Вы узнаете:
Как с помощью функций Google Workspace начать работать продуктивнее после перерыва. |
Что вам понадобится
Около 10 минут. |
В этом руководстве
|
1. Заново настройте уведомления и отключите автоответчик |
Если на время отпуска вы отключили уведомления сервисов Google Workspace, включите их снова.
Как включить уведомления о мероприятиях Google Календаря
- В Календаре нажмите на значок
![]()
Настройки.
- Слева в разделе Общие выберите Мероприятия.
- Нажмите Уведомления и выберите нужный вариант:
- Выкл.
- Уведомления на рабочем столе
- Оповещения
- Чтобы включить звуковой сигнал для входящих уведомлений, установите флажок Воспроизводить звуки уведомлений.
- Чтобы настроить уведомления, слева выберите свой календарь
найдите раздел Общие уведомления.
- Рядом с каждым параметром нажмите на стрелку вниз
и выберите значение (Нет или Эл. почта).
Как включить или отключить уведомления Google Chat
Для сообщений в Chat
- Откройте Gmail.
- Вверху нажмите на свой статус
Настройки уведомлений чата.
- В разделе Рабочий стол нажмите на стрелку вниз
и выберите один из вариантов:
- Все сообщения. Вы будете получать уведомления обо всех сообщениях в прямых переписках и чат-группах.
- Чаты, на которые вы подписаны, новые чаты, прямые переписки. Вы будете получать уведомления обо всех прямых переписках, первых сообщениях в новых цепочках сообщений и всех цепочках, на которые вы подписаны.
- Чаты, на которые вы подписаны, и сообщения из прямой переписки. Вы будете получать уведомления обо всех прямых переписках и цепочках, на которые вы подписаны.
- Только @упоминания и прямые переписки. Вы будете получать уведомления обо всех прямых переписках и @упоминаниях в чат-группах.
- Выкл. Все уведомления будут отключены.
- Чтобы включить звуковой сигнал для входящих уведомлений чата, установите флажок Звуки уведомлений.
- Чтобы входящие сообщения появлялись во всплывающих окнах в Gmail, установите флажок Показывать уведомления о новых сообщениях во всплывающих окнах.
- Чтобы включить или отключить уведомления по электронной почте о непрочитанных сообщениях, в разделе Электронная почта выберите Только @упоминания и прямые переписки или Выкл.
Уведомления по электронной почте создаются для сообщений, которые вы не прочитали в течение 12 часов. Для @упоминаний они не отправляются.
Для сообщений Chat в Gmail
- Откройте Gmail.
- Вверху нажмите на свой статус
Настройки уведомлений чата.
- В разделе Рабочий стол нажмите на стрелку вниз
и выберите один из вариантов:
- Все сообщения. Вы будете получать уведомления обо всех сообщениях в прямых переписках и чат-группах.
- Чаты, на которые вы подписаны, новые чаты, прямые переписки. Вы будете получать уведомления обо всех прямых переписках, первых сообщениях в новых цепочках сообщений и всех цепочках, на которые вы подписаны.
- Чаты, на которые вы подписаны, и сообщения из прямой переписки. Вы будете получать уведомления обо всех прямых переписках и цепочках, на которые вы подписаны.
- Только @упоминания и прямые переписки. Вы будете получать уведомления обо всех прямых переписках и @упоминаниях в чат-группах.
- Выкл. Все уведомления будут отключены.
- Чтобы включить звуковой сигнал для входящих уведомлений чата, установите флажок Звуки уведомлений.
- Чтобы входящие сообщения появлялись во всплывающих окнах в Gmail, установите флажок Показывать уведомления о новых сообщениях во всплывающих окнах.
- Чтобы включить или отключить уведомления по электронной почте о непрочитанных сообщениях, в разделе Электронная почта выберите Только @упоминания и прямые переписки или Выкл.
Уведомления по электронной почте создаются для сообщений, которые вы не прочитали в течение 12 часов. Для @упоминаний они не отправляются.
