i file di Google. 

Visualizzare l'attività di Drive nella scheda Dettagli:

1. Su Drive, nella parte superiore del riquadro Attività, fai clic su Dettagli per visualizzare informazioni e modifiche, ad esempio:

   • Tipo di file e proprietario.
   • Dimensioni della cartella e numero di elementi.
   • Ultima persona che ha modificato, creato o aperto l'elemento.

2. Fai clic su Modifica  per aggiungere una descrizione dell'elemento.

Visualizzare Tasks in un browser web in Gmail o Calendar:

Puoi aggiungere attività al riquadro laterale in alcune app di Google Workspace.

1. Vai a Gmail, Calendar, Chat, Drive o apri un file in Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
   • Importante: se non riesci a visualizzare l'app Tasks, fai clic sulla freccia in basso a destra nella schermata per espandere il riquadro.
2. A destra, fai clic su Tasks .

Suggerimento: negli spazi di Gmail, puoi creare, assegnare, modificare, completare ed eliminare le attività di gruppo.

Visualizzare Tasks sui dispositivi Android:

1. Tocca Play Store  per aprire Google Play.
2. Installa l'app Google Tasks.

Visualizzare Tasks sui dispositivi iOS:

Installa l'app Tasks per iPhone o iPad Apple.

2.5 Rivedere le modifiche ai file

Visualizzare una sintesi delle modifiche:

1. Apri il tuo file su Google Drive.
2. Se sono state apportate nuove modifiche a un documento, puoi eseguire una di queste operazioni:

   • Accanto alla barra dei menu, fai clic su Visualizza nuove modifiche.
   • Fai clic su File Visualizza nuove modifiche.

3. Usa le frecce in alto per scorrere l'elenco delle modifiche. Il testo aggiunto è evidenziato, mentre il testo eliminato è barrato.
4. Per visualizzare l'intera cronologia delle revisioni del documento, fai clic su Cronologia delle revisioni nell'angolo in alto. (facoltativo)
5. Per tornare alla visualizzazione originale, fai clic sulla freccia indietro in alto. (facoltativo)

Visualizzare o ripristinare una versione precedente

Apri il tuo file su Google Drive. Da Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona FileCronologia delle versioniVedi la cronologia delle versioni. Nota: è necessario disporre dell'accesso al file come Proprietario o Editor. Fai clic su un timestamp per visualizzare una versione precedente del file. Sotto il timestamp, vedrai: Nomi di persone che hanno modificato il documento. Un colore accanto al nome di ogni persona, che contrassegna le modifiche apportate da ciascuno. (Facoltativo) Per ripristinare, copiare o assegnare un nome a una versione precedente, fai clic su: Ripristina questa versione, per impostarla come versione attiva. AltroAssegna un nome a questa versione, per assegnare un nome a una versione precedente.  AltroCrea una copia, per creare una copia di una versione precedente.

3  Avviare il lavoro

3.1 Aggiornarsi sul lavoro importante e imminente

Per sapere quali sono le priorità correnti o i prossimi piani, invia un'email al tuo team o invia un messaggio ai colleghi con Chat.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

Inviare un messaggio diretto a una persona:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. Se il nome non è già presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat .
3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
   • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
5. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Avviare una conversazione di gruppo:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, inserisci un messaggio fai clic su Invia .
3. Se la conversazione di gruppo non si trova in "Chat", fai clic su Avvia una chat Avvia conversazione di gruppo.
4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
5. Fai clic su Fine .
6. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

3.2 Rivedere il documento di passaggio di consegne temporaneo

Se hai creato un documento di passaggio di consegne temporaneo per i tuoi colleghi mentre eri fuori sede, controlla se è stato aggiornato o modificato.

1. Apri il tuo file su Google Drive.
2. Se sono state apportate nuove modifiche a un documento, puoi eseguire una di queste operazioni:

   • Accanto alla barra dei menu, fai clic su Visualizza nuove modifiche.
   • Fai clic su File Visualizza nuove modifiche.

3. Usa le frecce in alto per scorrere l'elenco delle modifiche. Il testo aggiunto è evidenziato, mentre il testo eliminato è barrato.
4. Per visualizzare l'intera cronologia delle revisioni del documento, fai clic su Cronologia delle revisioni nell'angolo in alto. (facoltativo)
5. Per tornare alla visualizzazione originale, fai clic sulla freccia indietro in alto. (facoltativo)

3.3 Controllare gli aggiornamenti al piano di progetto

Vuoi visualizzare le attività assegnate a te o che scadono in una data specifica? Crea una visualizzazione filtrata in Fogli.

	Nella parte superiore della pagina, fai clic su Dati Visualizzazioni filtrate Crea nuova visualizzazione filtrata.
	Nell'angolo in alto a sinistra, fai clic su Nome e inserisci un nome per la visualizzazione filtrata.
	Fai clic sulle frecce nelle intestazioni di colonna e seleziona le opzioni per ordinare e filtrare i dati.
	Per inviare via email un link alla visualizzazione filtrata, copia l'URL e incollalo in un'email. (facoltativo)
	Fai clic su Chiudi  in alto a destra per chiudere la visualizzazione filtrata. La visualizzazione filtrata viene salvata automaticamente.

 

3.4 Monitorare le attività

Monitora le attività e le scadenze importanti con Tasks. Apri Gmail o Calendar e fai clic su Tasks sulla destra.

In Tasks, ogni attività va inserita in un elenco. Puoi aggiungere le attività all'elenco predefinito oppure puoi creare i tuoi elenchi.

Creare un elenco:

1. Nella parte superiore della finestra di Tasks, fai clic sulla freccia giù Crea nuovo elenco.
2. Assegna un nome all'elenco e fai clic su Fine.

Aggiungere un'attività a un elenco:

1. Nella parte superiore della finestra di Tasks, fai clic sulla freccia giù  e seleziona l'elenco a cui vuoi aggiungere l'attività.
2. Fai clic su Aggiungi un'attività.
3. Inserisci un'attività. Man mano che scrivi, l'attività viene salvata automaticamente.

Creare un'attività da un'email:

1. Vai a Gmail.
2. A destra, fai clic su Tasks .
3. Trova l'email da salvare come attività.
4. Trascina l'email nel riquadro laterale.
5. Per aggiungere una data e un'ora, fai clic su Data/ora​.

Creare un'attività secondaria: organizzare le attività correlate sotto un'attività principale.

Scegli un'opzione:

• Fai clic con il pulsante destro del mouse su un'attività e seleziona Aggiungi attività secondaria.
• Nell'attività principale, aggiungi una nuova attività e premi CTRL + ] (Windows) o COMANDO + ] (Mac).
• Accanto all'attività principale, fai clic su Modifica , quindi inserisci un'attività nel campo Aggiungi attività secondarie.

Per annullare il rientro di un'attività secondaria, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'attività secondaria e seleziona Annulla rientro. Puoi anche fare clic sull'attività secondaria e premere CTRL + [ (Windows) o COMANDO + [ (Mac).

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