課程內容
如何運用 Google Workspace 功能在您返回工作崗位時提升工作效率。 |
需求條件:
約 10 分鐘。 |
教學課程內容
|
1 重設通知與休假回覆 |
如果您在離開辦公室時關閉了 Google Workspace 服務通知,可以重新開啟通知。
開啟 Google 日曆活動通知:
- 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示
![]()
[設定]。
- 在左側的 [一般] 之下點選 [活動設定]。
- 按一下 [通知] 並選取其中一個選項:
- 關閉
- 桌面通知
- 快訊
- (選用) 如要設定收到通知時的音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
- (選用) 如要管理您的通知,請在左側依序按一下您的日曆
[一般通知]。
- 在每個選項旁邊按一下向下箭頭
,然後選取 [無]或 [電子郵件]。
如何開啟或關閉 Google Chat 通知:
在 Chat 中的訊息:
- 開啟 Gmail。
- 在畫面頂端按一下您的狀態
點選 [即時通訊通知設定]。
- 按一下「電腦」下方的向下箭頭
,然後選擇下列其中一個選項:
- 所有訊息:針對所有即時訊息和聊天室訊息接收通知。
- 新討論串、我正在追蹤的討論串和即時訊息:針對所有即時訊息、每個新討論串的第一則訊息,和所有追蹤中的討論串接收通知。
- 我正在追蹤的討論串和即時訊息:針對所有即時訊息和您正在追蹤的討論串接收通知。
- 僅限使用 @ 號提及你和傳送給你的即時訊息:針對即時訊息以及他人在聊天室使用 @ 號提及您的訊息接收通知。
- 關閉:關閉所有通知。
- (選用) 如要在收到即時通訊通知時聽到音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
- (選用) 如要讓 Gmail 以彈出式視窗顯示收到的訊息,請勾選 [在即時通訊彈出式視窗中顯示新訊息] 方塊。
- (選用) 如要開啟或關閉未讀取訊息的電子郵件通知功能,請選取「電子郵件」下方的 [僅限使用 @ 號提及我和傳送給我的即時訊息] 或 [關閉]。
電子郵件提醒會套用至 12 小時後仍未讀取的訊息,但不會為使用 @ 號提及使用者的訊息傳送提醒。
在 Gmail 中的 Chat 訊息:
- 開啟 Gmail。
- 在畫面頂端按一下您的狀態
點選 [即時通訊通知設定]。
- 按一下「電腦」下方的向下箭頭
,然後選擇下列其中一個選項:
- 所有訊息:針對所有即時訊息和聊天室訊息接收通知。
- 新討論串、我正在追蹤的討論串和即時訊息:針對所有即時訊息、每個新討論串的第一則訊息,和所有追蹤中的討論串接收通知。
- 我正在追蹤的討論串和即時訊息:針對所有即時訊息和您正在追蹤的討論串接收通知。
- 僅限使用 @ 號提及你和傳送給你的即時訊息:針對即時訊息以及他人在聊天室使用 @ 號提及您的訊息接收通知。
- 關閉:關閉所有通知。
- (選用) 如要在收到即時通訊通知時聽到音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
- (選用) 如要讓 Gmail 以彈出式視窗顯示收到的訊息,請勾選 [在即時通訊彈出式視窗中顯示新訊息] 方塊。
- (選用) 如要開啟或關閉未讀取訊息的電子郵件通知功能,請選取「電子郵件」下方的 [僅限使用 @ 號提及我和傳送給我的即時訊息] 或 [關閉]。
電子郵件提醒會套用至 12 小時後仍未讀取的訊息,但不會為使用 @ 號提及使用者的訊息傳送提醒。
注意:建立未滿 24 小時的帳戶無法使用休假回覆。
- 開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
![]()
[查看所有設定]。
- 向下捲動至「休假回覆」,然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]。
- 如果您已開啟休假回覆,請輸入您不在的日期並新增訊息,然後選取會收到回覆的對象。
- 按一下底部的 [儲存變更]。
2 掌握休假期間未接收到的資訊 |
|
- 開啟 Gmail。
- 按一下右上方的「設定」圖示
。
- 在「收件匣類型」之下,按一下 [預設],並選擇一個選項:
- 優先顯示重要郵件
- 優先顯示未讀郵件
- 優先顯示星號郵件
注意:收件匣頂端會顯示「重要郵件」、「未讀郵件」和「已加星號」分類夾,其餘電子郵件則會顯示在「其他郵件」之下。
- (選用) 如要隱藏分類夾中的電子郵件,請點選分類夾標題旁的向上箭頭
。
- 如要再次顯示郵件,請點選向下箭頭
。
您收到的活動邀請會顯示在日曆中。如果已訂閱電子郵件通知,則也會透過電子郵件收到通知。如果您使用的是 Gmail,可以透過電子郵件邀請函來回覆邀請。
回覆邀請:
- 在日曆方格中按一下該活動。
- 在底部的「是否參加」旁邊按一下 [是]、[否] 或 [不確定]。
提示:如要透過 Gmail 回覆活動邀請,請開啟相關電子郵件,並在「是否參加?」旁邊點選 [是]、[否] 或 [不確定]。
除了全天活動或是擁有超過 200 位邀請對象的活動以外,所有邀請對象都可以建議新時間。
請確認您並未忽略任何 Google 雲端硬碟檔案的重要變更,也沒有錯過其他 Google Workspace 服務 (例如日曆或 Gmail 中的 Tasks) 中的待辦事項。
您可以針對在雲端硬碟中建立或上傳至雲端硬碟的項目追蹤變更,也可以查看關於檔案及資料夾的特定資訊。如要查看特定檔案或資料夾的活動,請選取該檔案或資料夾,然後按一下「資訊」圖示 。
在「活動」分頁查看雲端硬碟活動:
你可以查看雲端硬碟檔案的變更情形,並追蹤對檔案進行變更的使用者。如果有人執行下列操作,文件就會發生變更:
- 編輯 Google 文件或在文件中加註
- 重新命名檔案或資料夾
- 移動或移除檔案或資料夾
- 將新檔案上傳到資料夾中
- 共用或取消共用某個項目
在「詳細資料」分頁查看雲端硬碟活動:
