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在假期結束後讓工作快速步上軌道

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教學課程內容

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重設通知與休假回覆 掌握休假期間未接收到的資訊 開始工作
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 1  重設通知與休假回覆


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1.1 重新開啟 Google Workspace 通知

如果您在離開辦公室時關閉了 Google Workspace 服務通知,可以重新開啟通知。

開啟 Google 日曆活動通知:

  1. 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示 設定 接下來 [設定]
  2. 在左側的 [一般] 之下點選 [活動設定]。
  3. 按一下 [通知] 並選取其中一個選項:
    • 關閉
    • 桌面通知
    • 快訊
  4. (選用) 如要設定收到通知時的音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
  5. (選用) 如要管理您的通知,請在左側依序按一下您的日曆 接下來 [一般通知]
  6. 在每個選項旁邊按一下向下箭頭 向下箭頭,然後選取 [無]或 [電子郵件]

管理活動通知

如何開啟或關閉 Google Chat 通知:

在 Chat 中的訊息:

  1. 開啟 Gmail
  2. 在畫面頂端按一下您的狀態 接下來 點選 [即時通訊通知設定]
  3. 按一下「電腦」下方的向下箭頭 "",然後選擇下列其中一個選項:
    • 所有訊息:針對所有即時訊息和聊天室訊息接收通知。
    • 新討論串、我正在追蹤的討論串和即時訊息:針對所有即時訊息、每個新討論串的第一則訊息,和所有追蹤中的討論串接收通知。
    • 我正在追蹤的討論串和即時訊息:針對所有即時訊息和您正在追蹤的討論串接收通知。
    • 僅限使用 @ 號提及你和傳送給你的即時訊息:針對即時訊息以及他人在聊天室使用 @ 號提及您的訊息接收通知。
    • 關閉:關閉所有通知。
  4. (選用) 如要在收到即時通訊通知時聽到音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
  5. (選用) 如要讓 Gmail 以彈出式視窗顯示收到的訊息,請勾選 [在即時通訊彈出式視窗中顯示新訊息] 方塊。
  6. (選用) 如要開啟或關閉未讀取訊息的電子郵件通知功能,請選取「電子郵件」下方的 [僅限使用 @ 號提及我和傳送給我的即時訊息] 或 [關閉]

    電子郵件提醒會套用至 12 小時後仍未讀取的訊息,但不會為使用 @ 號提及使用者的訊息傳送提醒。

在 Gmail 中的 Chat 訊息:

  1. 開啟 Gmail
  2. 在畫面頂端按一下您的狀態 接下來 點選 [即時通訊通知設定]
  3. 按一下「電腦」下方的向下箭頭 "",然後選擇下列其中一個選項:
    • 所有訊息:針對所有即時訊息和聊天室訊息接收通知。
    • 新討論串、我正在追蹤的討論串和即時訊息:針對所有即時訊息、每個新討論串的第一則訊息,和所有追蹤中的討論串接收通知。
    • 我正在追蹤的討論串和即時訊息:針對所有即時訊息和您正在追蹤的討論串接收通知。
    • 僅限使用 @ 號提及你和傳送給你的即時訊息:針對即時訊息以及他人在聊天室使用 @ 號提及您的訊息接收通知。
    • 關閉:關閉所有通知。
  4. (選用) 如要在收到即時通訊通知時聽到音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
  5. (選用) 如要讓 Gmail 以彈出式視窗顯示收到的訊息,請勾選 [在即時通訊彈出式視窗中顯示新訊息] 方塊。
  6. (選用) 如要開啟或關閉未讀取訊息的電子郵件通知功能,請選取「電子郵件」下方的 [僅限使用 @ 號提及我和傳送給我的即時訊息] 或 [關閉]

    電子郵件提醒會套用至 12 小時後仍未讀取的訊息,但不會為使用 @ 號提及使用者的訊息傳送提醒。

1.2 關閉休假回覆

注意:建立未滿 24 小時的帳戶無法使用休假回覆。

  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 "" 接下來 [查看所有設定]
  3. 向下捲動至「休假回覆」,然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]
  4. 如果您已開啟休假回覆,請輸入您不在的日期並新增訊息,然後選取會收到回覆的對象。
  5. 按一下底部的 [儲存變更]。
設定休假回覆

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2 掌握休假期間未接收到的資訊

 

2.1 查看重要的電子郵件
  1. 開啟 Gmail
  2. 按一下右上方的「設定」圖示 ""
  3. 在「收件匣類型」之下,按一下 [預設],並選擇一個選項:
    • 優先顯示重要郵件
    • 優先顯示未讀郵件
    • 優先顯示星號郵件

