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如何使用 Google Workspace 的功能在返回工作岗位后快速提高工作效率。

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本教程中的内容

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重置通知和外出回复 看看您错过了什么 开始工作
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 1  重置通知和外出回复


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1.1 重新开启 Google Workspace 通知

如果您在外出期间关闭了 Google Workspace 服务的通知,请重新开启。

开启 Google 日历活动通知:

  1. 在 Google 日历中,点击“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 在左侧的基本下方,点击活动设置。
  3. 点击通知,然后选择一个选项:
    • 关闭
    • 桌面通知
    • 提醒
  4. (可选)要为收到的通知设置提示音,请勾选播放通知提示音复选框。
  5. (可选)要管理您的通知,请在左侧点击您的日历 接着点击 一般通知
  6. 点击每个选项旁边的“向下箭头”图标 向下箭头,然后选择电子邮件

管理活动通知

开启或关闭 Google Chat 通知:

对于 Chat 中的消息:

  1. 打开 Gmail
  2. 在顶部,点击您的状态 接着点击 聊天通知设置
  3. 桌面下方,点击向下箭头 "",根据需要选择相应选项:
    • 所有消息 - 如要接收有关所有直接消息和聊天室中所有消息的通知,请选择此选项。
    • 新话题、我关注的话题和直接消息 - 如要接收有关所有直接消息、每个新话题中的首条消息以及您关注的所有话题的通知,请选择此选项。
    • 我关注的话题和直接消息 - 如要接收有关所有直接消息以及您关注的所有话题的通知,请选择此选项。
    • 仅限用“@”提及我的消息和直接消息 - 如要接收有关直接消息和聊天室中用“@”提及您的消息的通知,请选择此选项。
    • 关闭 - 关闭所有通知。
  4. (可选)要在收到聊天通知时听到声音提示,请勾选播放通知提示音对应的复选框。
  5. (可选)要在收到新消息时,在 Gmail 中打开弹出式窗口,请勾选收到新消息时打开弹出式聊天窗口对应的复选框。
  6. (可选)要开启或关闭有关未读消息的电子邮件通知,请选择电子邮件下方的仅限用“@”提及我的消息和直接消息关闭

    如果您未在 12 小时内阅读消息,系统会向您发送电子邮件提醒。系统不会针对用“@”提及您的消息发送电子邮件提醒。

对于 Gmail 中的聊天消息:

  1. 打开 Gmail
  2. 在顶部,点击您的状态 接着点击 聊天通知设置
  3. 桌面下方,点击向下箭头 "",根据需要选择相应选项:
    • 所有消息 - 如要接收有关所有直接消息和聊天室中所有消息的通知,请选择此选项。
    • 新话题、我关注的话题和直接消息 - 如要接收有关所有直接消息、每个新话题中的首条消息以及您关注的所有话题的通知,请选择此选项。
    • 我关注的话题和直接消息 - 如要接收有关所有直接消息以及您关注的所有话题的通知,请选择此选项。
    • 仅限用“@”提及我的消息和直接消息 - 如要接收有关直接消息和聊天室中用“@”提及您的消息的通知,请选择此选项。
    • 关闭 - 关闭所有通知。
  4. (可选)要在收到聊天通知时听到声音提示,请勾选播放通知提示音对应的复选框。
  5. (可选)要在收到新消息时,在 Gmail 中打开弹出式窗口,请勾选收到新消息时打开弹出式聊天窗口对应的复选框。
  6. (可选)要开启或关闭有关未读消息的电子邮件通知,请选择电子邮件下方的仅限用“@”提及我的消息和直接消息关闭

    如果您未在 12 小时内阅读消息,系统会向您发送电子邮件提醒。系统不会针对用“@”提及您的消息发送电子邮件提醒。

1.2 关闭外出回复

注意:要使用外出回复,您的帐号必须至少已使用 24 小时。

  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 "" 接着点击 查看所有设置
  3. 向下滚动到外出回复,然后选择启用外出回复停用外出回复
  4. 如果您启用了外出回复,请输入您要离开的日期并添加邮件内容。然后,选择向谁发送回复。
  5. 点击底部的保存更改
设置外出回复

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2  看看您错过了什么

 

