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Atualizar-se quando voltar ao trabalho

Tutorial do Google Workspace para empresas
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""O que você aprenderá

Veja como usar os recursos do Google Workspace para aumentar sua produtividade rapidamente quando você voltar ao trabalho.

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Neste tutorial

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Redefinir as notificações e a resposta automática de férias Ver o que você perdeu Começar a trabalhar
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 1  Redefinir as notificações e a resposta automática de férias


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1.1 Ativar as notificações do Google Workspace novamente

Se você desativou as notificações dos serviços do Google Workspace quando estava fora do escritório, ative-as novamente.

Ativar as notificações de eventos do Google Agenda:

  1. Na Agenda, clique em Configurações Configuraçõese depoisConfigurações.
  2. À esquerda, em Geral, clique em Configurações de eventos.
  3. Clique em Notificações e selecione uma opção:
    • Desativar
    • Notificações na área de trabalho
    • Alertas
  4. (Opcional) Se você quiser configurar um som para as notificações recebidas, marque a caixa Reproduzir sons de notificação.
  5. (Opcional) Para gerenciar as notificações, à esquerda, clique na sua agenda e depoisNotificações gerais.
  6. Ao lado de cada opção, clique na seta para baixo Seta para baixo e selecione Nenhuma ou E-mail.

Gerenciar notificações de eventos

Ativar ou desativar as notificações no Google Chat:

Para mensagens no Chat:

  1. Abra o Gmail.
  2. Na parte superior, clique no seu statuse depoisConfigurações de notificação do Chat.
  3. Em Computador, clique na seta para baixo "" e escolha uma opção:
    • Todas as mensagens: receba uma notificação de todas as mensagens diretas e nas salas.
    • Novas conversas, conversas que estou seguindo e mensagens diretas: receba uma notificação para todas as mensagens diretas, a primeira mensagem de todas as novas conversas e todas as conversas que você está seguindo.
    • Conversas que estou seguindo e mensagens diretas: receba uma notificação para todas as mensagens diretas e conversas que você está seguindo.
    • Somente @menções e mensagens diretas: receba uma notificação para as mensagens diretas e @menções nos espaços.
    • Desativar: desative as notificações.
  4. (Opcional) Para ouvir um som quando notificações de chat forem recebidas, marque a caixa Tocar sons de notificação.
  5. (Opcional) Para receber mensagens como janelas pop-up no Gmail, marque a caixa Abrir novas mensagens como pop-ups de chat.
  6. (Opcional) Para ativar ou desativar as notificações por e-mail de mensagens não lidas, em E-mail, selecione Somente @menções e mensagens diretas ou Desativar.

    Os lembretes por e-mail são referentes às mensagens que você não leu após 12 horas. Eles não são enviados para @menções.

Para mensagens do Chat no Gmail:

  1. Abra o Gmail.
  2. Na parte superior, clique no seu statuse depoisConfigurações de notificação do Chat.
  3. Em Computador, clique na seta para baixo "" e escolha uma opção:
    • Todas as mensagens: receba uma notificação de todas as mensagens diretas e nas salas.
    • Novas conversas, conversas que estou seguindo e mensagens diretas: receba uma notificação para todas as mensagens diretas, a primeira mensagem de todas as novas conversas e todas as conversas que você está seguindo.
    • Conversas que estou seguindo e mensagens diretas: receba uma notificação para todas as mensagens diretas e conversas que você está seguindo.
    • Somente @menções e mensagens diretas: receba uma notificação para as mensagens diretas e @menções nos espaços.
    • Desativar: desative as notificações.
  4. (Opcional) Para ouvir um som quando notificações de chat forem recebidas, marque a caixa Tocar sons de notificação.
  5. (Opcional) Para receber mensagens como janelas pop-up no Gmail, marque a caixa Abrir novas mensagens como pop-ups de chat.
  6. (Opcional) Para ativar ou desativar as notificações por e-mail de mensagens não lidas, em E-mail, selecione Somente @menções e mensagens diretas ou Desativar.

    Os lembretes por e-mail são referentes às mensagens que você não leu após 12 horas. Eles não são enviados para @menções.

1.2 Desativar sua resposta automática de férias

Observação: para usar a resposta automática de férias, sua conta precisa ter sido criada há pelo menos 24 horas.

