休暇後に仕事の遅れを取り戻す

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青色の線1  Google Workspace の通知をオンに戻す

1.1 Google Workspace の通知をオンに戻す

不在中に Google Workspace サービスの通知をオフにしていた場合は、通知を再びオンにします。

Google カレンダーの予定の通知をオンにするには:

  1. カレンダーを開き、設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. 左側の [全般] で、[予定の設定] をクリックします。
  3. [通知] をクリックし、次のいずれかを選択します。
    • OFF
    • デスクトップ通知
    • アラート
  4. (省略可)通知が届いたときに音が鳴るようにするには、[通知音を鳴らす] チェックボックスをオンにします。
  5. (省略可)通知を管理するには、左側のカレンダー 次に [一般的な通知] をクリックします。
  6. 各項目の隣にある下矢印 下矢印 をクリックし、[なし] または [メール] を選択します。

予定の通知を管理する

Google Chat の通知をオンまたはオフにする

Chat のメッセージの場合:

  1. Gmail を開きます。
  2. 画面上部で、ステータス 次に [Chat の通知設定] をクリックします。
  3. [デスクトップ] で下矢印アイコン "" をクリックし、次のいずれかを選択します。
    • すべてのメッセージ - すべてのダイレクト メッセージとチャットルームのすべてのメッセージの通知を受け取ります。
    • 新しいスレッド、フォロー中のスレッド、ダイレクト メッセージ - すべてのダイレクト メッセージ、新しいスレッドの最初のメッセージ、フォローしているすべてのスレッドの通知を受け取ります。
    • フォロー中のスレッドとダイレクト メッセージ - すべてのダイレクト メッセージとフォローしているスレッドの通知を受け取ります。
    • 名前リンク付きメッセージとダイレクト メッセージのみ - ダイレクト メッセージとチャットルーム内の名前リンク付きメッセージの通知を受け取ります。
    • オフ - すべての通知をオフにします。
  4. (省略可)チャットの通知が届いたときに音が鳴るようにするには、[通知音を鳴らす] チェックボックスをオンにします。
  5. (省略可)Gmail のポップアップ ウィンドウに受信メッセージを表示するには、[新着メッセージをチャット ポップアップで開く] チェックボックスをオンにします。
  6. (省略可)未読メッセージがある場合のメール通知をオンまたはオフにするには、[メール] の [名前リンク付きメッセージとダイレクト メッセージのみ] または [オフ] を選択します。

    メール通知は 12 時間以内にダイレクト メッセージを読まなかった場合に届きます。名前リンク付きメッセージのメール通知は届きません。

Gmail の Chat メッセージの場合:

  1. Gmail を開きます。
  2. 画面上部で、ステータス 次に [Chat の通知設定] をクリックします。
  3. [デスクトップ] で下矢印アイコン "" をクリックし、次のいずれかを選択します。
    • すべてのメッセージ - すべてのダイレクト メッセージとチャットルームのすべてのメッセージの通知を受け取ります。
    • 新しいスレッド、フォロー中のスレッド、ダイレクト メッセージ - すべてのダイレクト メッセージ、新しいスレッドの最初のメッセージ、フォローしているすべてのスレッドの通知を受け取ります。
    • フォロー中のスレッドとダイレクト メッセージ - すべてのダイレクト メッセージとフォローしているスレッドの通知を受け取ります。
    • 名前リンク付きメッセージとダイレクト メッセージのみ - ダイレクト メッセージとチャットルーム内の名前リンク付きメッセージの通知を受け取ります。
    • オフ - すべての通知をオフにします。
  4. (省略可)チャットの通知が届いたときに音が鳴るようにするには、[通知音を鳴らす] チェックボックスをオンにします。
  5. (省略可)Gmail のポップアップ ウィンドウに受信メッセージを表示するには、[新着メッセージをチャット ポップアップで開く] チェックボックスをオンにします。
  6. (省略可)未読メッセージがある場合のメール通知をオンまたはオフにするには、[メール] の [名前リンク付きメッセージとダイレクト メッセージのみ] または [オフ] を選択します。

