在假期結束後讓工作快速步上軌道

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課程內容

如何運用 Google Workspace 功能在您返回工作崗位時提升工作效率。

需求條件：

約 10 分鐘。

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教學課程內容

重設通知與休假回覆 掌握休假期間未接收到的資訊 開始工作

1  重設通知與休假回覆

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1.1 重新開啟 Google Workspace 通知

如果您在離開辦公室時關閉了 Google Workspace 服務通知，可以重新開啟通知。

開啟 Google 日曆活動通知：

1. 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示 [設定]。
2. 在左側的 [一般] 之下點選 [活動設定]。
3. 按一下 [通知] 並選取其中一個選項：

   • 關閉
   • 桌面通知
   • 快訊

4. (選用) 如要設定收到通知時的音效，請勾選 [播放通知音效] 方塊。
5. (選用) 如要管理您的通知，請在左側依序按一下您的日曆 [一般通知]。
6. 在每個選項旁邊按一下向下箭頭 ，然後選取 [無]或 [電子郵件]。

如何開啟或關閉 Google Chat 通知：

在 Chat 中的訊息：

1. 開啟 Gmail。
2. 在畫面頂端按一下您的狀態 點選 [即時通訊通知設定]。
3. 按一下「電腦」下方的向下箭頭 ，然後選擇下列其中一個選項：
   • 所有訊息：針對所有即時訊息和聊天室訊息接收通知。
   • 新討論串、我正在追蹤的討論串和即時訊息：針對所有即時訊息、每個新討論串的第一則訊息，和所有追蹤中的討論串接收通知。
   • 我正在追蹤的討論串和即時訊息：針對所有即時訊息和您正在追蹤的討論串接收通知。
   • 僅限使用 @ 號提及你和傳送給你的即時訊息：針對即時訊息以及他人在聊天室使用 @ 號提及您的訊息接收通知。
   • 關閉：關閉所有通知。
4. (選用) 如要在收到即時通訊通知時聽到音效，請勾選 [播放通知音效] 方塊。
5. (選用) 如要讓 Gmail 以彈出式視窗顯示收到的訊息，請勾選 [在即時通訊彈出式視窗中顯示新訊息] 方塊。
6. (選用) 如要開啟或關閉未讀取訊息的電子郵件通知功能，請選取「電子郵件」下方的 [僅限使用 @ 號提及我和傳送給我的即時訊息] 或 [關閉]。

   電子郵件提醒會套用至 12 小時後仍未讀取的訊息，但不會為使用 @ 號提及使用者的訊息傳送提醒。

在 Gmail 中的 Chat 訊息：

1. 開啟 Gmail。
2. 在畫面頂端按一下您的狀態 點選 [即時通訊通知設定]。
3. 按一下「電腦」下方的向下箭頭 ，然後選擇下列其中一個選項：
   • 所有訊息：針對所有即時訊息和聊天室訊息接收通知。
   • 新討論串、我正在追蹤的討論串和即時訊息：針對所有即時訊息、每個新討論串的第一則訊息，和所有追蹤中的討論串接收通知。
   • 我正在追蹤的討論串和即時訊息：針對所有即時訊息和您正在追蹤的討論串接收通知。
   • 僅限使用 @ 號提及你和傳送給你的即時訊息：針對即時訊息以及他人在聊天室使用 @ 號提及您的訊息接收通知。
   • 關閉：關閉所有通知。
4. (選用) 如要在收到即時通訊通知時聽到音效，請勾選 [播放通知音效] 方塊。
5. (選用) 如要讓 Gmail 以彈出式視窗顯示收到的訊息，請勾選 [在即時通訊彈出式視窗中顯示新訊息] 方塊。
6. (選用) 如要開啟或關閉未讀取訊息的電子郵件通知功能，請選取「電子郵件」下方的 [僅限使用 @ 號提及我和傳送給我的即時訊息] 或 [關閉]。

   電子郵件提醒會套用至 12 小時後仍未讀取的訊息，但不會為使用 @ 號提及使用者的訊息傳送提醒。

1.2 關閉休假回覆

注意：建立未滿 24 小時的帳戶無法使用休假回覆。

1. 開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  [查看所有設定]。
3. 向下捲動至「休假回覆」，然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]。
4. 如果您已開啟休假回覆，請輸入您不在的日期並新增訊息，然後選取會收到回覆的對象。
5. 按一下底部的 [儲存變更]。