2.1 看看有无重要邮件
  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 ""
  3. 收件箱类型下方,点击默认,然后选择所需选项:
    • 重要邮件优先
    • 未读邮件优先
    • 加星标邮件优先

      注意:您分别会看到重要未读已加星标部分显示在收件箱顶部,并会在其他邮件下方看到剩余的电子邮件。
  4. (可选)要隐藏某个部分中的电子邮件,请点击此部分标题旁边的向上箭头 ""
  5. 要再次显示电子邮件,请点击向下箭头 ""
2.2 回复新的会议邀请

当您收到某个活动的邀请后,相应活动就会显示在您的日历上。如果您订阅了电子邮件通知,则还会收到电子邮件邀请。如果您使用的是 Gmail,则可以在电子邮件邀请中进行回复。

回复邀请:

  1. 在日历网格中,点击相应活动。
  2. 在底部的参加?旁边,点击是、否或不确定。

提示:要通过 Gmail 回复活动,请打开电子邮件,然后在参加?旁边点击参加不参加不确定

除了邀请对象人数超过 200 人的活动或全天活动,所有邀请对象都可以建议新的会议时间。

回复日历活动
2.3 创建假期后任务核对清单

通过电子邮件创建任务:

  1. 打开 Gmail 并将电子邮件拖到 Tasks 窗口中。系统会以电子邮件主题命名该任务。
  2. 在该任务中,系统会显示一个链接,供您轻松地重新打开邮件。
移动会话以创建任务
2.4 看看有无重要的待办事项

如果 Google 云端硬盘文件或其他 Google Workspace 服务(例如日历或 Gmail 中的 Tasks)中的待办事项清单有重要变更,务必确保您没有错过。

您可以跟踪在云端硬盘中创建的或上传到云端硬盘的内容的更改。您还可以查看有关文件和文件夹的具体信息。要查看特定文件或文件夹的操作记录,请选择该文件或文件夹,然后点击“信息”图标 ""

在“操作记录”标签页上查看云端硬盘操作记录:

您可以查看云端硬盘中内容的更改记录,例如:

  • 上传、复制、移动或移除了相应内容的人。
  • 共享或取消共享了相应内容的人。
  • 评论、编辑或重命名相应内容的人。
  • 受更改影响的用户。


在“详细信息”标签页上查看云端硬盘活动:

  1. 云端硬盘中,点击“操作记录”面板顶部的查看详细信息,即可查看以下信息和变化:
    • 文件类型和所有者。
    • 文件夹大小和内容数。
    • 上次修改、创建或打开相应内容的人员。
  2. 点击“编辑”图标 "" 以添加内容说明。

查看文件的操作记录


通过网络浏览器在 Gmail 或日历上查看 Tasks 中的任务:

打开 Gmail日历云端硬盘文档表格幻灯片,点击右侧的“Tasks”图标 Tasks


在 Android 设备上查看 Tasks:

  1. 点按“Play 商店”图标 Google Play 以打开 Google Play。
  2. 安装 Tasks 应用


在 iOS 设备上查看 Tasks 中的任务:

在 Apple iPhone 或 iPad 上安装 Tasks 应用

点击“铅笔”图标即可添加任务

2.5 查看文件的更改

快速浏览更改:

  1. Google 云端硬盘中打开您的文件。
  2. 如果文档有新的变化,您可以执行以下任一操作:
    • 点击菜单栏旁边的查看新更改
    • 点击文件 接着点击 查看新更改
  3. 在顶部,使用箭头滚动浏览更改。系统会突出显示已添加的文本,并使用删除线划掉已被删除的文本。
  4. (可选)要查看文档完整的版本历史记录,请点击顶部角落的查看修订历史记录
  5. (可选)要返回原始视图,请点击顶部的返回箭头。


查看或恢复到早期版本:

  1. Google 云端硬盘中打开您的文件。
  2. 在 Google 文档表格幻灯片中,选择文件 接着点按 版本历史记录 接着点按 查看版本历史记录

    注意您需要拥有所有者编辑者权限才能访问相应文件。

  3. 点击时间戳即可查看相应文件之前的版本。在时间戳下方,您将看到以下内容:
    • 编辑了文档的人的姓名。
    • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色,其所编辑的内容会以该颜色显示。
  4. (可选)如需恢复到之前的版本、为相应版本命名或创建副本,请根据需要点击:
    • 恢复此版本,以覆盖当前的版本。
    • “更多”图标 "" 接着点按 为该版本命名,以命名之前的版本。
    • “更多”图标 "" 接着点按 复制即可创建之前版本的副本。