- 在雲端硬碟中的「活動」窗格頂端,按一下 [詳細資料] 即可查看各項資訊和變更,例如:
- 檔案類型和擁有者。
- 檔案大小和項目數量。
- 上次修改、建立或開啟項目的使用者。
- 按一下「編輯」圖示
即可新增項目說明。
透過網路瀏覽器在 Gmail 或 Google 日曆上檢視 Tasks:
開啟 Gmail、Google 日曆、雲端硬碟、文件、試算表或簡報,然後按一下右側的「Tasks」圖示 。
在 Android 裝置上檢視 Tasks:
- 輕觸「Play 商店」圖示
,開啟 Google Play。
- 安裝 Tasks 應用程式。
在 iOS 裝置上檢視 Tasks:
安裝 Apple iPhone 或 iPad 專用的 Tasks 應用程式。
查看異動概要
- 在 Google 雲端硬碟中開啟檔案。
- 如果文件中有新的變更,您可以選擇下列其中一種做法:
- 按一下選單列旁邊的 [顯示內容的新更動]。
- 依序按一下 [檔案]
[顯示內容的新更動]。
- 您可以使用上方的箭頭捲動變更內容清單。新增的文字會醒目顯示,刪除的文字則會加上刪除線。
- (選用) 如要查看文件的完整修訂版本記錄,請按一下頂端角落的 [查看修訂版本記錄]。
- (選用) 如要返回原始畫面,請按一下頂端的返回箭頭。
查看或還原成先前的版本:
|
3 開始工作 |
|
如要瞭解目前必須優先處理哪些工作或近期計畫,請傳送電子郵件詢問您的團隊成員,或在 Chat 中傳送訊息詢問同事。
開啟 Gmail。 | |
按一下左側的 [撰寫]。 | |
(選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的 [最大化] 圖示 |
|
新增收件者和主旨。 | |
輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。 | |
(選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 |
|
按一下 [傳送]。 |
提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件。
傳送即時訊息給使用者:
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示
。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
- 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士,請輸入對方的電子郵件地址。
- 按一下你要傳送訊息的對象。
- 輸入要傳送的訊息,然後點選「傳送」圖示
。
發起群組對話:
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容
按一下「傳送」圖示
。
- 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示
[發起群組對話]。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
- 按一下「完成」圖示
。
- 輸入要傳送的訊息,然後按一下「傳送」圖示
。
如果您在休假前為同事建立了工作代理說明文件,請確認同事是否更新或變更了文件內容。
- 在 Google 雲端硬碟中開啟檔案。
- 如果文件中有新的變更,您可以選擇下列其中一種做法:
- 按一下選單列旁邊的 [顯示內容的新更動]。
- 依序按一下 [檔案]
[顯示內容的新更動]。
- 您可以使用上方的箭頭捲動變更內容清單。新增的文字會醒目顯示,刪除的文字則會加上刪除線。
- (選用) 如要查看文件的完整修訂版本記錄,請按一下頂端角落的 [查看修訂版本記錄]。
- (選用) 如要返回原始畫面,請按一下頂端的返回箭頭。
想直接查看指派給您或在特定日期截止的工作項目嗎?請在 Google 試算表中建立篩選器檢視畫面。
依序按一下頂端的 [資料] |
|
在左上角的 [名稱] 旁邊按一下,然後為篩選器檢視畫面輸入名稱。 | |
按一下欄標題中的箭頭,然後選取選項,即可為資料進行排序及篩選。 | |
(選用) 如要透過電子郵件傳送篩選器檢視畫面的連結,請複製網址,然後貼到電子郵件中。 | |
按一下右上角的「關閉」圖示 |
您可以利用 Tasks 追蹤工作進度和重要截止日期。請開啟 Gmail 或 Google 日曆,然後按一下右側的「Tasks」圖示 。
在 Tasks 中,每個工作都會屬於一份清單。您可以將工作新增到預設清單,也可以建立您自己的清單。
建立清單:
- 在「Tasks」視窗的頂端,依序點選向下箭頭
[建立新清單]。
- 為該清單命名,然後按一下 [完成]。
將工作新增至清單:
- 按一下「Tasks」視窗頂端的向下箭頭
,然後選取您要新增工作的清單。
- 按一下 [新增工作]。
- 輸入工作內容。在您輸入文字時,系統會自動儲存工作內容。
透過電子郵件建立工作:
- 開啟 Gmail,然後將電子郵件拖曳至「Tasks」視窗。工作內容就是電子郵件主旨。
- 系統會在這項工作中顯示連結,方便您重新開啟郵件。
建立子工作:整理主要工作中所包含的相關工作細項。
選擇下列其中一種做法:
- 在工作項目上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [新增子工作]。
- 在主工作之下新增工作項目,然後按下 Ctrl + ] 鍵 (Windows) 或 Command + ] 鍵 (Mac)。
- 按一下主工作旁邊的「編輯」圖示
,然後在 [新增子工作] 欄位中輸入工作內容。
如要為子工作減少縮排,請在子工作上按一下滑鼠右鍵,然後點選 [取消縮排]。您也可以點選子工作,然後按下 Ctrl + [ 鍵 (Windows) 或 Command + [ 鍵 (Mac)。
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。