      注意:收件匣頂端會顯示「重要郵件」、「未讀郵件」和「已加星號」分類夾,其餘電子郵件則會顯示在「其他郵件」之下。
  4. (選用) 如要隱藏分類夾中的電子郵件,請點選分類夾標題旁的向上箭頭 ""
  5. 如要再次顯示郵件,請點選向下箭頭 ""
2.2 回覆新的會議邀請

您收到的活動邀請會顯示在日曆中。如果已訂閱電子郵件通知,則也會透過電子郵件收到通知。如果您使用的是 Gmail,可以透過電子郵件邀請函來回覆邀請。

回覆邀請:

  1. 在日曆方格中按一下該活動。
  2. 在底部的「是否參加」旁邊按一下 [是]、[否] 或 [不確定]。

提示:如要透過 Gmail 回覆活動邀請,請開啟相關電子郵件,並在「是否參加?」旁邊點選 [是]、[否] 或 [不確定]

除了全天活動或是擁有超過 200 位邀請對象的活動以外,所有邀請對象都可以建議新時間。

回覆日曆活動邀請
2.3 建立收假後的工作檢查清單

透過電子郵件建立工作:

  1. 開啟 Gmail,然後將電子郵件拖曳至「Tasks」視窗。工作內容就是電子郵件主旨。
  2. 系統會在這項工作中顯示連結,方便您重新開啟郵件。
移動會話群組以建立工作
2.4 查看重要待辦事項

請確認您並未忽略任何 Google 雲端硬碟檔案的重要變更,也沒有錯過其他 Google Workspace 服務 (例如日曆或 Gmail 中的 Tasks) 中的待辦事項。

您可以針對在雲端硬碟中建立或上傳至雲端硬碟的項目追蹤變更,也可以查看關於檔案及資料夾的特定資訊。如要查看特定檔案或資料夾的活動,請選取該檔案或資料夾,然後按一下「資訊」圖示 ""

在「活動」分頁查看雲端硬碟活動:

你可以查看雲端硬碟檔案的變更情形,並追蹤對檔案進行變更的使用者。如果有人執行下列操作,文件就會發生變更:

  • 編輯 Google 文件或在文件中加註
  • 重新命名檔案或資料夾
  • 移動或移除檔案或資料夾
  • 將新檔案上傳到資料夾中
  • 共用或取消共用某個項目


在「詳細資料」分頁查看雲端硬碟活動:

  1. 雲端硬碟中的「活動」窗格頂端,按一下 [詳細資料] 即可查看各項資訊和變更,例如:
    • 檔案類型和擁有者。
    • 檔案大小和項目數量。
    • 上次修改、建立或開啟項目的使用者。
  2. 按一下「編輯」圖示 "" 即可新增項目說明。

查看檔案活動


透過網路瀏覽器在 Gmail 或 Google 日曆上檢視 Tasks:

開啟 GmailGoogle 日曆雲端硬碟文件試算表簡報,然後按一下右側的「Tasks」圖示 Tasks


在 Android 裝置上檢視 Tasks:

  1. 輕觸「Play 商店」圖示 Google Play,開啟 Google Play。
  2. 安裝 Tasks 應用程式


在 iOS 裝置上檢視 Tasks:

安裝 Apple iPhone 或 iPad 專用的 Tasks 應用程式

按一下鉛筆圖示即可新增工作

2.5 查看檔案異動

查看異動概要

  1. Google 雲端硬碟中開啟檔案。
  2. 如果文件中有新的變更,您可以選擇下列其中一種做法:
    • 按一下選單列旁邊的 [顯示內容的新更動]
    • 依序按一下 [檔案] 接下來 [顯示內容的新更動]
  3. 您可以使用上方的箭頭捲動變更內容清單。新增的文字會醒目顯示,刪除的文字則會加上刪除線。
  4. (選用) 如要查看文件的完整修訂版本記錄,請按一下頂端角落的 [查看修訂版本記錄]
  5. (選用) 如要返回原始畫面,請按一下頂端的返回箭頭。


查看或還原成先前的版本:

  1. Google 雲端硬碟中開啟檔案。
  2. Google 文件試算表簡報中依序選取 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [查看版本記錄]

    注意:您必須具備該檔案的「擁有者」或「編輯者」權限。

  3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
    • 編輯文件的使用者名稱。
    • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
  4. (選用) 如要還原或複製先前的版本,或為先前的版本命名,請分別執行以下操作:
    • 按一下 [還原這個版本],該版本就會成為您目前選用的版本。
    • 依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [為這個版本命名],即可為先前的版本命名。
    • 依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [建立副本],即可建立先前版本的副本。