    メール通知は 12 時間以内にダイレクト メッセージを読まなかった場合に届きます。名前リンク付きメッセージのメール通知は届きません。

1.2 不在通知をオフにする
  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン "" 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [不在通知] までスクロールし、[不在通知 ON] または [不在通知 OFF] を選択します。
  4. 不在通知をオンにした場合は、不在になる日付を入力してメッセージを追加します。次に、不在通知を受け取る相手を選択します。
  5. 下部の [変更を保存] をクリックします。
不在通知を設定する

青色の線2 不在中の状況を確認する

2.1 重要なメールが届いているかどうか確認する
  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン "" をクリックします。
  3. [受信トレイの種類] で [デフォルト] をクリックするか、次のいずれかを選択します。
    • 重要なメールを先頭
    • 未読メールを先頭
    • スター付きメールを先頭

      注: 受信トレイの上部に [重要]、[未読]、[スター付き] のセクションが表示されます。残りのメールは [その他のメール] に表示されます。
  4. (省略可)セクション内のメールを非表示にするには、セクションの見出しの横にある上矢印アイコン "" をクリックします。
  5. メールを再表示するには、下矢印アイコン "" をクリックします。
2.2 新しい会議の招待状に返信する

予定に招待されると、その予定がカレンダーに表示されます。メール通知に登録している場合は、招待メールも届きます。Gmail を使用している場合は、招待メールから出欠の返事を行うことができます。

招待に返答するには:

  1. カレンダーのグリッドで、予定をクリックします。
  2. 下部の [参加しますか?] の横にある [はい]、[いいえ]、[未定] のいずれかをクリックします。

ヒント: Gmail から予定に返答するには、メールを開き、[参加しますか?] の横にある [はい]、[いいえ]、[未定] のいずれかをクリックします。

ゲストが 200 人を超える予定または終日の予定を除き、すべてのゲストが新しい日時を提案できます。

カレンダーの予定に返信する
2.3 休暇明けのタスクのチェックリストを作成する

メールからタスクを作成するには:

  1. Gmail を開き、[ToDo リスト] ウィンドウにメールをドラッグします。メールの件名がタスクの名前になります。
  2. タスクにリンクが表示され、そのメールを簡単に再度開くことができるようになります。
スレッドを移動してタスクを作成する
2.4 重要な ToDo リスト項目を確認する

Google ドライブのファイルで行われた重要な変更や、カレンダーや Gmail の ToDo リストなど、他の Google Workspace サービスの ToDo リスト項目を見逃していないかを確認します。

ドライブで作成したアイテムやアップロードしたアイテムの変更をトラッキングできます。また、ファイルやフォルダの特定の情報を表示することもできます。特定のファイルまたはフォルダのアクティビティを表示するには、目的のファイルまたはフォルダを選択して詳細を表示アイコン "" をクリックします。

[履歴] タブでドライブのアクティビティを確認するには:

ドライブ内のアイテムに対する以下の変更を確認できます。

  • アイテムをアップロード、コピー、移動、または削除したユーザー
  • アイテムを共有または共有解除したユーザー
  • アイテムへのコメント、編集、名前の変更を行ったユーザー
  • 変更の影響を受けるユーザー


[詳細] タブでドライブのアクティビティを確認するには:

  1. ドライブの上部にある [履歴] パネルで [詳細] をクリックすると、次のような情報や変更が表示されます。
    • ファイル形式とオーナー
    • フォルダのサイズとアイテムの数
    • アイテムを最後に変更、作成、または開いた人物
  2. 編集アイコン "" をクリックして、アイテムの説明を入力します。

ファイルのアクティビティを表示


ウェブブラウザ版 Gmail やカレンダーで ToDo リストを表示するには:

Gmailカレンダードライブドキュメントスプレッドシートスライドを開き、右側にある ToDo リストアイコン ToDo リスト をクリックします。


Android デバイスで ToDo リストを表示するには:

