学习内容
| 如何使用 Google Workspace 的功能在返回工作岗位后快速提高工作效率。 |
您需要：
10 分钟
Google Workspace 账号 - 还没有账号？立即开始为期 14 天的试用。
本教程中的内容
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1 重置通知和外出回复 |
如果您在外出期间关闭了 Google Workspace 服务的通知，请重新开启。
开启 Google 日历活动通知：
- 在 Google 日历中，点击“设置”图标
设置。
- 在左侧的基本下方，点击活动设置。
- 点击通知，然后选择一个选项：
- 关闭
- 桌面通知
- 提醒
- （可选）要为收到的通知设置提示音，请勾选播放通知提示音复选框。
- （可选）要管理您的通知，请在左侧点击您的日历
- 点击每个选项旁边的“向下箭头”图标
，然后选择无或电子邮件。
开启或关闭 Google Chat 通知：
对于 Chat 中的消息：
- 在计算机上打开 Gmail。
- 点击右上方的“设置”图标
查看所有设置。
- 点击顶部的聊天及通过 Meet 开会标签页。
- 在“聊天通知设置”下，点击管理聊天设置。
- 在“桌面通知”下，勾选“允许显示聊天通知”旁边的复选框，以开启 Google Chat 消息通知。
查看所有设置。对于 Gmail 中的聊天消息：
- 在计算机上打开 Gmail。
- 点击右上方的“设置”图标
- 点击顶部的聊天及通过 Meet 开会标签页。
- 在“聊天通知设置”下，点击管理聊天设置。
- 在“桌面通知”下，勾选“允许显示聊天通知”旁边的复选框，以开启 Google Chat 消息通知。
注意：要使用外出回复，您的帐号必须至少已使用 24 小时。
- 打开 Gmail。
- 点击右上角的“设置”图标
- 向下滚动到外出回复，然后选择启用外出回复或停用外出回复。
- 如果您启用了外出回复，请输入您要离开的日期并添加邮件内容。然后，选择向谁发送回复。
- 点击底部的保存更改。
2 看看您错过了什么 |
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回复新的会议邀请
当您收到某个活动的邀请后，相应活动就会显示在您的日历上。如果您订阅了电子邮件通知，则还会收到电子邮件邀请。如果您使用的是 Gmail，则可以在电子邮件邀请中进行回复。
回复邀请：
- 在日历网格中，点击相应活动。
- 在底部的参加？旁边，点击是、否或不确定。
提示：要通过 Gmail 回复活动，请打开电子邮件，然后在参加？旁边点击参加、不参加或不确定。
除了邀请对象人数超过 200 人的活动或全天活动，所有邀请对象都可以建议新的会议时间。
通过电子邮件创建任务：
- 转至 Gmail。
- 点击右侧的“Tasks”图标
。
- 找到您要另存为任务的电子邮件。
- 将该电子邮件拖放到侧边栏。
- 如要添加日期和时间，请点击日期/时间。
如果 Google 云端硬盘文件或其他 Google Workspace 服务（例如日历或 Gmail 中的 Tasks）中的待办事项清单有重要变更，务必确保您没有错过。
您可以跟踪在云端硬盘中创建的或上传到云端硬盘的内容的更改。您还可以查看有关文件和文件夹的具体信息。要查看特定文件或文件夹的操作记录，请选择该文件或文件夹，然后点击“信息”图标 。
在“操作记录”标签页上查看云端硬盘操作记录：
您可以查看对云端硬盘中的文件所做的更改，并跟踪是谁做出的这些更改。您可能会看到其他人所做的如下更改：
- 修改或评论文件
- 重命名文件或文件夹
- 移动或移除文件/文件夹
- 将新文件上传到文件夹
- 共享或取消共享内容
重要提示：Google 文档、表格和幻灯片的版本记录不同于云端硬盘中存储的 .pdf 文件、图片和其他文件的历史记录。了解如何查看 Google 文件的更改历史记录。
在“详细信息”标签上查看云端硬盘操作记录：
- 在云端硬盘中，点击“操作记录”面板顶部的查看详细信息，即可查看以下信息和变化：
- 文件类型和所有者。
- 文件夹大小和内容数。
- 上次修改、创建或打开相应内容的人员。
- 点击“编辑”图标
以添加内容说明。
在网络浏览器上查看 Tasks：
提示：在 Gmail 聊天室中，您可以创建、分配、修改和删除团队任务，还可以将团队任务标记为已完成。
快速浏览更改：
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左侧的我的云端硬盘。
- 点击右上方的“查看详细信息”图标
。
- 要查看近期更改，请点击操作记录。
- 要查看特定文件或文件夹的操作记录，请点击相应文件或文件夹。
- 要查看最近的更改，请在右侧向下滚动。
。
查看或恢复到早期版本：
- 在云端硬盘中打开您的文件。
- 点击文件
- 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方，您会看到：
- 编辑了文档的人的姓名。
- 每个人的姓名旁边会显示一种颜色，其所编辑的内容会以相应颜色显示。
- （可选）要还原为某个版本，请点击恢复此版本。
注意：您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。
3 开始工作 |
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要了解当前优先的工作或即将执行的计划，请向您的团队发送电子邮件，或在 Chat 中向您的同事发送消息。
- 在计算机上，前往 Gmail。
- 点击左上方的“写邮件”图标
。
- 在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人：
- 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
- 撰写邮件时，在正文中输入“+”或“@”，然后在相应符号后添加联系人姓名。
- 添加主题。
- 撰写邮件。
- 点击页面底部的发送。
提示：若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组，请点击收件人：。
向他人发送私信：
- 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
- 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方，请点击“发起聊天”图标
。
- 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时，系统会显示相关建议。
- 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息，请输入对方的电子邮件地址。
- 点击您要发送消息的人员。
- 输入消息，接着点击“发送”图标
。
发起群组对话：
- 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
- 在“聊天”下方，点击某个现有的群组对话，输入消息
- 如果“聊天”下方没有所需的群组对话，请点击“发起聊天”图标
- 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时，系统会显示相关建议。
- 点击“完成”图标
。
- 输入消息，接着点击“发送”图标
如果您创建了交接文档，以方便您的同事在您外出期间接手您的工作，那么返岗后需要检查其中是否有更新或更改。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左侧的我的云端硬盘。
- 点击右上方的“查看详细信息”图标
- 要查看近期更改，请点击操作记录。
- 要查看特定文件或文件夹的操作记录，请点击相应文件或文件夹。
- 要查看最近的更改，请在右侧向下滚动。
想要查看分配给您的任务或在特定日期到期的任务？请在表格中创建过滤视图。
| 在顶部，点击数据 |
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| 在左上角，点击名称旁边的字段，然后输入过滤视图的名称。 | |
| 点击列标题中的箭头，然后选择选项对数据进行排序和过滤。 | |
| （可选）要通过电子邮件发送指向过滤视图的链接，请复制相应网址并将其粘贴到电子邮件中。 | |
| 点击右上角的“关闭”图标 |
“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。