Примечание. Использование автоответчика возможно не ранее, чем через 24 часа после создания аккаунта.
- Откройте Gmail.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки"
Все настройки.
- Найдите раздел Автоответчик и выберите Автоответчик включен или Автоответчик отключен.
- Если вы включили автоответчик, укажите период, в течение которого вы будете отсутствовать, и добавьте сообщение. Затем выберите, кто должен получать ответ.
- Внизу нажмите Сохранить изменения.
2. Посмотрите, что вы пропустили |
|
- Откройте Gmail.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки"
.
- В разделе Тип папки "Входящие" нажмите По умолчанию и выберите подходящий вариант:
- Сначала важные
- Сначала непрочитанные
- Сначала помеченные
Примечание. Вверху папки "Входящие" будут отображаться разделы Важные, Непрочитанные и Помеченные. Остальная почта будет показана в разделе Прочие.
- Чтобы скрыть письма одного из разделов, рядом с его заголовком нажмите на стрелку вверх
.
- Чтобы снова показать письма, нажмите на стрелку вниз
.
Полученные приглашения на мероприятия отображаются в вашем календаре. Если вы подписались на уведомления по электронной почте, приглашения будут приходить вам на почту. В Gmail вы можете отвечать на них в полученном письме.
Как ответить на приглашение
- Нажмите на нужное событие в календаре.
- Внизу рядом с разделом Вы пойдете? нажмите Да, Нет или Возможно.
Совет. Чтобы ответить на приглашение из Gmail, откройте электронное письмо и рядом с надписью Вы пойдете? нажмите Да, Нет или Возможно.
Предлагать время проведения могут все гости. Исключение составляют мероприятия, включающие более 200 приглашенных или длящиеся весь день.
Как создать задачу из письма
- Откройте Gmail и перетащите письмо в окно Задач. При этом тема письма станет названием задачи.
- В добавленной задаче будет показана ссылка на исходное письмо.
Убедитесь, что вы не пропустили важные изменения, внесенные в файлы на Google Диске, или важные дела в других сервисах Google Workspace, например в Задачах, Календаре или Gmail.
Вы можете отслеживать изменения объектов, созданных на Диске или загруженных на него, а также просматривать сведения о файлах и папках. Чтобы узнать, какие действия выполнялись с тем или иным объектом, выберите его и нажмите на значок .
Как посмотреть информацию о действиях на Диске на вкладке "Действия"
Вы можете отслеживать следующие изменения объектов на Диске:
- кто загружал, копировал, перемещал или удалял объект;
- кто предоставлял или закрывал доступ к объекту;
- кто добавлял комментарии, изменял или переименовывал объект;
- каких пользователей затрагивает изменение.
Как посмотреть информацию о действиях на Диске на вкладке "Свойства"
- На Диске в верхней части панели "История" нажмите Свойства, чтобы посмотреть сведения о файле и внесенных в него изменениях, например:
- тип и владельца файла;
- размер папки и количество объектов;
- пользователя, который в прошлый раз изменил объект, создал или открыл его.
- Нажмите на значок
, чтобы добавить описание объекта.
Как посмотреть список задач в веб-версии Gmail или Календаря
Откройте Gmail, Календарь, Диск, Документы, Таблицы или Презентации и в правой части экрана нажмите на значок "Задачи" .
Как посмотреть список задач на устройствах Android
- Нажмите на значок Play Маркета
, чтобы открыть Google Play.
- Установите приложение "Google Задачи".
Как посмотреть список задач на устройствах iOS
Установите приложение "Google Задачи" для устройств Apple iPhone или iPad.
Как быстро просмотреть изменения
- Откройте Google Диск, а затем – нужный файл.
- Если в документе есть новые изменения, вы можете выполнить одно из указанных ниже действий.
- Нажать Последние изменения рядом со строкой меню.
- Нажать Файл
Последние изменения.
- Используйте стрелки вверху для прокрутки списка изменений. Добавленный текст выделен, а удаленный зачеркнут.