  1. Play ストア Google Play をタップして Google Play を開きます。
  2. ToDo リストアプリをインストールします。


iOS デバイスで ToDo リストを表示するには:

Apple iPhone または iPad 版 ToDo リストアプリをインストールします。

鉛筆アイコンをクリックしてタスクを追加する

2.5 ファイルの変更点を確認する

変更箇所を一目で確認するには:

  1. Google ドライブで、ファイルを開きます。
  2. ドキュメントに新たに変更が加えられている場合は、次のいずれかの操作を行うことができます。
    • メニューバーの横にある [新しい変更を表示] をクリックします。
    • [ファイル] 次に [新しい変更を表示] をクリックします。
  3. 上部にある矢印を使用して、変更内容のリストをスクロールします。追加されたテキストはハイライト表示され、削除されたテキストは取り消し線付きで表示されます。
  4. (省略可)ドキュメントのすべての変更履歴を見るには、右上にある [変更履歴を表示] をクリックします。
  5. (省略可)元の表示に戻るには、上部の戻る矢印をクリックします。


以前のバージョンを表示する、または以前のバージョンに戻すには:

  1. Google ドライブで、ファイルを開きます。
  2. ドキュメントスプレッドシートスライドで、[ファイル] 次に [変更履歴] 次に [変更履歴を表示] を選択します。

    注: ファイルを表示するには、オーナーまたは編集者の権限が必要です。

  3. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。タイムスタンプの下には次の項目が表示されます。
    • ドキュメントを編集したユーザーの名前。
    • 色(各ユーザー名の横)。ユーザーが編集した内容は、その色で表示されます。
  4. (省略可)以前の版を元に戻す、名前を変更する、コピーするには、次のように操作します。
    • 表示された版をアクティブな版にするには、[この版を復元] をクリックします。
    • 表示された版に名前を付けるには、その他の操作アイコン "" 次に [この版に名前を付ける] をクリックします。
    • 表示された版のコピーを作成するには、その他の操作アイコン "" 次に [コピーを作成] をクリックします。

[ファイル] をクリックして変更履歴を確認すると右上の [新しい変更を表示] のオプションがハイライト表示される

青色の線3 作業の開始

3.1 重要な業務や今後の業務に関する最新情報を入手する

チームにメールを送信したり同僚に Chat でメッセージを送信したりして、現在の優先事項や今後の計画を確認してください。

1 Gmail を開きます。
2 左側にある 作成 [作成] をクリックします。
3 (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、右上にある全画面表示アイコン "" または全画面表示を終了アイコン 全画面表示を終了 をクリックします。
4 受信者と件名を追加します。
5 メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
6 (省略可)添付ファイルを追加します。ドライブ ファイルを添付する場合は Insert file using Drive、写真を添付する場合は Insert image をクリックします。
7 [送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

上記の 1~7 の手順を行う際に受信トレイとメールの中でクリックする場所を示す図


他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには

  1. Chat または Gmail にログインします。
  2. [チャット] セクションに名前が表示されない場合は、[ユーザー、チャットルーム、bot を検索] をクリックするか、チャットを開始するアイコン "" をクリックします。
  3. 名前またはメールアドレスを入力し始めると、チャット相手の候補が表示されます。
    組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。
  4. 目的のユーザーを選択します。
  5. メッセージを入力 次に 送信アイコン "" をクリックします。
    チャット相手の候補は、組織内の全ユーザー(Chat を使用していないユーザーも含む)から抽出されます。


グループの会話を開始するには:

  1. Chat または Gmail にログインします。
  2. [チャット] セクションで目的のグループ名をクリックし、メッセージを入力 次に 送信アイコン "" をクリックします。
  3. [チャット] セクションに目的のグループ名が表示されない場合:
    • Chat で、[ユーザー、チャットルーム、bot を検索] 次に [グループの会話を開始] をクリックします。
    • Gmail の [チャット] セクションで、チャットを開始するアイコン "" 次に [グループの会話を開始] をクリックします。
  4. 名前またはメールアドレスを入力し始めると、候補が表示されます。
  5. [メッセージ] または完了アイコン "" をクリックします。
  6. メッセージを入力 次に 送信アイコン "" をクリックします。
    チャット相手の候補は、組織内の全ユーザー(Chat を使用していないユーザーも含む)から抽出されます。