点击“文件”即可查看“版本历史记录”,且右上方会突出显示“查看新更改”选项

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3  开始工作


 

3.1 及时了解重要工作和接下来的工作

要了解当前优先的工作或即将执行的计划,请向您的团队发送电子邮件,或在 Chat 中向您的同事发送消息。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”。 
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置


向他人发送直接消息:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方,请点击“发起聊天”图标 ""
  3. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
    • 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息,请输入对方的电子邮件地址。
  4. 点击您要发送消息的人员。
  5. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""


发起群组对话:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 在“聊天”下方,点击某个现有的群组对话,输入消息 接着点按 点击“发送”图标 ""
  3. 如果“聊天”下方没有所需的群组对话,请点击“发起聊天”图标 "" 接着点按 发起群组对话
  4. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
  5. 点击“完成”图标 ""
  6. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""

向群组发送消息

3.2 查看交接文档

如果您创建了交接文档,以方便您的同事在您外出期间接手您的工作,那么返岗后需要检查其中是否有更新或更改。

  1. Google 云端硬盘中打开您的文件。
  2. 如果文档有新的变化,您可以执行以下任一操作:
    • 点击菜单栏旁边的查看新更改
    • 点击文件 接着点击 查看新更改
  3. 在顶部,使用箭头滚动浏览更改。系统会突出显示已添加的文本,并使用删除线划掉已被删除的文本。
  4. (可选)要查看文档完整的版本历史记录,请点击顶部角落的查看修订历史记录
  5. (可选)要返回原始视图,请点击顶部的返回箭头。

点击“文件”即可查看“版本历史记录”,且右上方会突出显示“查看新更改”选项

3.3 查看项目计划以了解最新进展

想要查看分配给您的任务或在特定日期到期的任务?请在表格中创建过滤视图。

1 在顶部,点击数据 接着点击 过滤视图 接着点击 新建过滤视图
2 在左上角,点击名称旁边的字段,然后输入过滤视图的名称。
3 点击列标题中的箭头,然后选择选项对数据进行排序和过滤。
4 (可选)要通过电子邮件发送指向过滤视图的链接,请复制相应网址并将其粘贴到电子邮件中。
5 点击右上角的“关闭”图标 "" 以关闭过滤视图。系统会自动保存您的过滤视图。

1 至 5 序号说明示意图

 

3.4 跟踪任务

使用 Tasks 跟踪任务和重要的截止日期。打开 Gmail日历,然后点击右侧的“Tasks”图标 " "

在 Tasks 中,每个任务都会列入一个列表。您可以将任务添加到默认列表中,也可以自行创建列表。

创建列表:

  1. 点击 Tasks 窗口顶部的向下箭头 下拉箭头 接着点击 新建任务列表
  2. 为列表命名,然后点击完成


向列表中添加任务:

  1. 点击 Tasks 窗口顶部的向下箭头 下拉箭头,然后选择您想向其中添加任务的列表。
  2. 点击添加任务
  3. 输入任务。当您输入文本时,系统会自动保存该任务。


通过电子邮件创建任务:

  1. 打开 Gmail 并将电子邮件拖到 Tasks 窗口中。系统会以电子邮件主题命名该任务。
  2. 在该任务中,系统会显示一个链接,供您轻松地重新打开邮件。


创建子任务 - 在主任务下方整理相关的任务。

选择一个选项:

  • 右键点击一个任务,然后选择添加子任务
  • 在主任务下方添加新的任务,然后按 Ctrl + ] (Windows) 或 Command + ] (Mac)。
  • 点击主任务旁边的“修改”图标 修改,然后在添加子任务字段输入任务。

要取消缩进子任务,请右键点击该子任务,然后点击取消缩进。您也可以点击子任务,然后按 Ctrl + [ (Windows) 或 Command + [ (Mac)。

通过 Tasks 菜单新建任务列表

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