2 掌握休假期間未接收到的資訊

2.1 查看重要的電子郵件

1. 開啟 Gmail。
2. 按一下右上方的「設定」圖示 。
3. 在「收件匣類型」之下，按一下 [預設]，並選擇一個選項：
   • 優先顯示重要郵件
   • 優先顯示未讀郵件
   • 優先顯示星號郵件
     
     注意：收件匣頂端會顯示「重要郵件」、「未讀郵件」和「已加星號」分類夾，其餘電子郵件則會顯示在「其他郵件」之下。
4. (選用) 如要隱藏分類夾中的電子郵件，請點選分類夾標題旁的向上箭頭 。
5. 如要再次顯示郵件，請點選向下箭頭 。

2.2 回覆新的會議邀請

您收到的活動邀請會顯示在日曆中。如果已訂閱電子郵件通知，則也會透過電子郵件收到通知。如果您使用的是 Gmail，可以透過電子郵件邀請函來回覆邀請。

回覆邀請：

1. 在日曆方格中按一下該活動。
2. 在底部的「是否參加」旁邊按一下 [是]、[否] 或 [不確定]。

提示：如要透過 Gmail 回覆活動邀請，請開啟相關電子郵件，並在「是否參加？」旁邊點選 [是]、[否] 或 [不確定]。

除了全天活動或是擁有超過 200 位邀請對象的活動以外，所有邀請對象都可以建議新時間。

2.3 建立收假後的工作檢查清單

透過電子郵件建立工作：

1. 開啟 Gmail，然後將電子郵件拖曳至「Tasks」視窗。工作內容就是電子郵件主旨。
2. 系統會在這項工作中顯示連結，方便您重新開啟郵件。

2.4 查看重要待辦事項

請確認您並未忽略任何 Google 雲端硬碟檔案的重要變更，也沒有錯過其他 Google Workspace 服務 (例如日曆或 Gmail 中的 Tasks) 中的待辦事項。

您可以針對在雲端硬碟中建立或上傳至雲端硬碟的項目追蹤變更，也可以查看關於檔案及資料夾的特定資訊。如要查看特定檔案或資料夾的活動，請選取該檔案或資料夾，然後按一下「資訊」圖示 。

在「活動」分頁查看雲端硬碟活動：

您可以在雲端硬碟中查看項目異動，相關資訊如下：

• 上傳、複製、移動或移除項目的使用者。
• 共用或取消共用項目的使用者。
• 加註、編輯或重新命名項目的使用者。
• 受到異動影響的使用者。

在「詳細資料」分頁查看雲端硬碟活動：

1. 在雲端硬碟中的「活動」窗格頂端，按一下 [詳細資料] 即可查看各項資訊和變更，例如：

   • 檔案類型和擁有者。
   • 檔案大小和項目數量。
   • 上次修改、建立或開啟項目的使用者。

2. 按一下「編輯」圖示 即可新增項目說明。

透過網路瀏覽器在 Gmail 或 Google 日曆上檢視 Tasks：

開啟 Gmail、Google 日曆、雲端硬碟、文件、試算表或簡報，然後按一下右側的「Tasks」圖示 。

在 Android 裝置上檢視 Tasks：

1. 輕觸「Play 商店」圖示 ，開啟 Google Play。
2. 安裝 Tasks 應用程式。

在 iOS 裝置上檢視 Tasks：

安裝 Apple iPhone 或 iPad 專用的 Tasks 應用程式。

2.5 查看檔案異動

查看異動概要

1. 在 Google 雲端硬碟中開啟檔案。
2. 如果文件中有新的變更，您可以選擇下列其中一種做法：

   • 按一下選單列旁邊的 [顯示內容的新更動]。
   • 依序按一下 [檔案] [顯示內容的新更動]。

3. 您可以使用上方的箭頭捲動變更內容清單。新增的文字會醒目顯示，刪除的文字則會加上刪除線。
4. (選用) 如要查看文件的完整修訂版本記錄，請按一下頂端角落的 [查看修訂版本記錄]。
5. (選用) 如要返回原始畫面，請按一下頂端的返回箭頭。

查看或還原成先前的版本：

在 Google 雲端硬碟中開啟檔案。 在 Google 文件、試算表或簡報中依序選取 [檔案] [版本記錄] [查看版本記錄]。 注意：您必須具備該檔案的「擁有者」或「編輯者」權限。 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示： 編輯文件的使用者名稱。 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色，系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。 (選用) 如要還原或複製先前的版本，或為先前的版本命名，請分別執行以下操作： 按一下 [還原這個版本]，該版本就會成為您目前選用的版本。 依序按一下「更多」圖示 [為這個版本命名]，即可為先前的版本命名。 依序按一下「更多」圖示 [建立副本]，即可建立先前版本的副本。