  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações ""e depoisVer todas as configurações.
  3. Role para baixo até Resposta automática de férias e selecione Resposta automática de férias ativada ou Resposta automática de férias desativada.
  4. Se você tiver ativado a resposta automática de férias, digite as datas em que estará ausente e adicione uma mensagem. Em seguida, escolha quem receberá a resposta.
  5. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.
Configurar uma resposta automática de férias

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2  Ver o que você perdeu

 

2.1 Verificar se você recebeu e-mails importantes
  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações "".
  3. Em Tipo de Caixa de entrada, clique em Padrão e escolha uma opção:
    • Importantes primeiro
    • Não lidas primeiro
    • Com estrela primeiro

      Observação: você verá as seções Importantes, Não lidos e Com estrela na parte superior da sua Caixa de entrada. As outras mensagens são exibidas em Todas as demais.
  4. (Opcional) Para ocultar os e-mails em uma seção, clique na seta para cima "" ao lado do cabeçalho da seção.
  5. Para mostrar os e-mails novamente, clique na seta para baixo "".
2.2 Responder a novos convites para reuniões

Quando você recebe um convite para um evento, ele aparece na sua agenda. Você também receberá convites por e-mail se estiver inscrito nas notificações por e-mail. Se você estiver usando o Gmail, poderá responder ao convite no e-mail.

Para responder a um convite, siga estas etapas:

  1. Na grade da agenda, clique no evento.
  2. Na parte inferior, ao lado de Você vai?, clique em Sim, Não ou Talvez.

Dica: para responder ao evento do Gmail, abra o e-mail e clique em Sim, Não ou Talvez ao lado de Você vai?.

Todos os convidados podem sugerir outro horário, exceto quando o evento tem mais de 200 pessoas ou dura o dia inteiro.

Responder a um evento da agenda
2.3 Criar uma lista de verificação de tarefas pós-férias

Para criar uma tarefa usando um e-mail, siga estas etapas:

  1. Abra o Gmail e arraste um e-mail para a janela "Tarefas". A tarefa vira o assunto do e-mail.
  2. Na tarefa, aparece um link para você reabrir a mensagem facilmente.
Mover uma conversa para criar uma tarefa
2.4 Verificar itens pendentes importantes

Verifique se você não perdeu alterações importantes nos arquivos do Google Drive ou itens de tarefas em outros serviços do Google Workspace, como o Google Tarefas no Agenda ou no Gmail.

Você pode monitorar as alterações nos itens criados ou salvos no Google Drive. Também é possível ver informações específicas sobre arquivos e pastas. Para ver a atividade de uma pasta ou um arquivo específico, selecione o item e clique em Informações "".

Para ver a atividade do Drive na guia "Atividade", siga estas etapas:

É possível ver as alterações dos itens no Drive, como estas:

  • Quem fez upload, copiou, moveu ou removeu o item.
  • Quem compartilhou ou cancelou o compartilhamento do item.
  • Quem comentou, editou ou renomeou o item.
  • As pessoas afetadas pela mudança.


Para ver a atividade do Drive na guia "Detalhes", siga estas etapas:

  1. No Drive, na parte superior do painel "Atividade", clique em Detalhes para ver informações e alterações, como estas:
    • Tipo de arquivo e proprietário
    • Tamanho da pasta e número de itens
    • Quem modificou, criou ou abriu o item pela última vez
  2. Clique em Editar "" para adicionar uma descrição do item.

Ver a atividade de um arquivo


Ver o Google Tarefas em um navegador da Web no Gmail ou no Agenda:

Abra o Gmail, o Agenda, o Drive, o Documentos, o Planilhas ou o Apresentações e clique em Tarefas Tarefas à direita.


Para ver o Tarefas nos dispositivos Android, siga estas etapas:

  1. Toque em Play Store Google Play para abrir o Google Play.
  2. Instale o app Tarefas.


Para ver o Tarefas nos dispositivos iOS, siga estas etapas:

Instale o app Tarefas para Apple iPhone ou iPad.

Clicar no lápis para adicionar uma tarefa

2.5 Analisar alterações nos seus arquivos

Para ver as alterações rapidamente, siga estas etapas:

  1. No Google Drive, abra o arquivo.
  2. Caso existam novas alterações no documento, você terá as seguintes opções:
    • Ao lado da barra de menu, clique em Ver novas alterações.
    • Clique em Arquivo e depois Ver novas alterações.
  3. Na parte superior, use as setas para navegar pela lista de alterações. O texto adicionado aparece em destaque, e o excluído aparece tachado.
  4. Para ver todo o histórico de revisões do documento, clique em Ver histórico de revisões no canto superior.
  5. (Opcional) Para voltar à visualização original, clique na seta para voltar na parte superior.


Para ver ou reverter para uma versão anterior, siga estas etapas:

  1. No Google Drive, abra o arquivo.
  2. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, selecione ArquivoeHistórico de versõeseVer histórico de versões.

    Observação: você precisa ter o nível de acesso Proprietário ou Editor ao arquivo.

  3. Clique em um carimbo de data/hora para ver uma versão anterior do arquivo. Abaixo do carimbo de data/hora, você verá o seguinte:
    • Os nomes das pessoas que editaram o arquivo
    • Uma cor ao lado do nome de cada pessoa e as edições feitas destacadas nessa cor
  4. (Opcional) Para reverter, nomear ou copiar uma versão anterior, clique em:
    • Restaurar esta versão para torná-la ativa;
    • Mais""eNomear esta versão para nomear uma versão anterior; 
    • Mais""eFazer uma cópia para criar uma cópia de uma versão anterior.