點選 [檔案] 即可查看版本記錄;右上方會醒目顯示 [顯示內容的新更動] 選項

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3 開始工作


 

3.1 瞭解重要工作和近期工作的現況

如要瞭解目前必須優先處理哪些工作或近期計畫,請傳送電子郵件詢問您的團隊成員,或在 Chat 中傳送訊息詢問同事。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的 [撰寫]。 
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的 [最大化] 圖示 "" 或 [退出全螢幕] 圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置


傳送即時訊息給使用者:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 ""
  3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
    • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士,請輸入對方的電子郵件地址。
  4. 按一下你要傳送訊息的對象。
  5. 輸入要傳送的訊息,然後點選「傳送」圖示 ""


發起群組對話:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 下一步 按一下「傳送」圖示 ""
  3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 "" 下一步 [發起群組對話]
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
  5. 按一下「完成」圖示 ""
  6. 輸入要傳送的訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""

傳送訊息給群組

3.2 查看工作代理說明文件

如果您在休假前為同事建立了工作代理說明文件,請確認同事是否更新或變更了文件內容。

  1. Google 雲端硬碟中開啟檔案。
  2. 如果文件中有新的變更,您可以選擇下列其中一種做法:
    • 按一下選單列旁邊的 [顯示內容的新更動]
    • 依序按一下 [檔案] 接下來 [顯示內容的新更動]
  3. 您可以使用上方的箭頭捲動變更內容清單。新增的文字會醒目顯示,刪除的文字則會加上刪除線。
  4. (選用) 如要查看文件的完整修訂版本記錄,請按一下頂端角落的 [查看修訂版本記錄]
  5. (選用) 如要返回原始畫面,請按一下頂端的返回箭頭。

點選 [檔案] 即可查看版本記錄;右上方會醒目顯示 [顯示內容的新更動] 選項

3.3 查看專案計畫更新內容

想直接查看指派給您或在特定日期截止的工作項目嗎?請在 Google 試算表中建立篩選器檢視畫面。

1 依序按一下頂端的 [資料] 接下來 [篩選器檢視畫面] 接下來 [建立新的篩選器檢視畫面]
2 在左上角的 [名稱] 旁邊按一下,然後為篩選器檢視畫面輸入名稱。
3 按一下欄標題中的箭頭,然後選取選項,即可為資料進行排序及篩選。
4 (選用) 如要透過電子郵件傳送篩選器檢視畫面的連結,請複製網址,然後貼到電子郵件中。
5 按一下右上角的「關閉」圖示 "" 即可關閉篩選器檢視畫面。系統會自動儲存您的篩選器檢視畫面。

操作說明步驟 1 到步驟 5 的示意圖

 

3.4 追蹤工作進度

您可以利用 Tasks 追蹤工作進度和重要截止日期。請開啟 GmailGoogle 日曆,然後按一下右側的「Tasks」圖示 Tasks

在 Tasks 中,每個工作都會屬於一份清單。您可以將工作新增到預設清單,也可以建立您自己的清單。

建立清單:

  1. 在「Tasks」視窗的頂端,依序點選向下箭頭 下拉式箭頭下一步 [建立新清單]
  2. 為該清單命名,然後按一下 [完成]


將工作新增至清單:

  1. 按一下「Tasks」視窗頂端的向下箭頭 下拉式箭頭,然後選取您要新增工作的清單。
  2. 按一下 [新增工作]
  3. 輸入工作內容。在您輸入文字時,系統會自動儲存工作內容。


透過電子郵件建立工作:

  1. 開啟 Gmail,然後將電子郵件拖曳至「Tasks」視窗。工作內容就是電子郵件主旨。
  2. 系統會在這項工作中顯示連結,方便您重新開啟郵件。


建立子工作:整理主要工作中所包含的相關工作細項。

選擇下列其中一種做法:

  • 在工作項目上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [新增子工作]
  • 在主工作之下新增工作項目,然後按下 Ctrl + ] 鍵 (Windows) 或 Command + ] 鍵 (Mac)。
  • 按一下主工作旁邊的「編輯」圖示 編輯,然後在 [新增子工作] 欄位中輸入工作內容。

如要為子工作減少縮排,請在子工作上按一下滑鼠右鍵,然後點選 [取消縮排]。您也可以點選子工作,然後按下 Ctrl + [ 鍵 (Windows) 或 Command + [ 鍵 (Mac)。

從 Tasks 選單中建立新清單

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Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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