- Чтобы увидеть все правки в документе, нажмите Смотреть историю изменений в верхней части экрана.
- Чтобы вернуться к стандартному виду документа, нажмите слева вверху стрелку "Назад".
Как посмотреть или восстановить предыдущую версию документа
|
3. Начните работу |
|
Чтобы узнать о текущих приоритетных задачах или предстоящих планах, напишите своей команде по электронной почте или отправьте сообщение коллегам в Chat.
Откройте Gmail. | |
В левой части экрана нажмите Написать. | |
Чтобы изменить размер окна, в правом верхнем углу нажмите "Во весь экран" |
|
Укажите получателя и тему. | |
Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева. | |
Если требуется, прикрепите файлы (например, с Диска |
|
Нажмите Отправить. |
Совет. Чтобы отменить отправку письма, внизу окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее о том, как отменить отправку письма…
Как начать прямую переписку
- Откройте Google Chat или Gmail.
- Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат"
.
- Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
- Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
- Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
- Введите сообщение и нажмите "Отправить"
.
Как начать групповой чат
- Откройте Google Chat или Gmail.
- В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение
нажмите "Отправить"
.
- Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат"
Начать групповой чат.
- Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
- Нажмите на значок "Готово"
.
- Введите сообщение и нажмите "Отправить"
.
Если на время своего отсутствия вы создали для сотрудников специальный документ с нужной информацией, проверьте, внесены ли в него изменения.
- Откройте Google Диск, а затем – нужный файл.
- Если в документе есть новые изменения, вы можете выполнить одно из указанных ниже действий.
- Нажать Последние изменения рядом со строкой меню.
- Нажать Файл
Последние изменения.
- Используйте стрелки вверху для прокрутки списка изменений. Добавленный текст выделен, а удаленный зачеркнут.
- Чтобы увидеть все правки в документе, нажмите Смотреть историю изменений в верхней части экрана.
- Чтобы вернуться к стандартному виду документа, нажмите слева вверху стрелку "Назад".
Чтобы посмотреть задачи, назначенные вам или требующие выполнения в определенный срок, создайте фильтр в Таблицах.
Вверху таблицы нажмите Данные |
|
В левом верхнем углу укажите название фильтра в поле Имя. | |
С помощью стрелок в заголовках столбцов настройте отображение данных. | |
Если вы хотите отправить ссылку на фильтр по электронной почте, скопируйте URL и вставьте его в письмо. | |
В правом верхнем углу нажмите "Закрыть" |
Отслеживайте задачи и сроки их выполнения с помощью Google Задач. Чтобы открыть список задач, в Gmail или Календаре нажмите на значок в меню справа.
В Задачах каждая задача включена в определенный список. Вы можете добавлять задачи в список по умолчанию или создать собственные списки.
Как создать список
- В верхней части окна Google Задач нажмите на стрелку вниз
![]()
выберите Создать список.
- Укажите название списка и нажмите Готово.
Как добавить задачу в список
- В верхней части окна Google Задач нажмите на стрелку вниз
и выберите список, в который хотите добавить задачу.
- Нажмите Добавить задачу.
- Введите задачу. По мере ввода задача автоматически сохраняется.
Как создать задачу из письма
- Откройте Gmail и перетащите письмо в окно Задач. При этом тема письма станет названием задачи.
- В добавленной задаче будет показана ссылка на исходное письмо.
Создайте подзадачу, чтобы упорядочить связанные задачи под основной задачей.
Выберите один из вариантов:
- Нажмите правой кнопкой мыши на задачу и выберите Добавить подзадачу.
- Под основной задачей добавьте новую задачу и нажмите Ctrl + ] (Windows) или Command + ] (macOS).
- Рядом с основной задачей нажмите на значок "Изменить"
, выберите Добавить подзадачи и укажите название подзадачи в появившемся поле.
Чтобы отменить отступ для подзадачи, нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите Отменить отступ. Вы также можете выбрать подзадачу и нажать Ctrl + [ (Windows) или Command + [ (macOS).
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.