3 開始工作

3.1 瞭解重要工作和近期工作的現況

如要瞭解目前必須優先處理哪些工作或近期計畫，請傳送電子郵件詢問您的團隊成員，或在 Chat 中傳送訊息詢問同事。

	開啟 Gmail。
	按一下左側的 [撰寫]。
	(選用) 如要變更視窗大小，請按一下頂端角落的 [最大化] 圖示  或 [退出全螢幕] 圖示 。
	新增收件者和主旨。
	輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件，會自動儲存在左側的「草稿」中。
	(選用) 新增附件，例如雲端硬碟檔案  或相片 。
	按一下 [傳送]。

提示：如要取消傳送電子郵件，請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子，但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件。

傳送即時訊息給使用者：

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示 。
3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
   • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
4. 按一下你要傳送訊息的對象。
5. 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示 。

發起群組對話：

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
5. 按一下「完成」圖示 。
6. 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示 。

3.2 查看工作代理說明文件

如果您在休假前為同事建立了工作代理說明文件，請確認同事是否更新或變更了文件內容。

1. 在 Google 雲端硬碟中開啟檔案。
2. 如果文件中有新的變更，您可以選擇下列其中一種做法：

   • 按一下選單列旁邊的 [顯示內容的新更動]。
   • 依序按一下 [檔案] [顯示內容的新更動]。

3. 您可以使用上方的箭頭捲動變更內容清單。新增的文字會醒目顯示，刪除的文字則會加上刪除線。
4. (選用) 如要查看文件的完整修訂版本記錄，請按一下頂端角落的 [查看修訂版本記錄]。
5. (選用) 如要返回原始畫面，請按一下頂端的返回箭頭。

3.3 查看專案計畫更新內容

如想查看指派給您的工作或是在特定日期截止的工作，請在 Google 試算表中建立篩選器檢視畫面。

	依序按一下頂端的 [資料] [篩選器檢視畫面] [建立新的篩選器檢視畫面]。
	在左上角的 [名稱] 旁邊按一下，然後為篩選器檢視畫面輸入名稱。
	按一下欄標題中的箭頭，然後選取選項，即可為資料進行排序及篩選。
	(選用) 如要透過電子郵件傳送篩選器檢視畫面的連結，請複製網址，然後貼到電子郵件中。
	按一下右上角的「關閉」圖示 即可關閉篩選器檢視畫面。系統會自動儲存您的篩選器檢視畫面。

 

3.4 追蹤工作進度

您可以利用 Tasks 追蹤工作進度和重要截止日期。請開啟 Gmail 或 Google 日曆，然後按一下右側的「Tasks」圖示 。

在 Tasks 中，每個工作都會屬於一份清單。您可以將工作新增到預設清單，也可以建立您自己的清單。

建立清單：

1. 在「Tasks」視窗的頂端，依序點選向下箭頭 [建立新清單]。
2. 為該清單命名，然後按一下 [完成]。

將工作新增至清單：

1. 按一下「Tasks」視窗頂端的向下箭頭 ，然後選取您要新增工作的清單。
2. 按一下 [新增工作]。
3. 輸入工作內容。在您輸入文字時，系統會自動儲存工作內容。

透過電子郵件建立工作：

1. 開啟 Gmail，然後將電子郵件拖曳至「Tasks」視窗。工作內容就是電子郵件主旨。
2. 系統會在這項工作中顯示連結，方便您重新開啟郵件。

建立子工作：整理主要工作中所包含的相關工作細項。

選擇下列其中一種做法：

• 在工作項目上按一下滑鼠右鍵，然後選取 [新增子工作]。
• 在主工作之下新增工作項目，然後按下 Ctrl + ] 鍵 (Windows) 或 Command + ] 鍵 (Mac)。
• 按一下主工作旁邊的「編輯」圖示 ，然後在 [新增子工作] 欄位中輸入工作內容。

如要為子工作減少縮排，請在子工作上按一下滑鼠右鍵，然後點選 [取消縮排]。您也可以點選子工作，然後按下 Ctrl + [ 鍵 (Windows) 或 Command + [ 鍵 (Mac)。

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