 

グループにメッセージを送信する

3.2 引き継ぎドキュメントを確認する

不在時に対応してもらえるよう、同僚に引き継ぎドキュメントを作成していた場合は、ドキュメントに更新や変更があるかを確認します。

  1. Google ドライブで、ファイルを開きます。
  2. ドキュメントに新たに変更が加えられている場合は、次のいずれかの操作を行うことができます。
    • メニューバーの横にある [新しい変更を表示] をクリックします。
    • [ファイル] 次に [新しい変更を表示] をクリックします。
  3. 上部にある矢印を使用して、変更内容のリストをスクロールします。追加されたテキストはハイライト表示され、削除されたテキストは取り消し線付きで表示されます。
  4. (省略可)ドキュメントのすべての変更履歴を見るには、右上にある [変更履歴を表示] をクリックします。
  5. (省略可)元の表示に戻るには、上部の戻る矢印をクリックします。

[ファイル] をクリックして変更履歴を確認すると右上の [新しい変更を表示] のオプションがハイライト表示される

3.3 プロジェクト計画の更新を確認する

自分に割り当てられたタスクを確認したり、期限別にタスクを表示したりするときは、スプレッドシートでフィルタ表示を作成します。

1 上部にある [データ] 次に [フィルタ表示] 次に [新しいフィルタ表示を作成] をクリックします。
2 左上にある [名前] の横をクリックして、フィルタ表示の名前を入力します。
3 列見出しの矢印をクリックし、データの並べ替えや絞り込みの項目を選択します。
4 (省略可)フィルタ表示へのリンクをメールで送信するには、URL をコピーしてメールに貼り付けます。
5 右上にある閉じるアイコン "" をクリックしてフィルタ表示を閉じます。フィルタ表示が自動的に保存されます。

手順 1〜5 を図示

 

3.4 タスクを管理する

ToDo リストを使用すれば、タスクや重要な期限を管理できます。Gmail またはカレンダーを開き、右側にある ToDo リスト アイコン Google ToDo リスト をクリックします。

ToDo リストでは、タスクはリストに追加します。デフォルトのリストに追加することも、独自のリストを作成することもできます。

リストを作成するには:

  1. [ToDo リスト] ウィンドウの上部にある下矢印アイコン 下矢印次へ [新しいリストを作成] をクリックします。
  2. リストの名前を指定し、[完了] をクリックします。


リストにタスクを追加するには:

  1. [ToDo リスト] ウィンドウの上部にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックし、タスクを追加するリストを選択します。
  2. [タスクを追加] をクリックします。
  3. タスクの名前を入力します。テキストを入力すると、タスクが自動的に保存されます。


メールからタスクを作成するには:

  1. Gmail を開き、[ToDo リスト] ウィンドウにメールをドラッグします。メールの件名がタスクの名前になります。
  2. タスクにリンクが表示され、そのメールを簡単に再度開くことができるようになります。


サブタスクを作成 - メインのタスクの下に関連タスクを整理します。

次のいずれかを行います。

  • タスクを右クリックし、[サブタスクを追加] を選択します。
  • メインのタスクの下に新しいタスクを追加し、Ctrl+] キー(Windows の場合)または Command+] キー(Mac の場合)を押します。
  • メインのタスクの横にある編集アイコン 編集 をクリックし、[サブタスクを追加] にタスクの名前を入力します。

サブタスクのインデントを解除するには、サブタスクを右クリックして [インデント解除] をクリックするか、サブタスクをクリックして Ctrl+[ キー(Windows の場合)または Command+[ キー(Mac の場合)を押します。

[ToDo リスト] のメニューから新しいリストを作成する



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