Ver o histórico de versões clicando em "Arquivo", com a opção de selecionar a opção "Ver novas alterações", destacada no canto superior direito

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3  Começar a trabalhar


 

3.1 Atualizar-se sobre tarefas futuras ou importantes

Para saber mais sobre as prioridades atuais ou os planos futuros, envie um e-mail para sua equipe ou uma mensagem para seus colegas de trabalho no Chat.

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Escrever "". É possível que o ícone seja "".
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar "" ou Sair da tela cheia  Sair da tela cheia.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos Insert file using Drive ou fotos Insert image do Drive.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima


Enviar uma mensagem direta para alguém:

  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. Se o nome ainda não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat "".
  3. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
    • Para enviar uma mensagem individual para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail da pessoa.
  4. Selecione o destinatário da mensagem.
  5. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".


Iniciar uma conversa em grupo:

  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. Em "Chat", clique em uma conversa em grupo, digite uma mensagem e clique em Enviar "".
  3. Se a conversa em grupo não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat "" e Iniciar conversa em grupo.
  4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
  5. Clique em Concluído "".
  6. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".

Enviar uma mensagem para um grupo

3.2 Analisar seu documento de transição

Se você tiver criado um documento de transição para seus colegas de trabalho usarem enquanto estava fora do escritório, verifique se há atualizações ou alterações nele.

  1. No Google Drive, abra o arquivo.
  2. Caso existam novas alterações no documento, você terá as seguintes opções:
    • Ao lado da barra de menu, clique em Ver novas alterações.
    • Clique em Arquivo e depois Ver novas alterações.
  3. Na parte superior, use as setas para navegar pela lista de alterações. O texto adicionado aparece em destaque, e o excluído aparece tachado.
  4. Para ver todo o histórico de revisões do documento, clique em Ver histórico de revisões no canto superior.
  5. (Opcional) Para voltar à visualização original, clique na seta para voltar na parte superior.

Ver o histórico de versões clicando em "Arquivo", com a opção de selecionar a opção "Ver novas alterações", destacada no canto superior direito

3.3 Verificar se o plano de projeto foi atualizado

Quer ver as tarefas atribuídas a você ou com um prazo específico? Crie uma visualização com filtro no Planilhas.

1 Na parte superior, clique em Dados e depois Visualizações com filtro e depois Criar nova visualização com filtro.
2 No canto superior esquerdo, clique ao lado de Nome e digite um nome para ela.
3 Clique nas setas nos cabeçalhos das colunas e selecione opções para classificar e filtrar os dados.
4 (Opcional) Para enviar por e-mail um link para a visualização com filtro, copie o URL e cole em um e-mail.
5  No canto superior direito, clique em Fechar "" e feche a visualização com filtro. Ela será salva automaticamente.

Mapa das instruções de 1 a 5

 

3.4 Monitorar as tarefas

Monitore as tarefas e os prazos importantes usando o Tarefas. Abra o Gmail ou o Agenda e clique em Tarefas " " à direita.

No Tarefas, cada tarefa entra em uma lista. Você pode adicionar tarefas a uma lista padrão ou criar suas próprias listas.

Para criar uma lista, siga estas etapas:

  1. Na parte superior da janela Tarefas, clique na seta para baixo Seta suspensa e Criar nova lista.
  2. Nomeie a lista e clique em Concluído.


Para adicionar uma tarefa a uma lista, siga estas etapas:

  1. Na parte superior da janela "Tarefas", clique na seta para baixo Seta suspensa e selecione a lista à qual você quer adicionar a tarefa.
  2. Clique em Adicionar uma tarefa.
  3. Crie uma tarefa. Ela é salva automaticamente enquanto você digita.


Para criar uma tarefa usando um e-mail, siga estas etapas:

  1. Abra o Gmail e arraste um e-mail para a janela "Tarefas". A tarefa vira o assunto do e-mail.
  2. Na tarefa, aparece um link para você reabrir a mensagem facilmente.


Crie uma subtarefa: organize tarefas relacionadas vinculando-as a uma tarefa principal.

Escolha uma opção:

  • Clique com o botão direito em uma tarefa e selecione Adicionar uma subtarefa.
  • Na tarefa principal, adicione uma nova tarefa e pressione Ctrl + ] (Windows) ou Command + ] (Mac).
  • Ao lado da tarefa principal, clique em Editar Editar e digite uma tarefa no campo Adicionar subtarefas.

Para tornar uma subtarefa a tarefa principal, clique nela com o botão direito e depois clique em Tornar tarefa principal. Também é possível clicar na subtarefa e pressionar Ctrl + [ (Windows) ou Command + [ (Mac).

Criar uma nova lista no menu "Tarefas"

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